امكانيات جديدة في برنامج إدارة مهام التدقيق و المراجعة AuditingControl - العينات الاحصائية و النسبة المالية و نسب التنبؤ بالفشل المالي

[Hameed]

كل عام و انتم بخير و صحة و سلامة بمناسبة عيد الفطر

 

أنا اكتب إليكم اليوم بعض الخواطر التي تتعلق ببرنامج إدارة مهام التدقيق و المراجعة AuditingControl ، فدائما هناك سعي بالنسبة للمستخدمين العرب للحصول على اقوى الحلول التي تخص إدارة مهام التدقيق و المراجعة و غالباً ما يلجأ الكثيرين من دول الخليج بشكل خاص إلى اقتناء الحلول الاجنبية مثل CaseWare أو CCH و ايضاً يصتدمون بحواجز كثيرة اهمها التدريب و ايضاً مشكل أخرى رأيتها لدى الكثير من المكاتب و هي ان العاملين لديهم لا يستخدمون كافة الامكانيات الموجودة في البرامج ، بل لا أبالغ إذا كتبت انهم قد لا يحسنون الاستخدام و ربما يتجاهلون ذلك عن عمد لتخفيض التكاليف لأن مهمة التدقيق او مهمة المراجعة محدودة بعدد معين من الساعات قد لا يسمح بأستخدام هذه البرامج

 

إذن مشكلتنا جميعاً هي في شيئ واحد يجب ان توفره هذه البرامج ألا و هو " إنجاز المهام بمهنية و كفاءة و جودة في اقل وقت ممكن مع مقابلة متطلبات المعايير المهنية و الدولية و المجامع المهنية ايضاً " ، فهذه هي الحكمة من استخدام هذه البرامج و لو تم الاخلال بهذه القاعدة فأنه ببساطة لا يوجد فائدة من استخدام هذه البرامج نظراً لأن الوقت لن يتناسب مع المقابل المادي 

 

في اطار سعينا الدائم للتطوير هناك امكانيات نسعى إلى اضافتها في البرنامج و هي:

1- العينات الاحصائية و تحديد حجم العينات احصائياً

2- تحيليلات النسب المالية الشهيرة

3- نسب التنبؤ بالفشل المالي

 

ثلاثة امكانيات مطلوبة في الحل المالي AuditingControl لو اضفناها مع الامكانيات الموجودة بالفعل فإن ذلك سيضع البرنامج بأمكانياته في مصاف برامج إدارة مهام التدقيق

 

ايضاً في مرحلة قادمة بإذن الله تعالى و هذا هو المهم و سننتقل إلى التعريب و هذا الامر اصبح ضرورة قصوى بالنسبة لي نظراً لأن دولاً عربية كثيرة في حاجة ماسة إلى هذا الامر ، فمثلاً في مصر  ، المهنيون بنسبة كبيرة جداً قد تصل للاغلبية العظمى لا يستخدمون برامج باللغة الإنجليزية في مهنة التدقيق و المراجعة ، و كذلك الامر في العديد من البلدان العربية و نحن يهمنا ان يصل البرنامج إلى كل مهني عربي حتى نرتقي بالمهنة عربياً و بالفعل لفت نظري هذا الامر بعد حضوري لورشة عمل و رأيت بنفسي تهافت بعض المهنيين العرب على برنامج فرنسي اقل من المستوى و نظرتهم لهذا البرنامج بإنبهار رغم ان هذا البرنامج بالفعل دون المستوى ، بل إذا شئت ان اصفه من خلال عرض مصمم البرنامج فإنني اقول انه لا يعدو كونه يمثل نسبة 20% او اقل من برنامج AuditingControl و الغريب في الامر ان بعض من هؤلاء المهنيين وقفوا و سئلوا من يعرض البرنامج عن امكانية تعريبه و كان رد مطور البرنامج انه لو اتفقت أكثرمن دولة عربية على التعريب فإنهم سيقومون به ؟!

 

نحن لم نترك البرنامج و سنظل نستمر في عملية التطوير إلى ان تصل إلى مستوى عالي جداً بإذن الله تعالى و في مرحلة مقبلة بإذن الله تعالى سندخل Microsoft SQL Server كمنصة قواعد بيانات بدعم تحليلات البيانات من خلال نصوص برمجية معداً مسبقاً في صورة مكتبة اكواد ليتم نشرها و ذلك لأن قواعد بيانات Microsoft Access تظل محدودة في حالة استخدام بيانات كبيرة الحجم .

 

اتمنى لكم التوفيق و كل عام و انتم بخير

 

 

[alaaaboulela]

فكرة جميلة تفتقدها كثير من برامج المحاسبة والمراجعة ....

[mismael]

كل عام وأنتم بخير وصحه وسعادة

 

هذه الإضافات جيده، لعل أهمها ماذكرته فى النهاية وهي امكانية تشغيل اكواد معدة مسبقا وحفظ هذه الاكواد لتكون بمثابتة اختبارات  ثابتة للبند محل المراجعة كما في البرامج التي تقوم على مبدأ Data Mining  أو Data Analytics مثل برنامج IDEA أو ACL

 

بالتوفيق

[Hameed]

كل عام وأنتم بخير وصحه وسعادة

 

هذه الإضافات جيده، لعل أهمها ماذكرته فى النهاية وهي امكانية تشغيل اكواد معدة مسبقا وحفظ هذه الاكواد لتكون بمثابتة اختبارات  ثابتة للبند محل المراجعة كما في البرامج التي تقوم على مبدأ Data Mining  أو Data Analytics مثل برنامج IDEA أو ACL

 

بالتوفيق

 

 

و انت بالصحة و السلامة

 

في البداية فقط احب ان انوه انني تبنيت بالفعل هذه الاستراتيجية و كانت النتيجة هي ان برنامج إدارة مهام التدقيق و المراجعة به 30 استعلام خاصة بالـ Data Mining و Data Analytics و هذه الاستعلامات من داخلها يمكن ايضاً أن يستفيد المدقق بخواص الاستعلامات من فرز و ترتيب و كل ما على المدقق هو ان يقوم بأدخال البيانات و يقوم بتشغيل الاستعلامات الجاهزة للوصول إلى التحليل الذي يرغب فيه بشكل بسيط و سريع

