شرح مبسط لحسابات العملاء

احمد نور 2013 · 24 أبريل 2013

مقدمة فى حسابات العملاء : متابعة العملاء و حركتهم من أهم النقاط المطلوبة لأي إدارة ناجحة، و الحصول على بيانات دقيقة و سريعة عن حركة العملاء من مبيعات و تحصيل و كذلك التحكم في مستوى المديونية من أساسيات أي عمل تجاري.

خطوات حسابات العملاء

1- فهرسة العملاء

فهرسة العملاء هى أولى خطوات حسابات العملاء حيث يتم بناء فهرس العملاء الذين تتعامل معهم المنشأة و يتم الاحتفاظ بالبيانات و توفير التقارير للإدارة دوريا و عندما تدعو الحاجة. يتم عمل تصنيف للعملاء بعدة طرق بناءا علي رؤية مدير المبيعات فمثلا يمكت تصنيف العملاء بناء علي المنطقه الجغرافيه او علي نوع القطاع مثل القطاع الحكومي – الخاص – أعمال – بنوك و هكذا . ثم يتم حصر كامل لكل بيانات العملاء و التي تشتمل علي :

• بيانات الشركه : اسم الشركه – عنوان – تليفون – فاكس – ايميل - فروع الشركه

• معلومات ماليه : رقم السجل التجاري – رصيد أول المده مقسما بتواريخ استحقاق – حد المديونيه – مدة السداد الممنوحه – رقم الملف الضريبي – الشكل القانوني للشركه

• معلومات عن الشخص المسئول : الاسم – المحمول – الايميل

• معلومات تجاريه : قائمة الاسعار المتعامل بها مع العميل – الخصومات المتفق عليها – الاصناف المسموح بالتعامل بها مع العميل – اسم مندوب المبيعات القائم علي خدمة العميل

2- التسعير و قوائم الاسعار:

التسعير وقوائم الاسعار هو ثانى خطوات حسابات العملاء

التسعير: هو التعبير النقدي لقيمة السلعة في وقت ومكان معين وهو العنصر الوحيد من المزيج التسويقي الذي يمثل إيرادات المنشأة.

وهنا نجد ان من أهم مهام مدير المبيعات هو تحديد اسعار البيع و يعتمد مدير المبيعات علي عنصرين هامين جدا في التسعير و هما : تكلفة البضاعه المباعه و سعر المنافسين بشكل أو باخر فان تكلفة البضاعه المباعه و التي تكون طبقا لسياسة الشركه في تقييم اذون الصرف اما متوسط التكلفه المرجح او الوارد اولا يصرف اولا . يري مدير المبيعات التكلفه الحقيقه للمخازن و يمكن ان يحدد هامش ربح ليصل الي سعر تنافسي مقابل اسعاؤ المنافسين و يساعد مدير المبيعات في اعداد و تغير قوائم الأسعار تقارير هامه تصدر من قسم حسابات العملاء و هي : تقارير ربحة الاصناف. و يمكن أن يكون للمنشأه اكثر من قائمة أسعار طبقا لتصنيفات العملاء.

أهم أهداف تحديد قائمة الأسعار التسعير:

1ـ الحصول على أكبر نصيب من السوق: لأن تعظيم الربح في الأجل الطويل يتحقق بالحصول على نصيب كبير من السوق.

2ـ تعظيم الربح: وذلك لكي يحقق للمنشأة أكبر قدر من العائد.

3ـ زيادة العائد من المبيعات: وذلك بإيجاد العلاقة بين عدة مستويات لكمية المبيعات والتكاليف ومستوى الأسعار الذي يحقق أعلى ربحية ممكنة.

4ـ تحقيق معدل عائد على الاستثمار: تقوم الإدارة مقدمًا بتحديد معدل العائد وتسعى إلى تحديد الأسعار الذي تحققه.

5ـ دعم المركز التنافسي للمنشأة. والذي يجعلها في موقع القيادة، وتزداد المنافسة السعرية في قطاعات السوق المنخفضة.

6ـ استخدام التسعير في دعم الجهود الترويجية:

أـ تقديم السلعة بسعر منخفض لكي يحقق رواج للسلع الأخرى المرتبطة بها أو سلعة أخرى للمنشأة.

ب ـ تقديم السلعة بسعر مرتفع: لتأكيد أن نوعية السلعة مرتفعة عن مثيلتها.

العوامل المؤثرة في التسعير:

يتطلب قرار التسعير على مستوى المنشأة دراسة مستفيضة وعميقة وتشمل بصفة خاصة التنبؤات التسويقية، مرونة الطلب، المنافسين، تكلفة المنتج ونفقات التسويق، الموازنة الحقيقية [الفرق بين الطلب الفعلي والإنتاج الفعلي والطاقة المتاحة في وحدات الإنتاج].

