الحلول المثلى لإدارة النقدية

[hazimhsn]

من المهم أن يعي المحاسب لإهمية النقدية و أهيمة الإدارة الفعالة للنقدية.

وتبنى إدارة النقدية الفعالة على عدة أسس :

أولا : تأخير المدفوعات : من الحكمة على المحاسب أن يكون فاهما و مستوعبا لنشاط و عملاء و موردي الشركة جيدا ، فتأخير المدفوعات لبعض الموردين مثلا قد يكون في صالح الشركة فطالما أن خبرتك مع هذا المورد مثلا أنه لا يتخذ موقفا من المنظمة عند تأخير دفعاته فلا مانع من هذا التأخير.و طالما أن التأخير في الدفع لا يفقد المنظمة فرصة الحصول على خصم نقدي أو إطالة فترة الإئتمان في المعاملات التالية.

و أهم هذه الأساليب المستخدمة هنا

1 - مركزية المدفوعات : و هى أن يتم إسناد عملية المدفوعات لإدارة مستقلة تسمى في بعض الشركات إدارة المدفوعات النقدية أو Cash Office و هذه الإدارة في بعض المجموعات تكون إدارة لواحدة لكل شركات المجموعة و إن كبر حجم هذه المجموعة. و قد تم تسهيل عمل هذه الإدارة و إن تباعدت الأفرع و الشركات التابعة للمجموعة في ظل إستخدام التكنولوجيا فبمجرد إعطاء الأمر من المحاسب المسئول عن المدفوعات ( Payables ) في البرنامج الذي يعمل عليه فإن عملية الترحيل إلى قسم ال Cash Office تتم في بضع دقائق كما أن عملية وصول المستندات لهذا القسم باتت سهلة في ظل التطور الشديد في عمليات النقل.

2- إنشاء الرصيد الدفتري : هو يعني أن رصيد النقدية يساوي صفر طالما لا توجد شيكات تستحق التحصيل و تعتمد على وجود حسابات فرعية في البنوك يكون رصيدها صفر و تمول من حساب رئيسي فعند إستحقاق شيك يتم عمل تحويل من الحساب الرئيسي بالبنك بقيمة الشيك المستحق إلى الحساب المسحوب عليه الشيك.

3- إستخدام فكرة الشيكات الطافية : هي أن يكون هناك فرق بين الرصيد الدفتري للبنك و الرصيد الفعلي في البنك و يعني أنه يتم إصدار شيك بدون ما يوجد ما يغطية في البنك و أن الفترة التي تمر حتى يتم تحصيل الشيك من المستفيد و بالتالي يكون للشركة الوقت الكافي لتدبير المبلغ و إيداعه في البنك.

4- التحكم في المدفوعات : يعني أنه لا يتم تمويل المدفوعات إلا عند تقديم شيكات للتحصيل و يتولى البنك مسئولية إبلاغ الشركة عن هذه الشيكات حتى يستنى للشركة تدبير المبلغ و زادات أهيمة النظام في ظل إستخدام النت في ربط حسابات البنوك ببرامج الحسابات في الشركات.

ثانيا :تعجيل المتحصلات :المتابعة المستمرة للتحصيلات و بذل المجهود مع مندوبي التحصيل و الضغط على العملاء ووضع شروط إئتمان قصيرة بقدر الإمكان مع العميل ، مع ضرورة المحافظة على العملاء و رضائهم.

حيث أن توافر الأموال يمكن أن يستخدم في إستثمارات مربحة أو تغطية إلتزامات طارئة.

و أهم الأساليب المتبعة

1- الضغط على العملاء و الإلحاح عليهم و المطالبة المستمرة و في كثير من الأحيان تكون هذه الحالة فعالة جدا فبعض الشركات تخصص قسم خاص و أو موظف خاص لمتابعة عمليات التحصيل و نجاح هذا القسم يتوقف على شخصية العاملين به و قدراتهم الشخصية في الضغط على العملاء بإسلوب حكيم و قد يتدرج هذا الإسلوب للوصول بالتهديد بقطع العلاقات ووقف كافة المعاملات ( و لا مجال هنا للتوسع لعن مهام هذا القسم )

2- فتح حسابات في بنوك عده : يجب على المنظمة فتح حسابات في الكثير من البنوك و خاصة التي يتعامل مع أشهر عملاءها و يصدروا شيكات عليها ، فعملية إيداع شيك في نفس البنك السحوب عليه الشيك المحصل من العميل لا يستغرق سوى عدة ساعات ( في نفس اليوم ) أما مثلا لو أن الشيك المحصل من العميل مسحوب على بنك و تم إيداعه في بنك آخر فالعميلة هنا تسغرق عده أيام ( 3 أ، 5 أيام عمل ) مما يضيع على الشركة الكثير من الوقت.