بالإضافة إلى ما سبق ايضاً هناك 30 تقرير ايضاً خاصة بالـ Data Analytics  و هذه التقارير ليست كالاستعلامات و لكنها ثابتة لا يمكن تطبيق الفرز و الترتيب عليها 

 

بالنسبة للاكواد الجاهزة الخاصة بـ SQL Server ستكون فقط للبيانات الكبيرة الحجم لأننا احيانا نتعامل مع بيانات ضخمة بالملايين و هذه البيانات لن يستطيع برنامج تحليل عادي استيعابها و البديل بالتأكيد هو SQL Server لتشغيل الاستعلامات التحليلية بكفاءة و سرعة 

 

يمكن الاطلاع على الصور التالية و فيها التحليلات المتاحة حالياً في AuditingControl Version 1.84

 

[mismael]

و انت بالصحة و السلامة

 

في البداية فقط احب ان انوه انني تبنيت بالفعل هذه الاستراتيجية و كانت النتيجة هي ان برنامج إدارة مهام التدقيق و المراجعة به 30 استعلام خاصة بالـ Data Mining و Data Analytics و هذه الاستعلامات من داخلها يمكن ايضاً أن يستفيد المدقق بخواص الاستعلامات من فرز و ترتيب و كل ما على المدقق هو ان يقوم بأدخال البيانات و يقوم بتشغيل الاستعلامات الجاهزة للوصول إلى التحليل الذي يرغب فيه بشكل بسيط و سريع

بالإضافة إلى ما سبق ايضاً هناك 30 تقرير ايضاً خاصة بالـ Data Analytics  و هذه التقارير ليست كالاستعلامات و لكنها ثابتة لا يمكن تطبيق الفرز و الترتيب عليها 

 

بالنسبة للاكواد الجاهزة الخاصة بـ SQL Server ستكون فقط للبيانات الكبيرة الحجم لأننا احيانا نتعامل مع بيانات ضخمة بالملايين و هذه البيانات لن يستطيع برنامج تحليل عادي استيعابها و البديل بالتأكيد هو SQL Server لتشغيل الاستعلامات التحليلية بكفاءة و سرعة 

 

يمكن الاطلاع على الصور التالية و فيها التحليلات المتاحة حالياً في AuditingControl Version 1.84

 

1025.png1026.png1027.png1028.png

 

عمل ومجهود ممتاز

 

بالنسبة لموضوع الاكواد الجاهزة وقواعد البيانات "حسب مافهمته من كلامك" ان البرنامج يحمل قاعدة البيانات كاملة فى داخله، فهل هذا صحيح؟ 

[Hameed]

عمل ومجهود ممتاز

 

بالنسبة لموضوع الاكواد الجاهزة وقواعد البيانات "حسب مافهمته من كلامك" ان البرنامج يحمل قاعدة البيانات كاملة فى داخله، فهل هذا صحيح؟ 

 

صحيح ان البرنامج يحمل قاعدة بيانات بداخله ، لأنه ببساطة البرنامج هو في حد ذاته قاعدة بيانات أو Template من قاعدة بيانات Microsoft Access  و بالتالي فإن المدقق سيكون لديه امكانيات استخدام الاستعلامات و الجداول في نفس قاعدة البيانات مثل IDEA و ACL و هذا بالإضافة إلى جميع التقارير و الاستعلامات الجاهزة للاستخدام لتيسير عمليات التدقيق و المراجعة 

 

مثلا في حالتي استخدم لكل عميل قاعدة بيانات لكل سنة مالية عند التدقيق ، و في حالة المدقق الداخلي يمكن ان يستخدم قاعدة بيانات واحدة لكل سنة مالية أو لكل نصف سنة او لكل ربع سنة و يقوم المدقق بمتابعة جميع الاختبارات و التحليلات من نفس قاعدة البيانات و الاكثر من ذلك اننا عندما نقول اننا بصدد Microsoft Access فإنه يمكنك ان تستخدم البرنامج في بيئة مستخدمين متعددين قد يصلوا إلى 256 مستخدم و حتى انك يمكنك ان تتشارك في قاعدة البيانات عن طريق Share Point بحيث يصبح البرنامج Cloud Solution يمكن ان يستخدم من اي مكان عن طريق الانترنت 

 

ببساطة تم توظيف Microsoft Access  و تطويعه حتى يتناسب مع إدارة مهام التدقيق و المراجعة بتصميم العديد من التقارير و الاستعلامات حتى يكون بحق Risk Based Audit Tool 

[mismael]

صحيح ان البرنامج يحمل قاعدة بيانات بداخله ، لأنه ببساطة البرنامج هو في حد ذاته قاعدة بيانات أو Template من قاعدة بيانات Microsoft Access  و بالتالي فإن المدقق سيكون لديه امكانيات استخدام الاستعلامات و الجداول في نفس قاعدة البيانات مثل IDEA و ACL و هذا بالإضافة إلى جميع التقارير و الاستعلامات الجاهزة للاستخدام لتيسير عمليات التدقيق و المراجعة 

 

مثلا في حالتي استخدم لكل عميل قاعدة بيانات لكل سنة مالية عند التدقيق ، و في حالة المدقق الداخلي يمكن ان يستخدم قاعدة بيانات واحدة لكل سنة مالية أو لكل نصف سنة او لكل ربع سنة و يقوم المدقق بمتابعة جميع الاختبارات و التحليلات من نفس قاعدة البيانات و الاكثر من ذلك اننا عندما نقول اننا بصدد Microsoft Access فإنه يمكنك ان تستخدم البرنامج في بيئة مستخدمين متعددين قد يصلوا إلى 256 مستخدم و حتى انك يمكنك ان تتشارك في قاعدة البيانات عن طريق Share Point بحيث يصبح البرنامج Cloud Solution يمكن ان يستخدم من اي مكان عن طريق الانترنت 

 

ببساطة تم توظيف Microsoft Access  و تطويعه حتى يتناسب مع إدارة مهام التدقيق و المراجعة بتصميم العديد من التقارير و الاستعلامات حتى يكون بحق Risk Based Audit Tool 

 

جميل..

