المراجعة الادارية

[eltanashi]

تمهيد

نتيجة لكبر المشروعات ، وتعدد أوجه نشاطها أصبحت إدارة المشروع غير قادرة على التعرف على نواحي القصور التي تواجه عملية التنفيذ وتحليل نتائج الأداء الفعلي لسياسات المشروع .

وقد ساهمت جمعيات المحاسبة والمراجعة في تطوير دور المراجعة من حماية المشروع إلى تقديم خدمات للإدارة عن طريق فحص وتقييم أوجه النشاط المختلفة للمشروع ، والمساعدة في تجنب الضياع والإراس في المواد .

كما أصدرت هذه الهيئات والجمعيات آراء وتوصيات لتوسيع نطاق المراجع الداخلي إلى ما وراء الرقابة المحاسبية والمالية ليغطي جميع نواحي النشاط داخل المشروع ، وضرورة خروج المراجع الخارجي عن الناطق التقليدي لعمله إلى نطاق جديد وهو تقديم الخذمات للإدارة .

ومن هنا ظهرت الحاجة إلى إيجاد أداة جديدة تعمل على خدمة الإدارة ، وتستخدم كوسيلة لقياس كفاءة وفاعلية الإدارة ألا وهي ( المراجعة الأدارية ) .

وستتناول هذه الورقة المراجعة الإدارية من حيث التعريف وأهدافها وأنواعها ومجالاتها ومعاييرها ومن يقوم بها وخلاصة لها .

إن هدف المراجعة الإدارية هو الحكم على مدى كفاءة الإدارة في استغلال الموارد المتاحة سواء كانت مادية أو بشرية بكفاءة وفاعلية ، ولهذا تعتبر المراجعة الإدارية حلقة الوصل بين الملكية والإدارة والأطراف الخارجية .

وتهتم المراجعة الإدارية بتحديد الممارسات الإدارية غير السليمة والتي عادة ما تكون لها انعكاسات مالية على المشروع .

ويحتاج إلى من يقوم بعملية المراجعة الادارية إلى العديد من المهارات ليستطيع القيام بها والإطلاع الدائم على الجديد من النظريات والأساليب لتحديث معلوماته بصورة مستقرة ، ويفترض أن يقوم فريق مؤهل ومدرب بعملية المراجعة ويختلف نوع مؤهلاته وخبراته بنوع النشاط ونوع عملية المراجعة المطلوب القيام بها .

وتعتمد نجاح عملية المراجعة اعتماداً كليا على مدى استقلالية من يقوم بها وتفهم الإدارة والعاملين لمعنى عملية المراجعة الإدارية ، وكذلك قدرة المراجع على وضع الحلول للمشاكل التي يواجهها المشروع أو التوصيات التي يفترضها المراجع ومدى قدرته على إقناع الإدارة باتخاذ الإجراءات التصحيحية اللازمة .

تعريف الإدارة؟

الاستخدام الأنسب للموارد المتاحة (بشرية ومادية ومالية ومعلوماتية) لتحقيق هدف المؤسسة (سلع، خدمات) بأقل جهد ووقت وتكلفة ممكنة.

ما المقصود بقوائم المراجعة الإدارية؟

قوائم مطولة للغاية تتضمن جميع الممارسات المعيارية التي ترغب الإدارة العليا بتطبيقها في عملية تقييم أنشطة المؤسسة في المجالات الإنتاجية والتسويقية والتمويلية والموارد البشرية وغيرها.

ما هي نتيجة استخدام قوائم المراجعة الإدارية؟

تشخيص مشاكل الأداء وتحديد نتائج القوة والضعف في الجوانب المختلفة في المؤسسة.

أهمية المحاسبة الإدارية :

المحاسبة الإدارية هي نظام لتجميع ، تبويب ، تلخيص، تحليل ، وإعداد التقارير عن

المعلومات التي تساعد إدارة المنشأة على ممارسات أنشطتها التخطيطية ، الرقابية ،

واتخاذ قراراتها الإدراية المتنوعة .

على ذلك فالمحاسبة الإدارية ما هي إلا جزء من نظام المعلومات الإدارى المتكامل للمنشاة .

دور وأهداف المحاسبة الإدارية :

لكي تقوم إدارة المنشاة بأنشطة التخطيط والرقابة واتخاذ القرارات تحتاج إلى معلومات

مختلفة تحصل عليها من مصادر متنوعة سواء الخبراء الماليين أو الاقتصاديين أو

إدارات الإنتاج والمشتريات والمخازن والتسويق والمحاسبين بالمنشأة.

ومن الأهداف الرئيسية لنشاط المحاسبة الإدارية ما يلي:

1- توفير المعلومات اللازمة لمساعدة المديرين في اتخاذ القرارات والتخطيط ،

فعلى سبيل المثال قرار افتتاح خط إنتاجي جديد يتأثر بالتقديرات الخاصة بتكلفة إنشاء

الخط وتكلفة المحافظة عليه خلال تشغيليه ،

وأيضا تقديرات التكاليف والإيرادات المرتبطة بالتشغيل والتي تساعد في عملية إعداد الموازنة الخاصة بهذه الخط.