3- إستخدام التكنولوجيا في علميات التحويل : حيث أن إستخدام النت حاليا في عمليات التحويل بين حسابات البنوك المختلفة .

4- نظام البنوك المجمعة : حيث يتم عمل مراكز لتجميع المدفوعات من العملاء ثم يتم توجيه هذا المدفوعات لمركز تحصيل في بنك ما و من ثم يمكن إستخدام هذا الحساب في التحويل بين الحسابات الأخرى.

ثالثا : إستثمار النقدية العاطلة

يجب على الإدارة المالية أن تكون فطنة و ذات وعي فوجود نقدية غير مستغلة يفوت على المنظمة من الفرص الإستثمارية التي قد تكون ذات ربحيات عالية ، بالرغم من أن الإحتفاظ برصيد من النقدية يمثل عامل أمان للمنظمة في الوفاء بإلتزاماتها في مواعيدها المستحقة و تلبية الإحتياجات الطارئة.

[alaaaboulela]

في كل الحالات عليك الموازنه فيما بين عده أمور أهمها

• التكلفة والعائد
  • هل إضافة قسم بكامله للعملاء مندوبين ومحاسبين وهل حجم العملاء وحجم التعاملات يستدعي ذلك
  • هل توزيع الإستثمارات فيما بين بنوك عده يجعلني أحظى بالمعامله المثلى فيما لو تعاملت مع بنك وحيد فهناك بنوك تكون خدماتها في الكريديت كارد اعلى من أخرى وهناك بنوك لا تأخذ عمولات تحصيل وأخرى لا تتقاضي أتعاب عن التحويلات فيما بين فروعها وهناك بنوك أخرى يكون من الأفضل وضع الأموال في شكل وديعه نظراً لإرتفاع معدل الفائده لديها
  • هل تأخر المدفوعات للموردين يتم تقاضي فوائد تأخير عنه وهل الفائده على تلك المتأخرات أقل من إستثمار تلك المبالغ في حسابهم ؟
  • هل معاملتي الجافه مع العملاء يتولد عنها زياده في المبيعات في الفترات القادمه وهل العملاء ميسرين أم متعثرين وهل هم يستطيعون الوفاء أو هي مجرد مماطله لإستثمار المتاخرات ؟؟
• الموازنه فيما بين الربحيه والسيوله
  • وحتى لا تتعرض الشركه بكاملها للإنهيار أو تسوء سمعتها بمجرد تأخر الدفعات فكثيراً من الشركات لا تحقق ربحيه ولكنها مستمره وسمعتها في السوق فوق الرائعه في الوقت الذي يتأكل فيها رأس مالها وتطول فيها فتره الأنحدار بناءاً على قدرتها على تمويل عملياتها ولكن مقياس السوق هو هل يستطيع سداد مديونياته حتى أمنحه إئتمان أو أورد له بضائع أو ..أو..
• مستويات الأمان في الحسابات الإلكترونيه
  • هل هناك مستوى من الأمان معقول ناتج عن ربط الأنظمة المحاسبيه ببعضها وكذلك بالبنوك
• إستثمار النقديه العاطله من الأفضل دوماً الإحتفاظ بحد ادني لمواجهة المخاطر أو مواجهة إلتزامات طارئه وكل ذلك تفادياً من الوقوع في مأزق وحتى البضاعه لتسيلها تحتاج لوقت وبدلاً من بيع إستثمارات أو أوراق ماليه في حوزة الشركه بخساره أو ... أو..
  • ماهي أفضل السبل لإستثمار الأموال العاطله هل في بضاعه أم شراء وإستثمار في أوراق ماليه أو في عمليات فرعيه خلاف النشاط كأن تقوم الشركه بالإستثمار في مجالات أخرى

[mmebied]

تعليقاً على آراء الأخوة فى إدارة النقدية أري أن يضع المحاسب هذه الكلمات أمامه

وهي مستوحاه من كلمات أغاني كوكب الشرق

أراك عصي الدفع سريع التحصيل

[hazimhsn]

أراك عصي الدفع سريع التحصيل

بالعكس

أراك سريع الدفع عصي التحصيل

من يومين دخل علينا شخص قوى البنية أصلع الرأس صال و جال في الشركة مع أننا شركة تتمنى أي شركة في الكويت التعامل معنا و فين الشيكات بتاعتنا إيه يا عم اللي حصل ؟ اهدى شوية ؟ فين مدير الشركة فين المسئولين ؟ أحنا هنوقف التعامل معاكم و هنفسخ كل العقود علشان إنتو مش ملتزمين . إحنا شروط الإئتمان بتاعتنا ثلاث ايام و مش عاجبكم متتعاملوش معانا.