وسوف نقوم بتناول بعض هذه العوامل ومنها:

:أـ الطلب : ويقصد به حجم المبيعات التي تستطيع المنشأة تحقيقها عند مستوى سعر معين. تعتمد بعض المنشآت على عنصر السعر لإيجاد سوق لمنتجاتها وتحقق وفورات عند خفض تكلفة الوحدة لزيادة مبيعاتها. وهذا يعتمد على مرونة الطلب. ومرونة الطلب: هي مقدار تجاوب التغير في السعر مع تغير الطلب.

ومرونة الطب ينقسم إلى:

طلب مرن: عندما تزداد المبيعات نتيجة انخفاض السعر إلى درجة أنه على الرغم من إنخفاض سعر الوحدة فإن إيرادات المبيعات الكلية تزداد [هو الأفضل].

ب ـ طلب غير مرن: ليس من مصلحة المنشأة تخفيض الأسعار لأنه لن يترتب عليه زيادة العائد من المبيعات.

ب ـ المنافسة.

وتحديد السعر يرتبط ارتباطًا وثيقًا بالموقف التنافسي للسلعة، والذي يرتبط بدوره بردود فعل المنافسين، وأيضًا وضع السلعة الاحتكاري.

الموقف التنافسي:

ولتحسين الموقف التنافسي للسلعة:

أـ على المدى القصير: يمكن الاستفادة من مزايا الأسعار المنخفضة ـ مستوى تكلفة الإنتاج ـ الإمكانيات المالية المتوفرة.

ب ـ على المدى الطويل: وذلك بزيادة كفاءة المنتجات وتميزها ـ تحسين التوزيع ـ جهود الترويج المناسبة ـ اتباع سياسة الأسعار المنخفضة.

ـ ملحوظة: إن عنصر السعر له أهمية بالغة في المزيج التسويقي للمنشأة بشرط أن يستخدم بكفاءة بما لا يعرضها على وقف تنافسي غير مناسب ولا يهمل تكامله مع باقي عناصر المزيج التسويقي التي يجب أن يحسن استخدامها في نفس الوقت.

ج ـ التكاليف

أثر عامل التكلفة في التسعير:

التكلفة الكلية = تكلفة التصنيع + تكلفة التسويق + المصاريف الإدارية.

العلاقة بين التكلفة والحجم والربح:

الإيرادات الكلية = [الكمية × سعر بيع الوحدة] ـ التكاليف الكلية.

من هذه العلاقة يمكن تحديد نقطة التعادل وهي كمية المبيعات التي تتساوى عندها التكاليف الكلية مع الإيرادات الكلية.

طريق تحديد الأسعار:

أولاً: التسعير على أساس السوق:

تكون البداية بسعر السوق السائد، وقد يتم اختيار سعر البيع مساوي أو أقل أو أكثر من سعر السوق وذلك حسب ما تتميز به سلعته من مزايا خاصة.

ولتحديد السعر المناسب لبيع منتج المنشأة السعر الذي يحقق العائد المناسب للمنشأة، يجب تطبيق الآتي:

1ـ دراسة السوق: للكشف عن الأسعار المقبولة في السوق للأصناف المماثلة والبديلة.

2ـ دراسة مجال الأسعار المنافسة: على أساس النوعية ودرجة إقبال المستهلكين عليها، ومن ثم على المنشأة أن تقرر موقع منتجاتها من هذا المجال.

3ـ دراسة وجهات نظر منشآت التوزيع: بقصد تحديد هيكل الخصومات التي تحصل عليها منشآت التجزئة ـ والجملة.

4ـ اختبار السوق: لتحديد السعر الذي يناسب منتجات المنشأة.

5ـ دراسة السوق: للتنبؤ بالمبيعات على أساس لعدة مستويات للأسعار.

6ـ دراسة تكاليف التسويق [متغيرة وثابتة]: وذلك لبحث أثرها على السعر النهائي مثل: النقل ـ التخزين ـ الترويج.

7ـ تقدير باقي سعر البيع: وذلك لتغطية تكاليف الإنتاج ومصاريف الإدارة والأرباح.

8ـ تقوم الإدارة بدارسة نسب الإضافة لمنشآت التوزيع والتسهيلات الائتمانية على سعر البيع وحجم المبيعات.

الربح = سعر السوق ـ هوامش ربح الوسطاء ـ مجموعة تكاليف التسويق ـ التكاليف الأخرى.

في حالة عدم قدرة المنشأة على تحديد السعر المقبول من السوق فليس أمامه سوى مدخلين هما:

ـ المدخل الأول: رفع مستوى كفاءتها وخفض التكلفة.

ـ المدخل الثاني: عدم تقديم السلعة للسوق، وذلك لأن عرض السلعة دون معالجة مشاكل التكلفة سيؤدي إلى فشل السلعة وخروجها من السوق.

ثانيًا: التسعير على أساس التكلفة:

السعر = [إجمالي التكاليف / عدد الوحدات المنتظر بيعها] + هامش الربح أو السعر ≥ التكلفة.

