حسابين علي برنامج الحسابات حساب خزينة الكاش وخزينة المبيعات

[كويمان]

مشكلتي تتلخص في الاتي انا في شركة جديدة في كاشير علي الخزينة المحاسبين القدام فاتحين حسابين علي برنامج الحسابات حساب خزينة الكاش وخزينة المبيعات الكاشير محاسب بيعمل حاجة غريبة طول اليوم بيعمل سندات قبض للعملاء وبيدخل بيها قيد وهو من ح/ خزينة المبيعات الي ح / العميل واللي بيجي عشان يدفع بيكون معاه امر دفع من خدمة العملاء اللي بيحجزوا التذاكر عشان يدفعوا وياخدوا سند القبض ويروحوا لخدمة العملاء عشان يعملوا تأكيد للحجز المهم الكاشير طول الوقت بيقول من ح / خزينة المبيعات الي ح/ العميل واما يصرف بيعمل سند صرف بالمبلغ ويعمل قيد بيقول من ح/ المصاريف اي كانت الي ح/ خزينة الكاش والقيد ده علي البرنامج بس والخزنتين واحد في الحقيقة يعني بيصرف من الايراد اما علي البرنامج خزينة الكاش مفيها ولا مليم فطبعا بتبقي مكشوفة ويجي اخر اليوم يعمل قيد يقول فيه من ح/ خزينة الكاش بالرصيد المكشوف الي ح / خزينة المبيعات وانا سمعت ان غلط الواحد يصرف من الايراد فهل ده غلط رقابيا بس ملحوظة ان في سريال لسندات القبض وسندات الصرف عاوز اعرف كده غلط حاسس اني في محل بقالة وكمان اما بيودع في البنك بيعمل سند صرف عشان يخرج المتبقي في اخر اليوم من الايراد عشان يودعه في البنك وبيعمل قيد من ح / البنك الي ح/ خزينة المبيعات عاوز اعمل نظام رقابي صارم ازاي؟؟؟؟؟؟؟ وهل ينفع اصرف من الايراد عاوز دورة مستندية جامدة يااساتذة

[khaledkomber]

السلام عليكم

اخى الفاضل ، كويس انك تسال عن حاجة زى كدا وملاحظاتك جميلة

عاوز منك بس شوية صبر ، لان اللى الكاشير بيعمله مش غلط ، هو وسط حـ/ خزينة الكاش علشان مايبقاش صرف مباشرة من خزينة المبيعات اللى هى الخزينة الرئيسية ، واخر اليوم بيعمل حاجتين اولا بيقفل حـ/ خزينة الكاش فى حـ/ خزينة المبيعات وثانيا بيورد الفرق للبنك بايصال وبعد كدا الاشعار بتاع البنك ، دا كلام تمام لو انت النهاردة حبيت تعمل مراجعة داخلية

دا راى ، وجزاكم الله خيرا

[السبال]

مشكلتي تتلخص في الاتي انا في شركة جديدة في كاشير علي الخزينة المحاسبين القدام فاتحين حسابين علي برنامج الحسابات حساب خزينة الكاش وخزينة المبيعات الكاشير محاسب بيعمل حاجة غريبة طول اليوم بيعمل سندات قبض للعملاء وبيدخل بيها قيد وهو من ح/ خزينة المبيعات الي ح / العميل واللي بيجي عشان يدفع بيكون معاه امر دفع من خدمة العملاء اللي بيحجزوا التذاكر عشان يدفعوا وياخدوا سند القبض ويروحوا لخدمة العملاء عشان يعملوا تأكيد للحجز المهم الكاشير طول الوقت بيقول من ح / خزينة المبيعات الي ح/ العميل واما يصرف بيعمل سند صرف بالمبلغ ويعمل قيد بيقول من ح/ المصاريف اي كانت الي ح/ خزينة الكاش والقيد ده علي البرنامج بس والخزنتين واحد في الحقيقة يعني بيصرف من الايراد اما علي البرنامج خزينة الكاش مفيها ولا مليم فطبعا بتبقي مكشوفة ويجي اخر اليوم يعمل قيد يقول فيه من ح/ خزينة الكاش بالرصيد المكشوف الي ح / خزينة المبيعات وانا سمعت ان غلط الواحد يصرف من الايراد فهل ده غلط رقابيا بس ملحوظة ان في سريال لسندات القبض وسندات الصرف عاوز اعرف كده غلط حاسس اني في محل بقالة وكمان اما بيودع في البنك بيعمل سند صرف عشان يخرج المتبقي في اخر اليوم من الايراد عشان يودعه في البنك وبيعمل قيد من ح / البنك الي ح/ خزينة المبيعات عاوز اعمل نظام رقابي صارم ازاي؟؟؟؟؟؟؟ وهل ينفع اصرف من الايراد عاوز دورة مستندية جامدة يااساتذة

