نظريات القيد في المحاسبة (1) Accountancy Entry Theories

[باسل عبد]

الوحدة الثالثة

نظريات القيد في المحاسبة

Accountancy Entry Theories

مقدمة

كما سبق فان المحاسبة تهدف إلى:-

q معرفة نتيجة المشروع من ربح أو خسارة، عن سنة مالية منتهية، وذلك عن طريق إعداد الحسابات الختامية أو قائمة الدخل.

q معرفة المركز المالي للمشروع، كما هي في لحظة معينة من الزمن (31/12/00) وذلك عن طريق إعداد قائمة المركز المالي أو الميزانية العمومية.

q تزويد الإدارة في التقارير اللازمة وعند الطلب لاتخاذ القرارات المناسبة والرشيدة وفي الوقت المناسب.

لذلك يتم تسجيل العمليات في الدفاتر المحاسبية وبقيمتها النقدية أولاً بأول وحسب التسلسل التاريخي، وبطريقة منظمة، حيث يقوم التاجر باتباع إحدى النظريات الآتية:-

× نظرية القيد المفرد:-

Single Entry Theory:- (Single-entry accounting):- A system of accounting in which each transaction is recorded only once. In this system, separate records showing amounts due and amounts owed are kept on customers, creditors, and cash.

وتقوم هذه النظرية على ما يأتي:-

أن المشروع لا ينفصل عن صاحبه، بمعنى أنه ليس للمشروع شخصية مستقلة عن صاحبه وتطبق في المشاريع صغيرة الحجم فقط، ومن الصعب التعرف إلى نتيجة المشروع بدقة، ويتم إثبات طرف واحد من العملية المالية في الدفاتر وهو الطرف الخارجي الآخر الذي يتعامل معه المشروع.

- مما سبق يمكن تعريف نظرية القيد المفرد:-

بأنها النظرية التي يتم من خلالها قيد طرف واحد من العملية وهو الطرف الخارجي الآخر الذي يتعامل معه المشروع – ويسمى القيد الوحيد الجانب -.

السجلات المستعملة:-

q سجل الحركة النقدية:-

ويهتم بعمليات القبض والدفع فقط (مستند قبض أو مستند صرف).

q سجل المدينين:-

وهو السجل الذي يتعلق في العملاء (الزبائن، المدينين) الذين يتعامل معهم المشروع، حيث يتم تخصيص (فتح) صفحة أو أكثر لكل عميل مستقلة يثبت فيها (يسجل عليه) قيمة المبيعات الآجلة (على الحساب)، ويثبت ويطرح منه فيها المبالغ التي دفعها أو ردها.

q سجل الدائنين:-

وهو سجل يختص في الموردين (الدائنين) الذين يتعامل معهم المشروع، حيث يتم تخصيص (فتح) صفحة أو أكثر لكل مورد مستقلة يثبت فيها (يسجل له) قيمة المشتريات الآجلة (على الحساب) ويسجل عليه فيها (يطرح منه) المبالغ المدفوعة له.

ويمكن تلخيص نظرية القيد المفرد بالآتي:-

في نهاية كل فترة مالية تتبين ما يأتي:-

1) رصيد الصندوق:-

وهو رصيد الصندوق في نهاية الفترة المالية (رصيد1/1 + القبض – الدفع).

2) رصيد المدينين:-

وهو رصيد المبالغ التي على العملاء في نهاية الفترة المالية (رصيد1/1 + العمليات بالأجل – المبالغ المستلمة).

3) رصيد الدائنين:-

وهو رصيد المبالغ التي للموردين في نهاية الفترة المالية (رصيد1/1 + العمليات بالأجل – المبالغ المدفوعة).

