مراجعة شاملة لمعارض البيع

[محمود عواد إبراهيم]

السلام عليكم فيما يلي كيفية المراجعة الشاملة لمعارض البيع

مراجعــة معــارض البيع

أولاً : البضاعـة بالمعــرض

1- قم بجرد عينة وافية من أصناف البضاعة بالمعرض وركز على الأصناف سهلة السرقة أو الإختلاس - الأصناف التي يسهل حملها مع إرتفاع سعرها – والأصناف ذات القيمة المادية المرتفعة ويجب أن تغطي العينة غالبية الأصناف بالمعرض .

2- أجرد عينة من الأصناف الموضوعة داخل كراتين أو صناديق وتأكد من ان الأصناف بداخلها .

3- تأكد من ترتيب ورص البضاعة بشكل يمنع تلفها ويسهل من حركة النقل والمناولة .

4- لاحظ طريقة حمل ورص عمال المعرض للبضاعة حيث ان نسبة كبيرة من الأصناف التي تتلف تكون بسبب سوء التحميل والرص .

5- تأكد من التأمين على البضاعة بالمعرض ضد المخاطر المختلفة وأن تكون قيمة وثيقة التامين مناسبة لقيمة البضاعة بالمعرض .

6- أحصر الأصناف الراكدة وبطيئة الحركة صعبة التصريف ، وتحقق من قيام مسؤول المعرض بإرسال كشوف دورية بها إلى الإدارة – وهل توجد تعليمات إدارية بذلك - للتصرف فيها أو بنقلها إلى فروع أخرى يمكن تصريف تلك الأصناف فيها .

7- بالنسبة للأصناف سريعة التصريف تحقق من انه يوجد رصيد كافي بها بالمعرض وان رصيدها ليس ( صفراً ) أو قارب على الإنتهاء ، وهل يتم إرسال كشوف بها من خلال مسؤول المعرض لتوفيرها من قبل الإدارة قبل إنتهائها بفترة كافية ام لا وتحقق من وجود تعليمات إدارية بذلك .

8- إطلع على جميع التعليمات الإدارية الخاصة بالبضاعة بالمعارض ، وتحقق من انها تنفذ.

9- تحقق من وجود أية أصناف للغير داخل مخزن المعرض واحصرها وتحقق من وجود تعليمات بذلك ووجود موافقة إدارية على ذلك .

10- في حالة وجود أصناف ذات أطوال يتم تجزئتها بالفرع (أصناف بأطوال 6 متر والتي تقطع إلى 3 متر ) تحقق من ان ذلك يتم من خلال " مذكرات قص " والتي يسجل بها بيان الصنف الذي تم تجزئته وبيان الصنف الآخر الذي نتج عن التجزئة بحيث ترسل تلك المذكرات للإدارة لخصم الكمية من رصيد الصنف الذي تم تجزئته وتعليتها برصيد الصنف الآخر مما يضبط حركة الأصناف بالمعارض .

ثانيا ً : صندوق المعـــرض

1- قم بجرد صندوق مبيعات الفرع على نموذج الجرد المعد لذلك ودون ملاحظاتك على الجرد.

2- تأكد من إيداع النقدية والشيكات بالبنك أولاً بـأول وعدم إبقاء أية مبالغ أو شيكات بالخزينة .

3- تحقق من تثبيت خزينة المعرض بالأرضية مما يمنع سرقتها بحملها خارج المعرض .

4- في حالة وجود فواتير مبيعات نقدية غير محصلة أحصرها وتأكد من أنها في حدود تعليمات الإدارة – إن وجدت تعليمات خاصة بذلك – من حيث مبلغ الفواتير وتواريخها .

5- تحقق من التامين على أمين الصندوق بشكل مناسب .

6- تحقق من أن دفاتر سندات القبض غير المستعملة والموجودة بالمعرض محفوظة في الخزينة وأنها مسلسلة ، وراجع السندات المستعملة وتحقق من وجود صورة لدى أمين الصندوق وتحقق من تسلسل تلك الصور واحصل على عينة منها لمراجعتها في الإدارة مع حسابات النقدية والبنك .