2- مساعدة المديرين في الرقابة على الأنشطة التشغيلية ، وتتم علمية الرقابة من

خلال توافر بيانات مقارنة بين الأداء الفعلي والأداء المخطط المحدد بالموازنة ثم تحديد

الفروق أو الانحرافات وتحليل أسبابها

واتخاذ الإجراءات المصححة، كما يتم الاستفادة من هذا التحليل عند إعداد الخطط

الجديدة. وتهتم المحاسبة الإدارية بقياس أداء الأفراد والوحدات الفرعية للمنشأة مثل

الأقسام وخطوط الإنتاج والمناطق الجغرافية ، كما أن قياس الأداء يساعد في إعداد نظم

الحوافز حيث يجب أن يتم تحفيز المديرين والعاملين من خلال ربط مكافأتهم بالأرباح

المحققة بواسطة الوحدات التي يديرونها أو يعملون بها.

الأساليب والأدوات التي تعتمد عليها المحاسبة الإدارية :

تعتمد المحاسبة الإدارية على مجموعة من الأساليب والأدوات العملية منها:

- الموازنات التخطيطية

- التكاليف المعيارية

- بحوث العمليات

- النماذج الرياضية

- التحليل الإحصائي.

تعريف المراجعة الإدارية:

هي عملية فحص تحليلي منظم مستمر لأوجه الأنشطة المالية والإدارية وتقييم الأهداف والخطط والسياسات والإجراءات والهيكل التنظيمي وأساليب قياس وتقييم الأداء وأساليب الرقابة المالية والإدارية والاقتصادية والنتائج المحققة في ضوء الإمكانيات المادية والبشرية المتاحة وفحص مدى إنعكاس الآثار غير المالية لأوجه نشاط المنشاة على المجتمع ككل باستخدام أساليب مستحدثة وذلك بهدف تقييم الأداء الإداري لصالح أصحاب المشروع وترشيد الإدارة بتوجيه أنظارها واهتمامها إلى مواطن زيادة الربحية أو الإسراف عن طريق تقديم توصيات متضمنة مواطن الضعف وعدم الكفاءة في الأنشطة محل الفحص والمراجعة وبيان أسبابها وطرق علاجها بما يحقق الممارسة السليمة للإدارة بالاستثناء وضمان تطوير المشروع وتحسينه وزيادة كفاءته .

مجال ونطاق المراجعة الإدارية :

إن تحديد مجال المراجعة الإدارية ونطاقها يمثل أحد الأركان الهامة في الإطار العلمي لها ، مما يوضح معالمها ويؤصل مفهومها وبالتالي ينعكس أثر ذلك على إمكانية تنفيذها وأسلوب التنفيذ المطلوب وعلى الرغم من تعرض الكثير من الكتاب لدراسة وتحديد مجال المراجعة الإدارية إلا أنهم لم يتفقوا على مدخل واحد مناسب لمجالها ، ويرجع هذا الاختلاف إلى الزاوية التي ينظر منها كل منهم للمراجعة الإدارية وتصورة لما تهدف إليه وما يمكن أن تقدمه من خدمات لأصحاب المشروع وإدارته .

* فمجال المراجعة الإدارية يقصد به ، تحديد حدود عمل المراجع الإداري من الناحية الجغرافية أو التنظيمية أو ما يمكن تسميته " وحدة المراجعة " بينما يقصد بنطاق المراجعة مكونات العناصر محل الفحص والدارسة داخل وحدة المراجعة المختارة .

وهناك بعض العوامل التي يتوقف عليها اختيار مجال المراجعة [ وحدة المراجعة ] منها :-

أ – اهتمام الإدارة بمناطق معينة دون غيرها .

ب – غرض المراجعة والهدف منها .

ﺠ – إمكانيات المراجعين وقدراتهم المتاحة .

الغرض من المراجعة الإدارية :

ينقسم الهدف الأساسي للمراجعة الإدارية إلى شقين :-

الأول :-

يتعلق بأصحاب المشروع والمهتمين به ، ويرمى إلى تأكدهم من فاعلية وكفاءة الإدارة في استخدام الموارد الاقتصادية المتاحة الاستخدام الأمثل في ظل الظروف المتاحة.

الثاني :-

للأفراد حيث يمكن عن طريق المراجعة الإدارية مساعدتهم لتحقيق أقصى كفاءة إدارية للعمليات عن طريق ترشيد القرارات الإدارية باتخاذها في وقت مبكر ، بالاستناد إلى أسس عملية مدروسة ودقيقة ، وإمداد الإدارة بأسس عملية لإعادة النظر في سياستها الإدارية بهدف تخفيض التكلفة وزيادة الأرباح .

المراجعة الإدارية: وهي المراجعة التي تشمل فحص الإجراءات الرقابية الخاصة بنواحي النشطات الأخرى غير الناحية المالية أو المحاسبية ولذا فهي تتطلب معرفة السياسات والإجراءات المطبقة في المؤسسة ومن المهام التي يتوجب القيام بها ما يلي:

- دراسة واختبار العمليات المختلفة مثل النشاطات الإنتاجية من حيث مستوى الكفاءة الإنتاجية ومراقبة الجودة.

- التأكد من سير برنامج التدريب للموظفين والعاملين بالشركة، وتحديد مدى كفاءة هذه البرامج واقتراح سبل تطويرها وتحسينها لغرض رفع مستوى الأداء في العمل.