 

لكن أعتقد أن استخدام قاعدة بيانات داخل البرنامج سينتج عنها المشاكل التاليه:

 

1- سيتطلب عند كل عملية مراجعة تحديث قاعدة البيانات كاملة تتطلب معها جهد ووقت اضافي

2- قد تكون قاعدة البيانات بحجم لن يتقبله برنامج Access

3- صيغة وترتيب الجداول قد تختلف من قاعدة بيانات لأخرى 

4- بعض الاختبارات لقاعدة البيانات وخاصة كبيرة الحجم داخل برنامج Access قد تفشل او تستغرق وقت كبير جدا

5- قد تحتاج فى المستقبل استخدام Server خاص لتخزين قاعدة البيانات مما سيرفع تكلفة Hardware Infrastructure لاستخدام البرنامج

 

لذا ومن خلال تجربتي الشخصية أعتقد انه من الافضل تحويل فكرة البرنامج ليكون آليته كما يلي:

1- قارئ ومستدعي بيانات Query من خلال ربطه بقاعدة البيانات أيا كان نوعها  Data Source على الخادم الأصلي باستخدام ODBC على سبيل المثال

2- تكون مخرجات البرنامج بعد عمل ال Query المطلوب على هيئة Flat File أى بصيغة .txt او .fil مما سيوفر وقت ومساحة تخزينية كبيرة

3- سيسهل بعد ذلك تحديث البيانات من الجداول الرئيسية المحدده مسبقا "وقد تكون اجزاء من جدول" داخل قاعدة البيانات الأصلية Production أو نسخة Clone وذلك في ثواني معدودة.

 

ولمن دواعي سرورى أن ارفق لك الخطوات السابقة التي اقوم بها داخل برنامج ACL لاستدعاء بيانات من قاعدة بيانات الأوراكل مباشرة ومن على الخادم الرئيسي لتوضيح الفكرة.

 

بالتوفيق

[Hameed]

جميل..

 

لكن أعتقد أن استخدام قاعدة بيانات داخل البرنامج سينتج عنها المشاكل التاليه:

 

1- سيتطلب عند كل عملية مراجعة تحديث قاعدة البيانات كاملة تتطلب معها جهد ووقت اضافي

2- قد تكون قاعدة البيانات بحجم لن يتقبله برنامج Access

3- صيغة وترتيب الجداول قد تختلف من قاعدة بيانات لأخرى 

4- بعض الاختبارات لقاعدة البيانات وخاصة كبيرة الحجم داخل برنامج Access قد تفشل او تستغرق وقت كبير جدا

5- قد تحتاج فى المستقبل استخدام Server خاص لتخزين قاعدة البيانات مما سيرفع تكلفة Hardware Infrastructure لاستخدام البرنامج

 

لذا ومن خلال تجربتي الشخصية أعتقد انه من الافضل تحويل فكرة البرنامج ليكون آليته كما يلي:

1- قارئ ومستدعي بيانات Query من خلال ربطه بقاعدة البيانات أيا كان نوعها  Data Source على الخادم الأصلي باستخدام ODBC على سبيل المثال

2- تكون مخرجات البرنامج بعد عمل ال Query المطلوب على هيئة Flat File أى بصيغة .txt او .fil مما سيوفر وقت ومساحة تخزينية كبيرة

3- سيسهل بعد ذلك تحديث البيانات من الجداول الرئيسية المحدده مسبقا "وقد تكون اجزاء من جدول" داخل قاعدة البيانات الأصلية Production أو نسخة Clone وذلك في ثواني معدودة.

 

ولمن دواعي سرورى أن ارفق لك الخطوات السابقة التي اقوم بها داخل برنامج ACL لاستدعاء بيانات من قاعدة بيانات الأوراكل مباشرة ومن على الخادم الرئيسي لتوضيح الفكرة.

 

بالتوفيق

 

لقد اعجبتني مشاركتك لأن بها تلك اللمسة التقنية التي يجب ان تكون عند كل مدقق اليوم و ايضاً لأن هذا المشاركة ستعطيني الفرصة في ان اوضح بعض اللبس بخصوص برنامج إدارة مهام التدقيق و المراجعة AuditingControl

 

في البداية برنامج إدارة مهام التدقيق و المراجعة هو عبارة استخدام قواعد بيانات Microsoft Access بكل امكانياتها و توظيفها بشكل اكثر تخصصاً لخدمة مهام التدقيق و المراجعة بشكل عام بحيث ان برنامج إدارة مهام التدقيق و المراجعة يقوم بما تقوم به اشهر البرامج مثل CaseWare Working Papers و IDEA و ACL 

في سبيل تطويع Microsoft Access حتى يحل محل البرامج السابقة قمت بتصميم النماذج و التقارير و الاستعلامات التي يحتاجها المدقق الخارجي و الداخلي لأداء عمله و كانت البداية منذ عدة سنوات عندما اردت ان اشتري رخصة لبرنامج CaseWare Working Papers لأستخدامها في عملي و عند اطلاعي على البرنامج وجدت ان ذلك كله يمكن ان يكون من خلال Microsoft Access و تطور الامر عند اطلاعي و قرائتي عن البرامج الشهيرة في التنقيب عن البيانات و تدويرها Data Mining مثل ACL أو IDEA و كنت عندما ارى امكانية جديدة تلفت نظري كنت اضعها في الحل الخاص بي AuditingControl و العمل مازال مستمر على هذا المنوال حتى قمت بإدخال آلية ان يكون البرنامج متوافق تماما مع آلية التدقيق المبني على المخاطر هذا بالطبع بالإضافة إلى ان البرنامج يعتبر trial balance software و به العديد من التقارير المالية مثل قائمة المركز المالي و قائمة الدخل و قائمة التدفقات النقدية و غيرها من التقارير التي تساعد المدقق على متابعة العمل بكل كفاءة و اضف إلى ذلك التقارير النهائية التي تمثل Lead Schedules  الخاصة بملاحظات التدقيق و توافق التقارير المالية مع ملاحظات تقرير التدقيق

و عمل المدقق الداخلي و الخارجي بالنسبة لي يبدأ من البيانات المالية و يتطور لدراسة المخاطر و وسائل الرقابة و متابعتها و لذلك فإن البيانات المالية المتمثلة في ميزان المراجعة عند لحظة معينة هو البداية لكل العمليات الخاصة بالتدقيق و من هنا فإن قواعد البيانات الخاصة بالبرنامج هي قواعد بيانات لتخزين الآتي

 