ولمعرفة الربح والخسارة للمشروع يتم إتباع الخطوات الآتية : -

v 1- عمل قائمة بالموجودات: عن طريق الجرد الشامل لها والسبب عدم وجود سجلات منظمة في المشروع، الصندوق، البنك، الآلات، المباني، الأثاث...الخ.

v 2- عمل قائمة في العملاء (المدينين):

وهذه تؤخذ من سجل المدينون.

v 3- عمل قائمة في الموردين (الدائنين):

وهذه تؤخذ من سجل الموردين (الالتزامات للآخرين)، وكذلك الجرد الشامل لها.

v 4- استخراج مجموع الموجودات:

وهي مجموع البند (1) + مجموع البند (2) أي قيمة ما يملكه المشروع(أي المبالغ التي للمشروع)

v 5- استخراج مجموع قائمة الموردين (الدائنين) البند (3) أي مجموع مبالغ الالتزامات التي على المشروع للغير.

v 6- إيجاد الفرق بين مجموع المبالغ التي للمشروع البند (4) ومجموع المبالغ التي على المشروع (5) فيكون الفرق هو رأس المال في نهاية الفترة المالية.

مجموع المبالغ التي للمشروع - مجموع المبالغ التي على المشروع = رأس المال في نهاية الفترة المالية

v 7- الفرق بين رأس المال في نهاية الفترة المالية ورأس المال في بداية الفترة المالية هو نتيجة المشروع إما ربح أو خسارة.

رأس المال في نهاية الفترة المالية - رأس المال في بداية الفترة المالية = ربح أو خسارة

ملاحظة:- تختلف السنة (الفترة) المالية من مشروع إلى آخر فقد تكون كل شهرين أو ثلاثة أو أربعة أو ستة شهور أو سنة ميلادية (وهي المتعارف إليها غالبا)، وهناك كثير من المشاريع التي أصبحت تعتمد السنة الهجرية وهو الأصح، والله أعلم.

مثال:-

بتاريخ 1/9/2002 م بدأ التاجر يسري أعماله التجارية برأسمال 2000 دينار وبتاريخ 31/12/2002 م قام بجرد موجوداته والتزاماته والتي كانت على النحو الآتي:-

الموجودات: الصندوق 600 دينار، العملاء 1100 دينار، البضاعة 1800 دينار، الأدوات والعدد 400 دينار، الآلات 2900 دينار، الأثاث 900 دينار.

الالتزامات: القرض 1000 دينار، الدائنون 1300 دينار.

المطلوب : إيجاد نتيجة المشروع من ربح أو خسارة

الحل :

مجموع الموجودات = 600 +1100+1800+400+2900+900 = 7700 دينار

مجموع الالتزامات = 1000 + 1300 = 2300 دينار

رأس المال في نهاية الفترة = مجموع الموجودات – مجموع الالتزامات

= 7700 - 2300

= 5400 دينار

الربح أو الخسارة = رأس المال في نهاية الفترة - رأس المال في بداية الفترة المالية

= 5400 - 2000

= 3400 دينار الربح

ولكن هذا لا يعتبر كافياً لمعرفة ربح المشروع الحقيقي بسبب أنه قد يكون هناك إضافات على رأس المال خلال الفترة أو تخفيض لرأس المال خلال الفترة، وقد يكون هناك مسحوبات شخصية قام بها صاحب المشروع من المشروع خلال الفترة المالية والتي قد تكون مبالغ نقدية أو بضاعة، وقد يكون ذلك حدث عدة مرات خلال العام، وبالتالي يمكن تتبع الخطوات الآتية لتصويب أو معرفة الربح الحقيقي:-

1- الزيادة في رأس المال – الإضافات = الربح الحقيـقي

2- أو النقص في رأس المال + الإضافات = الخسارة الحـقيقية

3- الزيادة في رأس المال + المسحوبات = الربح الحقيـقي

4- أو النقص في رأس المال – المسحوبات = الخسارة الحقيـقية

وإذا وجدتا معا الاضافات والمسحوبات معا خلال العام:-

1- الزيادة في رأس المال – الإضافات + المسحوبات = الربح الحقيـقي

2- أو النقص في رأس المال + الإضافات – المسحوبات = الخسارة الحـقيقية

ومن الملاحظ أن هذه الطريقة لا تناسب المشاريع الكبيرة والمتوسطة والتي تريد أن تستخرج نتائج أعمالها بدقة وذلك لعدة أسباب منها:-

1. عدم وجود سجلات منظمة تنظيما دقيقا، وبالتالي يمكن التلاعب في قياس نتيجة أعمال المشروع سواء بحسن نية أو سوء نية.

