مشكلة كبيرة في حساب قيمة المخزون

[ahmadkaram]

الأساتذة الأفاضل حفظكم الله جميعا

عندي مشكلة تبدو معقدة بسبب وجود عدة عوامل تؤثر فيها.

أعمل بشركة نشاطها الرئيسي هو البيع بالتجزئة مثل كارفور مثلا وهناك أكثر من 40000 صنف وهناك عمليات بيع وشراء تتم على مستوى 100 فرع وهناك على الأقل 7 مخازن رئيسية متنوعة الأغراض.

هناك فروقات كبيرة في قيمة المخزون بين كروت الصنف والموجودة على نظام JDA وبين GL الموجود على نظام Axapta ، حيث يتم ترحيل جميع الحركات التي تتم على الأصناف من نظام ال JDA إلى نظام Axapta (GL

يمكن أن تكون هذه الفروقات لأسباب مختلفة منها :-

· هناك احتمال بوجود مشكلة في عمليات التسعير والبيع وعمليات التحديث المرتبطة بها لتوصيلها لجميع الفروع المختلفة ، حيث يتم يوميا تحديث الأسعار للفروع وسحب المبيعات في أوقات محددة. وإذا لم يتم على سبيل المثال سحب المبيعات من أحد الفروع سيؤثر ذلك سلبا على رصيد المخزون وأيضا قيمة المبيعات الإجمالية لذلك اليوم.

· هناك احتمال بوجود مشكلة في عمليات الإرجاع والمعاملات المحاسبية المرتبطة بها.

· هناك احتمال بوجود مشكلة في ما يتعلق بهدايا اكتساب وما يتعلق بها من حسابات خاصة تتم على بعض الأصناف. واكتساب هي بطاقة يتم الاشتراك بها بدون مقابل ويعطى حاملها مجموعة من النقاط تزيد مع زيادة المشتريات وعند جمع مجموعة من النقاط يمكن تحويلها إلى هدايا عينية مختلفة وبقيم مختلفة على حسب عدد النقاط.

- لو كان هناك حصر بالفروقات هل يمكن أن نأخذ عينة منها ونحصر عمليات الاستلام على صنف معين وأيضا باقي الحركات التي تمت عليه في محاولة لمعرفة المشكلة.

أحاول مشاركتكم بكل ما أفكر به لإبداء الرأي والمشورة ، فأرجو من الجميع لمن لديه خبرة بمثل هذه المشاكل أن يساهموا معي في حل المشكلة ، ولو كان هناك أي استفسارات فأنا في انتظارها للرد عليها ، وأشكر الجميع على المعلومات القيمة والتي دائما أجدها في هذا المنتدى الرائع

وأشكر كل القائمين على هذا المنتدى وأدعوا الله أن يزيدهم بسطة في العلم وأن ينفع بهم وبعلمهم.

لقد اجتهدت في وضع خطة مبدئية لمعرفة المشكلة وتحليلها أرجو إبداء الرأي والإضافة ، وهي كاتالي:

تم وضع مجموعة من الخطوات التي تكفل مراجعة كل التأثيرات المالية على ميزان المراجعة ( الأستاذ العام ) وذلك من خلال إجراء كافة الحركات على كرت صنف المخزون وفقا للآتي:

- يتم إنشاء بيئة اختبار كنسخة من البرنامج وفقا للتهيئة الحالية (البيئة الفعلية ) وبحيث لا يوجد بها أي بيانات.

- يتم اختيار عناصر العمل وفقا لما يلي :

1- ممثل من إدارة التقنية ( لتهيئة النظام ، تحديد الصلاحيات ، آليات العمل ، حل العوائق ) .

2- ممثل من إدارة التشغيل ( إنشاء الحركات على كرت صنف المخزون ) .

3- ممثل من الإدارة المالية ( لترحيل الحركات على الأستاذ العام ) .

4- ممثل من إدارة المراجعة الداخلية ( رئيس اللجنة ) لتوثيق كافة العمليات والإجراءات المتبعة وتحليل النتائج ورفع التوصيات .

