نظرة حول المراجعة الداخلية (2)

[علوش]

المبحث الثالث : مدىإعتماد المراجع الخارجى على المراجع لداخلى

أولاً :- مدى إستقلالية المراجع الداخلى

يعتبر إستقلال المراجع أحد المعايير الهامة للمراجعة ،لذلك يجب أن يكون المراجع الداخلى مستقلاً فى أداء أعماله لكى تتحقق فاعلية المراجعة الداخلية لذلك يجب على المراجع أن يتبع المستويات الإدارية العليا لكى يتمكن من مراجعة وفحص المستويات الرقابية الأخرى وتقييمها للتأكد من مدى تنفيذ الخطط والسياسات الموضوعة وهذا يتطلب من المراجع الداخلى أن يكون بعيداً عن وضع السياسات والأجراءات وإعداد السجلات أو الأرتباطات بأى عمل تنفيذى آخر يكون من الطبيعى أن يتولى مراجعته وتقييمه فيما بعد ... ، وبعد عمليات الفحص والمراجعة التى يقوم بها المراجع يقدم نتائج عمله وتوصياته فى تقارير لمجلس الإدارة .

وتتجه كثير من الشركات إلى تكوين لجنة المراجعة والتى تتكون من أعضاء مجلس الإدارة غير المتفرغين، وهدف اللجنة الإشراف على وظيفة المراجعة الداخلية مما يزيد من إستقلاليته عن الإدارة وذلك لأن لجنة المراجعة مسئولة عن توظيف ومكافأة رئيس القسم .

ولكن فى الحياة العملية لايستطيع تحقيق ذلك لأن أعضاء لجنة المراجعة هم نفس أعضاء مجلس الإدارة وذلك كما هو مبين فى الشكل الآتى(1) :-

EMBED MSDraw \* mergeformat

وضع قسم المراجعة الداخلية من الناحيةالعملية

وقد ذكر مجمع المراجعين الداخليين بأمريكا إن إستقلال المراجع الداخلى من العوامل الأساسية لفاعلية برنامج المراجعة الداخلية (1)

وإن إستقلاله يتوقف على إعتبارين هاما :-

1- إن تحديد المستوى التنظيمى للمراجع يتوقف على قيمة الخدمات التى سوف تحصل عليها الإدارة لذلك يجب على المراجع أن يكون مسئولاً على قراراته .

2- إن موضوعية الدراسة من أهم عوامل نجاح المراجعة الداخلية ولذلك يجب إشراك المراجع فى وضع نظام العمل داخل المشروع لأنه يخضع لتقييمه فيما بعد .

ثانياً :- الفرق بين المراجعة الداخلية والمراجعةالخارجية

بيان المراجع الخارجى المراجع الداخلى 1) من ناحية التعيين يقوم بتعيينه أصحاب المشروع إذا كان المشروع خاص أما إذا كان المشروع تابع للدولة فيقوم بالتعيين السلطة العليا فى الدولة . يقوم إدارة المشروع بتعيين المراجع الداخلى . 2) الهدف(1) الهدف الرئيسى :- خدمة طرف ثالث ( الملاك ) عن طريق إبداء الرأى فى سلامة وصدق تمثيل القوائم المالية .

الهدف الثانوى :- إكتشاف الغش والأخطاء . الهدف الرئيسى:- خدمة الإدارةعن طريق التأكد من أن النظام المحاسبى كفؤ ويقدم بيانات سليمة وبذلك ينصب الهدف الرئيسى على إكتشاف ومنع الغش والأخطاء ... 3) درجة الإستقلال فى إداء العمل وإبداء الرأى(1) يتمتع بإستقلال كامل عن الإدارة فى عملية الفحص والتقييم وإبداء الرأى يتمتع بإستقلال جزئىفهو مستقل عن بعض الإدارات( مثل لحسابات والتكاليف) ولكنه يخدم رغبات وحاجات الإدارات الأخرى . 4) المسئولية مسئول تجاه أطراف عديدة منها المساهمين والدائنين وغيرها . مسئول أمام الإدارة وينحصر إهتمام المراجع الداخلى فى مساعدة مديرى المنشأة فى أداء وظائفهم .

