مدير للمخازن

[hassan_2007]

مساعدة اصبحت مدير للمخازن ماذا افعل؟ المجال السوبر ماركت للتحقيق الرقابة والسيطر وهل توجد دورات لذلك المجال او كتب وجزاءكم الله الخير

[hazimhsn]

السلام عليكم ورحمة الله

الحمد لله والصلاة والسلام على رسول الله

الف مبروك المنصب الجديد يا أستاذ / حسن وربنا يوفقنا وإياكم وكل أعضاء المنتدي

إليكم تصور بسيط للرقابة الداخلية على المخازن

الرقابة الداخلية على المخازن

فيما يلي توضيح لنظام رقابة داخلية على المخازن والذي إذا تم تطبيقة فسوف يحقق نتائج فعالة في الرقابة على المخازن ومنع حدوث أي أخطاء أو سرقة أو غش لإي بند من بنود المخزون.

ونتيجة للحركة المستمرة في المخازن من دخول وخروج فإنه يجب إتباع نظام رقابة قوي وفعال لإن المخزون من أكثر بالبنود المؤثرة في ميزانية أية شركة كما أنه البند الوحيد الذي يتطلب رقابة صارمة نظرالكثرة المشاكل المتعلقة به

تتوقف أنواع الرقابة على المخزون الذي تحتفظ به المنشأة بصفة أساسية على طبيعة نشاطها. ففي شركات المقاولات يشتمل المخزون على مخزون المستلزمات السلعية ( خامات ، وقود ، قطع غيار ، مواد تعبئة وتغليف ، مخلفات الإنتاج ).

يعتبر التقسيم النوعي للمخزون ومن ثم المخازن أحد المتلطلبات الأساسية لغرض رقابة داخلية فعالة على بنود المخزون بالإضافة إلى ذلك يجب توافر ضوابط كافية لعدم تكدس المخزون بما يزيد عن الحاجة الفعلية أو تعطل العمل نتيجة لوجود نقص في المخزون.

ويمكن إيجاز نظام للرقابة الفعالة على المخزون كما يلي

1- للمخزون بمخازن الشركة

2- للبضائع لدى الغير

أولا: الرقابة الداخلية على المخزون بمخازن الشركة

1- الفصل بين المسئوليات الوظيفية

يتعين الفصل الواضح بين المسئوليات الوظيفية المتعلقة بالإستلام ، التخزين ، الصرف ، التشغيل ، الشحن ، الإثبات في الدفاتر والسجلات المحاسبية.

أ- الإستلام

تسند مسئولية إستلام و فحص البضاعة الواردة من خارج المنشأة وتلك التي تم إنتاجها باأقسام الإنتاجية إلى قسم الفحص والإستلام.الذي يتولى مسئولية تحديد كميات ونوعية الأصناف التي تم إستلامها وإكتشاف أي تلف أو عيوب وتحديد ما إذا كانت هذه الأصناف تخص المنشأة ( مشتريات، مردودات مبيعات ، إنتاج تام ) أو تخص العملاء ويتم إستلامها لإجراء عمليات تصنيع عليها بالمنشأة أو إعادتها للعميل.

ويتعين إجراء تقرير بنتائج الفحص ثم تحول الأصناف الواردة إلى قسم المخازن.

ب -التخزين

التخزين من مسئولية المخازن حيث يتم الإحتفظ بالمخزون كعهدة تحت رقابة أمين المخزن . ويكون أمين المخزن مسئولا عن تسلم الصنف المسئول عنه من قسم الفحص والإستلام وعده وإعادة فحصه أو عينات منه ، و إعداد إيصال بالكميات المستلمة يرسل نسخة منه مباشرة للإدارة المحاسبية.

يجب أن لا يكون لإمين المخزن أي علاقة وظيفية بعملية الشراء وحسابات العملاء و الموردين أو التصريح بصرف الأصناف أو التصريح بإعتبار بعض البنود تالفة أو الإثبات في السجلات المحاسبية.

عند حدوث تلف في بعض بنود المخزن يتعين تشكليل لجنه لفحص أسباب هذا التلف والمسئولية عنه .

كما يجب فصل المواد الواردة من العملاء لتشغيلها لحسابهم وبضاعة الأمانة عن المخزون المملوك للمنشأة

التصريح بصرف بضاعة للعملاء ( مبيعات ) أو تزويد الأقسام الإنتاجية للتصنيع .

ج- الصرف

يجب أن يتم الصرف من المخازن في ضوء تصريح من مسئولين لهم الحق في إصدار هذا التصريح. ويكون التصريح من سلطة إدارة المبيعات ( في حالة البيع ) ومن سلطة إدارة الإنتاج في حالة الإنتاج.