1- موازين المراجعة

2- التسويات المطلوبة

3- دراسة المخاطر و تقييمها

4- إجراءات التدقيق و متابعتها بشكل مستمر

 

بالنسبة لبيانات المعاملات فهذه البيانات يتم استيرادها عند الحاجة إلى القيام بعمليات تحليل البيانات و هناك قسم خاص بذلك و هناك جداول جاهزة يمكن للمدقق ان يستورد فيها البيانات التي يريد ان يقوم بتحليلات عليها و للتيسير صممت العديد من التقارير و العديد من الاستعلامات لتحليل هذه البيانات المستوردة 

 

كيف يمكن ان تستورد بيانات ؟ 

 

قمت بتصوير فيديو و يمكنك ان تعتبره هدية مني لك و لجميع اعضاء المنتدى و فيه اوضح بصورة سريعة كيف ان تطويع برنامج Microsoft Access  ليصبح اداة تدقيق فعالة من خلال AuditingControl سيعطي المدقق امكانيات خطيرة و غير محدودة للقيام بكل المهام بكل كفاءة 

 

ملحوظة قمت بتوصيل AuditingControl من خلال ODBC لقاعدة بيانات برنامج الحسابات Sage Line و قمت بالربط مع جدول Currency و قمت بإضافة بيانات هذا الجدول في استعلام و بالتالي يمكنني ان اقوم بأي نوع من الاستعلامات و التحليلات على هذه البيانات و ذلك دون استيراد البيانات في AuditingControl و هناك امكانية اخرى و هي استيراد البيانات بالكامل في جدول داخل AuditingControl و اضف إلى ذلك انه يمكن ان اتصل بأي قواعد بيانات مثل Oracle أو SQL Server  او Postgre SQL 

 

الخلاصة أن : في برنامج AuditingControl هناك بيانات تخزن للقيام بدراستها مثل موازين المراجعة و التسويات و إجراءات التدقيق و ملاحظات التدقيق و تقييم المخاطر و هناك بيانات تستطيع ان تربطها ببرنامج AuditingControl دون استيراد البيانات و ذلك للقيام بعمليات التحليل التي قد تحتاجها و ايضاً يمكنك ان تستورد اي بيانات ترغب بها إلى AuditingControl و لكن يجب ان تضع في الاعتبار ان هناك محدودية في الحجم بالنسبة للبيانات الكبيرة لتخزينها داخل قاعدة البيانات

 

أيضاً يجب ملاحظة انه بما ان البرنامج مصمم بواسطة Microsoft Access فإنه كل مميزات برنامج Microsoft Access متاحة بشكل افتراضي و من هذه المميزات امكانية تبادل البيانات سواء بالتصدير و الاستيراد و التعامل معها مباشرة من خلال ODBC لذا يجب التنويه على ان هذه الامكانية هي احد الامكانيات الاصيلة في برنامج Microsoft Access و انا اقوم باستغلالها في الحل AuditingControl

 

 

https://vimeo.com/102643548

 

 

و تحياتي و اتمنى ان اقرأ المزيد من ملاحظاتك و كنت اتمنى ان نتواصل في المستقبل من خلال فيديو كونفرنس يعرض على كافة اعضاء المنتدى بإذن الله تعالى 

تم تعديل 5 أغسطس 2014 بواسطة Hameed

[Hameed]

4- بعض الاختبارات لقاعدة البيانات وخاصة كبيرة الحجم داخل برنامج Access قد تفشل او تستغرق وقت كبير جدا

5- قد تحتاج فى المستقبل استخدام Server خاص لتخزين قاعدة البيانات مما سيرفع تكلفة Hardware Infrastructure لاستخدام البرنامج

 

احب فقط ان اعقب على هاتين النقطتين و هو انني بشكل شخصي مررت بتجربة اثبتت بالفعل محدودية Microsoft Access و Microsoft Excel في البيانات الضخمة حيث انه كانت لدي بيانات مالية تقريباً 6 مليون صف و كان من المستحيل القيام بعمليات تدقيق البيانات على Microsoft Access ( بالطبع انا لا قصد فقط الاستعلام عن البيانات و لكني اقصد التلاعب بالبيانات أو Data Manipulation لتوفيق البيانات)  فاضطررت إلى القيام ببعض التكويدات على Microsoft SQL Server و لذلك فإن تحليل البيانات يظل محدود بعض الشيئ بالنسبة للبيانات الضخمة على Microsoft Access و هذه الحدود تتلاشى تبعاً للإصدار الذي تستخدمة في SQL Server و لذلك فإن الاداتين Microsoft Access و SQL Server هما اداتين لا غنى عنهما و اعتقد ان كلا من ACL أو IDEA لهما بعض الحدود بالنسبة للتعامل مع قواعد البيانات الكبيرة و اتمنى ان توافيني بأقصى سعة للبيانات يمكن ان يتعامل معها كلاً من البرنامجين إذا أمكن لتحديث معلوماتي و اعتقد ان SQL Server كفيل بالقيام بالمهام المعقدة الخاصة بالبيانات كبيرة الحجم بشرط معرفة المدقق بمهارات برمجة قواعد البيانات التي تعد ضرورة في الوقت الحالي

[Hameed]

سؤال للاستاذ / محمد اسماعيل 

 

من واقع تجربتك مع ACL Analytics ما هي اهم المميزات التي تستخدمها و و التي تفيدك بشكل كبير في اداء عملك ؟ 

[mismael]

سؤال للاستاذ / محمد اسماعيل 

 

من واقع تجربتك مع ACL Analytics ما هي اهم المميزات التي تستخدمها و و التي تفيدك بشكل كبير في اداء عملك ؟ 

 

من واقع العمل على البرنامج فللبرنامج عدة مزايا من أهمها:

- حفظ  خطوات عملية المراجعة بالتفصيل بما فيها عملية الاستعلام عن البيانات Queries وتليها الاختبارات المتفق عليها في برنامج المراجعة Data Analysis Plan كل ذلك بكبسة زر، وبالتالي يمكننا تشغيل برنامج خاص لمراجعة أى بند من بنود المراجعة والحصول على النتائج في لحظات معدودة، الموضوع يحتاج مجهود وتنسيق فى البداية مع ادارة المعلوماتية للوصول لاماكن واسماء الجداول المطلوبة ومعرفة اوتحديد الحقول المطلوبة بناءا على برنامج المراجعة المعتمد.