- يتم اختيار مجموع من الأصناف ( موجودة ، وتأسيس أصناف غير موجودة ) لتجربة كل منها على أن يراعى فيها التنوع من الأقسام المختلفة للمخزون ( غذائية+ غير غذائية + الخ ) .

- يتم اختيار مجموعة من مراكز التكلفة المنوعة ( مستودع + جملة + ماركت ) .

- يتم إجراء كافة الحركات على كرت المخزون طبقا للآتي :

1- استلام

2- بيع

3- تحويل

4- تسوية

5- جرد

6- أي حركات أخرى.

- يتم الترحيل لكل حركة من قبل ممثل الإدارة المالية وطباعة رصيد كروت الصنف بعد الترحيل ومقارنته مع الرصيد للمخزون بالأستاذ العام ( على أن تتم الطباعة قبل الترحيل للتأكد من تصفير الحسابات ).

- في حال توافق النتائج ، يستبعد أثر وقوع خطأ بالتهيئة والعكس صحيح ( ويتم توثيقه لتصحيحه) .

- في حال صحة كافة النتائج تراجع كافة صلاحيات مستخدمي النظام لتطبيق المخزون ( على البيئة الفعلية ) والتأكد من عدم إجراء أية تعديلات أو تدخل بغير الصلاحيات المعتمدة .

تم تعديل 14 يونيو 2008 بواسطة ahmadkaram
إضافة خطة العمل المقترحة لإبداء الرأي

[Hameed]

الأساتذة الأفاضل حفظكم الله جميعا

عندي مشكلة تبدو معقدة بسبب وجود عدة عوامل تؤثر فيها.

أعمل بشركة نشاطها الرئيسي هو البيع بالتجزئة مثل كارفور مثلا وهناك أكثر من 40000 صنف وهناك عمليات بيع وشراء تتم على مستوى 100 فرع وهناك على الأقل 7 مخازن رئيسية متنوعة الأغراض.

هناك فروقات كبيرة في قيمة المخزون بين كروت الصنف والموجودة على نظام JDA وبين GL الموجود على نظام Axapta ، حيث يتم ترحيل جميع الحركات التي تتم على الأصناف من نظام ال JDA إلى نظام Axapta (GL

يمكن أن تكون هذه الفروقات لأسباب مختلفة منها :-

· هناك احتمال بوجود مشكلة في عمليات التسعير والبيع وعمليات التحديث المرتبطة بها لتوصيلها لجميع الفروع المختلفة ، حيث يتم يوميا تحديث الأسعار للفروع وسحب المبيعات في أوقات محددة. وإذا لم يتم على سبيل المثال سحب المبيعات من أحد الفروع سيؤثر ذلك سلبا على رصيد المخزون وأيضا قيمة المبيعات الإجمالية لذلك اليوم.

· هناك احتمال بوجود مشكلة في عمليات الإرجاع والمعاملات المحاسبية المرتبطة بها.

· هناك احتمال بوجود مشكلة في ما يتعلق بهدايا اكتساب وما يتعلق بها من حسابات خاصة تتم على بعض الأصناف. واكتساب هي بطاقة يتم الاشتراك بها بدون مقابل ويعطى حاملها مجموعة من النقاط تزيد مع زيادة المشتريات وعند جمع مجموعة من النقاط يمكن تحويلها إلى هدايا عينية مختلفة وبقيم مختلفة على حسب عدد النقاط.

.

مشكلتك تبدو لي مشكلة معقدة بعض الشئ و التعقيد هنا مصدره أنك تعمل على أحد الحلول المالية الكبرى التي لا يمكنك أن تضعها تحت التجربة بمفردك

عند قرائتي لموضوعك لم أجزم بأن الفرق هنا كمي من حيث الكميات المخزنية المفروض توفرها أم نقدي أو تسعيري

فلو كانت المشكلة كمية أي أن الرصيد في المخازن لا يتطابق مع الرصيد الموجود فهذا الأمر يمكن التأكد منه بعمل جرد شامل للمخازن في أوقات غير أوقات البيع الرسمية للتأكد منها و للوثوق بأن الرقابة الكمية لا يوجد بها خلل و أقصد بذلك أن عملية الـ Synchronizing تسير بشكل سليم