جميع الأحوال يجب أن يصر أمين المخزن بإعتباره مسئولا عن كافة البضائع التي تحت رقابته على وجود طلب صرف معتمد ومصحوب بإيصال موقع عليه من القسم أو الإدارة التي تتسلم البضاعة قبل أن يتم الصرف.

ولتجنب طلبات الصرف الغير مصرح بها فإنه يمكن أن يقتصر تحرير طلب الصرف بناءا على أمر هندسي أو أمر ببيع .

وعند صرف المواد للتشغيل تصبح من مسئولية القسم الإنتاجي المختص.

وخلال هذه الفترة يكون مشرف الإنتاج مسئول عن فحص الإنتاج أثناء التشغيل لإكتشاف أي تلف مما يساعد على إبراز كفاءة النظام الإنتاجي ومنع تضخم الإنتاج تحت التشغيل بتجميع تكاليف .

قد تسند مسئولية الشحن إلى قسم النقل والشحن بالشركة ويجب على موظفي هذا القسم التحقق من وجود تصريح سليم لشحن البضاعة .

د- التسجيل في الدفاتر المحاسبية

يعتبر الإثبات في الدفاتر والسجلات المحاسبية من مسئولية إدارة المحاسبة وفي المنشآت الصناعية يقتضي الأمر وجود نظام للرقابة على المخازن.

ويجب أن لا يكون للمسئولين عن التسجيل بالدفاتر والسجلات المحاسبية أية مسئوليات وظيفية متعلقة بالمخزون.

ثانيا : إجراءات الإعتماد والتسجيل وحماية الأصول.

1- توفير أماكن التخزين المعدة بشكل ملائم مع طبيعة البضاعة بالمخزن

2- إجراء التقسيم النوعي للمخازن في حالة تعدد الأصناف مع فصل التالف والمعيب والبضاعة المملوكة للغير في مخازن مستقلة.

3- تزويد المخازن بوسائل الإطفاء

4- توفير قدر كاف من الحراسة وخاصة في الأماكن المكشوفة والبعيدة عن العمران.

5- إجراء تأمين كاف على المخزون ضد السرقة والحريق والتلف غير العادي والتأمين على أمناء المخازن ضد خيانة الأمانة.

6- تغيير واجبات أمناء المخازن كأن يتم نقلهم من مخزن لآخر.

7- ضرورة حصول أمين المخزن على أجازة سنوية وإحلال آخر محله

8- إتباع وسائل الرقابة المزدوجة وجود أمين وأمين مساعد لكل مخزن.

9- إجراء الجرد المفاجئ ومطابقة الجرد المفاجئ مع ما تظهره السجلات المحاسبية بخصوص رصيد الصنف الذي يتم جرده.

10-عدم تأخير إثبات حركة الصنف في السجلات المحاسبية.

11-يجب أن يتم الإضافة للمخازن بناءا على محاضر الفحص والإستلام وإذن الإضافة الموقع من أمين المخزن

12-يتم تسجيل الأصناف المضافة للمخازن في بطاقة الصنف الموجودة مع أمين المخزن وكذلك سجلات المحاسبة.

13-أن يتم الصرف من المخازن بموجب طلبات صرف معتمدة ومصحوبة بإذن صرف موقع من المسئول عن القسم أو الإدارة المستلمة بعد التحقق من وجود الأصناف بالمخزن.

14-ترسل صورة من مستندات الصرف أول بأول فور عملية الصرف للإدارة المحاسبية لإثباتها في سجلات المخازن وتحليلها في سجلات التكاليف للمواد المنصرفة من لإقسام المخزن.

[الرشاوين]

شكرا جزيلا

[اشرف رشرف]

مشكور

تم تعديل 2 أكتوبر 2010 بواسطة admin
تكرار الحروف بشكل مزعج

[code_man]

شكرا جزيلا

شكرا جزيلا

شكرا جزيلا

شكرا جزيلا

شكرا جزيلا

شكرا جزيلا

شكرا جزيلا

شكرا جزيلا

:)

[احمد ابو لولى]

الاستاذ الفاضل حازم حسن جزاكم الله خيراً وجعل ذلك فى ميزان الحسنات

احمد ابو لولى

[ha_ema]

thanks

تم تعديل 2 أكتوبر 2010 بواسطة admin
تكرار الحروف بشكل مزعج

[مطلوب]

جزاكم الله خيرا

[احمد كوكوكو]

مشكور وبارك الله بيك

[abdelaali2012]

merci

تم تعديل 2 أكتوبر 2010 بواسطة admin
تكرار الحروف بشكل مزعج

[welhool]

جزاكم الله خير