السلام عليكم

اسمحلى حضرتك اللى بيحصل ده شغل مش سليم وخطأ ادارى ورقابى فادح 0

اولا لابد من فصل خزينة الايرادات عن خزينة المصروفات وذلك عن طريق صرف عهدة وليكن مبلغ 10000 ج لخزينة المصروفات ليتم الصرف منها 0 وعند قرب انتهاء هذا المبلغ يقوم موظف الخزينة بتقديم كشف بالمبالغ المنصرفة مؤيد بالمستندات الدالة على الصرف ويتم استعاضة المبلغ الذى صرفه بحيث انه يستكمل مبلغ ال10000 ج وفى نهاية السنة المالية يقوم بتوريد مبلغ ال10000ج بالكامل ثم تصرف له فى اول يوم من السنة المالية الجديدة لمعاودة الصرف منها مرة اخرى وبنفس النظام السابق ذكره 0

بذلك نكون احكمنا الرقابة على ما يتم صرفه واصبحت خزينة الايرادات للايرادات فقط 0

[حسن محمود]

مشكلتي تتلخص في الاتي انا في شركة جديدة في كاشير علي الخزينة المحاسبين القدام فاتحين حسابين علي برنامج الحسابات حساب خزينة الكاش وخزينة المبيعات الكاشير محاسب بيعمل حاجة غريبة طول اليوم بيعمل سندات قبض للعملاء وبيدخل بيها قيد وهو من ح/ خزينة المبيعات الي ح / العميل واللي بيجي عشان يدفع بيكون معاه امر دفع من خدمة العملاء اللي بيحجزوا التذاكر عشان يدفعوا وياخدوا سند القبض ويروحوا لخدمة العملاء عشان يعملوا تأكيد للحجز المهم الكاشير طول الوقت بيقول من ح / خزينة المبيعات الي ح/ العميل واما يصرف بيعمل سند صرف بالمبلغ ويعمل قيد بيقول من ح/ المصاريف اي كانت الي ح/ خزينة الكاش والقيد ده علي البرنامج بس والخزنتين واحد في الحقيقة يعني بيصرف من الايراد اما علي البرنامج خزينة الكاش مفيها ولا مليم فطبعا بتبقي مكشوفة ويجي اخر اليوم يعمل قيد يقول فيه من ح/ خزينة الكاش بالرصيد المكشوف الي ح / خزينة المبيعات وانا سمعت ان غلط الواحد يصرف من الايراد فهل ده غلط رقابيا بس ملحوظة ان في سريال لسندات القبض وسندات الصرف عاوز اعرف كده غلط حاسس اني في محل بقالة وكمان اما بيودع في البنك بيعمل سند صرف عشان يخرج المتبقي في اخر اليوم من الايراد عشان يودعه في البنك وبيعمل قيد من ح / البنك الي ح/ خزينة المبيعات عاوز اعمل نظام رقابي صارم ازاي؟؟؟؟؟؟؟ وهل ينفع اصرف من الايراد عاوز دورة مستندية جامدة يااساتذة

