إدارة الإجتماعات الناجحة

[الإدارجي]

اللهم اجعل اجتماعنا اجتماعاً مرحوماً، واجعل تفرقنا من بعده تفرقاً معصوماً، ولا تجعل فينا ولا معنا شقياً ولا محروماً.

اللهم لا تفرق هذا الجمع المبارك إلا بذنبٍ مغفور، وعمل متقبل مبرور، وسعي مشكور، وتجارة لن تبور، برحمتك يا عزيز يا غفور!... آمين :o

Nader Emad.rar

[mhd_1985]

mr edarji

thank you so much

:):)

;)

[alaaaboulela]

لماذا لا يتم مناقشه المحتويات على صفحات المنتدى وبذلك يتم إثراء الموضوع بالنقاش والتحاور حول النقاط المهمه والإضافه وكذلك يجعل هناك إرتباط للزائر بالمنتدى بدلاً من ( حمل وإجري ) مما يدفعنا التكاسل فيما بعد حتى من فتح الملف بعد تحميله .

[mhd_1985]

فكرة ممتازة

It's a good Idea

[alaaaboulela]

إدارة الإجتماعات فن لا يجيده سوى المديرين الناحجين بمفردهم أو بمساعدة السكرتير التنفيذي فللإجتماعات أسس لابد من تطبيقها ومبادئ لاتقوم إلا بها مثل

• الإعداد للإجتماع سواء إعلان توقيته والهدف منه ووضع الخطوط العريضه له ومكان الإجتماع وتبليغ المسئولين بمكانه وبموعده بوقت كافِ
• تحديد ميعاد الإجتماع وتوقيته وكذلك مدة الإجتماع ومحاولة الإلتزام بميعاد بدايته وإنهاءه
• التخطيط للإجتماع من خلال وضع خطه للإجتماع والنقاط الهامه الواجب نقاشه وقبول أو عدم قبول إقتراحات وكذلك الأرآء وهل هو إجتماع أحادي الصمام كما يفعل بعض المديرين من إلقاء التعليمات أم أن هناك مجال للنقاش والتحاور وقبول المقترحات والإقتراع حولها وأخذ الأصوات وتحديد الوزن النسبي لكل صوت أو كل مدير وكذلك الأغلبيه في حالة الموافقه هل أغلبيه عظمى أم إنها 50% من الأصوات +1
• إعداد محضر للإجتماع وذلك من خلال تسجيل أو تدوين مادار حوله الإجتماع وحفظ محضر الإجتماع ونتائجه
• تجهيز غرفة الإجتماعات ويكون ذلك بإختيار غرفة إجتماعات مناسبة من حيث عدد الحاضرين ودرجة أهمية الإجتماع وعدد الكراسي ووسائل الإيضاح من بروجكتور أو سبوره وألوان أو أقلام ليزر وكذلك إختيار كراسي غير مريحه حتى يتم إنهاء الإجتماع بعد مناقشه الموضوعات بسرعه وتأخذ الشكل الرسمي بدلاً من التكاسل والتراخي من الكراسي المريحه وكذلك غلق التليفونات المحموله وغلق أبواب غرفة الإجتماعات بعد ميعاد الإجتماع وإختيار نوع المشروب طبقاً للطقس وكذلك طبقاً لوقت الإجتماع
• محاولة معرفة التغذية العكسيه وأراء الحاضرين بصدد ما تم نقاشه وتدوينه ليعتبر مرجع للمديرين في الحالات المشابهه
• بدء الإجتماع بطرح النقاط الرئيسيه والهدف الأساسي من الإجتماع
• تحديد ميعاد break في حاله الإجتماعات المطوله يتم إستئناف الإجتماع بعدها .
• منع تداول أو مسك كل ما يشغل الحاضرين عن موضوع الإجتماع
• عدم التطرق لموضوعات ليست ذات صله بموضوع الإجتماع والتمسك والإلتزام بنطاق الإجتماع
• توزيع بعض قصاصات الورق على الحاضرين لتدوين الملاحظات
• توزيع أكواب مياه وزجاجات المياه حيث إنها في الغالب ما تقلل من التوتر لدى الموظفين
• وضع إطار عام للحوار والإلتزام بقواعد الإجتماعات من درجة الصوت ولهجة الحوار وترتيب المتحدثين حسب الدرجة الوظيفيه في السلم الوظيفي .