- امكانية الجدولة الأوتوماتيكية لاختبارات روتينية يومية أو اسبوعية حسب الحاجة (مثلا سحب جميع سندات واستلام المخازن) خلال اليوم السابق وفرز وتجنيب السندات التي لم تستلم بموجب تعميد أو أمر شراء، أو سندات الصرف التي تتشابه فى كود الصنف والكميات.

 

اما عن تفاصيل اكثر للبرنامج، يسعدني ادراج هذا الرابط

 

http://docs.acl.com/acl/930/index.jsp?topic=/com.acl.user_guide.help/ui/

 

تحياتي

[alaaaboulela]

رائع هذا النقاش الذي دار بينكما واستمتع به لدرجة انني وجدت ان الافضل للمبرمج او مصمم قاعدة البيانات او السيتسم هوالتعاون بشكل جدي مع المراجع ومعرفة احتياجاته ولقد واجهتني بالفعل بعض المشكلات اثناء المراجعة على عملي كمحاسب في قواعد البيانات في الاكسيل ( بشكل بدائي ) كأول تجربة لي وهي المزج بين الاكسيل وبعض الادوات المتقدمة  

بداخله ليقوم بعمل ما يسمى بالتقرير المتغير وواجهتني به مشكلة انه عندما تقوم بتغيير السيستم او فونت الخط بدون قصد اجد ان اسم العميل تم تكراره مما يجعلني اتضجر عندما اجد  

داخل الكومبوبكس حسابين لنفس العميل مما دفعني لتصميم قاعدة البيانات على الاكسيس

وبدون اطالة او دخول في التفاصيل 

وجدت حلاً لكثير من مشاكلي في المشاركة الخاصة بالاستاذ حميد التي تضمنت صوراً لبعض من الاستعلامات التي اعتمد عليها في مراجعة صحة وتدقيق البيانات على قاعدة البيانات واضفت اليها ما يساعدني على كشف الاخطاء ومنها 

-استعلام عن الموردين اصحاب الدفعات المقدمة 

- العملاء اصحاب الارصدة الدائنة والعرابين والدفعات المقدمة 

- الاستعلام ايضاً عن مصاريف المشاريع والتي لم يدرج لها مركز تكلفة مما يجعل هناك فارق ما بين ايرادات مشاريع في الحسابات وايرادات المشاريع كل على حدة داخل كل مركز تكلفة 

- الاستعلام عن ارقام القيود واجماليها 

اما بخصوص التقارير والمبنية على الاستعلامات Reports based on queries 

فمنها ...

تقرير بالضمانات المعلقة كأرصدة او مرصدة مع استبعاد المصفرة  وليس في شكل استاذ مساعد 

تقرير عن بعض الحسابات الشاذة contra accounts 

اما بعض الموضوعات التي تفضلتم بطرحها فتغلبت عليها في اول مراحل المراجعة المانعة وهي

اثناء تصميمي للبرنامج قمت بمنع تكرار أرقام القيود

قمت بمنع تكرار ارقام سندات الصرف والقبض

قمت بمنع تكرار اسم عميل وامكانية البحث قبل الادخال

قمت بربط اسماء الحسابات بارصدتها اثناء البحث السريع للكشف عن ارصدة بمجرد النظر دون الدخول في تفاصيل 

قمت باضافة بعد المهام الخاصة بادارة الموارد البشرية hr

تم تعديل 10 أغسطس 2014 بواسطة alaaaboulela

[alaaaboulela]

الاكسيس بيئة عمل ممتازة وخاصة للمبتدئين و للشركات المتوسطة فسعته 2 جيجا تكفي لاستيعاب حسابات شركة متوسطة لعامين متتاليين كنظام كامل متكامل بكل مافيه 

الاكسيس ممكن تلاقي فيه مزايا جميلة هي سهولة التعامل والاستخدام ...

[alaaaboulela]

لمنع التلاعب في الاكواد او في قاعدة البيانات الافضل تحويل الاكسيس الى mde or accde وذلك يمنع التلاعب بالاكواد ويفضل عمل بعض الاجراءات كاجراء وقائي 

او حماية لقاعدة البينات ...

اما موضوع التصدير او مراجعة نظام بنظام فالافضل هو استخدام الاكسيل كوسيط نظراً لاختلاف ادوات ال اس كيو ال عن الاكسيس والاوركل شكلا وموضوعاً من حيث الجداول والاستعلامات والتقارير وخلافه وبتوسيط الاكسيل يوفر كثير من الوقت في المراجعة وذلك باعادة استيراد نفس البيانات التي تم تصديرها من النظام المراد مراجعته سواء على نفس البرنامج ولكن نسخة معتمدة تم اختبار صحتها او على نظام مراجعة اخر ....

[alaaaboulela]

اما ما تفضل الاستاذ محمد اسماعيل بذكره من مشكلات فهي بالفعل مشكلات قد تواجهنا جميعاً حتى وان كنا محاسبين نريد التأكد من صحة التسجيل 

او مراجعين يهمنا انجاز المهمة باسرع وقت ودون ادنى مجهود او ازدواجية في العمل 

ولكن هناك دوما حل لكل مشكة 

ب عند كل عملية مراجعة تحديث قاعدة البيانات كاملة تتطلب معها جهد ووقت اضافي

بامكانك الوقوف على اخر ميزان مراجعة او سحب نسخة من الجداول بتصديرها لملف اكسيل او مطابقة الارصدة والمجاميع في تاريخ معين وتحديث قاعدة البيانات بشكل يومي من خلال daily backup

وهذا ما اقوم به بشكل يومي لتجنب اي خطأ في النظام او الاكواد بدون قصد اثناء تطوير قاعدة البيانات ناهيك عن ان البرامج المتقدمة واقلها الاكسيس يقوم بحفظ مسار الاستيراد او التصدير للجداول والاستعلامات ويسألك هل تريد الحفظ في كل مرة ؟؟؟