2. عدم وجود سجلات وحسابات للموجودات ( الأصول الثابتة والمتداولة) والمطلوبات (الالتزامات للآخرين) والمصاريف أو الخسائر والإيرادات أو الأرباح.

3. صعوبة معرفة نتيجة أعمال المشروع من ربح أو خسارة، بدقة وبشكل يمثل واقعه الحقيقي وبسرعة.

4. صعوبة معرفة المركز المالي للمشروع بشكل دقيق يمثل واقعه الحقيقي وفي أي وقت نريد، لأن عمليات الجرد الشامل تكون شاقة، خاصة في المشاريع كبيرة الحجم، وذات الأنشطة المتعددة.

5. عدم استيعاب العمليات المالية للشركات الكبيرة والمتوسطة الحجم، وحتى صغيرة الحجم لذلك فهو نادر في الحياة العملية.

6. تتعارض هذه الطريقة مع القوانين والتي تتعلق في التنظيم المحاسبي وامساك الدفاتر ومع المبادئ المحاسبية المتعارف إليها.

7. تسبب كثيرا من المشاكل وخاصة عند احتساب الضرائب، أو عند بيع المشروع، أو عند تقديم القوائم المالية للحصول على قرض أو تمويل بنكي، لعدم لوجود سجلات تبين الوضع الحقيقي للمركز المالي للمشروع أو عند إعادة تقدير الأصول مثلاً.

× نظرية القيد المزدوج (الثنائي):-

Double Entry Theory (double-entry accounting:- An accounting system in which each transaction is entered in two account. This permits a constant checking of accuracy, since in double-entry accounting the left side of the balance sheet (assets) always equals the right side (liabilities plus equity).

تعتبر نظرية القيد الثنائي أو المزدوج من أكثر النظريات المستخدمة شيوعا لأنها نظرية مميزة من حيث الاستخدام والتطبيق وتتوافق مع جميع الطرق المحاسبية المعروفة وسهلة الاستخدام ونتائجها دقيقة إذا تم تطبيق المبادئ المحاسبية المتعارف إليها. حيث تقوم هذه النظرية على ما يأتي:-

1. أن لكل عملية مالية طرفين

2. الطرف الذي يأخذ يكون مدينا من حـ / …………

3. الطرف الذي يعطي يكون دائنا إلى حـ /…………

4. أن الطرفين متساويان في القيمة

ملاحظة:- عند تحليل العمليات المالية إلى طرفيها المدين والدائن يمكنك العودة الى أنواع الحسابات- القاعدة المحاسبية -.

ننظر إلى الحسابات عند حدوث العملية المالية كلاً حسب تأثره وتأثيره كما يأتي:-

× المصاريف دائما مدينة من حـ / …………

× الإيرادات دائما دائنة إلى حـ / …………

× الموجودات الحسابات الحقيقية إذا زادت دائما مدينة من حـ / …

× الخصوم (المطلوبات) إذا نقصت دائما مدينة من حـ/……

× الموجودات الحسابات الحقيقة إذا نقصت دائما دائنة إلى حـ / …

× الخصوم (المطلوبات) إذا زادت دائما دائنة إلى حـ / …

× الحسابات الشخصية إذا أخذت دائماً مدينة من حـ/ .....

× الحسابات الشخصية إذا أعطت دائماً دائنة إلى حـ/ .....

وكذلك فإن الحسابات الشخصية إما أن تكون ذمم مدينة أو ذمم دائنة، حيث أن الذمم المدينة تزيد في الطرف المدين وتنقص في الطرف الدائن، أما الذمم الدائنة فإنها تزيد في الطرف الدائن وتنقص في الطرف المدين.