[mmebied]

لى ملاحظة بسيطة حول الاجتماعات فى بلادنا العربية

وهي تتعلق بلغة الحوار وكذلك الانصات

فالاجتماعات تأخذ طابع الصراع ودوما لا تكون مثمرة

والحوار يكون مبتور بمعني من ابتدأ موضوع كثيرا ما يقاطعه شخص آخر لغرض فى نفسه غالباً يكون بعيد عن مصلحة العمل

وقد يرجع هذا إلى عدم التأهيل المهني بمعني أن حاضري الاجتماع ليس ذو خبرة مهنية أو ذو تدريب رفيع يمكنهم من إدارة الاجتماعات حوارياً ولا فكرياً

الحل فى كلمات القراءة والعلم والإخلاص

[alaaaboulela]

لا أدري أن كان مصادفه وضعت يدك على العيب ( لتخفيه ههههه كما أقول دوما لزملائي )

في الحقيقه يا أستاذ عبيد أنت محق ولكن لو أنك حللت الموقف ستجد أسباب من مقاطعه الأخرين

• تغيير دفة الحوار كما ذكرت ( يقوم المحاسب بذكر رقم المبيعات فيقاطعه مدير المبيعات دي مشكله المشتريات الي بتجيب أسعار عاليه وت عاليه فمش بنعرف ننافس )
• الجدال فقط للجدال وليس للنقاش البناء أو النقد البناء
• تثبيط العزيمه كما يفعل الكثيرين ( يذكر المدير خطه الشهر القادم وتارجيت المبيعات الواجب تحقيقه => لا الرقم ده خيالي مينفعش نحققه )
• الإستعجال بطرح مقترحات قبل أوانها (بمجرد ذكر أحد المديرين مشكله ما فيقاطعه زميل حاول تعمل كذا وكذا )
• الإستعراض أو الكشف عن المهارات وقد يكون بطريق غير لائق ( بحيث يظهر مدير المبيعات قدرته الفائقه على تنفيذ الموازنه "ةالتي في الحقيقه إنها تنتقص إلى معايير عادله أو نصيب الحقيقي للشركه في السوق وقت خروج أحد المنافسين الكبار من السوق )
• إقتناص الأخطاء للغير ( يذكر المحاسب رقم مبيعات أحد المندوبين بطريق الخطأ أو يذكر إسم أ/ أحمد محمود بدل محمد محمود ناهيك عن التريقه )
• تعارض المصالح (فمدير الفرع يريد تحقيق أعلى مبيعات ومدير المبيعات يرى أن عمولة المبيعات أقل من المتوسط في السوق أو أن مدير المبيعات يرى أن مدير الإنتاج لا يلتزم بالمواصفات المطلوبه مما يستدعي إلى إلغاء كثير من طلبات العملاء وإنخفاض التارجت وبالتالي عموله البيع )
• الرغبه في فض الإجتماع لإبقاء الحال على ماهو عليه (وعلى المتضرر خبط راسه في الحيط ).
• الرغبه في الشوشره وعدم الإنضباط من بعض الأشخاص المخالفين لمجرد الاختلاف في الرأي .
• ضعف القدره على قيادة فريق العمل من قبل منسق الإجتماع (فتجد هناك من ينشغل بالموبايل والرسائل وأخر يرسم دوائر وأخر يهمس في أذن صديق وأخر يعلق على كلام زميل )
• عدم التخطيط الجيد للإجتماع وعدم وضع خطه وتعليمات للإجتماع ( فقد لاتجد نقاط أو أطار أو حتى نطاق يدور فيه الإجتماع )
• عدم تحديد المسئوليات وعدم معرفة الصلاحيات مما يجعل هناك نوع من التهريج أو عدم اللامبالاه .

[kamalgawesh100]

السلام عليكم

من النقاط المهمة التي يجب العناية بها في الإجتماعات هي التغذية العكسية (feedback) وهي التي تبين الأثار المترتبة على الإجتماعات والقرارات والتوصيات وهل تم تنفيذها ام تأخر تنفيذها والأسباب التي أدت إلى هذا التأخير

فبدون التغذية العكسية تصبح إجتماعاتنا ليست ذات جدوى ولن يتم تحقيق الأهداف المرجوة منها

هذا والله أعلى وأعلم