مساعدة في تدقيق دورة الرواتب والاجور في الاردن

[adarabseh]

ماهي كافة الاجراءات المستخدمة لتدقيق دورة الرواتب والاجور في الأردن؟؟ ازا في مواقع بتساعدني ما تقصرو

[خلف الوردات]

السلام عليكم

بادى ذي بدء اود ان اقدم لك حاله عملية لتدقيق الرواتب وشؤون الموظفين وفق معايير التدقيق الداخلي الصادرة عن IIA ولمزيد من الفائدة يكمنك الاطلاع على كتاب التدقيق الداخلي بين النظرية والتطبيق لدى مؤسسة الوراق الفصل الثامن ستجد جواب لسؤالك الذي سوف اوقوم بالرد عليه بالتفصيل ووفقا للخطوات

تدقيق الرواتب وشؤون الموظفين

ينبغي على المدقق ان يتاكد مما يلي:-

1- ان المنشأة تضع وتشرف على السجلات والاجراءات المعتمدة لممارسة مراقبة داخلية وافية.

2- ان المنشأة تتقيد بمتطلبات الابلاغ الحكومي المتصلة بمسائل من قبيل ضرائب واقتطاعات ضمان اجتماعي وتعويض واجور وساعات العمل ومسائل اخرى.

· الرقم المسلسل للموظف prenumbening

يجب اعطاء ارقام مسلسه للموظفين الذين يعملوا في المنشأة.

· الصلاحيات Authorization

يجب ان يبداء المدقق ب :

§ التعينات الجديدة –التوثيق.

§ الرواتب والمزايا محددة من قبل اصحاب الصلاحيات .

§ الخصومات على الرواتب تكون موثقة من الموظف(التاخير،والغياب......الخ).

§ التغير في الرواتب والمزايا يجب ان تكون على الكشوف الرئيسية.

§ احتواء شؤون الموظفين على ملفات منفصلة لكل موظف.

§ انهاء الخدمات يجب ان تكون لما ورد في اللوائح وقانون العمل المعمول به في الدوله.

§ استخدام حوافظ الدوام (بطاقة الدوام الحضور والانصراف اليا)

§ اعتماد الدفع بالبنك وذلك من خلال فتح حساب لكل موضف عند التعين وتحويل المستحقات الشهريه على الحساب بالبنك.

· المراجعة والتحقق المستقل Independent Check

· هل يتم اعادة احتساب مراجعة كشف الرواتب من قبل شخص مستقل.

· هل يتم التحقق من صحة مراجعة كشف الرواتب من قبل شخص مستقل.

· هل بنود كشف الرواتب موضحة على الكشف.

· التوثيق Docummation

v هل التغيرات التي طرات على الكشف الرئيسي موثقة مستنديا.

· فصل المهام Segigation At Duties

*مسؤولي الاقسام وشؤون الموظفين منفصلين في حفظ اوقات الحضور والانصراف.

*التسجيل والتدوين في كشوف الرواتب يتم من قبل اشخاص معينين لهذا الغرض وليس من قبل اشخاص لهم علاقة في شؤون الموظفين.

· التحليل وتوزيع الانشطة Analysis And Review Of Activiates - تحديد المسؤول عن توزيع الرواتب النقدية بقيود الوقت الذي يجب انهاء التسليم.

_ اعادة توزيع الانشطة على الاشخاص في قسم شؤون الموظفين .

· الضوابط الفعلية Physical

- لايتم السماح للدخول والتعديل في البيانات المبنية على الحاسب الالى الا بامر شخص معين عن طريق كلمة السر.

- في حالة استخدام البنوك في عملية التسليم للرواتب يجب ان يكون حساب منفصل يتم ايداع مبلغ الرواتب به ليتم اعادة ايداع الرواتب بحسابات الموظفين من خلاله.

الاخطار المحتملة

الاخطار المحتملة

الضوابط

-دفع رواتب واجور لموظفين وهميين او تركو العمل او توفوا ، وصرف مبالغهم عن طريق تزوير التوقيع.

-مراجعة كشوف الرواتب والاجور الموافق عليها ومطابقتها مع سجل الحضور والغياب والاجازات.

-تضخم مبلغ الرواتب.