- ملاحظة:

- المراجع الداخلي لا يتدخل في مهام مراقب التسيير الذي يقوم بوضع طرق التنبؤ وضمان سلامة السياسات العامة للمؤسسة،وإنما يتأكد فقط من أن هذه الطرق مطبقة جيدا وتستجيب للأهداف المرسومة.

- الرقابة الإدارية: وهي تشتمل على خطة التنظيم والوسائل والإجراءات المختصة بصفة أساسية لتحقيق اكبر كفاءة إنتاجية ممكنة وضمان تحقيق السياسات الإدارية. إذ تشتمل هذه الرقابة على كل ما هو إداري. سواء كانت برامج تدريب العاملين, طرق التحليل الإحصائي ودراسة حركة المؤسسة عبر مختلف الأزمنة تقارير الأداء على الجودة والى غير كذلك من أشكال الرقابة.

كما عرفة المراجعة الإدارية

" هي أداة تختبر وتفحص بصورة بناءة الهيكل التطبيقي للمشروع وفروعه ، ويشمل الفحص والاختبار الخطط الموضوعة ، وذلك بقصد ترشيد قرارات الإدارة عن طريق كشف نواحي الخطأ والقصور ، واقتراح الإجراءات التصحيحية التي تساعد الإدارة على أداء مسؤولياتها بكفاءة وفاعلية " .

ومن هذا التعريف يتضح لنا طبيعة المراجعة الإدارية متماثلة في :-

1 – إن عملية الفحص والتحليل منصبة على أداء الإدارة وهي تقييم السياسات والخطط وطرق العمل وأساليب الرقابة .

2 – تهدف عملية الفحص والتحليل إلى ترشيد القرارات ، واقتراح الحلول المناسبة للمشاكل وبالكيفية التي تتناسب مع إمكانيات الإدارة ، وإبداء الرأي في مدى كفاءة الإدارة في أداء وظائفها .

أهداف المراجعة الإدارية :-

1 – إبداء الرأي في مدى كفاءة الإدارة في استخدام المواد المتاحة ، وإظهار نواحي القصور وعدم الكفاءة في كافة الأنشطة .

2 – ترشيد قرارات الإدارة عن طريق اكتشاف أوجه القصور ، واقتراح الحلول المناسبة للمشكلة التي يتعرض لها المشروع .

3 – تقييم أداء الأفراد ، وذلك بمتابعة سير العمل وواجبات ومسؤوليات كل منهم .

4 – اكتشاف معوقات العمليات التشغيلية ، واقتراح الحلول المناسبة لها .

5 – تقييم نظم الرقابة واختبارها .

6 – تقييم الأنشطة المزاولة من قبل المشروع ، وتحديد الأنشطة التي تتسبب في زيادة التكاليف .

أنواع المراجع الإدارية

وتنقسم إلى نوعين هما :-

1 – المراجعة الإدارية ذات الهدف الخاص

2 – المراجعة الإدارية المستمرة

1 ) المراجعة الإدارية ذات الهدف الخاص :-

هي عبارة عن فحص وتقييم لأحد الأنشطة أو العمليات داخل المشروع ، بحيث يكون للإدارة علم بأهميته أو بالمشاكل التي تواجهه ، وتحتاج إلى الحلول الملائمة له .

مميزات المراجعة الإدارية ذات الهدف الخاص :-

أ – زيادة كفاءة الأداء للمراجع لتركيز عملية المراجعة على مجال محدود .

ب – إمكانية إعداد برنامج زمني للمراجعة .

عيوب المراجعة الإدارية الهدف الخاص :-

أ – عدم تعاون الإداريين مع المراجع الإداري لاعتقادهم بأنه يتصيد أخطائهم ، ولهذا يجب علينا اكتساب ثقة العاملين ، واقناعهم هدفه خذمة الإدارة وترشيد قراراتها .

ب – عدم قدرة هذه الطريقة على التنبؤ بالمشاكل التي قد تحصل مستقبلا ، وإنما هي تبحث عن حلول لمشكلة قائمة .

2 ) المراجعة الإدارية المستمرة :-

هي المراجعة التي تتم بشكل مستمر لجميع الأنشطة داخل المشروع .

مميزات المراجعة الإدارية المستمرة :-

أ – الكشف المبكر للمشاكل مما يساعد في اتخاذ القرارات الصحيحة من قبل الإدارة .

ب – المراجعة الإدارية المستمرة تنمي العلاقة بين المراجع والعاملين وتزيد من التعاون بينهما فتساعد على كشف نواحي الضعف والقصور .

ج – تساعد الإدارة في الرقابة الفعالة لجميع مجالات النشاط .

د – تساعد الإدارة في اتخاذ قرارات فعالة لحصولها على جميع المعلومات داخل المشروع .

عيوب المراجعة الإدارية المستمرة :-

أ‌- ارتفاع التكاليف إلى حد أن المشاريع ذات رأس المال صغير الحجم يصعب عليها القيام بها .

ب – تقليل أهمية المراجعة الإدارية بصفة عامة كأداة لتحسين الكفاءة والفاعلية ، لأن عمليه المراجعة المستمرة تؤدي إلى مراجعة أعمال ذات أهمية نسبية بسيطة .

