نظم المعلومات المحاسبية بين الماضي والحاضر

إن النظام المحاسبي في أية منشأة يعتبر بمثابة نظام للمعلومات المحاسبية، ويختلف مستوى هذا النظام حسب قدرته على تقديم المعلومات المطلوبة بالشكل المناسب وفي الوقت المناسب، والتي تساعد في خدمة عملية اتخاذ القرارات، بالإضافة إلي الأهداف الأخرى. غير أن النظام المحاسبي التقليدي (اليدوي)، الذي يقدم في نهاية الفترة المالية حسابات النتيجة وقائمة المركز المالي، لا يعتبر نظاماً كافياً للمعلومات المحاسبية المستخدمة في ترشيد عملية اتخاذ القرارات، وذلك للأسباب التالية:

[PRBREAK][/PRBREAK] 1. البيانات (أو المدخلات) في هذا النظام تنبع غالباً من صفقات تجارية أو أحداث تاريخية، وعادة ما تمر فترة من الوقت بين وقوع الحادث أو الصفقة وبين تسجيل البيانات وإعداد المعلومات والتقارير اللازمة. وبالتالي فهي بيانات قديمة أو معلومات تاريخية تخص فترة مالية عمرها سنة كاملة في الغالب، ولا تشتمل على تحليل كافٍ لهذه البيانات أو المعلومات المعدة في فترات مالية قصيرة (شهر مثلاً).

2. إن أمكن تسمية ما تحويه الحسابات الختامية معلومات، فنجد أن المعلومات التي تشملها هي معلومات مختصرة جداً وإجمالية، كما أنه عادة ما يتم إعداد هذه المعلومات في ظل مفاهيم وأسس عامة قد لا تتفق مع احتياجات اتخاذ القرار.

3. عدم كفاية البيانات المحاسبية، أو عدم الكفاءة في استخدامها (معالجتها) في إطار النظام المحاسبي التقليدي، كان سبباً في فشل العديد من المشروعات. كما أن عدم الدورية في إعداد التقارير المحاسبية، وإعدادها على فترات متباعدة خلال السنة في إطار هذا النظام، كان أيضاً سبب في قصور الأداء الإداري، وبالتالي اتخاذ قرارات غير رشيدة.

4. عدم توفر أسس المقارنة الكافية بين نتائج النظام المحاسبي في حد ذاته، وفي حالة المقارنة على أساس زمني، فإن ذلك يعطي مؤشرات عامة ومحدودة لا تفي بأغراض اتخاذ القرارات الهامة.

5. النظام المحاسبي التقليدي غالباً ما يتعامل مع بيانات محاسبية أو مالية، أما البيانات غير المحاسبية أو غير المالية فهي محدودة ومحصورة في جداول إحصائية، وتعد بطريقة يدوية.

6. التقارير التي يستلمها متخذي القرارات تعكس غالباً النواحي المحاسبية والمالية البحتة، ونادراً ما يتسلم متخذي القرارات معلومات كافية عن التخطيط وقياس الأداء وعلاقته بالأهداف. والسبب في ذلك عدم وجود نظام حديث يختص بخدمة الإدارة من المعلومات، أي عدم وجود نظام رسمي للمحاسبة الإدارية وعدم فعالية دور المحاسب الإداري في إطار النظم التقليدية للمحاسبة.

7. النظم الفرعية مثل: الموازنات، والتكاليف المعيارية، بالرغم من أن أهدافها خدمة الإدارة إلا أنها غالباً ما تتقيد بالتحليل التاريخي ولا يعطي اهتماماً كافياً لعملية اتخاذ القرارات. هذا بالإضافة إلي المجهود والوقت الكبيرين اللذين يتكلفهما إعداد المعلومات المحاسبية في إطار النظام المحاسبي التقليدي.

مما سبق كان لا بد من اللجوء إلي أساليب إضافية للمساعدة في توفير البيانات المختلفة، وإعداد معلومات عنها في الوقت المناسب وبالشكل المطلوب. وفي العصر الحديث وما يحويه من تطورات في التكنولوجيا (الحاسوب وملحقاته المختلفة)، فإن وضع النظام المحاسبي قد طرأ عليه كثيراً من التغيرات. ومن هذه التغيرات ما يلي:

