مصادر البيانات والمعلومات- Sources Of Data and Information

تتعدد البيانات والمعلومات المطلوبة تبعاً للأهداف الموضوعة وكيفية تحقيقها، وتتفاوت الحاجة الى البيانات والمعلومات نتيجة لتباين أحجام المشروعات ودرجة تعقد مشاكلها، ويتم الحصول على البيانات والمعلومات عادة من مصدرين رئيسيين:

[PRBREAK][/PRBREAK] - مصادر داخلية.

- مصادر خارجية.

المصادر الداخلية – Internal Sources :

وهى مصادر من داخل المنشأة يمكن أن تتوافر فيها البيانات والمعلومات، فالأنشطة المختلفة داخل المنشأة تحتفظ فى سجلاتها وتقاريرها بالبيانات الهامة والضرورية عن مجال العمل وتعتبر مرجعية هامة للإدارة فى تقييم الأداء ووضع السياسات والخطط وتطويرها، ومن أمثلة البيانات الداخلية: البيانات التى تحتفظ بها إدارة الإنتاج عن أوامر الإنتاج ومستلزمات الإنتاج ومواصفات المنتجات ومعايير الأداة وكذلك البيانات التى تحتفظ بها إدارة المبيعات، وادارة المشتريات عن فواتير البيع، وفواتير المشتريات وما يرد بهما من بيانات عن جهة البيع، العميل، الصنف، البيانات عن الموردين والأسعار، وغيرها من الإدارات الداخلية الأخرى بالمنشاة التى تحتفظ بالبيانات، كإدارة الشئون المالية، وإدارة المخازن، وإدارة الأفراد. وبمعالجة هذه البيانات تبعاً للمواقف الإدارية المختلفة التى تتطلبها حاجة المنشاة تصبح معلومات مفيدة فى اتخاذ القرارات. وتعكس المعلومات الداخلية عموماً صورة للوضع داخل المنشأة من حيث الضعف والقوة ، وهى أما أن تكون معلومات مالية بحتة، أو معلومات ظاهرة تشمل المشاركة فى السوق والكفاية الإنتاجية، ومصادر القوة العاملة، أو معلومات عامة تشمل علاقة العمل.

المصادر الخارجية- External Sources :

وهى المصادر التى يتم الحصول منها على البيانات والمعلومات من خارج نطاق المنشاة. وقد تمثل البيانات والمعلومات الخارجية، بيانات ومعلومات انشطة شبيهة لنفس نشاط المنشاة. وتنقسم مصادر البيانات والمعلومات الخارجية الى مصادر اولية، ومصادر ثانوية على النحو التالى:

أولاً: المصادر الأولية-Primary Sources :

تعتبر البيانات والمعلومات من مصادر أولية، إذا كانت منشورة من قبل مصدرها الاصلى دون سواه، وعادة ما تفضل المصادر الأولية لكون البيانات والمعلومات بحالتها الحقيقية المعبرة عن واقع الاعمال ولم يطرأ عليها عمليات نقل، أو تحوير، أو حذف، أو تلخيص، هذا وتعتبر أهم المصادر الاولية للمعلومات هى عملية الملاحظة، والتجارب، والبحث الميدانى، بالإضافة إلى عامل التقدير الشخصى (مدى منفعة المعلومة للمستخدم).

ثانياً: المصادر الثانوية- Secondary Sources :

تعد البيانات والمعلومات من مصادر ثانوية، عند نشرها من قبل جهة غير جهتها الاصلية، وذلك سواء ان تم نقل البيانات والمعلومات وعرضها بحالتها الاولية كما سبق نشرها من قبل جهتها المصدرة، أو قد ادخل عليها تعديلات بالتلخيص، والحساب، والتبويب بما يغير من صورتها. ومن أمثلة المصادر الثانوية للبيانات والمعلومات، التقارير والنشرات الصادرة عن الغرف التجارية والصناعية والنشرات الحكومية، كالتقارير الاقتصادية الصادرة وزارة المالية والبنوك وشركات التامين وكذلك الكتب والمجلات والجرائد، وذلك عند نشر البيانات والمعلومات عن مصادر اخرى أولية.

أخيراً أن على ادارة المنشاة أن تهتم بمصادر البيانات والمعلومات المختلفة، وأن يكونوا نبيهين فى ذلك، فقد تهمل بعض المصادر لعدم ادراك أهميتها، او عدم التفكير فيها الا عندما تنشأ بعض المشاكل، كذلك على الإدارة أن تكون قادرة على الإدراك والتنبؤ بالمشاكل المتوقعة الموجودة فى المعلومات مثل، مشاكل التحيز، والتاكد من ملائمة المعلومات او افتقارها لذلك وغيرها.