الفرق بين المراجعة المالية والمراجعة الإدارية

من البديهي والمعروف وجود أوجه تشابه بينهما والتي منها :-

أ – خضوع عملية المراجعة لمعايير محددة مسبقا .

ب – استقلالية وحيادية المراجع .

ج – صياغة النتائج المتوصل إليها في صورة تقرير .

أما عن الاختلافات بينهما فيمكن وضعها في النقاط التالية :-

1 – من حيث الهدف :-

المراجعة المالية تهدف إلى إبداء الرأي فني محايد عن مدى صدق ودلالة القوائم المالية لنتائج الأعمال ، والمراجعة الإدارية تهدف إلى التعرف على مدى كفاءة الإدارة في استخذام مواردها الاقتصادية ، ومدى تطبيقها للأهداف المعلن عنها .

2 – من حيث المجال :-

المراجعة المالية تختص بفحص السجلات والمستندات ومدى صحتها حسابيا ، والمراجعة الإدارية تهتم بفاعلية وسائل الرقابة وكفايتها من قبل الإدارة .

3 – من حيث درجة الكفاءة :-

تعتمد المراجعة المالية على خبرة المراجع المالي ومهارته المالية والحسابية لفحص السجلات والقوائم المالية ، أما المراجعة الإدارية فإن المراجع سيكون بحاجة إلى أن يكون ملما بالنواحي الفنية لعمليات المشروع والأنشطة الإدارية والوسائل الرقابية المتعبة والتعرف على الوسائل الملائمة للمكونات الوظيفية وتأثير الأنشطة على بعضها البعض .

4 – من حيث الوسائل والأساليب المتبعة :-

يرتبط عمل المراجع المالي بعمليه المراجعة المالية من تتبع للقيود والترصيد والترحيل في الدفاتر ، وذلك لإبداء رأيه في القوائم المالية ومدى صدقها واستخذامه التحليل المالي للتأكد من صحة هذه القوائم ، والمراجع الإداري يتبع نفس هذه الأساليب والإجراءات ولكن بصورة أكثر شمولية وذلك لاختلاف المعلومات المراد التوصل اليها عن معلومات المراجع المالي .

5 – من حيث المستخدمين ومن المراجعة :-

في المراجعة المالية المستفيدون هم اصحاب المشروع و المتعاملون مع المشروع و الاطراف الخارجية ، وفي المراجعة الادارية المستفيدون هم الادارة نفسها لانها قياس لكفاءة الادارة واصحاب راس المال للحكم على مدى كفاءة الادارة .

6- من حيث وقت المراجعة:-

المراجع المالي عادة ما يقوم بعملة في نهاية الفترة المالية او على فترات داخل السنة المالية و المراجع الاداري يتطلب منه ضرورة التواجد باستمرار في المكان المراد مراجعتة و الوقوف على سير العمل بنفسة، وكذلك التعرف على تسلسل العمليات الانتاجية .

من حيث الجهة المقدم لها التقرير :-

يقدم تقرير المراجعة المالية الى الجمعية العمومية في نهاية الفترة المالية اما تقرير المراجعة الادارية فيقدم في حالة اكتشاف أخطاء او في حالة وجود توصيات ولهذا فهي عملية مستمرة.

مسؤولية القيام بالمراجعة الادارية

هناك آراء مختلفة في مسئولية القيام بعمليعة المراجعة الادارية وقد استند كل رأي على اسباب للتدعيم هذا الرأي و هي:

1- الرأي الاول :-

ينادي هذا الرأي بأن يقوم المراجع الخارجي بعملية المراجعة الادارية وفقا للاسباب الاتية:-

- الخبرة المهنية الكافية و الاستقلالية عن الادارة يمكن المراجع الخارجي من ابداء رأيه المحايد مما يزيد من قيمة التوصيات الموصى بها للاادارة.

- اهتمام وخلفية المراجع الخارجي بانظمة الرقابة الداخلية و التي هي جزء من عملية المراجعة الادارية.

- استعانة المراجع الخارجي بالخبرات الفنية المختلفة عن طريق مكتبه لتقديم الخدمات الاستشارية المميزة.

- قيام المراجع الخارجي بعملية المراجعة الادارية يمنع التداخل في الاختصاصات.

2- الرأي الثاني:-

يرى اصحاب هذا الرأي ان يقوم المراجع الداخلي بعملية المراجعة الادارية وذلك للاسباب التالية:-

- المراجعة الادارية تطوير طبيعي للمراجعة الداخلية وتوسيع لنطاق اختصاصها.

- المراجعة الداخلية تهدف الى تقيم نظام الرقابة الداخلية و تحديد نقاط القصور و الضعف فيها، وهي ما تهدف اليه المراجعة الادارية.

- ان الوجود الدائم للمراجع الداخلي يعطية خبره في التعامل مع العاملين وخبرة في معرفة مجالات و انشطة و اهداف المؤسسة.

3- الرأي الثالث:-

وينادي هذا الراي بالتعاون بين المراجع الداخلي و الخارجي في عملية المراجعة الادارية و ذلك للاسباب التالية:-

- المراجع الداخلي لدية الكثير من المعلومات عن المؤسسة و مجالاتها و الظروف التي تعمل فيها.

