- الحاجة إلى نظام المعلومات ومتطلبات تطبيقه-gourine hadj kouider- univ- chlef

[ghk_dz]

- الحاجة إلى نظام المعلومات ومتطلبات تطبيقه-gourine hadj kouider- univ- chlef

يهتم نظام المعلومات في أية مؤسسة اقتصادية في إنتاج وتقديم (توصيل) المعلومات لكل الجهات التي يمكن أن تستخدمها وتستفيد منها، سواء كانت هذه الجهات من داخل المؤسسة أو من خارجها ، أو لها علاقة مباشرة أو غير مباشرة بالمؤسسة.

ونظم المعلومات في بداياتها كانت تركز بالدرجة الأساس على الجهات الخارجية، نتيجة لاعتبارات قانونية على الأكثر، ولكن في الوقت الحاضر التركيز ازداد نحو تقديم المعلومات لخدمة الجهات الداخلية فضلاً عن الجهات الخارجية، نظراً لتعدد هذه الجهات وتشعب العلاقات التي يمكن أن تنشأ فيما بينها، وكذلك حاجتها إلى التقارير (الدورية وغير الدورية) واستخداماتها في العديد من القرارات التي يمكن أن تتخذ داخل المؤسسة.

أولاً- أهمية الحاجة إلى نظام المعلومات

إن عمل نظام المعلومات في أية مؤسسة اقتصادية يعتمد على مجموعة مترابطة من الأجزاء البشرية والمادية (الآلية وغير الآلية) ، مع ملاحظة أن نظم المعلومات في بداياتها كانت تركز على العنصر البشري في الحصول على البيانات وتشغيلها واستخدامها ، ثم ازدادت الحاجة إلى استخدام بعض الوسائل الآلية التي يمكن أن تساعد في إجراء العمليات التشغيلية على البيانات، وأخيراً ازدادت الحاجة إلى استخدام الوسائل الإلكترونية (ولا سيما الحواسيب) نظراً للمميزات العديدة التي تتوافر فيها بما يمكن أن يساهم في زيادة فاعلية نظم المعلومات عندما يتم استخدامها.

تأتي أهمية الحاجة إلى وجود نظام للمعلومات في أية مؤسسة اقتصادية اعتمادا على مجموعة من الأسباب والاعتبارات أهمها:

1- النمو في حجم المؤسسات: إن ازدياد حجم غالبية المؤسسات الاقتصادية من حيث ازدياد وتنوع العمليات التي تحدث فيها قد أدى إلى حدوث نمو واضح في كل من : عدد العاملين الذين يعملون فيها، عدد الزبائن الذين يتعاملون معها ، ارتفاع نسبة رؤوس الأموال المستثمرة فيها ، تعدد الجهات ذات المصلحة المشتركة فيها ، الأمر الذي يؤدي إلى ضرورة إنتاج المعلومات وتقريرها بصورة مستمرة ودائمة.

2- زيادة قنوات الاتصال في المؤسسات: إن تعدد وتعقد العمليات التي أصبحت تمارسها غالبية المؤسسات في الوقت الحاضر أدت إلى ضرورة تقسيم العمل ضمن اختصاصات معينة يتعلق كل منها بمستوى إداري محدد، الأمر الذي أدى إلى ضرورة وجود قنوات الاتصال بين بعضها البعض لأغراض التنسيق بين مختلف الأعمال وبما يعني ضرورة توفير المعلومات بصورة رأسية وأفقية وتبادلها مع بعضها البعض من خلال نظام المعلومات، الذي أصبح يمثل أسلوباً معاصراً ضمن الأساليب الإدارية الحديثة التي تساعد في ترشيد العملية الإدارية لمجابهة التحديات في بيئة متسمة بالتغير المستمر، تسيرها وتؤثر فيها المعلومة كمورد أساسي ، ويحكمها " مدخل النظم " أو " الإدارة بالنظم(*) " التي تركز على النظرة الشمولية للنظام كأساس لتحقيق الأهداف الكلية[1].

