سؤال: هل النظام عندك ماشي بأسلوب ( عايز- بايظ ) أم أنه Business Process Driven

[hsheimy]

السلام عليكم و ررحمة الله و بركاته

الحمد لله و الصلاة و السلام على رسول الله

بإختصار لأن الموضوع طويل

معظم النظم تسير وفق أسلوب الـ Need Driven

· أي عندما أكون (عايز) استخدم أي وظيفة و هي مصرح لي بها فإنني أتوجه للقائمة المختصة و أستدعي تلك الوظيفة.

· و بالتالي يتوالى نمط عملي بين التجول من شاشات الادخال و التعديل والحذف و طباعة التقارير.

· كل هذا وفق النمط أو الأسلوب الذي أحتاجه (عايزه) و لكي أمرر شغلي وفق إحتياجي اليومي.

لكن:

· أين خطة العمل Business Process

· أين الدورة المستندية المعتمدة

أنا أدعوا لجعل الوظائف المستخدمة في النظم تكون Business Process Driven بدلا من Need Driven الارتجالية.

هل توجد وسيلة لجعل مهام وظيفة المستخدم و وصفه الوظيفي تذوبان في نسق منظومة أو دورة لا يمكن له أن يحيد عنها في أضيق الحدود بحيث أن إستدعاء الشاشات و الوظائف يتم في نسق منظومة.

بالاضافة لذلك هل يمكن قياس معدل أداء كل دورة عمل من مدخلات و مخرجات و ذلك لتحديد نقاط الإختناق Business Process Explorer

و بالتالي يمكن التقييم و الإرتقاء.

نعم برامج الـ ERP الضخمة فقط بها بعض من تلك المعالجات و لا أتحدث هنا عن المتوسطة التي تخاطب المنشئات المعتمدة على أسلوب الـ Need-Driven.

الموضوع عندي فيه المزيد و لكني أرحب بالتصويب و المداخلات:

الحمد لله و الصلاة السلام على رسول الله

أخوكم حسن شيمي

[ahai]

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته,

الحقيقة منذ حوالي سنتين ونصف, طرقت ذهني فكرة نظام قائم أصلاً على الوورك فلو Work Flow,

وبالتالي, أول شيء يجب تعريفه في هذا النظام هو الهيكل التنظيمي للمؤسسة (شركات, فروع, أقسام,....إلخ) وصولاً لتعريف الموقع الوظيفي Position, وهنا لا بد من تعريف التوصيف الوظيفي Job Description والدور الذي يلعبه هذا الموظف ضمن الهيكل ككل Business Role.

الشيء الثاني الذي يجب تعريفه في هذا النظام هو العملية Process والتي تنطوي على نماذج إدخال Forms وسلسلة عمليات تمر عبر المواقع الوظيفية للمؤسسة. وبالتالي بدلاً من إدخال تفاصيل طلب شراء, يصبح لدينا وظيفة أو عملية معرفة وهي فتح طلبية مشتريات, تنطوي على إدخال طلب ومن ثم فحص المدخلات, وأرصدةالمخزون, ومن ثم إرساله إلى الشخص المسؤول للموافقة ومن ثم ,,,,,.

لعلي قد أصبت نفس فكرتك أو قاربت. المهم أنني أشارككم في مواضيعكم القيمة.

شكراً أستاذ حسن

[kamalgawesh100]

السلام عليكم

للاسف يا اخوان في غالبية الشركات يتم تبني فكرة تطبيق نظام ERP وكانها هي الهدف في حد زاته ولا يتم دراسة مدى الحاجة اليه او هل بيئة العمل في هذه الشركة تسمح بذلك ام لا مما يؤدي في النهاية إلى فشل النظام

وفي تصوري انه حتى نتمكن من بناء نظام ERP قوي يجب ان تتم مجموعة من المراحل قبل تطبيق هذا النظام بالشركة