أ. مع التطور في استخدام الحاسوب، والتوسع في تطبيق أساليب التحليل الكمي في معالجة مشكلات الوحدة وما تحتاجه هذه الأساليب من بيانات، فقد ظهر عدد من نظم المعلومات الرسمية الفرعية تقوم بإعداد البيانات كمدخلات لنظام المعلومات المحاسبي. وأصبح بكل منشأة عدد من نظم المعلومات الفرعية الرسمية يختص كل منها بخدمة واحدة أو أكثر من الوحدات التنفيذية. وكل نظام أصبح له خطة خاصة، وبرنامج خاص للتشغيل، كما أصبحت لهذه النظم فعاليتها في توزيع البيانات الخاصة بأنشطتها على الإدارات العاملة الأخرى، وأصبح مدراء الوحدات على اتصال مباشر بهذه النظم الفرعية لاستيفاء احتياجاتهم من البيانات والمعلومات الخاصة بالأنشطة المختلفة. وعليه لم يصبح النظام المحاسبي النظام الوحيد للمعلومات بل أصبح يتكامل مع غيره من الأنظمة في توفير المعلومات من النظم الأخرى للإدارة، مع تميزه بالطبع في المعلومات ذات الطابع الاقتصادي والمالي.

ب. النظام المحاسبي أصبح يعتمد على النظم الفرعية لإمداده بالبيانات التي كان يتولى جمعها أصلاً، والتي يحتاج إليها لإعداد التقارير واللوائح المالية وإجراء الدراسات الخاصة والمتعلقة بالرقابة والتخطيط. كما أمكن عن طريق شبكات الحاسب المربوطة ببعضها البعض داخلياً وخارجياً الحصول على المعلومات غير المحاسبية، أو غير المالية بسهولة أكثر من ما سبق (في إطار النظام التقليدي للمحاسبة).

ج. ساهم الحاسوب في تقليص حجم المستندات وتقليص المجهود المبذول في إعداد المعلومات المحاسبية، بالإضافة إلي السرعة الفائقة في توصيلها، وكذلك إمكانية الاحتفاظ بحجم كبير من البيانات في الذاكرة ومعالجتها بالسرعة المطلوبة والدقة المطلوبة عن طريق البرامج التطبيقية المساعدة. ولعل السبب في ذلك هو وجود قواعد البيانات الالكترونية الحديثة التي تتيح كل ذلك.

د. تطورت المحاسبة الإدارية بأساليبها المختلفة في ظل وجود الحاسب في النظم الحديثة، وأصبح المحاسب الإداري الحديث عن طريق الحاسوب قادراً على تقديم معلومات أكثر تحليلاً وتفصيلاً وبصفة دورية في شكل تقارير للإدارة، مما حسن من عملية اتخاذ القرارات كثيراً.

هـ. كما أمكن للمحاسب الإداري الحديث باستخدام الحاسوب تطوير وتعديل البيانات التي تقدمها المحاسبة المالية بالشكل الذي يمكن مختلف المستويات الإدارية للمنشأة من تغطية احتياجاتهم من المعلومات، كما أضحي يساهم في عملية تصميم النظام المحاسبي، من خلال خبرته في الربط بين الاحتياجات الإدارية من المعلومات المحاسبية، وأي نوع من المعلومات تحديداً يتطلبه كل مستوى إداري لاتخاذ القرار. وعموماً أصبحت النظم المختصة في مجال المحاسبة كثيرة وأضفي عليها وجود الحاسوب فعالية أكبر في أداء دورها تجاه المنشأة وتجاه الآخرين. وإلي غير ذلك من المميزات التي تميزت بها النظم المحاسبة الحديثة للمعلومات، والتي سبق للباحث وأن تعرض لها بشكل مفصل مسبقاً.

مما سبق يستنتج قصور نظم المعلومات المحاسبية التقليدية في خدمة الاحتياجات الإدارية من المعلومات المحاسبية الملائمة، والأثر السيئ بالطبع الذي سيخلفه ذلك على عملية اتخاذ القرار. كما تتضح فعالية النظم المحاسبية المحوسبة للمعلومات في خدمة الاحتياجات الإدارية، حيث التطور في نظم تشغيل البيانات من ناحية المقدرة الفائقة على تناول حجم كبير من البيانات، مع وجود طرق عديدة وحديثة لمعالجة هذه البيانات. بالإضافة إلي السرعة الكبيرة والدقة الفائقة في التقارير عن نتائج التشغيل وغيرها من المزايا، مما يفي باحتياجات الإدارة من المعلومات الملائمة بصورة أكبر مما كانت عليه هذه النظم في السابق. ولا شك أن العامل المؤثر والفعال الذي أدي إلي كل هذا التطور هو استخدام الحاسبات الالكترونية في مجال هذه النظم (تشغيل بياناتها).