اخى الكريم

اولا رد العضو السبال جيد جدا وهو مايجب عمله فلايجوز الصرف من الايراد

ثانيا اليك طريقة الرقابه والمراجعه لبند النقديه

عند مراجعة باقي الأصول يكون اهتمام المراجع الرئيسي هو عدم ظهور الأصول في الميزانية بأكثر من قيمتها ، أما في حالة النقدية بالذات فإن اهتمام المراجع ينصب على عدم وجود عجز في النقدية، لأن النقدية هي أكثر الأصول سيولة وبالتالي فإنها أكثر عرضة للاختلاس من غيرها من الأصول . ولذلك يجب على المراجع أن يكون على حذر من إظهار المقبوضات بأقل من قيمتها الحقيقية أوبإظهار المدفوعات بأعلى من قيمتها الحقيقية.

أولاً : أهداف المراجع من فحص النقدية:

1- دراسة وتقويم نظام الرقابة الداخلية الخاص بالعمليات النقدية.

2- سلامة إظهار بند النقدية بصورة عادلة في القوائم المالية الخاصة بالعمل.

1 – الهدف الأول:

بعد أن يقوم المراجع بإعداد دراسة يصف فيها نظام الرقابة الداخلية الخاص بالعمليات النقدية ، يقوم بعمل اختبارات تهدف إلى التأكد من تنفيذ نظام الرقابة الداخلية كما هو موضوع.

ويتحدد حجم هذه الاختبارات بالجودة النسبية لنظام الرقابة الداخلية الخاص بالمقبوضات والمدفوعات النقدية.

2 – الهدف الثاني:

هوهدف يسير نسبياً لأن النقدية على خلاف باقي الأصول ليس فيها مشكلات تقويم . فللتأكد من صحة رقم النقدية الظاهر في الميزانية فإن المراجع يقوم : (1) باختبارات التحقق اللازمة ، مثل الحصول على مصادقات رأساً من البنوك بالمبالغ المودعة لديهم وجرد النقدية الموجودة فعلاً. (2) التأكد من أن الدفاتر لا تحتوي إلا على المقبوضات والمدفوعات النقدية الخاصة بالمدة الحالية ، أي عدم إدخال العمليات النقدية الخاصة بالمدة الحالية في المدة الجديدة أو العكس .

(3) التأكد من عدم وجود قيود على الأرصدة لدى البنوك.

ثانياً : أسباب اهتمام المراجعين بمراجعة النقدية:

عامل الأهمية النسبية هو الذي يحدد مدى ما يقوم به المراجع من عمل بخصوص العمليات النقدية كغيرها من باقي عمليات المشروع . فجرد صندوق إحدى العهد إذا كان مبلغ هذه العهدة من الصغر بحيث لا يؤثر على المركز المالي للمنشأة محل الفحص ، لا يساهم إلا بدرجة يسيرة في تحقيق الغرض من المراجعة.

وهناك عدة أسباب تفسر اهتمام المراجعين التقليدية بالنقدية:

1 – السبب الأول:

أن الخصوم والإيرادات والمصروفات ومعظم الأصول الأخرى المشتراة أو المباعة تمر عن طريق حساب النقدية أو تنتهي فيه وبالتالي تؤثر في حساب النقدية. ولذلك فإن تحقيق المراجع للعمليات النقدية يساعده في تحقيق جزء كبير من باقي بنود القوائم المالية.

2 – السبب الثاني :

أن هذا الأصل هو أكثر الأصول سيولة ، ولذلك فهو يغري بالسرقة والاختلاس أو الاستغلال غير المشروع . ورد الفعل الطبيعي لذلك لدى المراجعين أن يتوسعوا في فحص هذا البند.

وفي كثير من الأحيان قد يجد المراجع ما يدل على وجود غش أو انحرافات صغيرة القيمة من جانب موظفي المشروع , وفي مثل هذه الحالات إذا توصل المراجع إلى الاقتناع بأن هذا الغش ليس له أثر جوهري على القوائم المالية فيجب عليه في هذهالحالة مناقشة الموضوع مع عميله للفت نظر العميل إلى حقيقة الموقف ، ولحماية المراجع من أي اتهام بالإهمال أو عدم الكفاية.