- تمتع المراجع الخارجي بابداء راية الفني المحايد لاستقلاليتة عن الادارة وقدرتة على الحكم عن مدى كفاءة الادارة في استخدام الموارد المتاحة ومدى تحقيقها لاهدافها.

4 – الرأي الرابع:-

يرى اصحاب هذا الرأي ان عملية المراجعة الادارية بحاجة الى خبرات كثيرة تفوق قدرات المراجع الداخلي و الخارجي ويرى اصحاب هذا الرأي ان يقوم فريق من المتخصصين بعملية المراجعة للمجالات التي تتناولها عمليات الفحص و التقيم ، بجيث يكون هذا الفريق ملماً بالخدمات الاستشارية و يظم الفريق محلل أنظمة و محلل مالي و محلل انتاج و مراجعين ماليين.

صفات المراجع الاداري:-

يرجع اختيار الادارة للمراجع اساساً الي شعور الادارة باهمية المراجعة و امكانية المشروع ونوع المراجعة، كما يجب على من يقوم بالمراجعة الادارية ان ينظر و يفكر كرجل اداري قبل ان يكون مراجع بالاضافة الى الصفات التالية:-

1- حب الاستطلاع

أن يهتم المراجع الاداري بكل ما يقابلة و يتساءل هل هي الطريقة المثلى للقيام بالعملية او هناك طرقة افضل او تكلفة اقل.

2- القدرة على التأقلم وفقاً للظروف المحيطة

يجب على المراجع ان يكون لدية القدرة على فهم طبيعة كل نشاط و الظروف المحيط به لانه يتعامل مع انشطة ذات طبيعة مختلفة.

3- القدرة على احداث التطوير

ويقصد بها انه على المراجع تصحيح الأخطاء بتقديم التوصيات لمعالجة المشاكل و ليس فقط اكتشافها وتحسن نقاط الضعف و الحيلوله دون حدوثها في المستقبل.

4- اتساع الافق و الشمول

يقصد بها انه على المراجع التعرف على الاثار المترتبة عن توصياته على باقي الانشطة الاخرى لارتباطها مع بعضها البعض.

5- الرغبة في مشاركة الاخرين الرأي ..

ان مشاركة الموظفين و العاملين في الآراء و مناقشتهم في التوصيات يساعد ذلك المشروع في تحقيق اهدافة حيث سيدرك العاملون ان هدف المراجع خدمة المشروع وليس تصيد أخصائهم وبالتالي سيمدونه بكل المعلومات التي يحتاجها.

6- القدرة على التخيل و التصور و استخراج العرقات المختلفة في العناصر المكونة لقائمتي الدخل و المركز المالي.

7- ان يكون لدية الخلفية في حسن التعامل مع الافراد و اجراءات التحليل بما يخدم اهداف الادارة.

مجال عمل المراجع الاداري:-

ان استقلال فرع المراجعة الادارية عن باقي فروع المراجعة سواء أكانت داخلية او خارجية في كون المراجع الادارية تتناول عمليات الفحص و التحليل للمجالات التالية:-

الخطط و الاهداف.

الهيكل التنظيمي.

السياسات و الاجراءات.

وسائل الرقابة وطرقها.

طرق التشغيل و وسائله.

الموارد البشرية و المادية.

المقاييس الكمية و النوعية.

الاداء الفعلي ونتائجة.

بهذا فان المراجع الاداري يجب ان يكون له خلفية واسعة وخبرة فنية عالية وذلك ليستطيع الحكم على كفاءة وفاعلية الادارة بشكل سليم.

1- الخطط و الاهداف:-

يجب ان تكون الخطط و الاهداف واقعية ومنسجمة مع بعضها البعض مع ضرورة تقيم الخطط و الاهداف و الوسائل و الاساليب المتبعة في وضعها.

ويجب ان يركز المراجع الاداري على كل من :

- ان تكون الاهداف واضحة و محددة.

- امكانية تنفيد هذه الاهداف عملياً.

- ان تخدم الاهداف بعضها البعض اى عدم وجود تعارض بينها.

- ان تتميز الاهداف بالمرونه.

2- الهيكل التنظيمي للمنشأة:

يجب فحص الهيكل التنظيمي للمنشأة بشكل مستمر للتأكد من مدى قدرتة على تحقيق الاهداف في ظل تغير الظروف و علية ان يراعي عند الفحص مايلي:-

- مدى التوازن بين السلطة و المسئولية.

- وجود توازن في التنظيم بين المركزية و اللامركزية.

- مرونة الهيكل التنظيمي للظروف و المتغيرات و صلاحية هذه التغيرات.

3- السياسات و الاجراءات :-

ويقصد بها التحقق من سلامة عمليات اتخاذ القرارات و استنادها الى اساس سليم و تحقيقها للاهداف المرجوه منها، ويفضل ان تكون سياسات الادارة مكتوبة وذلك لفحصها و تقسيمها للتعرف على أي تضارب او ضعف فيها ويكون ذلك باتباع المراجع اختبارات دورية مفاجئة للتعرف على سلامة سير العمل في كافة الاقسام.

4- وسائل الرقابة و طرقها:

الرقابة من صميم عمل المراجع و الاقرب لتخصصه وهي التعرف على مدى سير المشروع وفقا لما هو مخطط له وتحديد الانحرافات و مسبباتها ووضع افضل الحلول لعلاجها ، وعلى المراجع الاداري مرعاة النواحي الاتية في وسائل الرقابة:

- وجود معايير لقياس الاداء الفعلي.