فيجب اولا الإجابة على عدة اسئلة قبل الخوض في التطبيق

- هل نحن فعلا نحتاج إلى هذا النظام؟

- هل بيئة العمل داخل الشركة مناسبة لتطبيق مثل هذه النظم ؟

- هل تحليل المنافع والتكاليف أظهر إيجابية وضرورة لتطبيق النظام ؟

- ما هو النظام الصالح للتطبيق داخل هذه الشركة ؟

- ما هي المديولز التي سوف نقوم بتطبيقها ؟

- هل يوجد في الشركة كوادر بشرية مستعدة للعمل على تطبيق النظام ؟

- هل المستخدمين للنظام لدى الشركة لديهم القدرة على العامل مع النظام الجديد ام يجب استبدالهم بأخرين ؟ حيث ان معظم اسباب فشل تطبيق النظام تأتي من المستخدمين انفسهم

يتبع

[alaaaboulela]

رائع كل ما أشرتم أليه وأضيف يجب أن يكون كل ذلك في ظل بعض المحددات مثل

• أسلوب الرقابة على النظام وكذلك
• تفويض الصلاحيات
• ليس من العادي أن يقوم أي مستخدم بالإضافة أو التعديل على البرنامج أو حتى أحد مخرجاته فمن
• المفروض أن يكون هناك صلاحيات وأبروفال لكل شخص في حدود صلاحياته حتى وإن كان الجميع يستخدمون نفس البرنامج من خلال الشبكه المحليه أو شبكة المعلومات الدوليه
• ويكون دخول الفرد بكلمة مرور تمكنه من الدخول للنظام الدخول العادي فما بالكم بالتعديل أو الحذف .

[alaaaboulela]

أسباب عايز وبايظ

• إمتى المستخدم يقول عايز ...
• عايز تقرير إضافي لما ميكونش في إتفاق مسبق أو عدم الإجتماع فيما بين مثلث النظم المستخدم " المحاسب " + محلل النظم + مصمم النظم او المبرمج أو عدم التحليل الجاد للعمليات أو عدم الإحتياط لكافة المعاملات الخاصه بالشركه والتوسعات المستقبليه والإستثماريه سواء الأفقيه أو الرأسيه
• عايز أغير الإنتر فيس للبرنامج لما يكون ألوان الفورمه شاذ زياده عن اللازم وكلنا يعرف أن المحاسب قد يعمل فيما يزيد عن 8 ساعات يومياً أما برنامج محاسبي
• عايز أغير الخيارات options لما يكون الإنترفيس متاهه يعني في حاجات كثير المستخدم لا يقوم بإستخدامها أو هناك عدم ترتيب للإستخدامات والأولويات يعني مثلا العمليات الأكثر إستخداماً على الإطلاق أو طرف القيد الذي كثيراً ما يتكرر اكثر من غيره هي قيود السداد سواء النقدي أو بشيكات فلا يصح أن أضعها أخر عناصر القائمة المنسدله
• عايز أشيل بعض الريبورتس لما تكون الريبورتس دي أو الإستعلامات دي مش بيستخدمها المحاسب خالص
• عايز أشيل بعض الفورمس أو السب فورمس "الفرعيه" عندما يكون المستخدم ليس بحاجه لاستخدامها
• عايز أغير في شكل التقرير لما يكون شكل التقرير نمطي زياده عن اللزوم أو شكله غير مقبول ولا يلبي الإحتياجات
• عايز أظبط البرنامج شويه بحيث يكون أسهل في الإستخدام وميكنش معقد بزياده عن اللازم ويسهل علي عملي

[alaaaboulela]

إمتى المستخدم يتزمر ويقول البرنامج بايظ

• عندما لا يتوافر خبره أو عدم إستخدام مثل تلك البرامج
• الإنتقال للعمل على البرامج دون الحصول على فتره تدريب كافيه
• عندما لا يلبي البرنامج أغلبيه الحاجات أو التقارير المطلوبه
• عندما يمارس المبرمج وليس كل المبرمجين عقدة التخصص يعني يقول لازم يبقى لي وجود ولازم الإدارة تحتاج لي فيبدأ يعقد الأمور ويحاول يبرز "مهاراته القتاليه " مهارات التصميم أو التعقيد في البرنامج بحيث يشعر بتحقيق ذاته
• عندما يكون هناك صراع داخلي في المنشأه أو عدم وضوح السلطه والمسؤوليه بحيث يتدخل المحاسب في عمل المصمم والعكس بدون داعي وليس من سبيل التوجيه أو العمل من خلال فريق عمل وإنما كل منهم يريد أن يقول أنا

[kamalgawesh100]