ثالثاً : الرقابة الداخلية للعمليات النقدية:

يهدف نظام الرقابة الداخلية للعمليات النقدية إلى التأكد من الأمور التالية:

1- التخطيط المالي المسبق لإحتياجات المنشأة من النقدية ، والموازنة النقدية هي الوسيلة الواضحة المتاحة لتحقيق هذا الغرض.

2- أن جميع النقدية التي كان يجب استلامها قد تم استلامها فعلاً وقيدت بدقة وفي حينها في سجلات المشروع.

3- أن جميع المدفوعات النقدية قد تمت لأغراض مشروعة وأنه قد تم اعتمادها من الجهة الإدارية المختصة وأنه قد تم تسجيلها في الدفاتر بطريقة صحيحة.

4- أن النقدية في الصندوق والبنوك تظهر في سجلات المشروع بطريقة صحيحة ، وأن هناك إجراءات كافية لحماية هذه الأموال.

ويمكن تلخيص الإجراءات العامة لتحقيق الرقابة على العمليات النقدية فيما يلي:

1- لا يسمح لأي موظف بإجراء عملية من بدايتها إلى نهايتها.

2- الأشخاص الذين يتعاملون في النقدية يجب ألا يكون لهم أي علاقة بالسجلات المحاسبية الخاصة بالنقدية أو بدفتر أستاذ المدينين.

3- يفضل تركيز استلام النقدية ما أمكن في إدارة مركزية.

4- يجب قيد المقبوضات في الحال عند استلامها.

5- تشجيع العملاء على الحصول على إيصالات بالمبالغ التي دفعوها ، كما يجب أيضاً وجود رقابة على أشرطة آلات تسجيل النقدية.

6- جميع المقبوضات يجب أن تودع بالكامل في البنك يومياً. وذلك لتقليل النقدية الموجودة تحت يد المنشأة وبالتالي تقليل خطر سرقة واختلاس هذه الأموال . وحتىلا يتيح للمتلاعبين تغطية إختلاساتهم عن طريق استخدام النقدية التي ترد في فترات تالية من أجل تغطية العجز الموجود في النقدية.

كما أنه إذا سمحت المنشأة بسداد بعض المصروفات من النقدية الواردة بدلاً من إيداعها بالكامل في البنك ، فإن هذا الإجراء يسهل الاختلاسات. فالنقدية المختلسة يمكن تغطيتها بزيادة رقم المدفوعات عن حقيقتها أو بإثبات مدفوعات وهمية. فالأفضل أن تتم المدفوعات بشيكات بعد التحقيق منها واعتمادها من الجهة الإدارية المختصة بالمشروع.

7- جميع المدفوعات يجب أن تتم بشيكات فيما عدا المدفوعات الصغيرة فيخصص لها صندوق للمدفوعات النثرية.

8- يجب إعداد مذكرات التسوية الخاصة بالبنوك بواسطة موظفين لا علاقة لهم بإصدار الشيكات أو بحيازة النقدية.

* الرقابة الداخلية الخاصة بالمبيعات النقدية:

فرص الغش هنا متعددة بدرجة كبيرة وتزداد فعالية نظام الرقابة الداخلية للمبيعات النقدية إذا اشترك اثنان أو أكثر من الموظفين ( عادة البائع والموظف المختص باستلام النقدية من العميل) في أي عملية بيع. وهذا الفصل بين الواجبات هو وسيلة فعالة لمنع الغش وتحقيق الرقابة المطلوبة .

وتلجأ بعض متاجر التجزئة الكبيرة إلى الفصل بين وظيفة البيع ، وتسلم الثمن ، وتسليم البضاعة إلى العميل فتلجأ إلى الإجراءات التالية:

1- لا بد من وجود خزينة مستقلة لكل قسم وتنحصر واجبات صراف هذه الخزينة في تسلم النقدية ، وليس له أن يتسلم أو يسلم بضائع.

2- لا يصرح للبائعين بتسلم نقدية.