مما يعرض المنشأة إلى خسارة تحت ضغط المنافسين أو للتخلص مما لديها من مخزون.

3- ترقيم المستندات :

ثالث خطوات حسابات العملاء هو ترقيم مستندات الحركة اليومية مثل فواتير المبيعات او ايصالات النقديه و الشيكات يكون بامساك دفاتر في النظام اليدوي او بطريقة آلي وبدءاً من رقم يحدده المستخدم لكل دفتر من الدفاتر و يمكن تقسيم الدفاتر لدفتر نظامي خاص بالمعاملات الرسميه و دفتر غير نظامي للمعاملات غير الرسميه و كل دفتر له مسلسل خاص مما يعطي مرونة كبيرة للإدارة المالية للتحكم في تصنيف الحركات طبقا لأنواعها وإمكانية الرقابة على هذه الحركات

4- الحركه اليوميه:

رابع خطوات حسابات العملاء هى الحركه اليوميه

عرض الأسعار

امر التوريد

فاتوره أوليه

فواتير المبيعات (نقدي - أجله)

مردودات المبيعات (نقدي - أجله)

لمشاهدة تفاصيل و نماذج فواتير المبيعات و عرض الاسعر و أمر التوريد . انقر علي الروابط اعلي.

سيناريو حركة المبيعات اليوميه #1

في هذا السينارو من الحركات نجد ان تسلسل الحركات اليوميه يبدأ بعرض الاسعار ثم أمر التوريد ثم فاتورة المبيعات الأوليه و هذه الخطوات الثلاثه اختياريه فقد تكون طبيعة عمل المنشأه لاتقتضي عمل هذه الخطوات لذلك فان شكل المربع منقط مما يوحي عدم الالتزام بهذه الخطوات.

يأتي بعد ذلك خطوات أساسيه لابد منها و هي تسجيل فاتورة المبيعات و التي تقوم بدورها بإنشاء قيد يوميه في الحسابات العامه و إذن صرف في المخازن آليا ، أذن الصرف هو أيضا و في نفس اللحظه يقوم بإنشاء قيد يوميه في الحسابات العامه في حالة الاعتماد علي طريقة الجرد المستمر.

سيناريو حركة المبيعات اليوميه #2

في هذا السينارو من الحركات نجد ان تسلسل الحركات اليوميه يبدأ بعرض الاسعار ثم أمر التوريد ثم فاتورة المبيعات الأوليه و هذه الخطوات الثلاثه اختياريه فقد تكون طبيعة عمل المنشأه لاتقتضي عمل هذه الخطوات لذلك فان شكل المربع منقط مما يوحي الالتزام بهذه الخطوات.

يأتي بعد ذلك خطوات أساسيه لابد منها و تسجيل اذن الصرف من المخازن و الذي يقوم بدوره بانشاء قيد يوميه في الحسابات العامه في حالة تطبيق نظام الجرد المستمر و ارسالها الي العميل لفحص البضاعه و امضاء محضر الاستلام المطابق لأمر التوريد الصادر من العميل بعدها نقوم بتسجيل فاتورة المبيعات و التي تقوم بإنشاء بدورها قيد يوميه في الحسابات العامه. و مطالبة العميل بالسداد بعد فترة الاستحقاق.

5- الســـداد:

خامس خطوات حسابات العملاء هى عندما يحين سداد الفواتير بعد انتهاء مدة الاستحقاق الممنوحه للعميل و ذلك من خلال مراقبة دفتر يومية المبيعات او ان يقوم النظام بارسال اشعارات آاليه Notifications علي شكل بريد الكتروني للعميل و كذلك أيضا لمحاسب قسم حسابات العملاء. يتوجه مندوب التحصيل الي العميل لتحصيل المديونيات المتأخره علي شكل شيكات او نقديه بموجب ايصلات قبض مسلسله . للحصول علي معلومات عليك مراجعة مقالات اخري عن دورة حياة الشيكات

6- تخصيص السداد مع المديونيات:

سادس خطوات حسابات العملاء هى تخصيص السداد مع المديونيات حيث يقوم المحاسب هنا بعمل مقصه بين ما سدده العميل من شيكات و نقديه مع الفواتير و مردودات المبيعات من خلال دفتر يومية المبيعات في النظام اليدوي و من خلال شاشة مقصة السداد في برامج المبيعات و من ثم استعراض تقرير متأخرات العملاء لدراسة أعمار الديون بشكل تفصيلي و أجمالي

7- التقارير:

سابع خطوات حسابات العملاء هى تقارير حسابات العملاء من أهم التقارير التي يحرص علي متابعتها مدير المبيعات و قسم حسابات العملاء و ايضا الاداره العليا منها علي سبيل المثال لا الحصر :

1- كشف حساب العميل مدعم بمحتويات الفواتير لغرض المراجعه و المطابقه مع العملاء