3- تعدد أهداف المؤسسة الاقتصادية: لم يعد هدف المؤسسة الاقتصادية محصوراً في الوقت الحاضر بتحقيق أكبر قدر من الربح ، بل تعددت أهدافها وأصبحت تشمل : خفض التكاليف ومنع الإسراف ، تحسين الإنتاجية ، إرضاء المستهلكين ، النمو وتنويع المنتجات ، تحسين الجودة ، المساهمة في تحقيق الرخاء الاقتصادي للمجتمع بصورة عامة ، الأمر الذي أدى إلى ازدياد الحاجة إلى المعلومات لكي تتمكن المؤسسة من وضع الخطط واتخاذ الإجراءات اللازمة نحو تحقيق الأهداف ، وذلك من خلال وجود نظام للمعلومات.

4- التأثر بالبيئة الخارجية: المؤسسة الاقتصادية تتأثر بالبيئة التي تعمل في نطاقها وتؤثر بها ، وقد ازدادت هذه العلاقة في الوقت الحاضر نتيجة لكثرة التغيرات التي يمكن أن تحدث في البيئة والناتجة عن تغير الظروف التقنية والاقتصادية والاجتماعية والسياسية في الدولة وما يحدث بينها من تغيرات تؤثر في القرارات والسياسات التي تتبعها المؤسسة الاقتصادية، وعلى إدارة المؤسسة أن تكون على دراية كافية بهذه الظروف وما يحدث فيها من تغيرات حتى يمكن أن تتخذ الخطوات الضرورية لملاءمة عملياتها لكي تتماشى مع هذه التغيرات والظروف. ولا شك أن ذلك يتطلب قدراً كبيراً من المعلومات التي يجب أن تتوافر عنها[2].

5- التطورات التقنية: إن التطورات التقنية العديدة التي حدثت في مجالات الحصول على البيانات وخزنها ومعالجتها وتوصيل نتائجها إلى المستفيدين قد تطلب من المؤسسات الاقتصادية ضرورة أن يكون فيها نظام للمعلومات مسؤول عن ذلك ، وله القدرة على التعامل مع المؤسسات الاقتصادية الأخرى، فضلاً عن إمكانية تحقيق الاستفادة الأفضل من خصائص ومميزات الأجهزة المتطورة في التعامل مع البيانات ذات الكميات الكبيرة والمتنوعة وبما يؤدي إلى مساهمة أكثر في تسهيل تحقيق أهداف المؤسسة الاقتصادية .

ومن خلال ما تقدم يتضح أن وجود المعلومات في أية مؤسسة اقتصادية قد أصبح أمراً ضرورياً ولكنه حتماً ليس كافياً لحل جميع المشكلات التي تواجهها إن لم توضع تلك المعلومات في " نظام متكامل " يمكن من خلاله الحصول على أية معلومات لازمة وضرورية في الوقت المناسب وبالقدر المناسب[3].

ثانياً- المتطلبات اللازمة لتطبيق نظام المعلومات

لكي يمكن تطبيق نظام متكامل للمعلومات، لا بد من تواجد بعض المتطلبات الأساسية، والتي يمكن أن تشمل بالدرجة الأساس كل من :

1- الحاجة إلى قاعدة بيانات مركزية: تعرف قاعدة البيانات على أنها " ملف أو مجموعة من الملفات المترابطة منطقياً، منظمة بطريقة تقلل أو تمنع تكرار بياناتها وتجعلها متاحة لتطبيقات النظام المختلفة، وتسمح للعديد من المستفيدين بالتعامل معها بكفاءة ويسر[4] ".

2- استخدام التقنيات الحديثة في عمل النظام: تشكل الوسائل التقنية ركيزة أساسية لنظم المعلومات المعاصرة، حيث أنها تساعد في تجميع المدخلات، وتحليل البيانات، وتشكلها في نماذج محددة، وتنتج المخرجات الضرورية وتوصلها إلى المستخدمين وتساعد في الرقابة على النظام وصيانته ، كما تساهم في تسيير وتشغيل كل الركائز الأخرى بسرعة ودقة وكفاءة عالية، وهي تشتمل على ثلاثة اتجاهات رئيسية تتمثل في كل من[5]:

- الفنيون: الأفراد الذين يفهمون الوسائل التقنية ويشغلونها، مثل: مشغلو الحواسيب، المبرمجون، المحللون والمصممون، مهندسو الصيانة والاتصالات،...وغيرها.

- البرمجيات: تمثل حزم البرامج المطورة أو الجاهزة التي تجعل أجهزة الكومبيوتر تعمل وتأمرها بأداء وظائفها وإنتاج مخرجاتها .

- الأجهزة: تشتمل على تنوع كبير من الوسائل التي تقدم المساندة لركائز أو مكونات النظام المختلفة.