3- يحتفظ كل بائع بدفتر فواتير مرقمة ويستخرج الفاتورة من أصل وصورتين. ترسل إحدى الصور مع البضاعة إلى قسم التسليم ويعطي للعميل الأصل والصورة الباقية ويثبت البائع مبلغ ورقم الفاتورة في ملخص معد لذلك بعد كل عملية بيع.

4- يقدم العميل الأصل والصورة التي معه إلى الصراف مع النقدية المطلوبة منه ، فيقوم الصراف بالاحتفاظ بالصورة وختم الأصل بخاتم يفيد دفع قيمتها.

5- يحضر الصراف ملخصاً للمبيعات من واقع صور الفواتير المقدمة إليه من العملاء. وفي نهاية اليوم يقارن هذا الملخص مع الكشوف التي جهزها البائعون . وفي حالة استخدام آلات تسجيل النقدية فإن الشريط الموجود بالآلة يفي بهذا الغرض.

6- يقدم العميل الفاتورة المختومة إلى قسم التسليم فيقوم بمقارنتها بالصورة الموجودة عنده ويقوم بمراجعة تفاصيل البضاعة من حيث العدد والقياس، ثم يقوم بتسليم البضاعة إلى العميل.

7- تودع النقدية المحصلة بأكملها في البنك يومياً.

8- الاحتفاظ بدفاتر الفواتير غير المستعملة في مكان أمين ويسجل صرفهاللبائعين في سجلات خاصة.

أ – تحقيق الرقابة بواسطة آلات تسجيل النقدية:

في كثير من المنشآت لا تسمح طبيعة أعمال المشروع إلا بوجود موظف واحد يقوم بعملية البيع واستلام الثمن وتسليم البضاعة إلى العميل , وفي مثل هذه الحالة يمكن تحقيق الرقابة المطلوبة باستخدام آلات تسجيل النقدية والتي تتمتع بالميزات الرقابية التالية:

1- إظهار قيمة البضاعة المباعة بطريقة مرئية على شاشة الآلة أمام العميل.

2- تقوم الآلة بإعداد إيصال مطبوع بتفاصيل البضاعة المباعة ويجب تشجيع العميل على أخذ هذا الإيصال مع البضاعة.

3- يتم تسجيل قيمة مبيعات اليوم الكلية على شريط داخل الآلة.

وفي نهاية اليوم يقوم الموظف المسئول عن كل آلة بعد النقدية الموجودة لديه وتسليمها دون معرفة مجموع مبيعات اليوم المسجل داخلياً بالآلة . ويقوم المشرفين من إدارة الحسابات بفتح الآلة والمقارنة بين شريط الآلة والنقدية المسلمة من البائع. وأي زيادة تزيد عن هامش معين تحدده المنشأة يجب أن تكون محل تحقيق ومساءلة فورية .

ب – تحقيق الرقابة بواسطة آلات كتابة الفواتير:

تستخدم كثيرمن المنشأت هذه الآلات لتحقيق الرقابة المطلوبة على المبيعات النقدية وتقوم هذه الآلات بتغذية نموذج لفاتورة البيع من ثلاث صور في المكان المعد لذلك في الآلة . ويقوم البائع بكتابة فاتورة البيع ، فتقوم الآلة بإخراج صورتين من فاتورة البيع وتبقى النسخة الثالثة في درج مقفل داخل الآلة وبهذه الطريقة لا يمكن التلاعب فيها.

ج – تحقيق الرقابة بواسطة أنظمة نقطة المبيعات الإلكترونية:

تقوم كثير من متاجر التجزئة الكبيرة باستخدام أنواع خاصة من آلات تسجيل النقدية الإلكترونية تستخدم جهاز كومبيوتر استخداماً مباشراً، وتقوم الآلة بقراءة السعروالبيانات الأخرى منبطاقات خاصة للثمن موضوعه على البضاعة وكل ما هو مطلوب من البائع هوتمرير عصاصغيرة متصلة بالكمبيوتر فوق بطاقة الثمن فتقوم آلة تسجيل النقدية الإلكترونية بتسجيل عملية البيع بسعرها الصحيح , وبهذه الطريقة يقل الخطر من تسجيل البضاعة المبيعة بسعر خاطئ.

