افضل طريقة لحفظ المستندات

[سعد السويفى]

السلام عليكم

كما انا فخور بالمنتدي الجميل

ارجو من سيادتكم

عندي سند قبض سند صرف سند عربون

فواتير

ازاي احفظ السندات ايه اللي اوضعه في ملف اليوميه

اتمني التوضيح الافضل

بحيث الوصول السريع للسند وكذلك بما يتناسب مع المحاسبة الصحيحة

[mmebied]

السلام عليكم

كما انا فخور بالمنتدي الجميل

ارجو من سيادتكم

عندي سند قبض سند صرف سند عربون

فواتير

ازاي احفظ السندات ايه اللي اوضعه في ملف اليوميه

اتمني التوضيح الافضل

بحيث الوصول السريع للسند وكذلك بما يتناسب مع المحاسبة الصحيحة

الأخ العزيز سؤالك لا يحتاج إلي إجابة ولكن يحتاج الرد على سؤال آخر هام

أليس لديك نظام محاسبي يدوي أو آلي؟؟

فمن الأفضل أن تصمم نظام محاسبي لشركتك

حيث وجود نظام يحدد الدورة المستندية وباقي مقومات النظام

وبالتوفيق

[financialmanager]

عندي سند قبض سند صرف سند عربون

فواتير

ازاي احفظ السندات ايه اللي اوضعه في ملف اليوميه

اتمني التوضيح الافضل

بحيث الوصول السريع للسند وكذلك بما يتناسب مع المحاسبة الصحيحة

السلام عليكم

عملية الحفظ تختلف من محاسب لمحاسب فبإمكانك حفظ مستنداتك بشكل يوميات أو بشكل مرفقات قيد والحاسب الألي يساعدك كثيراً للوصول إلى مستنداتك أياً كانت الطريقة فمثلاً

الحالة الأولى :الطريقة اليدوية للحفظ والأرشفة

الطريقة الأولى :-

الحفط طبقاً لتواريخ المعاملات

هناك من يقوم بإرفاق فواتير البيع بشكل يومي مع قيد اليومية وباقي مستندات الصرف سواء نقدية أو شيكات ( إذن صرف أو إيداع الشيكات +صورة الشيك أو الإكتفاء ببيانات الشيك أو حتى حافظة إيداع )

الطريقة الثانية :-

الحفظ النوعي للمستندات

بحيث يكون كل المستندات من نوعية الفواتير الشراء في فايل مشتريات وإعادة تصنيف المشتريات إلى محلية ومستوردة كل في ملف خاص به وفي حالة ضخامة حجم المعاملات في الشركات الكبرى يتم الحفظ والأرشفة بشكل أكثر تفصيلاً مشتريات محلية ملف لكل مورد ومشتريات مستوردة ملف لكل مورد وهكذا

وكذلك المبيعات نقدية وأجلة أو ملف لكل عميل وهكذا

والشيكات وأوراق الدفع وأو أذون الصرف والإضافة وهكذا....

[financialmanager]

الحفظ الألي والأرشفة بواسطة الحاسب

في هذه الحالة لن تجد أي معاناة في الوصول للمستندات وخاصة مخرجات النظام والمستندات الداخلية حيث أنه يمكنك بسهولة الحصول على نسخة فورية بمجرد الضغط على زرقرير وإختيار نوع التقرير أياً كان أو أي مستندوذلك في ظل وجود نظام رقابة داخلية قوي وكذلك رقابة على النظام تزيد من إعتمادية المستند بشرط تلبية النظام لكافة إحتياجاتك ومتطلبات التقرير سواء إحصائية أو حتى تقارير مالية دورية أو سنوية .

ويعد نظام القائم على قواعد البيانات أفضل تلك النظم من حيث سهولة الحصول على المستندات والتقليل من مساحات التخزين وتجنب تكرار التخزين للملفات وسهولة الوصول للتقارير والمستندات .

أما نظام الأي أر بي ERp فهو الأفضل على الإطلاق من حيث الحصول على التقارير والمستندات وسهولة الحفظ والتصنيف النوعي لكافة البيانات المالية فهناك شاشة مقبوضات وتقاريرها وشاشة المدفوعات وتقاريرها وشاشة للأصول الثابته وأخرى للموارد البشرية أجور ومرتبات وخلافه ...

وكذلك شاشة للمشتريات والمخازن والموردين وشاشة المبيعات والعملاء وهكذا ...

وبعد التسجيل لمشتريات الشركة بعد إعتمادها يمكنك الحصول وطباعة فواتير المشتريات من النظام بشرط توافر رقابة على نظام المعلومات المحاسبية.

[سعد السويفى]

تقبلوا تحياتي

شكرا للاستاذ الفاضل المدير المالي

شكرا للزميل العزيز طالب علم

في الحقيقة اشتغلت محاسب في احدي المؤسسات التي ليس بها نظام من الاساس وطبعا لا يوجد معي احد خبره

الحمدلله البيانات المطلوبه بقدمها لكن عندي احساس اني فيه افضل من الطريقة اللي بنفذ بيها

طبعا لا يوجد نظام محاسبه الكتروني

شغال علي الاكسل

اتمني مساعدتكم ونصائحكم للوصول الي الافضل

شكرا جزيلاش

[mmebied]

قم بتحميل كتاب نظام المعلومات المحاسبية الموجود بالمنتدي (استخدم خاصيةالبحث)

ثم قارن أرض الواقع الذي تعمل فيه بما قرأت

ثم حاول ان تطور إلى الأفضل