2- قد تكون قاعدة البيانات بحجم لن يتقبله برنامج Access

مساحة الاكسيس 2 جيجا وهي ربما تكون متناسبة مع شركة متوسطة الحجم 

3- صيغة وترتيب الجداول قد تختلف من قاعدة بيانات لأخرى

- صيغة وترتيب الجداول قد تختلف من قاعدة بيانات لأخرى ابجميل فالافضل عند مراجعة نظام بنظام هو عمل نسخة بلانك معتمدة من البرنامج تقوم بسحب او تصدير نسخة من البرنامج ومطابقة النتائج عند كل مراجعة للوقوف على الخطأ او الفرق وتسهيل رصده وسهل الحصول على نسخة معتمدة تقوم بتفريها نسخة او حتى حذف ما بداخلها ثم تقوم بعمل compact and repair او fixing للاكواد في حال الشك في التلاعب على البرنامج لاعادة الاكواد لاصلها وسهل ايضاً ان تطلب من شركة البرمجيات نسخة فارغة معتمدة تقوم بنفسك باختبارها بعدد معين من القيود وعمل ميزان مراجعة للتاكد من صحة الترحيل وعملية التشغيل داخل البرنامج  ح

4- بعض الاختبارات لقاعدة البيانات وخاصة كبيرة الحجم داخل برنامج Access قد تفشل او تستغرق وقت كبير جدا

الاختبارات تتم بشكل عشوائي على بعض القيود او على بعض الحسابات كأن تقوم مثلاً بفحص عميل بشكل عشوائي او احد حسابات البنوك ومطابقة مخرجات برنامج الاكسيس مع برنامج المطابقة 

5- قد تحتاج فى المستقبل استخدام Server خاص لتخزين قاعدة البيانات مما سيرفع تكلفة Hardware Infrastructure لاستخدام البرنامج

الان وبعد التطور الهائل في التكنولوجيا بمكانك رفع كل بياناتك على السحابات الالتكرونية لتقليل مساحة السيرفر او حتى تسهيل المراجعة من خلال المشاركة فهناك مواقع كثيرة تمكنك من التحديث بشكل لحظي لقاعدة البيانات خد عندك كمثال 

تطبيق دروب بوكس الخاص بشركة ياهوو او الشريك لها قامت بعمل التطبيق يقوم بسحب نسخة من اي قاعدة بيانات قمت بمشاركتها على التطبيق على الديسك توب ويرفعها بشكل لحظي مع من تشاركه ملفاتك سواء مراجع او زميل او حتى مستخدم او مدير للاطلاع على اخر موقف من قاعدة البيانات

موقع سكاي دريف يمكنك من رفع ومشاركة حجم هائل من البيانات 

شركة سيسكو اطلقت سيرفر ضخم مؤمن يمكنك من حفظ البيانات

ولكن من وجهة نظري تطبيق دروب بوكس هو الافضل على الاطلاق 

تم تعديل 11 أغسطس 2014 بواسطة alaaaboulela

[Hameed]

-استعلام عن الموردين اصحاب الدفعات المقدمة 

- العملاء اصحاب الارصدة الدائنة والعرابين والدفعات المقدمة 

- الاستعلام ايضاً عن مصاريف المشاريع والتي لم يدرج لها مركز تكلفة مما يجعل هناك فارق ما بين ايرادات مشاريع في الحسابات وايرادات المشاريع كل على حدة داخل كل مركز تكلفة 

- الاستعلام عن ارقام القيود واجماليها 

 

 

في البداية اود ان اشكرك على اهتمامك بهذا الفرع من العلم و لكن نحن عندما نتكلم عن قواعد البيانات فنحن امام امكانيات مفتوحة و ليست محدودة في استخراج قواعد البيانات و تطويعها للغرض الذي يخدم المهنة و هذه التحليلات التي ذكرتها في مشاركتك هي موجودة و لكن بشكل غير مباشر في قواعد البيانات 

فمثلاً انت عندما تقوم بإستيراد قيود اليومية العامة ستدخلها داخل جدول أو حتى إن اردت ان تربطها مع قاعدة بيانات فإن الجدول نفسه الذي سيحتوي على هذه البيانات يعتبر اداة تحليل في Microsoft Access و ذلك لأن الجدول به امكانيات فرز للبيانات و تصنيفها طبقاً لرغبة محلل البيانات

و بالتالي فليس مطلوب منك ان تضع لك شيئ تحليل إلا إذا كنت ترغب في التبسيط على نفسك او على العاملين معك و هذا بالطبع شيئ جميل 

 

بالنسبة لتحليلات الارصدة الشاذة في حسابات الذمم سواء كانت ذمم مدينة او دائنة فإن ذلك متاح في تحليل AgingTest الذي يحلل تقادم البيانات و يمكنك بعد ان تقوم بالتحليل ان تقوم بفرز البيانات كما يتراءى لك و نفس الامر بالنسبة للتحليلين الاخرين يمكنك ان تستخرج القيود التي لم يتم تحديد مراكز تكلفة أو مراكز إيراد لها بشكل بسيط جداً من داخل الجدول الخاص بقيود اليومية العامة 

 

اخيراً اهنئك على دخولك في هذا العالم الجميل و هو عالم تحليل البيانات و قراءة الارقام بأكثر من منظور و تأكد بانك بدخولك هذا العالم فقد وجدت صديق لك اسمه الارقام  التي لا يعرف الكذب و حتى و إن حاول فإن امره سيفتضح بتحليلاتك 

 

[alaaaboulela]

في الحقيقة انا لا احب مطلقاً استخدام مثل هذه الطرق التي بغض النظر عن بدائيتها الا انها تفتح ثغرة لكل من تسول له نفسه بالتلاعب في الداتا الاساسية والمادة الخام قبل التشغيل او بعد تشغيلها لانك بذلك حتماً قد تجاهلت كل الاكواد والدوال والمعادلات والتي ربما تمثل أكثر من 70% من طريقة عمل البرنامج والتي توفر لك اكثر من 50% من وقت الادخال 

ولم لا اوفر على المراجع او المستخدم وقت استخراج التحليلات بطريقة يدوية ولم لا اضع له التقارير والاستعلامات دون الدخول لقاعدة البيانات وبذلك امنع اي تدخل في قاعدة البيانات فانا اثق في الاكواد والدوال فهي لا تخطئ في الترحيل او الحساب او الفرز 

ودخول المستخدم لجدول البيانات بالتأكيد يعد كارثة لانه بذلك سيكون الظاهر في القيود سواء المطبوعة او المرئية ( السوفت كوبي ) سيختلف مجملاً وتفصيلاً عما هو فعلياً في الجداول والتي هي محل المراجعة ولنفرض مثلاً ان مراجع ما اعتمد في مراجعته على القيود المطبوعة وتاكد من مطابقتها مع المستندات اما ما هو موجود بالفعل داخل الجداول ( المخفية عن الانظار ) والتي لن تستطيع وان فعلت ان تستكشفها او تكتشف اي تدليس او تضليل بداخلها في كل هذا الكم والزخم ...