* الرقابة الداخلية على المقبوضات من العملاء:

تقسيم الواجبات والفصل بين الواجبات المحاسبية والوظائف الأخرى هو أحدالأركان الأساسية لأي نظام جيد للرقابة الداخلية. وتنطبق هذه القاعدة على المقبوضات من العملاء ، فالشخص الذي يمسك السجلات النقدية يجب ألا يكون لـه أي علاقة بدفتر أستاذ المدينين . فإذا لم يتحقق ذلك الفصل في الواجبات فإن ذلك يعطي للموظف الذي يقوم بكلتا الوظيفتين فرصاً غير محدودة للتلاعب في السجلات بهدف تغطية أي اختلاسات من المقبوضات النقدية بجعل حساب العميل دائناً حتى لا يطالب هذا العميل مرة أخرى بسداد ما عليه وينكشف الاختلاس.

وفي كثير من المنشآت الصناعية ومنشآت البيع بالجملة تتكون المقبوضات النقدية بصفة رئيسة من الشيكات التي ترد من العملاء بطريق البريد , فهنا يقوم أحد الموظفين بإعداد كشف بالشيكات الواردة من عدة نسخ ، النسخة الأولى يوقع عليها الصراف ويحتفظ بها الشخص الذي قام بفتح البريد الوارد ، أما النسخة الثانية ومعها الشيكات فتسلم للصراف ليقوم بالقيد منها في جانب المقبوضات في دفتر النقدية ، أما النسخة الثالثة فترسل إلى إدارة الحسابات ليتم القيد منها فيحسابات العملاء في دفتر الأستاذ المساعد.

ويقوم الصراف في نهاية كل يوم بإيداع مقبوضات اليوم في البنك بالكامل. ولتحقيقالرقابة على الصراف تتم مقارنة كشف إدارة الحسابات مع القيود التي عملت في دفتر النقدية ومع حوافظ الإيداع في البنك , وتعمل مذكرة التسوية بواسطة شخص مستقل خلاف الصراف , ويقوم موظف آخر في إدارة الحسابات بتحرير إيصالات عن جميع المبالغ الواردة من دفاتر إيصالات مطبوعة بأرقام مسلسلة , ويحتفظ بدفاتر الإيصالات غير المستعملة في مكان أمين بعيداً عن أيدي الموظفين.

وفي بعض البلاد تقوم بعض الشركات التي تتلقى مبالغ كثيرة بالبريد باستخدام صندوق بريد بإسم بنك المنشأة . ويقوم البنك باستلام البريد الوارد من هذا الصندوق البريدي عدة مرات يومياً وقيد هذه الشيكات لحساب المنشأة لديه ثم يرسل إلى المنشأة قائمة بهذه المبالغ. وتستخدم المنشأة هذه القائمة للقيد منها في حساباتالعملاء في دفتر أستاذ المدينين.وهذا يريح الشركةمن عناء العمل المحاسبي المرتبط بهذه المقبوضات ويقلل من فرص تلاعب موظفي المشروع فيها.

المقبوضات النقدية التي تورد رأساً لخزينة المنشأة:

قد يكون من طبيعة عمل المنشأة قيام العميل بالحضور إلى المنشأة لسداد ما عليه. وللرقابة على هذه المقبوضات:

1- تقوم إدارة الحسابات بتحرير إيصال توريد نقدية من دفاتر إيصالات مطبوعة بأرقام مسلسلة من أصل وصورتين. يرسل الأصل وإحدى الصورتين إلى الخزينة وتبقى الصورة الأخرى بالدفتر ويقوم قسم الحسابات بتسجيل هذه الإيصالات في كشف يوضح فيه اسم العميل ورقم الإيصال والمبلغ.

2- يتوجه العميل إلى الخزينة لسداد المبلغ ، ويتم تسليم الأصل المختوم إلى العميل ويحتفظ الصراف بالصورة ثم يقيد هذه المبالغ المحصلة في كشف .