- ان تقارير الاداء الفعلي تصل للمسؤولين في الوقت المناسب.

5- طرق التشغيل و وسائلة:

على المراجع التعرف على الطرق التي يتم بها الانتاج و الوسائل المتبعة و كذلك التعرف على الوسائل الالية الحديثة في الانتاج وطرق التصرف في المواد الخام المستخدمة في الانتاج وهل هناك امكانية في اعادة تصنيها؟ و الوسائل المتبعة في المخزون التام و المبيعات و كيفية تحصيل قيمة المبيعات الاجله.

6- الموارد البشرية و المادية:

ويقصد بها كفاية وتوفر العنصر البشري للسعي وراء الجودة و تخفيض التكاليف و مدى ما تملكه الشركة من امكانيات مادية من اصول و مدى توافر اوجة الرقابة عليها واوجة الاستثمارات المختلفة بما يضمن المحافظة عليها و استغلالها الاستغلال الامثل.

7- المقاييس الكمية و النوعية:

على المراجع الاداري ان يكون قادرا على استخدام مجموعة من المقاييس و المعايير لتقيم مدى كفاءة و فاعلية الادارة التي تتناسب مع الظروف المحيطة و استخدامه لاساليب التحليل لمعدلات السيولة و الربحية ومعدل التقلبات من سنة الي اخرى اما البيانات النوعية تتمثل في سمعة المشروع ومعدل نمو المشروع و خطط التوسعات المستقبلية وعلاقة ادارة المشروع باصحاب راس المال وجمهور المستثمرين وعلاقة ادارة المشروع بالعالملين فيه.

كل ذلك يساعد المراجع في عملية التقييم للخطط الموضوعية ومدى توفر التمويل اللازم لخطط التوسع ومدى رغبة العاملين في تحقيق اهداف المشروع.

8- الأداء الفعلي و النتائج:

وتتمثل في النتائج التي تحصلت عليها الادارة من استخدام الوسائل و الامكانيات المتاحة ومقارنة هذه النتائج مع معايير النشاط والتعرف على الانحرافات و اسبابها ووضع الحلول الممكنة لتصحيحها.

مصادر الحصول على بيانات الأداء،:

أ­ التقارير المكتوبة: الوسيلة الأكثر رسمية للحصول على المعلومات حول الأداء الفعلي للعاملين.

ب­ التقارير الإحصائية: تقارير تتضمن المعلومات والمعطيات التي تعتمد على بيانات الأداء التي تخضع لمعالجة وتحليل إحصائي لاستخراج مؤشرات دقيقة.

ج­ التقارير الشفوية: تقارير تتضمن المعلومات المتعلقة بالأداء من خلال المقابلات التي تتم بين المدير المعني والمستويات الإدارية العليا، أو الاجتماعات والمؤتمرات التي تعقد لهذا الغرض.

د­ الملاحظات الشخصية: قيام الرئيس المباشر بملاحظة أداء المرؤوسين شخصياً للوقوف على مدى تقدمهم وحجم الجهد المبذول في الأداء ومستوى الإنجاز المتحقق.

أسس ومقومات المراجعة الادارية:

لابد ان تتوفر للمراجع مجموعة من الاسس و المقومات لضمان التقيم بشكل صحيح وهي :-

تنظيم اداري متكامل و خطة تنظيمية جيدة:

يقصد به تقسيم الاعمال و الواجبات وفق السلطات والمسؤوليات وذلك لضمان الجمع و التنسيق بين الطاقات و الموارد لتحقيق اهداف المنشأة باقل التكاليف.

وتنقسم عناصر التنظيم الجيد الي :

1- تقسيم الاعمال: حيث تقسم الاعمال بطريقة منطقية وفق ما تحتاجة هذه الاعمال من خبرات للقائمين عليها ومن تم حصر المسؤوليات لكل شخص.

2- الفصل بين السلطاتو المسؤوليات بطريقة واضحة ودقيقة لضمان عدم التضارب و التعرف على مسؤولية الاخطاء لتحميلها على شخص معين او ادراة معينة.

3- وجود خطوط اتصالات بين الادارات وعلى جميع المستويات لضمان وصول كافة المعلومات و المشاكل التي قد تواجة اى ادراة في الوقت المناسب.

4- التنسيق و التعاون بين الادارات الفرعية في تحقيق الاهداف و التعاون في حل المشاكل اتي قد تواجهها.

معايير المراجعة الادارية:

استنادا إلى الطبيعة المميزة للمراجعة الإدارية ، يمكن القول بأن معايير المراجعة المالية

المتعارف عليها لا يمكن استخذامها بالكامل في هذه الحالة ، ولكن الأمر يتطلب استخدام ما

يتلائم مع تلك الطبيعة المميزة مع تطوير أو خلق بعض المعايير الأخرى الضرورية .