وأعد بيان كامل بدفاتر سندات القبض الموجودة بالمعرض وراجعها بالإدارة وتاكد من وجود توقيع بإستلام تلك الدفاتر بواسطة أمين الصندوق .

ثالثاً : المبيعـــات

1- تحقق من وجود قوائم بأسعار مبيعـات الأصناف ( أسعار البيع النقدي & وأسعار البيع الآجل ) وأدرس عينة من فواتير المبيعات الآجلة والنقدية للتحقق من انها تتم وفقاً للأسعار الموضوعة من قبل الإدارة .

2- دراسة فواتير المبيعات الآجلة والنقدية الخاسرة للمعرض من خلال تقارير البرنامج الآلي وتحرى عن أسباب بيع أصناف بأقل من تكلفتها .

3- أدرس تسلسل فواتير المبيعات الآجلة والنقدية بملفاتها بالمعرض ، وكذلك تسلسل سندات الإستلام وسندات الإخراج/التسليم بملفاتها بالمعرض .

4- طابق عينة من فواتير المبيعات الآجلة مع سندات الإخراج /التسليم الخاصة بها .

5- تحقق من فواتير المبيعات اليدوية بالمعرض والتي يتم إستخدامها ـ عادة ًـ في حالة وجود عطل في البرنامج الآلي وراجعها كما يلي :

· راجع بدقة متناهية الفواتير المستعملة وتحقق من تسلسلها وتأكد من انها تم إدخالها بالكامل على البرنامج مرة أخرى بواسطة مسؤول المعرض وانها أرفقت بالفاتورة الآلية .

· تحقق من ان الفاتورة الملغاة قد أرفق أصلها مع صورها .

· تحقق بدقة متناهية من دفاتر الفواتير اليدوية غير المستعملة وتحقق من أنها كاملة ومسلسلة

· أحصر كامل الدفاتر اليدوية وراجعها بالإدارة للتحقق من وجود توقيع بإستلامها من الإدارة من قبل مسؤول المعرض .

6- من خلال تفحصك لفواتير المبيعات بالمعرض أحصر مجموعة من الفواتير التي تتضمن خصماً مسموحاً به ، وتحقق من وجود تعليمات وموافقات إدارية تسمح به .

رابعاً : الجانب الأمــني

1- تحقق من وجود حارس أو فرد أمن للمعرض والمستودع .

2- تأكد من ختم جميع سندات الإستلام وسندات الإخراج/التسليم بواسطة خاتم الأمن والذي يحدد فيه وقت وتاريخ دخول البضاعة أو خروجها من المعرض وبما يفيد أنه تم مراجعة الكميات الخارجة أو الداخلة بمعرفة فرد مستقل عن أمين المستودع وفي حالة عدم وجود ختم دون ذلك بالملاحظات وتأكد أنه – على الأقل – يوجد توقيع من حارس الأمن .

3- تحقق من وجود العدد الكافي من طفايات الحريق بالمستودع والمعرض ، وأنها مليئة بالسائل وأنها صالحة للإستخدام مما يمثل أماناً ، وحتى لا يتم فرض غرامات على الشركة من قبل الدفاع المدني .

4- تأكد من وجود إحكام لأبواب المعرض والمستودع ولأقفالها .

خامساً : عــــــام

1- تجول بالمعرض وتأكد من نظافته ومن انه يليق بأسم وسمعة الشركة .

2- تأكد من وجود صندوقاً بكل معرض لتلقي إقتراحات العملاء وتأكد من ان تلك الإقتراحات ترسل للإدارة مما يعطي إنطباعاً للعملاء بإهتمام الشركة بإقتراحاتهم مما يعطي قدر من رضاء العملاء ويزيد من إنتمائهم للشركة .

3- تحقق من إمكانية وجود أصول ثابتة بالمعرض لا تعمل ، ومن وجود أصول زائدة عن الحاجة.

4- استفسر من المعرض عن مدى إستجابة قسم النظم بالإدارة للمشاكل الفنية التي تحدث بالمعرض ، وما هي سرعة تلك الإستجابة .