3- في نهاية اليوم تتم مطابقة الكشف المعمول في قسم الحسابات بكشف الصراف . وتقيد المقبوضات من العملاء في دفتر النقدية ويتم ترحيل هذه المبالغ إلى حسابات العملاء بدفتر أستاذ المدينين.

جمع المقبوضات يجب أن تودع يومياً في البنك بالكامل.ويجب مراجعة حوافظ الإيداع في البنك مع دفتر النقدية ومع الكشف الذي عمل في قسم الحسابات بمقبوضات اليوم

الرقابة الداخلية على المدفوعات النقدية:

جميع المدفوعات – ما عدا المدفوعات النقدية الصغيرة القيمة – يجب أن تتم بشيكات، ولا يجب سداد أي مدفوعات من النقدية الواردة بل يجب إيداع هذه النقدية بالكامل في البنك يومياً . ومزايا استخدام الشيكات هي :

1- في البلاد التي يقوم فيها البنك برد الشيكات المدفوعة والمسحوبة عليه إلى المنشأة مع كشف الحساب فإن الشيك المردود وعليه توقيع المستفيد علىظهره يعتبر بمثابة إيصال بالمبلغ المدفوع . كما أن هذه الشيكات تمثل سجلاً دائماً وكاملاً لكل عملية دفع.

2- سهولة تحقيق الرقابة على المدفوعات عن طريق حصر السلطة التي تصرح بالصرف في يد عدد قليل من الأشخاص الذين لهم حق التوقيع على الشيكات.

3- الاقتصاد في حجم النقدية التي يجب الاحتفاظ بها في الصندوق.

إلا أنه يجب أيضاً اتخاذ الإجراءات الرقابية التالية للحصول على أقصى حماية ممكنة:

1- يجب استخدام دفاتر شيكات مطبوعة بأرقام مسلسلة . وبالنسبة للشيكات التالفة يجب التأشير عليها بوضوح بكلمة (لاغي) حتى يبطل استعمالها.

2- يجب أن ينحصر حق مراجعة المستندات واعتمادها للصرف في عدد قليل من الأشخاص المسئولين.

3- مبالغ الشيكات يجب طباعتها على الشيكات بالحاسب الآلي أو بآلات حماية خاصة ، وهذا الإجراء يؤدي إلى منع أي شخص من محاولة تغيير مبلغ الشيك ورفع قيمته. ومن الممكن كذلك طباعة التوقيع المعتمد على الشيك بواسطة آلة خاصة لتحقيق الحماية المطلوبة .

4- الأشخاص الذين لهم حق التوقيع على الشيكات ، يجب أن يقوموا بمراجعة عامة للمستندات المرافقة للشيك قبل توقيعه. وتخريم المستندات أو التأشير عليها بمايفيد الدفع حتى يمتنع استخدام هذه المستندات مرة أخرى ، ويفضل أن يحتوي الشيك على توقيعين.

5- الشيكات التي تم توقيعها يجب تصديرها بالبريد تحت إشراف الموظف الذي قام بتوقيعها . ولا يجب أن تعاد هذه الشيكات إلى الشخص الذي قام بإعدادها.

6- الأشخاص الذين لهم حق التوقيع على الشيكات يجب ألا يكون لهم أي اتصال بـ :

أ – بالنقدية أو بصندوق المصروفات النثرية أو بالدفاتر المتعلقة بهذه العمليات.

ب – باعتماد المستندات للصرف.

ج – الترحيل إلى حسابات الأستاذ.

7- يجب أن تحرر جميع الشيكات باسم شخص معين أو باسم إحدى الشركات ولا يجب تحرير شيكات على بياض أو لحاملها.

8- يتعين إعداد مذكرة التسوية عن حسابات المنشأة مع البنوك مرة على الأقل كل شهر. بواسطة شخص لا علاقة لـه باعتماد المدفوعات النقدية أو التوقيع على الشيكات أو أي اتصال بالعمليات النقدية من مقبوضات أو مدفوعات أو قيدها في الدفاتر, لمنع محاولة تغطية أي اختلاسات في النقدية عن طريق التلاعب في أرقام مذكرة التسوية.