وبالرجوع إلى معايير المراجعة المالية المتعارف عليها لتحديد ما يتناسب منها مع الطبيعة

المميزة للمراجعة الإدارية ، يمكن القول :

1 – بالنسبة للمعايير العامة الشخصية :

ــ المعيار الأول : يمكن استخذامه كأحد معايير المراجعو الإدارية ولكن بشيء من التحفظ ، لان

التأهيل العلمي والخبرة المطلوبة في حالة المراجعة الإدارية تختلف إلى حد كبير عما هو

مطلوب في حالة المراجعة المالية . وخاصة إذا تم استخدام الفريق في القيام بعملية المراجعة

الإدارية .

ــ المعيار الثاني والثالث : يمكن استخذامها كما تم تعريفهما في المراجعة المالية دون أية

تحفظات . فالاستقلال ومراعاة السلوك المهني والدقة في الأداء عناصر ضرورية عند القيام

بالمراجعة الإدارية .

2 – بالنسبة لمعايير الأداء المهني :

تستخدم هذه المعايير وما يرتبط بها من اجراءات ، كما تم تحديدها في مجال المراجعة المالية ،

كأساس للعمل الميداني في المراجعة الإدارية دون أية تعديلات .

- المعايير الاجتماعية

اى ان كل وظيفة او ادراة تخدم المشروع نفسة و المجتمع ككل ، كتتبع الادارة لسياسة دف اجور مناسبة و معتدلة او تبني سياسة البيع بالاجل يعتبر من المعايير الاجتماعية.

- معايير قانونية:

وهي القوانين و اللوائح و التعليمات التي تصدرها الهيئات و المنظمات الحكومية والتي تعتبر معايير لتقيم الاداء الاداري و تحديد المسؤوليات.

- معايير اقتصادية:

وهي المعايير التي يمكن الحكم من خلالها على مدى وفاء الادارة بمسؤولياتها من تحقيق الاهداف وفق الخطط الموضوعية مع مراعاة الظروف و التغيرات الاقتصادية وان هذه الخطط تعمل في ظل قدرة المنشأة على المنافسة و التوسع ومدى قدرتها على التنبؤ بالتغيرات في حالات الركود و التضخم ومدى نجاحها في الحفاظ على راس المال.

- معايير رقابية مستمدة من مسؤولية الادارة:

وهي المعايير المتمتلة في اللوائح العامة للمنظمة بحيث تكون جميع قرارات الادارة متفقة مع هذه اللوائح و السياسات.

- معايير بالانجاز الاداري:

وهي المعايير المتعلقة بالوسائل و الاساليب التي تمكن من وضع اسس سليمة لتقيم كفاءة الاداء ، ومنها اساليب المحاسبة الادارية و التحليل المالي من نسب ومؤشرات ، وكذلك بحوث العمليات.

3 – بالنسبة لمعايير إعداد التقارير :

لا يمكن استخذام معايير التقارير والخاصة بالمراجعة المالية ، كمعايير لإعداد التقرير في حالة

المراجعة الإدارية . ويرجع ذلك إلى أن تقرير المراجع يمثل خلاصة ما توصل إليه من نتائج

خلال عمليات الفحص والتقييم ، والتي تختلف بلا شك في كل من المراجعة المالية والمراجعة

الإدارية .

ومن ثم فإن الإمر يتطلب ضرورة إيجاد مجموعة من المعايير لإعداد تقرير المراجع الإداري

تتمشى مع الطبيعة المميزة لمجالات الفحص والتقييم والنتائج المتوقعة . ولقد أوضحت إحدى

الدراسات هذه المعايير فيما يلي :

أ – يجب أن يشتمل التقرير على :

ــ وصف كامل لجميع الأنشطة الإدارية والوظائف وأنظمة الرقابة وما يتعلق بها من بيانات ،

والتي خضعت للفحص والتقييم .

ــ إشارة مباشرة إلى معايير المراجعة الإدارية وما يرتبط بها من إجراءات ، والتي وجدت

ملائمة للقيام بعملية المراجعة وإجراء التقييم لأداء الإدارة .

ب – يجب أن يبتعد التقرير عن استخدام الألفاظ التي تؤدي إلى تضليل القارئ ، او ذات المعنى

المزدوج . وأن تتصف هذه الألفاظ بالسهولة وتتلائم مع طبيعة أهداف المراجعة الإدارية .

ج – يجب أن ينقسم التقرير إلى عدة أقسام كالآتي :

القسم الأول : يشتمل على الوصف لطبيعة وهدف المراجعة ، متضمنا المجالات الإدارية

والوظائف وأوجه الرقابة والأنشطة التي خضعت لعملية المراجعة ، مع ضرورة الإفصاح عن

المجالات التي لم يتم مراجعتها .

القسم الثاني : يحتوي على معايير وإجراءات المراجعة الإدارية والتي وجدها المراجع ملائمة

للقيام بوظيفته . وهنا يراعى عدم استخدام عبارة " معايير مراجعة متعارف عليها " ، لأن

معايير رأي المراجع ملائمة في ظل الظروف المحيطة بعملية المراجعة للمنشأة المعينة .

القسم الثالث : يتضمن على حكم شخصي من المراجع لأداء الإدارة على ضوء ما قدم إليه من

قرائن ومعلومات .

القسم الرابع : يحتوي على النتائج الأساسية من عملية الفحص والتقييم وغالبا ما يكون هذاالقسم

من أطول أقسام التقرير .