كان هذا الموضوع موجه لصديقي المحاسب المسئول عن تسليم الشيكات. و قد حاول زميلي تهدئة روعة ولكن دون فائدة .و أصبح الموضوع هليلة كبيرة في الشركة.

فتم بحث الموضوع بسرعة و تهدئة صاحبنا مسئول التحصيل و وعده بأن شيكاته سوف تصدر اليوم و إن جاء غدا سوف يأخذهم.

و بالفعل علشان الموضوع ما يكبرش و حفاظا على ماء و جه الشركة تم إصدار الشيك و كتابة ملاحظة ( Top Urgent ) و بالفعل الشيك خلص في نفس اليوم.

و هو ما شي سأله زميلي إسمك إيه يا أستاذ؟ قاله القذافي

قلت الحمد لله إنه مطلعش صدام حسن

شفتوا بقى أسلوب الضغط و التهديد و خاصة عندما تكون الشركة في موضع قوة و تعطي صلاحيات لمسئولي التحصيل.

مع العلم أن شركتهم لن تستطيع فسخ تعاقداتها مع شركتنا فهي ستخصر عميل مهم جدا. ولكن هو شخص يتكلم بدون مسئولية في كلامة فماذا لو سمع المدير العام للشركة هذا الكلام فهو سوف يتصل بالشركة الثانية و يبلغهم هذا الذي حصل فطبعا سيكون رد الشركة عندهم معلش دا مش مسئول و هنديه جزى علشان يحافظ على لسانه طبعا ده كلام في الهوى بالعكس دا ممكن تكافأه على نجاحه في التحصيل.

و الراجل لما جه خد الشيك بتاعة قال معلش يا جماعة و أنا كنت عصبي شوية و خرج و الجيمع يضحك و قال عمل إنه صاحبنا و هو يقول في قرارة نفسة ناس متجيش غير بالعين الحمرا.

[hazimhsn]

• هل معاملتي الجافه مع العملاء يتولد عنها زياده في المبيعات في الفترات القادمه وهل العملاء ميسرين أم متعثرين وهل هم يستطيعون الوفاء أو هي مجرد مماطله لإستثمار المتاخرات ؟؟

بص يا عم لو في شركة صغيرة متعملش كده دى نصيحه لإنه الموردين هيقطعوا عنك الميه و النور و يمكن يعملوا عليك حصار إقتصادي .

أما لو شركة كبيرة عيش حياتك و ماطل براحتك و زي ما إنت عايز تعمل إعمل. وهقولك على طريقة زي الفل إتعلمتها من واحد لما كنت مساك العملاء في فترة من الفترات كل ما إتصل عليه ميردش ممكن آخد اسبوع معرفش احصله و بعدين لما يرد يقولي رقم ( LPO ) غالبا ما كانش يبقى عندنا إنما هى فواتير صارة من قبلنا و مسلمه لهم. فأقول له لا أعرف فيصر على رقم طلب الشراء و تنتهي المكالمة بدون حل.

و لما مسكت الدفعات (Payables ) إتبعت الطرق التالية

1- التليفون به كاشف رقم علشان اللي أعرفه أرد و اللي معرفوش مردش

2- تخفيض جرس التليفون لإقل حد علشان ميعملكش إزعاج من كثرة الرن.

3- السؤال عن رقم LPO و دي ليها وقع السحر علشان ده سؤال مفاجأه محدش بيكون محضر ليه إجابه و علبال متحضر إجابه مش هرد عليك تاني علشان عرفت رقمك.

4- طيب لو جالك مندوب التحصيل تحاول تتوه و توزعه على زملاءك و فين الفاتورة و فين طلب الشرا و هنشوف و هنخلصلك الموضوع و متقللقش و لسه الدفعة جاياني قريب.

[رشا 77]