اشكرك على تشجعيك فانا دوماً اعتز بهذا المنتدى والذي يعتبر انطلاقة لي وتعلمت منه الكثير على يد الكثيرين في هذا المنتدى الرائع ....

تم تعديل 11 أغسطس 2014 بواسطة alaaaboulela

[alaaaboulela]

 استدراك اقصد اكتشاف او ايجاد أي  فروقات بين مصروفات المشاريع في مراكز التكلفة ومصروفات المشاريع في الحسابات العامة ضمن التحليلات 

لاني ذكرت في البداية المصروفات وفي نهاية كلامي الايرادات في مشاركة سابقة ....

لذا وجب التنويه والاعتذار عن خطأ غير مقصود

تم تعديل 11 أغسطس 2014 بواسطة alaaaboulela

[Hameed]

في الحقيقة انا لا احب مطلقاً استخدام مثل هذه الطرق التي بغض النظر عن بدائيتها الا انها تفتح ثغرة لكل من تسول له نفسه بالتلاعب في الداتا الاساسية والمادة الخام قبل التشغيل او بعد تشغيلها لانك بذلك حتماً قد تجاهلت كل الاكواد والدوال والمعادلات والتي ربما تمثل أكثر من 70% من طريقة عمل البرنامج والتي توفر لك اكثر من 50% من وقت الادخال 

ودخول المستخدم لجدول البيانات بالتأكيد يعد كارثة لانه بذلك سيكون الظاهر في القيود سواء المطبوعة او المرئية ( السوفت كوبي ) سيختلف مجملاً وتفصيلاً عما هو فعلياً في الجداول والتي هي محل المراجعة ولنفرض مثلاً ان مراجع ما اعتمد في مراجعته على القيود المطبوعة وتاكد من مطابقتها مع المستندات اما ما هو موجود بالفعل داخل الجداول ( المخفية عن الانظار ) والتي لن تستطيع وان فعلت ان تستكشفها او تكتشف اي تدليس او تضليل بداخلها في كل هذا الكم والزخم ...

اشكرك على تشجعيك فانا دوماً اعتز بهذا المنتدى والذي يعتبر انطلاقة لي وتعلمت منه الكثير على يد الكثيرين في هذا المنتدى الرائع ....

 

هناك امرين يجب ان تفرق بينهما في استخدامك لـ Microsoft Access 

الأول استخدام Microsoft Access كأداة ادخال و معالجة للبيانات لتحل محل برنامج الحسابات 

الثاني استخدام Microsoft Access كأداة تحليل للبيانات التي تتواجد بشكل اساسي في مصدر خارجي 

 

بالنسبة للحل AuditingControl فإن فلسفة هذا الحل هو اعتبار Microsoft Access كأداة تحليل يمكن ان تستخدم في تحليل البيانات الخارجية بكفاءة و في سبيل ذلك قد استورد بيانات جدول معين او اربط جدول معين على سيرفر خارجي لتحليل بياناته

 

لو اننا بصدد استخدامك لـ Microsoft Access كحل يحتوي على ادوات تقوم مقام برنامج الحسابات فإن ذلك يتطلب منك ان تقوم ببعض الامور حتى تحمي قاعدة البيانات او الجداول التي تحتوي على البيانات و ذلك من خلال فصل قواعد البيانات او الجدوال و وضعها في سيرفر محمي لا يصل إليه اي مستخدم إلى بتصريح حتى لا يتم التلاعب في البيانات الاساسية و بالنسبة لك كمدير حسابات تقوم ببعض مهام التدقيق الداخلي في شركتك يمكنك ان تصمم حلاً منفصلاً يحتوي على ادوات التحليل التي ترغب بها للرقابة على اداء قسم الحسابات لديك مثلاً 

[alaaaboulela]

جميل اقتراحات رائعة بالفعل كثيراً من التوصيات تلقيتها بأن يتم السماح للمستخدمين فقط بالادخال حسب الصلاحيات من خلال فورمس فقط اما الجداول بالفعل تكون على السيرفر ... تحياتي لك وشاكر لنصائحك الغالية ...

[alaaaboulela]

خلاصة ما توصلت له من مشاركتك الاخيرة استاذي / حميد 

فصل المهام المراجع عن المحاسبين ومدير الحسات 

وضع صلاحيات لكل مستوى 

وضع خطة لربط قواعد البيانات والفورم والجداول مع السيرفر حسب الصلاحيات لكل مستخدم 

 لا يتم التحيل او المراجعة على نفس البرنامج حتى لا ينتقل العطب او الخطأ في اي كود لنتيجة المراجعة لان كل ما بني على خطأ فهو خطأ ...

الحصول على التحليلات والنتائج فقط لصاحب القرار او المراجع ولا داعي لاشغال المستويات الدنيا بالكم الهائل من البيانات او الوصول لنتيجة المراجعة التي هي تعتبر تقييم لادائهم ...

تم تعديل 11 أغسطس 2014 بواسطة alaaaboulela

[Hameed]

خلاصة ما توصلت له من مشاركتك الاخيرة استاذي / حميد 

فصل المهام المراجع عن المحاسبين ومدير الحسات 

وضع صلاحيات لكل مستوى 

وضع خطة لربط قواعد البيانات والفورم والجداول مع السيرفر حسب الصلاحيات لكل مستخدم 

 لا يتم التحيل او المراجعة على نفس البرنامج حتى لا ينتقل العطب او الخطأ في اي كود لنتيجة المراجعة لان كل ما بني على خطأ فهو خطأ ...

الحصول على التحليلات والنتائج فقط لصاحب القرار او المراجع ولا داعي لاشغال المستويات الدنيا بالكم الهائل من البيانات او الوصول لنتيجة المراجعة التي هي تعتبر تقييم لادائهم ...