السلام عليكم

بعد ان قامت الإدارة بدراسة مدى الحاجة الى النظام وتيقنت من انه لابد من تطبيقه

ياتي دور الشركة الموردة للنظام

وهنا يتم تطبيق النظام بالتعاون الوثيق بين إدارة الشركة ومورد النظام وحتى يكتمل تطبيق النظام ويكلل بالنجاح يمر بمراحل عديدة ولا بد من وضع خطة محكمة للتطبيق ويكون لها اكثر من سيناريو حتى إذا فشل واحد يتم الأنتقال الى السيناريو التالي

وهنا تبرز الحاجة الى وجود استشاري مالي (محاسبة ومراجعة )ويكون له الخبرة الكافية في هذا المجال بالأضافة الى خبرته في برامج ERP وهو الذي سيكون حلقة الوصل بين IT وبين المسئولين وخاصة الماليين بالشركة

وتكون مراحل التطبيق كما يلي

- دراسة إجراءات العمل الحالية لدى الشركة

- عمل مايسمى إجراءات العمل كما يجب ان تكون

-البدء في تهيئة وإعداد النظام بالشركة

- اختبار ان التهيئة وإجراءات العمل كما يجب ان تكون متوافقة تماما

-تدريب العاملين والمستخدمين للنظام على النظام وإجراءات العمل الجديدة

- عمل داتا ميجريشن لبيانات الشركة

- عمل نسخة تسمى pilot system

- اختبار هذه النسخة من النظام هل تعمل كما يجب ان تكون وتعطي النتائج الصحيحة ويأتي هنا دور المستخدم حيث انه هو الوحيد الذي يستطيع ان يقول انها تعطي نفس نتائج النظام القديم ام لا

- يستمر العمل على هذه النسخة ويتم إجراء التعديلات عليها حتى يتم التأكد من انها مطابقة تماما لما يجب ان يكون

- المرحلة قبل الأخيرة هي تشغيل النظام live وإدخال البيانات الحقيقية للشركة بالتوازي مع النظام القديم ويت أختبار المشاكل الناتجة ومعالجتها إن وجدت

- ثم المرحلة الأخيرة وهي الأستغناء تماما عن النظام القديم والإعتماد كليا على النظام الجديد

طبعا كل مرحلة من هذه المراحل يتم تقسيمها الى مراحل وخطوات ولا يتم عمل مرحلة قبل السابقة لها

وفي رأي إذا تم الألتزام بهذه الخطوات من قبل كل من الإدارة والشركة الموردة فإننا في النهاية نكون قد طبقنا نظام قوي ويخدم الشركة

والله الموفق

[kamalgawesh100]

السلام عليكم

أرجو التعليق من الإخوان إن كان هناك خطأ او نسيان

[ahai]

إمتى المستخدم يتزمر ويقول البرنامج بايظ

• عندما يكون هناك صراع داخلي في المنشأه أو عدم وضوح السلطه والمسؤوليه بحيث يتدخل المحاسب في عمل المصمم والعكس بدون داعي وليس من سبيل التوجيه أو العمل من خلال فريق عمل وإنما كل منهم يريد أن يقول أنا

في الحقيقة هناك مشكلة كبيرة جداً قلما تجد شركة قد تجاوزتها أو مرت بها بدون عثرات, ألا وهي التغيير.

فمن المعلوم بالضرورة أن الإنسان عدو ما يجهل, ومع احترامي لجميع المحاسبين والإداريين (أنا شخصياً منهم) إلا أنهم يظنون دائماً أن التقنية هي منافسهم الأساسي لفرص العمل, فلذلك يحاربونها. وحتى قبل أن يجربوا البرنامج الجديد يقولون: بايظ, مليان مشاكل, القديم كان أحسن بكتييييير,,,,

لذلك ظهر ما يسمى بإدارة التغيير Change Management لمواجهة هذه المشاكل وتشكل التنظيمات غير الرسمية بين الموظفين بين مؤيد ومعارض وهكذا...

أرجو ألا يكون كلامي ثقيل على إخوتي المحاسبين, إلا أنني والله أصف تجارب حقيقية.

وإذا كنتم يا أساتذتي من الخبراء في مجال التقنية وتعرفون أهميتها وكيفية الإستفادة منها, فإن زملاؤكم من بقية المحاسبين التقليديين لديهم مواقف مناهضة بل ومتشددة.

شكراً للجميع