كيفية تنظيم ملفات الادارة المالية

[foxlonely]

السلام عليكم إخواني الكرام

وكل عام وانتم بخير , وتقبل الله منا ومنكم صالح الاعمال .

بداية مشاركتي هذه ليست إلا سؤال أو بمعنى أدق ( مشكلة ) أعاني منها في عملي , وهي كالتالي :

1- عندما أقوم بطباعة القيد بعد كتابته على البرنامج المحاسبي , ماذا أفعل به ؟

2- كيف أنظم ملفات القيود وعلى أي أساس ؟

3- هل القيود تقسم في الملفات على حسب تصنيفات معينة , مثال ( ملف المصروفات , ملف المشتريات , وهكذا ..)

4- لو أفترضنا أن التقسيم السابق صحيح , هل نقسم ملف المصروفات إلى أقسام حسب التاريخ الشهري مثلا ؟

سؤالى مرة أخرى وبأختصار ؟

كيف أنظم عملي المحاسبي الخاص بطباعة القيود وارفاق المستندات وتنظيم الملفات ؟

ارجو لكل من له علم بهذا الأمر الإفادة ؟

وشكرا .

والسلام عليكم

[mmebied]

جرت العادة لتنظيم الملفات

بان يرفق المستندات المؤيدة للقيد

وترتب القيود ترتيب مسلسل لكل شهر

يعني قيود شهر يناير بدأت برقم 1 وانتهت برقم 50

وقيود شهر فبراير بدأت برقم 1 وانتهت برقم 45 مثلاً

---

وتبوب القيود حسب الشركات وأهمية العمليات التي تقوم بها

فمثلاً:

يتم تبويب قيود للصرف وقيود أخري للقبض النقدي

وقيود للتسويات

أذن هناك 3 مجموعات من القيود

وفى جهات أخري قد تقسم القيود إلى حسب المصروف إذا كان رأسمالي أو جاري وقيود للمقبوضات والمدفوعات

وحسب المثل لكل شيخ طريقه

المهم هو التنظيم الذي يسهل حفظ المستندات بصورة تساعد على استخراج البيانات بسهولة

[Rakan-sa]

لا توجد قاعدة ثابتة لترتيب الملفات حيث تختلف باختلاف نوعية النشاط وحجم المنشاة

ولكن بشكل عام تكون مرتبة ومنظمة بشكل يساعد على الوصول الى البيانات بصورة سريعة

[يحيى الرازقي]

وجهة نظري هي الآتي:

1-مميزات النظام المحاسبي هي التي تساعدك أو تصعب عليك أرشفة المستندات المالية.

2- الأنظمة الجيدة هي التي تتيح لك أرقام تسلسلية مستقلة لكل نوع من أنواع القيود المحاسبية وقد لا تتوفر هذه الميزة في بعض البرامج أي أن النظام المحاسبي هو المحدد لأسلوب الأرشفة.

3-البرنامج الجيد هو الذي يقسم السندات المالية إالى الآتي

سند صرف نقدي

سند صرف شيك

سند قبض نقدي

سند قبض شيك

قيد يومية (أو قيد تسوية)

فاتورة مبيعات

فاتورة مشتريات

سند توريد مخزني

سند صرف مخزني

لكل من هذه السندات تسلسل مستقل وبالتالي ملف مستقل

ولكم خالص المودة

[Abualabbas]

أنا أفضل الترتيب على حسب رقم القيد والشهر فمثلا :

ملف قيود شهر 9 من رقم 1/09 الى 50/09

وملف جديد لقيود شهر 10 من رقم 1/10 أيضا

[braveheart08]

تستطيع ايضا تقسيم العمليات الى

قيود الكاش و هي التي تكون لها علاقة بالنقدية و يكون التسلسل

c1-c2-c3...................c9

وفي الشهر الجديد تسجل من كاش 1

و قيود البنك و هي تعاملات البنوك و الشيكات ... الخ

b1-b2-b3

و قيود التحويلات و هي القيود الاخرى التي ليس بها تعاملات نقدية او بنكية

t1-t2-t3

و في كل شهر تعيد التسلسل من 1

و لكنك لم تخبرنا ما هي طبيعة عمل الشركة

فشركات المقاولات تنفع بها هذه الطريقة اما مبيعات التجزئة فلا