في حالة التأكد من الرقابة الكمية يتم الأتجاه إلى التأكد من الرقابة التسعيرية و خاصة إجراءات تسعير المخزون في نهاية الفترة الدورية أو عند أي لحظة و هذا الأمر لن يتم بشكل سليم إلا في حالة بناء Dummy Company بها بعض الوحدات البسيطة التي يمكن السيطرة عليها و يمكن معرفة نتائجها بشكل دقيق مسبقاً لأختبار إجراءات تسعير المخزون طبقاً لطرق التسعير المتعارف عليها ، هذا الأختبار يجب أن يحتوي على جميع العمليات البيعية و الشرائية التي يمر بها المتجر

بعد ذلك في حالة النجاح في هذا الأختبار لن يبقى لديك إلا أختبار أحجام البيانات الكبيرة و هذا الأمر لن يستطيع القيام به غير قسم تكنولوجيا المعلومات لديك لأختبار مدى دقة البرنامج في معالجة البيانات كبيرة الحجم لمعرفة ما إذا كان هناك بعض الفروقات التي قد تنتج من عدم الترحيل مثلاً أو ما شابه

بعد أختبار جميع هذه الأمور التقنية لن يبقى لديك بالفعل غير مراجعة الصلاحيات الممنوحة للعاملين و مراجعة جميع القيود الخاصة بالعاملين في الفترة التي حدثت فيها تلك الفروقات و هذا الأمر توفره مثل هذه الحلول المالية

@@ هل يمكن التأكد من وقت التحديث في الأيام الأخيرة لمعرفة ما إذا كان هناك أية أنحرافات عن الوقت المفترض أن يحدث فيه التحديث ، لأن هذه الحالة من الممكن أن تسبب بعض الفروق و ذلك في حالة القيام بالتحديث بواسطة موظفين في الفروع ( بشكل غير تلقائي )

[ahai]

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته,

لدي سؤال للأخ السائل :

عند الترحيل من نظام إدارة المخزون إلى الأستاذ العام, هل يتم ذلك بشكل تفصيلي (حركة حركة) أم إجمالي (مبيعات كل يوم مثلاً تتم بقيد واحد فقط )؟

في حال كان الترحيل تفصيلي, يمكنك أخذ عينات عشوائية من حركات المخزون ومقابلتها بقيود الأستاذ العام التي رحلت عليها.

في حال كان الترحيل إجمالي, أقترح بأن يتم عمل شركة افتراضية وإجراء عمليات الترحيل بشكل تفصيلي للتأكد من صحة المبالغ المرحلة من نظام المخزون إلى الأستاذ العام.

في حال كان هذا الربط متعذراً نتيجة أن البيانات في قواعد بيانات متفرقة والأنظمة مختلفة, فلا بد من الاستعانة بخبراء في تقييم نظم المعلومات حتى يفيدوكم بالحل المناسب والمجدي.

شكراً للجميع.

[Bishara]

أخي الفاضل المفروض ان يكون هناك مخزن رئيسي يتم تسعير البضاعة عليه عند وصولها من المورد وا الشراء وهذه البضاعة بعد عمل ما يعرف GRN وتحميل كافة المصاريف على الصنف . عند صرف البضاعة من المخزن الأم إلى المخازن الأخرى تصرف بسند صرف مواد بنفس القيمة التي تم التسعير عليها حيث ان البيع في جميع الفروع سوف يكون مثل المركز الرئيسي .

ثانيا يجب ان يتم التحقق من البرنامج او نقاط البيع في الفروع هل هي توافق نفس البرنامج الذي يوجد فيه ما يعرف عندك GL حيث ان هناك برامج مستقلة بحد ذاتها وترحل الي برنامج مالي مستقل ويكون هناك عيوب في احد البرامج في التطبيق مما يخلق إختلافات عند عمل التسوية في نهاية كل فترة

ولتجاوز هذا عليك بعمل مطابقة بالرصيد المتوفر عند في الأستاذ العام مع الرصيد في البرنامج = رصيد أول المدة + المشتريات - المبيعات " تكلفة البضاعة المباعة " = يكون عند رصيد المخزون أعني في المبيعات " الأستهلاكات التي تمت " في هذه الحالة تعرف الفرق بين كل من البرامج .

