الوقت المبذول في الإتصال

[الإدارجي]

* لنفترض اولا ان الوقت المفرغ للعمل = 100%

* نسبة الوقت الكلي من الوقت المفرغ للعمل = من 75% الى 90%

- عند ذلك يكون الاتصال كالتالي:-

1. الاتصال الكتابي = 5%

2. الاتصال القراءة = 10%

3. التصال الحديث = 35%

4. الاتصال الانصات ( الاستماع أو الانصات ) = 50%

** نقوم بعملية الجمع لإنواع الاتصال اعلاه فيكون المجموع العام = 100%

مع أجمل التحيات والشكر

[alaaaboulela]

* لنفترض اولا ان الوقت المفرغ للعمل = 100%

* نسبة الوقت الكلي من الوقت المفرغ للعمل = من 75% الى 90%

- عند ذلك يكون الاتصال كالتالي:-

1. الاتصال الكتابي = 5%

في الغالب يتمثل الإتصال الكتابي في المكاتبات والتقارير المرفوعه للمديرين والعملاء والموردين ولكن من وجهة نظري أنها أهم وسائل الإتصال الداخلي والخارجي ويجب أن تمثل حجم أكبر أو أهميه نسبية ووزن أكبر لما لها من أهميه في

• القدرة على الفهم والإستيعاب
• إمكانية الأرشفه فمن الصعب أرشفة مكالمة تليفونيه إلا بإذن قانوني بتسجيل المكالمات أو بإذن الطرف الأخرر.
• إمكانية الإحتفاظ بها كمرجع للمستقبل (مستقبل الرساله )
• إعتبارها حجه قويه في حالة الإختصام مع المستقبل للرساله في حالة الخلاف حول أحد الشروط
• مثلا لو أن مدير المبيعات قام بتقديم عرض سفهي أو تليفوني لاحد الشركات فإستقبل مدير مشتريات الشركه العميل المبلغ بالخطأ فما هو الموقف ؟؟ أما لو أن هناك فاكس أو إيميل أو عرض سعر مرسل بأي طريقة مكتوبه مثبت في الصادر ومسجل بأي طريقة يمكن الرجوع على العميل بالفرق والحصول عليه في حالة الإقتضاء بما يحفظ للشركه حقوقها ..)

[alaaaboulela]

2. الاتصال القراءة = 10%

الإتصال للقراءه هي وسيلة للتواصل مهمه وتختلف من مدير لاخر وأهميتها تختلف من مدير لأخر .ومن الممكن تقليصها بقدر الإمكان وهناك مهارات خاصه في تقليص مهارة الإتصال بواسطه القراءه وتقليص وقت القراءه إلى أقل من 3% من وقت العمل

الإتصال للقراءه متمثلاً في

• قراءة البريد الإلكتروني الخاص بالعمل دونما البريد الخاص
• قراءة التقارير
• تعليمات إدارية
• لوحة الإعلانات الداخليه والخارجيه
• الفاكس والتلغراف
• المكاتبات الخارجيه والداخليه (رسائل الوارد )
• قراءة الجرائد والمجالات ذات الصله

مهارة تقليص وقت القراءة

• طريقة المسح السريع
• طريقة الفلتره و إستبعاد كل ما لا يخص العمل أو junk mail
• طريقة القراءه والأهمية النسبيه وترتيب المراسلات حسب الأهميه مثلا رسائل العملاء أهم من رسائل الموردين لانها قد تحتوي على طلبيات عاجله أو شيكات تحصيل أو مكاتبات عاجله .
• إستبعاد البريد الدعائي .
• طريقة الإنتقاء والبحث والتركيز على نقاط الإهتمام

تم تعديل 12 يوليو 2008 بواسطة alaaaboulela

[alaaaboulela]

3. التصال الحديث = 35%

الإتصال للحديث وهي

• طريقة المقابلات الشخصيه
• الإجتماعات والفيديو كونفرانس
• الإحتفالات والمعارض والسيمينارات

مميزاتها

• قراءة عيون المستقبل
• معرفة رد الفعل السريع feed back
• التأثير في الأخرين
• القدرة على الإقناع
• السرعه في اتخاذ القرارات
• توفير الوقت والجهد في الإعداد للرسائل وإنتظار الردود
• الإسراع في توقيع الإتفاقات
• إقامة العلاقات الحميمه بين الأطراف المختلفه

[alaaaboulela]

4. الاتصال الانصات ( الاستماع أو الانصات ) = 50%

قد لاتتعدى نسبة الإتصال الإنصات في الغالب نسبه 3% من إجمالي الوقت المخصص للإتصال والسبب عدم شيوع مثل هذا النوع من الإتصال .

أنواعه

• الرسائل الصوتيه
• التبنيهات في المصانع وإرشادات العمل
• التوجيه من خلال الإذاعه الداخليه

عيوبها

• لاتأخذ الإهتمام في بعض الحالات وقد تأخد رد فعل عدواني بسبب عدم سماع المرسل لوجهة نظر مستقبل الرساله .
• التجاهل من بعض الأفراد بحجه عدم سماعها أو عدم التواجد في صالات الإذاعه أو إنخفاض الصوت في صالات العمل
• عدم الحصول على رد فعل سريع واضح إلا في حالات التنبيه بحوادث أو حريق أو خلافه لا قدر الله
• لايمكن إستخدامها على نطاق واسع حيث أن لها الأثار السلبيه على سير الأعمال وخاصة في الأعمال الخطره وتؤدي إلى تشتت أذهان العمال عن الأعمال التي تحتاج إلى تركيز