وبما أن وجود النظام المتكامل للمعلومات غالباً ما يكون في المؤسسات كبيرة الحجم ( من حيث تعدد نشاطاتها أو زيادة حجم البيانات التي يتم التعامل معها نتيجة الأحداث الاقتصادية المتعددة )، وبما يعني أن هناك أعداداً كبيرةً من البيانات سوف يتم التعامل معها والخاصة بالنظم الفرعية المتعددة التي يمكن أن تتواجد في المؤسسة المعنية، مما يتطلب الأمر استخدام التقنيات الحديثة في معالجة البيانات وإنتاج المعلومات من خلال ما يطلق عليه بـ" تكنولوجيا المعلومات "، حيث ساهمت تكنولوجيا المعلومات في زيادة قدرة نظم المعلومات على التكيف والتأقلم السريع مع بيئة العمل في المؤسسة وذلك من خلال توفير وسائل إقتصادية فعالة لتخزين واسترجاع ومعالجة البيانات وتقديمها إلى متخذي القرار في الوقت المناسب، وقد انعكس ذلك بوضوح على كفاءة نظم المعلومات وأتاح لها مرونة كبيرة في التعامل مع التغيرات السريعة والاستجابة لها[6] "، إضافة إلى أن استخدام الحواسيب (باعتبارها أحد وسائل تقنيات المعلومات) يمكن أن يساهم في معالجة البيانات التي يتم التعامل معها من قبل النظام المتكامل للمعلومات وخاصة فيما يتعلق بالمجالات الآتية:

أ- نظم معالجة البيانات( DPS ) (*): وهي النظم التي تقوم على استخدام الحاسوب في معالجة البيانات الناتجة عن العمليات التي تحدثها المؤسسة، مثل: عمليات الإنتاج، التمويل، الشراء،...الخ، من أجل تحرير الإنسان من الأعمال الروتينية، حيث أنها تمثل " المجال العلمي الذي يحاول التوصل إلى أحسن الطرق والأساليب المتاحة لمعالجة البيانات بطريقة منظمة ومنطقية .[7]".

ب- نظم دعم القرارات (DSS ) (**) :حيث تحتوي نظم دعم القرارات بالإضافة إلى البيانات والمعلومات على إجراءات وبرامج تعمل على معالجة البيانات والمعلومات في نماذج اتخاذ القرار مثل نماذج: صفوف الانتظار، المسار الحرج ، البرمجة الخطية ...الخ ، من أجل تقديم المعلومات بالشكل الذي يُمَكن من استخدامها مباشرة في عملية صنع القرار[8].

ج- النظم الخبيرة ( ES ) (*): تعد النظم الخبيرة من النظم المهمة في مجال الذكاء الاصطناعي، فهي نتاج المزج بين العقل الإنساني والتقنية التي تستند على حقول عديدة كالهندسة والرياضيات وكذلك تطبيقات عديدة في إدارة الأعمال، أي أن لهذه النظم دور مهم في تقديم حلول للمشكلات الإدارية بالاستناد على المعرفة، حيث أن هذه النظم تميزت في أسلوب تنفيذ الأعمال من خلال تغيير طريقة تفكير الفرد في حل المشكلات، لذا فإن النظام الخبير يعد بمثابة نظام له قدرة عالية على إنتاج الأفكار المبدعة والحلول العملية للمشكلات الصعبة والمعقدة فضلاً على انه نظام يُستخدم لتوثيق المعرفة والخبرة الإنسانية، ودعم عمليات صنع القرارات[9].

وهكذا ، فإنه بفضل التقنيات الحديثة أمكن إحداث تغيرات جذرية لزيادة كفاءة برمجيات الحاسوب وفاعليتها وذلك من خلال جعل الحاسوب يتسم بصفة الذكاء ومحاولة محاكاة سلوك الخبير البشري عندما يواجه بموقف يحتاج إلى اتخاذ قرار ما وهو ما يسمى بـ " الذكاء الاصطناعي (*)" والتي تعد النظم الخبيرة إحدى أهم تطبيقاته، ومن هنا يمكن القول أن الثورة التقنية الحديثة قد أتاحت فرصة كبيرة أمام الإدارة والمحاسبين للاستفادة من مزايا وإمكانيات تقنية المعلومات في مجال الخبرة الإلكترونية ، وللاستفادة من هذه النظم يجب على أي نظام للمعلومات في المؤسسة الاقتصادية وخاصة النظام المتكامل للمعلومات المحاسبية والإدارية أن يكون قادراً على التكيف والتأقلم السريع مع هذه التقنية ومجاراتها ، حيث أن انتشار التقنيات الحديثة للمعلومات والاتصالات بشكل واسع في النظم الاقتصادية والإدارية والاجتماعية سيؤثر بشكل متزايد في أي نظام للمعلومات في المؤسسة الاقتصادية بحيث أن التباطؤ في إدخال البرمجيات الحديثة في تطوير نظام المعلومات سيؤدي إلى تباطؤ عملية الاستفادة من هذا النظام[10].