في حالة وجود فروق تقوم بعمل رصيد لكل صنف حسب الأستاذ العام حسب البرنامج ويتم مطابقته مع نظام المخزون Inventory Module بالصنف او المورد وعند ذلك معرفة اين وقع الفروقات والبحث لمعرفة عن إسباب ذلك الأختلافات وغالبا تكون في ما يعرف في WAC = متوسط تكلفة الصنف وذلك حسب نظام المخزون المتبع .

هناك تسويات يجب ان تتم بين sales Ledger والأستاذ العام ويتم عمل تسوية شهرية حيث هذا يؤثر على المخزون في حالة عدم ترحيل فاتورة في نهاية الشهر من إستاذ المبيعات إلى الأستاذ العام سوف يكون هناك تلقائيا فروقات في المخزون حيث لن تسحب الكيمات من الأستاذ العام وتسحب من نظام المخازن كذلك في حال Purchase Ledger يتوجب على ترحيل كافة القيود بين إستاذ المخزون والأستاذ العام كون هناك دور كبير .

يتوجب لعمل هذه التسويات ان تتم في نهاية كل شهر بعدإقفال كافة القيود وترحيلها بين الدفاتر المساعدة اوما يعرف Other Modules إلى الأستاذ العام لتفادي

كذلك هناك ما يعرف Inventory Ageing يفيد في عمل التسويات ويتوجب ان يقرا هذا من نظام المخازن مباشرة وليس من الأستاذ العام ويتم عمل مطابقة مع الأستاذ العام .

التحقق من التقارير تقراء كافة الأصناف الموجودة لديك في المخزون حيث ان هناك تقارير تكون صممت لقراء رقم الصنف من 6 خانات وصنف من5 خانات فالتقرير لن يقراء وهناك مشاكل كثيرة في المخازن - المرتجعات لم ترحل على النظام بضاعة - أخرجت من نظام المخازن على انها على سبيل المثال موجودة فعليا 500 حبة ولكن عند الجرد والأرسال وجد انها 450 حبة وهكذا عليك دراسة كافة الأحتمالات لتحقق من صحة ما جاء في المطابقة او التسوية الجردية

[mmebied]

الأخوة الكرام جزاكم الله خيرا على اجتهادكم للتفسير

ولكن لي سؤال

قد يبدو غريب ولكنه هام

بالرغم من قراءتي عن عديد من الأنظمة

لم أستطع إجابة الأخ السائل

فكيف لكم بهذه المعلومات .... والتفسير

وفي ذلك فليتنافس المتنافسون...

[s3ydy]

السادة الأفاضل

اللي فهمته من السؤال إن فيه برنامجين و إن النتائج من البرنامجين غير مطابقة

يتهيألي إن السبب في عدم المطابقة أن طريقة التكلفة المستخدمة في البرنامج الأول مختلفة عن الطريقة المستخدمة في البرنامج الثاني

ممكن يكون البرنامج الأول يستخدم طريقة متوسط التكلفة و البرنامج الثاني يستخدم طريقة الوارد أولاً يصرف أولاً

و طريقة الحل التي إقترحها الأستاذ السائل جيدة إلا أنها متعبة بعض الشئ و ممكن لا تعطي نتائج فعالة لقلة حجم البيانات التي سيتم إدخالها عن طريق اللجنة التي تم تشكيلها لهذا الغرض

و ممكن أخذ عينة من الشغل الفعلي مباشرة و مطابقتها و هذا أسهل و أسرع في إكتشاف الخطأ إن شاء الله

[ahmadkaram]

بداية أشكر كل الأخوة الذين قاموا بالرد ومحاولة المساعدة وهي أفكار مفيدة جدا وسأقوم بحصرها وتنفيذ الممكن منها إن شاء الله وسأقوم بالمتابعة معكم ومشاركتكم الأحداث بإذن الله ، وفي الحقيقة وحتى الآن لم تعطى اللجنة صلاحياتها لعمل أي من المقترحات وأعتقد أن ذلك له علاقة ببعض الأشخاص في الشركة ويعتقد أنهم هم السبب وراء هذه الفروقات ، فبين ليلة وضحاها فوجئنا جميعا أن المخزون بعد أن كان بالسالب 3.000.000 أصبح بالموجب 2.000.000 ، والشخص التقني الذي يفترض به توضيح الموقف فجأة أصابه المرض وذهب في أجازة مرضية لمدة أسبوع. في الحقيقة أنا مشتت قليلا هل يكون الشك في قدرة الفريق التقني من الناحية الفنية أو يصل الشك إلى أمانته. أحمد