عند شراء أو بيعالأصول تسجل باسمها آلات، أثاث، مباني، ..... الخ، أما البضاعة:- عند شراء البضاعة فتسمى – المشتريات- حساب المشتريات

وعند بيع البضاعة فتسمى - المبيعات-حساب المبيعات

1- لتحليل العمليات المالية وفقاً للآخذ والمعطي لنتخذ الشكل الآتي:-

نوع العملية

الطرف الآخذ (المدين) الطرف المعطي (الدائن)

من حـ / ………… إلى حـ / ………

ويكون القيد المحاسبي:

التاريخ

من حـ / الطرف المدين

***

إلى حـ / الطرف الدائن

***

شرح القيد (تلخيص العملية المالية)

ويمكن تمثيل ذلك وفق الجدول الآتي:-

نوع العملية

الطرف الآخذ

(المدين)

الطرف المعطي

(الدائن)

المبلغ

شراء بضاعة نقدا

البضاعة المشتراه

(المشتريات)

الصندوق

1000

سداد التزام (محلات عمر) بشيك

محلات عمر

البنك

775

بيع بضاعة على الحساب لـ (محلات اسراء)

محلات اسراء

البضاعة المبيعة

(المبيعات)

550

استلام أرباح أسهم بشيك

البنـك

أرباح أسهم

150

أما القيود فتكون على النحو الآتي:-

التاريخ

من حـ / المشتريات

1000

إلى حـ / الصندوق

1000

شراء بضاعة نقداً

التاريخ

من حـ / محلات عمر

775

إلى حـ / البـنك

775

سداد إلى محلات عمر بشيك

التاريخ

من حـ / محلات الإسراء

550

إلى حـ / المبيعات

550

بيع بضاعة على الحساب

التاريخ

من حـ / البـنك

150

إلى حـ / أرباح أسهم

150

زيادة رأس المال نقدا

ويجب ملاحظة أن التاجر لا يسجل نفسه في دفاتره لأن المشروع شخصية معنوية مستقلة عن صاحبه، والحساب الذي يمثل صاحب المشروع هو رأس المال:- وهو حساب شخصي معنوي ويعتبر التزام على المشروع لصاحب المشروع، ويتأثر في الربح فيزيده، وفي الخسارة فتنقصه، ورصيده دائماً دائن، لأنه التزام.

إذا نقص دائما مدين من حـ /……

إذا زاد دائما دائن إلى حـ / ……

· زيادة رأس المال بمبلغ 6000 دينار نقدا.

التاريخ

من حـ / الصندوق

6000

إلى حـ / رأس المال

6000

زيادة رأس المال نقدا

تخفيض رأس المال بمبلغ 4500 دينار بسحبها من بنك المشروع.

التاريخ

من حـ / رأس المال

4500

إلى حـ / البنك

4500

تخفيض رأس المال شيك رقم...

وهنا فقد تكون الحسابات تمثل أشخاصاً عاديين أو اعتباريين كأحد أطراف العملية المالية، وقد تكون على شكل تبادل المنافع لأشياء ظاهرة وحقيقية ملموسة مثل النقدية والعقار والبضاعة وغيرها، وقد تكون على شكل منافع غير ظاهرة أو غير ملموسة ولكن عند حدوثها تحدث أثراً مالياً لا بد من تسجيله وبيانه مثل دفع الأجور والإيجار والمصاريف والإيرادات (أو الخسائر والأرباح) بشكل عام، وشهرة المحل.

2- وفقاً لنظرية الميزانية أو معادلة الميزانية Balance Sheet Equation:-

وكما مر سابقاً فإن الحسابات في المؤسسة تكون ضمن المصاريف أو الإيرادات أو الأصول أو الخصوم، وبالتالي ووفقا لمعدلة الميزانية والتي تركز على عناصر الميزانية وهي الأصول (الموجودات) والخصوم (الالتزامات)، والتأثير النهائي للمصاريف (الخسائر، التكاليف) والإيرادات (الأرباح) على رأس المال، بمعنى أن تأثير المصاريف يؤدي إلى تخفيض الأرباح أو زيادة الخسائر الذي بدوره يؤدي إلى تخفض رأس المال، أما تأثير الإيرادات فإنه يؤدي إلى زيادة الأرباح أو تخفيض الخسائر والذي بدوره يؤدي إلى زيادة رأس المال. موضح في الشكل الآتي:-