د- الحاجة إلى مجموعة الأفراد المؤهلين: إن نجاح عمل النظام المتكامل للمعلومات في تحقيق الأهداف المسطرة يعتمد بدرجة كبيرة على المعرفة العلمية و العملية للأفراد القائمين عليه بما يتناسب مع متطلبات عمل النظام وإمكانية تحقيق أهدافه، الأمر الذي يستلزم ضرورة تطوير مهارات الأفراد العاملين بصورة مستمرة في المجالات الآتية :

- تطوير مهارات العاملين في النظام: يتطلب من الأفراد المتخصصين في مجال نظم المعلومات ضرورة تطوير مهاراتهم التي تشتمل على كافة فروع المعرفة المعلوماتية في مجال تخصصهم، والعمل على دراسة كافة المستجدات في كل منها ، إضافة إلى ضرورة توافر الكفاءة اللازمة لدراسة وفهم العلاقات المتشابكة مع فروع العلوم الأخرى التي لها تأثير على عمل النظام، وبما يمكَنهم من إجراء عمليات التحليل للبيانات المختلفة التي يمكن أن يقوموا بتشغيلها وتجهيزها إلى المستخدمين المتوقعين سواء من داخل المؤسسة أو خارجها، إضافة إلى ضرورة تطوير قدراتهم في إمكانية عرض محتويات التقارير الممكنة وفق الشكل الذي يمكن أن يؤثر في زيادة الفائدة لدى المستخدمين .

- تطوير المهارات الإدارية للعاملين في النظام :نظراً للحاجة الكبيرة من قبل إدارة المؤسسة إلى ما يقدمه النظام المتكامل للمعلومات من بيانات ومعلومات تساعدها في اتخاذ القرارات المختلفة والمتعددة بالسرعة والدقة اللازمة في ضوء التغيرات والتطورات العديدة التي تحدث بصورة مستمرة في بيئة الأعمال الحديثة، فإن الأمر يتطلب من الأفراد العاملين فيه ضرورة تطوير مهاراتهم الإدارية من خلال الاطلاع على كافة المستجدات التي تحدث في مجال إدارة الأعمال ونظم المعلومات، إضافة إلى ضرورة فهم عملية اتخاذ القرارات المختلفة التي يمكن أن تتخذ في المؤسسة من خلال التعايش المستمر مع متخذي القرارات خاصة من داخل المؤسسة نظراً لتعددها وتنوعها في سبيل تسهيل إمكانية مقابلة الاحتياجات المختلفة وتزويدهم بالبيانات والمعلومات اللازمة بالسرعة الممكنة والوقت المناسب .

- تطوير المهارات الحاسوبية للعاملين في النظام: مما لاشك فيه أن استخدام الحواسيب أخذ يمتد إلى العديد من مجالات الحياة ومنها مجال نظم المعلومات في المؤسسة، الأمر الذي يجعل البعض يعتقد أن وجود أي نظام للمعلومات يكون مرتبطاً باستخدام الحواسيب.

كما أن استخدام الحواسيب في عمل نظم المعلومات يمكن أن يكون ضرورياً كلما كان حجم البيانات التي يتم التعامل معها كبيراً وأن معالجتها وتقديم المعلومات الناتجة عنها يكون مطلوباً ضمن وقت محدد.

وبما أن النظام المتكامل للمعلومات غالباً ما يتعامل مع عدد كبير من البيانات ( الخاصة بكافة النظم الفرعية التي يضمها ) ، يصبح من الضروري أن يكون الأفراد القائمين على عمل هذا النظام على معرفة مناسبة بالحواسيب من حيث كيفية تشغيلها وبرمجتها وكذلك كيفية استخدام التقنيات الحديثة المرتبطة بها .