 

هذا صحيح مع ان تضع في الاعتبار انه هناك اعمال لا يوجد لديها امكانية لتعيين مدقق داخلي و من المفترض أن يقوم المدير المالي او مدير الحسابات بهذا الدور في حالة عدم وجود عهد من اي نوع لديه 

 

بالتوفيق

[Hameed]

من واقع العمل على البرنامج فللبرنامج عدة مزايا من أهمها:

- حفظ  خطوات عملية المراجعة بالتفصيل بما فيها عملية الاستعلام عن البيانات Queries وتليها الاختبارات المتفق عليها في برنامج المراجعة Data Analysis Plan كل ذلك بكبسة زر، وبالتالي يمكننا تشغيل برنامج خاص لمراجعة أى بند من بنود المراجعة والحصول على النتائج في لحظات معدودة، الموضوع يحتاج مجهود وتنسيق فى البداية مع ادارة المعلوماتية للوصول لاماكن واسماء الجداول المطلوبة ومعرفة اوتحديد الحقول المطلوبة بناءا على برنامج المراجعة المعتمد.

- امكانية الجدولة الأوتوماتيكية لاختبارات روتينية يومية أو اسبوعية حسب الحاجة (مثلا سحب جميع سندات واستلام المخازن) خلال اليوم السابق وفرز وتجنيب السندات التي لم تستلم بموجب تعميد أو أمر شراء، أو سندات الصرف التي تتشابه فى كود الصنف والكميات.

 

اما عن تفاصيل اكثر للبرنامج، يسعدني ادراج هذا الرابط

 

http://docs.acl.com/acl/930/index.jsp?topic=/com.acl.user_guide.help/ui/

 

تحياتي

 

لا يوجد لدي في AuditingControl امكانية جدولة خطط التحليلات لتعمل بشكل تلقائي و لكن ذلك من الممكن ان يكون في المستقبل

بالنسبة لتنفيذ اي بند من بنود المراجعة الالكترونية للبيانات فإن ذلك متاح ببساطة حيث يمكن للمدقق ان يقوم بحفظ الاستعلامات التي يرغب في تشغيلها للقيام بإي اجراء كما يتراءى له و يمكن ان يشغل ذلك الاستعلام في لحظات معدودة مثل ACL

 

في اعتقادي الشخصي ان ACL لا توجد افضلية فيه سوى جدولة المهام الخاص بتحليل البيانات لتعمل بشكل تلقائي و ذلك بسبب ان الشركة طورت ACL ليعمل كسيرفر تحليل بيانات و لكني شخصياً كلما رأيت ميزة في ACL أو IDEA وجدت انها متاحة بشكل افضل في Microsoft Access و إن لم تتواجد في Microsoft Access فيمكنني ان اقوم بها من خلال SQL Server Management Studio 

 

في اعتقادي الشخصي ان هذه الشركات من امثال ACL سوف تختفي تحت ضغط الشركات العملاقة مثل Microsoft و هذا ليس تشجيعاً لاقتناء منتجات Microsoft  و لكن ببساطة لان اقوى الامكانيات متاحة لدي Microsoft و هم يعملون في هذا الاتجاه لذلك تم تدعيم Microsoft SQL Server بأمكانيات الـ Business Intelligence و Data Mining التي تستخدم بعض الادوات التحليلية المتاحة في تطبيقات Microsoft  مثل SQL Server  و Excel 

 

يمكنك بكل سرور الاطلاع على الرابط التالي لأنني اعتبره المستقبل و الحاضر

 

http://www.microsoft.com/en-us/server-cloud/solutions/business-intelligence/default.aspx

تم تعديل 11 أغسطس 2014 بواسطة Hameed

[alaaaboulela]

ميكروسوفت بتشتغل على كل منتجاتها في نفس الوقت وبتطورهم بادوات تخصها او حتى بتشتريها من شركات تانية يعني مثلا كل ادوات مايكروسوفت اكسيس على ضهر الفورم قامت بشرائها من شركة اخرى وحتى الامكانات والادوات تقوم ميكروسوفت باستخدامها في كل منتجاتها بشكل احترافي يعوضك عن الانتقال لمنتجات بديلة سواء من شركات منافسة او حتى منتجات نفس الشركة يعني مثلاً ما الدافع من ان ميكروسوفت تطور في الاكسيل بهذا الشكل الاحترافي الخرافي وبشكل اسرع من الاكسيس ولا تستغني عن تطوير الاكسيل والذي اصبح من وجهة نظر البعض موضة قديمة والسبب واضح هو ان الشركة تقوم بتعهيد لبعض الشركات في تطوير ادوات الاكسيس واستغربت جداً لما عرفت خبر ان ادوات التصميم للفورم كلها مش بتاعت الخاصة بالاكسيس مش لشركة ميكروسوفت بل اشترتها من شركة اخرى ...

 اما جزئية ال اس كيو ال سيرفر او الباكدج كلها بتاعت ستديو ففعلاً صدقت في وصفها مستقبل التكنولوجيا والسبب بسيط وهو ان منتجات ميكروسوفت هي الارخص عن المنتجات البديلة واسعارها اقل بكثير من الشركات المنافسسة زي اوركل وساب ده غير توافق الباكدج مع الويندوز غير ان انتشارها المذهل والنسخ المضروبة جعلتها شبه مجانية في متناول الجميع وبامكانك تحميل النسخة فور فري وكانها دعايا لشركة ميكروسوفت ...

شيء غريب فعلا تحس انه فاتحين علشان يخسروا لكن الحقيقة انهم بيحمسوا الناس على الاستخدام لمنتج لم يحظى بعد بالشهرة والانتشار ومنتج ذو امكانات جبارة مع العلم انك بامكانك دمجه مع منتجات اخرى من قواعد البيانات زي انك تعمل قاعدة البيانات اس كيو ال والفورم فيجوال بيزك والاستعلامات اكسيس مثلا للاستفادة من مزايا كل الاصدارات جميعاً وبرده مخرجتش بره الشركة ....

تم تعديل 11 أغسطس 2014 بواسطة alaaaboulela

[Hameed]

فقط احببت ان اضع لكم هذا الفيديو الخاص بالعرض التقديمي لبرنامج IDEA Data Analysis  ، مع العلم ان كل ذلك متاح في Microsoft Access و بالتالي متاح في AuditingControl