-تجهيز تسوية شهرية للرواتب والاجور.

-ادراج مبالغ غير حقيقة لمصروفات انتقال واقامة للعمال واختلاس هذا المبلغ.

-التاكد من الموافقات الاداريةاللازمة.

-مراجعة كشوف الرواتب الشهرية.

نموذج تقييم نظام الرقابة الداخلية لاجراءات الرواتب

البيان

نعم

لا

الملاحظات

هل يتم الاحتفاظ بملف لكل موظف؟

هل يتم اخذ موافقة الادارة على تعين موظف جديد؟

هل هناك فصل بين مهام الوظائف المختلفة؟

- هل يوزع اعداد جدول الرواتب على عدد من الموظفين؟

-هل يقر احد المسؤولين جدول المرتبات؟

هل يتم تدقيق العمليات الكتابية لاعداد جدول الرواتب قبل الدفع؟

هل يجيز احد المسؤولين خطيا معدل الراتب الاصلى؟

هل تجاز جميع التغيرات في المعدلات والاضافات للرواتب؟

هل يتم تسجيل الدوام مع توزيع الرواتب؟

هل يتم اجراء مراجعة لاحقة للاجور والرواتب؟

هل توجد لائحة ثابتة تحدد معدلات الاجور، المرتبات والترقيات؟

هل يمنح الموظف سلفه على الراتب؟

برنامج تدقيق الرواتب –شؤون الموظفين

الاجراء

قام بها

المرجع

الهدف:هو ان الرواتب المحتسبة هي فقط ما تخص الموظفين،وان احتسابها تم بناء على الكتب الصادرة والسياسات الموضوعة،وانها وفقا لسجلات العمل.

1-استكمال الملف الدائم للاجراءات والسياسات ذات الصلة بالرواتب

2-تقييم كفاية وفعالية الرقابة الداخلية لنشاط الرواتب ؟

3-اجراء اختيار مفصل لمعاملات الرواتب بالنسبة لعينة من الموظفين عن فترة مختارة ، وقم بما يلي:-

* تاكد من وجود الاسماء ومعدلات الرواتب في السجلات والطلبات،وسير الموظفين.....الخ

* تاكد من وجود ساعات الدوام المسجلة في جداول الرواتب في بطاقات الدوام الداعمة او بيانات الدوام التي تحمل توقيع رئيس العمل.

* تاكد من موافقة السماح بالاقتطاعات بالعودة الى سجلات الموظفين.

* اختر جميع اجراءات الاضافات التي تمت خلال الفترة وتاكد من صحتها الحسابية والمحاسبية.

* مجموع ساعات العمل الاضافي وصحة احتسابة.

الاجراء

قام بها

المرجع

4-اختر عينة من الموظفين وتاكد مما يلي:-

* ان كل ملف يتضمن الطلب والسيرة الذاتية والموهلات العلمية.

* السير باجراءات التعين وفق الاسس والتعليمات المتبعة.

*وجود عرض للعمل وقرار التعين والعقد .

* تاكد من ان المؤهلات الموجود تتطابق مع الوظيفة التي يعمل بها.

*توفير المستندات الصحيحة التي تعزز احتساب الاجر الشهري.

5- اختر عينة من بعض موظفين مستقيلين (ان وجد) وتاكد من ما يلي:

- الموافقة الادارية على الاستقالة ورسالة اخلاء طرف .

- وجود سند مخالصة بدفع جميع حقوقة.

- نموذج براءة ذمة من ما علية من عهد والتزامات.

6- اختر عينة من اجور العمل الاضافي وتاكد مما يلي:

* كتاب التكليف معتمد من الادارة المختصة وماهية العمل المطلوب.

* التقرير اليومي عن الاعمال المنجزة.

* وقت الحضور والانصراف وعدد الساعات اللازمة لأداء العمل.

* مطابقة الطلب مع ساعات العمل المحسوبة من دفع اجرها.

الاجراء

قام بها

المرجع

*تاكد من صحة الاحتساب الاجر الاضافي وفقا لاحكام الائحة الموحدة.

7- راجع التسويات البنكية لحساب الرواتب.

8- التاكد من سداد الاقتطاعات في مواعيدها.