ماذا يفعل امين الخزينة والمحاسب فى هذه الحالات

[اشرف محمود]

سؤال من احد الزملاء
ماذا يفعل المسئول عن الخزينة وايضا المعالجة المحاسبية للحالات الاتى بيانها:
1- عند يسلم امين الخزينة مبلغ معين لاحد الموظفين لايداعه فى البنك هل تكون عهدة على الموظف لحين ورود قسيمة الايداع ام يحرر اذن الصرف باسم البنك ويوقع الموظف بالاستلام ؟
2- عندما يتم صرف مبالغ باستمرار كعهدة مؤقتة لشراء بعض الاحتياجات اليومية للمنشاة هل فى كل مرة يحرر اذن صرف من الخزينة بمبلغ العهدة لحين تسويتها ؟وهل المفروض يتم فتح حساب لاى مبلغ يصرف لحين تسويته

[alaaaboulela]

السلام عليكم

الجزئية الاولى : الخاصة بايداعات البنك في الغالب يتم تحرير سند صرف بقيمة المبلغ المراد ايداعه بالبنك وذلك في حال التأكد التام من امانة الشخص المودع وعدم وجود مخاطر والتأكد التام من ان الموظف سيقوم بايداع المبلغ في التو والحال اما لاسباب منها انشغال الموظف او عدم تمكنه من ايداع المبلغ وخاصة في ايام الذورة زي اول الشهر واخره او تكرار وقوع سيستم البنك فمن الافضل اعتباره كعهدة في ذمة الموظف لحين الايداع للاسباب التالية 

1- تجنب اي مخاطر سواء سرقة او ضياع او المبالغ 

2- ضبط حساب البنك لان في الغالب في الظروف الغير عادية وتأخر الايداعات تكون بحاجه لعمل التسويات وخاصة في حالة تأخر  ايداع المبالغ وظهورها في الشهر الجديد

[alaaaboulela]

الجزئية الثانية : بخصوص العهدة فهناك طريقتين

الأولى 

 هو عمل صندوق نثريات او خزينة فرعية خاصة بالنثريات يتم الصرف من خلالها سلمها للسكرتيرة او السكرتير للصرف على المكتب

سواء كانت مصروفات بوفيه وضيافة او مستلزمات مكتب او ادوات كتابية وخلافه 

الثانية 

عمل عهدة مستديمة لنفس الشخص الذي يتكرر معه الصرف بشكل يومي وذلك من خلال تخصيص مبلغ في حدود الصرف كان يكون مثلا 500 جنيه يتم استعاضتها بشكل اسبوعي او يومي بصرف مايحضره من فواتير بحيث يكون رصيدة 500 جنيه بشكل مستمر 

والله اعلى واعلم ..

[عمرو فتحى]

شكرا استاذ علاء وجزاكم الله خيرا

ولا تنسى اخى السائل مبدأ الحيطة والحذر - الذى لمح له استاذنا الفاضل الاستاذ علاء

[جمال السويدان]

اذا كانت العهدة مؤقتة فيتم إثبات كل مبلغ يمنح لصاحب العهدة بحساب العهدة وعندما يتقدم بكشف المصروفات يتم إثبات قيمة الكشف بحساب العهدة بالطرف الدائن ويعالج الرصيد إما بإعادة الباقي من العهدة إلى الصندوق أو صرف المستحق إذا كانت المصروفات أكبر من قيمة العهدة