9- يجب تتبع الشيكات المعلقة والتي لم تقدم للصرف لمدد طويلة وعرض هذه الشيكات على شخص مسئول للتصرف فيها.

* نظام الرقابة الداخلية لصندوق المصروفات النثرية:

نظام السلفة المستديمة هو النظام الذي يتطلب أن تكون قيمة الشيكات المصدرة لاستعاضة السلفة مساوية لقيمة المدفوعات من صندوق المصروفات النثرية .فبمقتضى هذه الطريقة يتسلم الصراف مبلغاً ما تحدده ظروف الاحتياجات العادية للمصروفات النثرية ، وعند تجديد السلفة يسحب شيك بمقدار المبالغ المنصرفة فعلاً من السلفة ، بعد مراجعة جميع مستندات الصرف من السلفة للتأكد من صحتها وسلامتها وإلغائها بواسطة شخص مسئول , وبذلك يعود رصيد السلفة إلى ما كان عليه .

نظام الرقابة الداخلية الخاص بصندوق المصروفات النثرية:

1- يفضل أن تستعمل المنشأة نظام السلفة المستديمة.

2- عهدة أي صندوق من صناديق المصروفات النثرية يجب أن تتركز في شخص واحد خلاف الصراف العام، وليس له علاقة بالسجلات المحاسبية.

3- يتطلب الأمر وجود مستند عن كل مبلغ يصرف من صندوق المصروفات النثرية ويجب أن:

أ – تكون هذه المستندات من دفاتر مطبوعة بأرقام مسلسلة.

ب – يتم التوقيع عليها بواسطة الشخص الذي تسلم النقدية.

ج – تتم كتابة المبالغ بالأرقام والحروف.

د – يتم اعتمادها بواسطة شخص مسئول.

هـ - أن يحتوي المستند على وصف كاف لأسباب المصروف.

و – ألا يزيد ما يصرف من صندوق المصروفات النثرية على مبلغ معين.

4- الشيكات التي تصدر لتجديد السلفة يجب أن تكون باسم الشخص المسئول عن عهدة المصروفات النثرية.

5- في حالة السماح للموظفين بالاقتراض من السلفة يجب التصريح بهذه السلف بطريقة رسمية من جهة مسئولة في المشروع.

6- يجب مراجعة مستندات الصرف بواسطة شخص مسئول قبل التصريح بتجديد السلفة مرة على الأقل كل شهر.

7- يفضل أن يتم جرد النقدية الموجودة بالصندوق جرداً فعلياً مفاجئاً من آن لآخر.

8- يجب دائماً استعاضة عهدة المصروفات النثرية في نهاية السنة المالية للمشروع بحيث تنعكس مصروفات الشهر الأخير من السنة المالية في حسابات تلك السنة.

إذا كانت عهدة المصروفات النثرية تمسك في شكل حسابات مستقلة بالبنوك يجب إصدار تعليمات كتابية إلى البنك بعدم قبول إيداع أي شيكات في هذا الحساب صادرة لأمر المشروع . وتقتصر الإيداعات في هذا الحساب على الشيكات التي يصدرها المشروع لتجديد السلفة ، وتكون لأمر البنك نفسه أو لأمر الشخص المسئول عن عهدة المصروفات النثرية. بحيث تقتصر هذه العهدة على مبلغ معين يخضع للرقابة في أي وقت يتطلب فيه الأمر تجديد السلفة.

[كويمان]

وكمان اما بيودع في البنك بيعمل سند صرف عشان يخرج المتبقي في اخر اليوم من الايراد عشان يودعه في البنك وبيعمل قيد من ح / البنك الي ح/ خزينة المبيعات عاوز اعمل نظام رقابي صارم ازاي؟؟؟؟؟؟؟ وهل ينفع اصرف من الايراد عاوز دورة مستندية جامدة يااساتذة