القسم الخامس :يخصص لوصف أية عيوب أو نواحي قصور وجدت خلال عملية الفحص

والتقييم ، مع ضرورة إبراز الاثار المترتبة على هذه النواحي .وكذلك يشتمل هذا القسم على

اقتراحات المراجع لمعالجة نواحي القصور الموجودة والعمل على تلافيها مستقبلاً . وقد

ينفصل هذا القسم ليمثل ملحقاً خاصا مستقبلاً يرفق بالتقرير لإعطاء مزيد من

التفصيل عن نواحي القصور وطرق علاجها .

ومن هنا يتضح أن معايير المراجعة الإدارية مازالت حتى حتى الان غير مقبولة قبولاً تاما ، وتخضع لبعض الدراسات والأبحاث ، وأنه قد أمكن استخدام بعضاً من معايير المراجعة المالية والمتعارف عليها كمعايير للمراجعة الإدارية ، وبذلك فمن المتوقع مستقبلاً ظهور كتابات جديدة تتناول موضوع المراجعة الادارية ، بالإضافة إلى ما تصدره الهيئات المهنية من أبحاث و أراء في هذا الصدد إلى ان يتم القبول العام لمجموعة من معايير والتي يمكن ان يطلق عليها معايير المراجعة الإدارية المتعارف عليها .

خطوات و مراحل تنفيد المراجعة الادارية:

ان نجاح عكليةالمراجعة يعتمد بشكل كبير على خبرة المراجع وافقة الواسع و استخدام للاجراءت السليمة في الفحص و التحليل وان يكون المراجع الاداري ملما بالتعليمات الحكومية المختلفة و التقييم للاجراءات و النظم بشكل سليم ويتم ذلك بتجميع الادلة الموضوعية المختلفة وتمر عملية المراجعة بالمراحل التالية:

1- اجراءات الدراسة التمهيدية لعملية المراجعة :

ويهدف إلى تكوين فكرة على المشروع والحصول على معلومات عامة منها :-

أ – االنواحي التنظيمية :- حيث شكل وموقع المراجعة في الإطار التنظيمي .

ب – التعرف على السلطات الممنوحة لكل إدارة .

ج – التعرف على الجوانب المالية والأصول والاستثمارات .

د – التعرف على طرق وإجراءات العمل وتسلسلها .

ه – التعرف على المشاكل التي تواجه العاملين بمناقشتهم ، والإطلاع على المراجعات السابقة حيث إن وجدت .

2 – تخطيط برنامج المراجعة وتنفيذه :-

إن التخطيط لعملية المراجعة يجب أن يتصف بالشمولية والتركيز على الجوانب التي أدت إلى المشكلة ، وذلك عن طريق اتباع الخطوات التالية :-

أ – التعرف على خطط وأهداف الوحدة محل المراجعة ، ومدى اتصافها بالواقعية ، ومدى تناغم الموارد مع الأهداف .

ب – التعرف على أساليب الرقابة المتبعة وفحصها لمعرفة مدى تكاملها وأوجه القصور فيها ، ووجود نظام جيد وفعال للتقرير الفعلي لنتائج الأعمال .

ج – التعرف على المشاكل والانحرافات و أسبابها ووضع الحلول المناسبة لها ، ويقع على عاتق الإدارة الاختيار من بين بدائل هذه الحلول .

د – إعطاء النتائج والتوصيات ، وهنا تظهر البراعة والخبرة في المراجعة بحيث تتضح قدرة المراجع على إعطاء توصيات تكون مقبولة من جانب الإدارة .

التقرير عن نتيجة المراجعة الإدارية :-

هو الناتج النهائي لعملية المراجعة ويكون مكتوبا ويفصح عن نتائج عمليات المراجعة والفحص ، ويفضل في هذا التقرير مراعاة الجوانب التالية :-

1 – أن يتم عرض نتائج التقرير على موظفي الإدارة وذلك للاحتفاظ بثقتهم ودوام تعاونهم معه قبل رفعه للإدارة العليا .

2 – إهمال الإشارة إلى الأخطاء البسيطة والتي يتم تصحيحها .

3 – الإشارة إلى أية خطوات تصحيحية قد تقوم بها الإدارات المسؤولة .

4 – أن يكون التقرير مع بأسلوب لبق ، والابتعاد عن الملاحظات الساخرة .

5 – مراعاة التوقيت السليم لعرض التقرير حتى لا يؤدي إلى ضياع فرص التصحيح .

6 – يجب أن يعتمد على بيانات من مصادر موثوق بها والتمييز بين الحقائق والفروض حتى لا يؤدي إلى الخلط بينها .

[kamalgawesh100]

السلام عليكم

أخي الكريم إنه بحث رائع وأرجو الإستفادة منه

ولكن الذي يعوق دور المراجع هو عدم فهم طبيعة عمله سواء من الملاك انفسهم أو من الإدارة أو من العاملين بالمنشأة وهذا أكبر عائق يواجه المراجع سواء كان مراجع خارجي او مراجع داخلي او مراجع إداري

ولكي يتم تفعيل دور المراجع لابد بأن يأخذ الملاك على عاتقهم تطبيق مبدء المراجعة الشاملة وهي تطبق بصفة خاصة في الهيئات الرقابية مثل (الجهاز المركزي للمحاسبات -مصر)

ولهذا يجب تفعيل دور المراجعة الشاملة في كل المنشأت

والله اعلى واعلم