[Hameed]

بداية أشكر كل الأخوة الذين قاموا بالرد ومحاولة المساعدة وهي أفكار مفيدة جدا وسأقوم بحصرها وتنفيذ الممكن منها إن شاء الله وسأقوم بالمتابعة معكم ومشاركتكم الأحداث بإذن الله ، وفي الحقيقة وحتى الآن لم تعطى اللجنة صلاحياتها لعمل أي من المقترحات وأعتقد أن ذلك له علاقة ببعض الأشخاص في الشركة ويعتقد أنهم هم السبب وراء هذه الفروقات ، فبين ليلة وضحاها فوجئنا جميعا أن المخزون بعد أن كان بالسالب 3.000.000 أصبح بالموجب 2.000.000 ، والشخص التقني الذي يفترض به توضيح الموقف فجأة أصابه المرض وذهب في أجازة مرضية لمدة أسبوع. في الحقيقة أنا مشتت قليلا هل يكون الشك في قدرة الفريق التقني من الناحية الفنية أو يصل الشك إلى أمانته.

أحمد

لقد تعجبت بعض الشئ عندما قلت أن قيمة المخزون بالسالب ، فمن المفترض أن شركتك قد وضعت حل مالي مرتفع الثمن و هو Microsoft Dynamic Ax على ما أعتقد و أيضاً لا يوجد لدي شك واحد أن هناك أمكانية موجودة لتحديد السماح بالقيم السالبة في المخزون و هذا الأمر من المعتاد عليه و لكن يجب أن يكون تحت ضوابط صارمة و لكن تفعيله بحيث أن ذلك يؤثر في القيمة السعرية أو العددية للمخزون هذا باب كبير للتلاعب

بشكل عام المخزون السالب يتم تفعيله في حالة أن فواتير الشراء تتأخر في الوصول بعض الشئ عن البيع أي أن مستندات البيع يمكن عملها قبل وصول مستندات الشراء و عند تفعيل هذه الأمكانية في أي حل مالي سوف يتيح ذلك لي أن أصرف من المخزن المواد التي أريد في حالة عدم إضافة المشتريات إلى المخزون ، و في حالة عدم تفعيله لن تستطيع نقاط البيع عمل أي حركة دون أن يتم إدخال جميع مشتريات الشركة

أعرف أن هذا الأمر قد يكون موجود و متعارف عليه خاصة في السوبر ماركت حيث أن بعض توريدات الأغذية أو أي شئ يتم بيعه تأتي رأساً إلى المخازن و في أي وقت كان و بالتالي إن لم يتم تفعيل هذه الأمكانية لن تستطيع نقاط البيع صرف هذه المواد إلى المتسوق

بشكل عام قد لا يكون الأمر كما تظن ، فمن الجائز أن تكون هناك الكثير من فواتير الشراء لم يتم إدخالها و تم إدخالها بعد عمل المراجعة على مدخلات المشتريات

أنا لا أعرف موقعك في الشركة حتى يمكنني الحكم على معرفتك بهذه الأمور و لكن بشكل عام كما قلت لك من الجائز أن هناك فواتير مشتريات لم يتم إدخالها و تم إدخالها و من الجائز أن هناك حركات بينية لم يتم ترحيلها و قد تم معالجتها مؤخراً

أما فرضية التلاعب ، في الحلول المالية لا يوجد شئ مبهم ، كل حركة يتم تسجيلها يمكنك معرفة من هو المستخدم القائم بها عند عمل تدقيق داخلي على الحل المالي يمكن ببساطة أكتشاف ذلك ( أقصد بالبساطة هنا أن كل المعلومات سوف تكون متاحة لك )