بيان المراجع الخارجى المراجع الداخلى 5)من ناحية الأهتمام يهتم بالشق المالىفى نظام الرقابة الداخلية. يهتم بالشق المالى والأقتصادى والإدارى فى نظام الرقابة الداخلية لأن وظيفة التحقق من كفاءة وفاعلية نظام الرقابة الداخلية. 6) نطاق العمل (1) يحدد ذلك أمر التعيين والعرف السائد ومعايير المراجعة المتعارف عليها وماتنص عليه القوانين المنظمة لأعمال المراجعة الخارجية . تحدد الإدارة نطاق عمل المراجع الداخلى فبقدر المسئوليات التى تعهد بها الإدارة للمراجعالداخلى يكون نطاق فحصه . 7) توقيت العمل (1) يتم الفحص غالباً مرة واحدة فى نهاية السنة المالية وقد يكون فى بعض الأحيان على فترات متقطعة خلال السنة . يتم الفحص بصورة مستمرة على مدار أيام السنة . 8) طريقة العمل يقوم بالتأكد من الحسابات التى تقدم للمساهمين وغيرهم . يقوم بالتأكد من نظام المحاسبى الموضوع .

ثالثاً :- مدى إعتمادالمراجع الخارجى على المراجع الداخلى

يقوم المراجع الداخلى والمراجع الخارجى بالعمل فى نفس الميدان ولهما نفس الهدف وهو :-

1- وجود نظام فعال للضبط الداخلى .

2- وجود نظام محاسبى فعال يمدهم بالعلومات اللازمة عند إعداد التقارير وعلى هذا فإن التعون لازم بينهما حيث يوفر عمل المراجع الداخلى عناء تعدد العمل بالنسبةللمراجع الخارجى ، فإذا إطمأن المراجع الخارجى إلى فاعلية المراجعة الداخلية فإنه يستطيع أن يقلل مدى فحصه الذى يوفر عليه كثيراً من الوقت والجهدومن أمثلة التعاون بينهما :-

أ) يستطيع المراجع الخارجى أن يعتمد على إقرار المراجع الداخلى بفاعلية نظام الرقابةالداخلية .

ب) قيام المراجع الداخلى بمساعدة المراجع الخارجى فى كثير من الأعمال .

جـ) يستطيع المراجع الداخلى أن يعد للمراجع الخارجى الآدلة التى يطلبها فى مراجعته .

ولكن هناك حدود على إعتماد المراجع الخارجى على المراجع الداخلى وهو :-

1) مدى خبرة وكفاءة رئيس المراجعة الداخلية .

2) مدى كفاية المراجعة الداخلية .

3) مستوى الإدارة المسشئول عنها رئيس إدارة المراجعة الداخلية .

الفصــل الثـانى :-المــدفوعات

المبحث الأول :- مفهوم المدفوعات.

المبحث الثانى :- أنواعالمدفوعات .

المبحث الثالث :- إجراءاتالمراجعةالداخليةللمدفوعات .

المبحث الأول :- مفهوم المدفوعات

عند التحدث عن المدفوعات نجد أن كل التساؤلات وإشاراتالإستفهام تتجه حول التعريف الشامل والكافى للمدفوعات .

تعريف المدفوعات :-

المدفوعات هى كل المبالغ التى تدفعها الوحدة أو تتعهد بدفعها وسدادها مقابلالحصول على خدمات أو منافع أو موارد .

كما يمكن تعريفها بأنها :-

التضحيةالإقتصادية نظير الحصول على عوائد أو منافع .

ولكن يعبر عن الخسائر بتعبيرالتضحية إلا أنها تضحية لاتحقق أية عوائد للوحدة مثل سرقة أصل من الأصول .

وتعرف المدفوعات أيضاً بأنها " كل الأموال التى تتكبدها الوحدة فىسبيلالحصول على خدمات أو عوائد ".

وتعرف أيضاً على أنها " كل التكاليف التىتستندها الوحدة فى مقابل الحصول على الإيرادات والمصروفات " .

المبحث الثانى :- أنواع المدفوعات

* تقسم المدفوعات تبعاً للخدمات المترتبة عليها كالأتى :-

1- مدفوعاتإيرادية :-

وهى كل المدفوعات التى تؤدى للحصول على خدمات سريعة أى هى كل الأموالالتى تدفع لغرض القيام بأعمال الشركة والحفاظ على المقدرة الإنتاجية للأصول كمصاريفالصيانة .

2- مدفوعات إيرادية مؤجلة :-

وهى كل المدفوعات التى تؤدى للحصولعلى منافع أو خدمات تستفيد منها الشركة لأكثر من فترة محاسبية واحدة مثل المواردالأولية .

3- مدفوعات رآسمالية :-

وهى كل المدفوعات التى تؤدى للحصول علىمنافع أو خدمات طويلة الأجل ومتمثلة فى الحصول على الأصول الثابتة والتى تصرف أيضاًعلى الأصول الثابتة لزيادة قدرتها الإنتاجية .

* تقسم المدفوعات تبعاً للعلاقةبين المدفوعات والخدمات التى تقدمها الشركة أو السلع التى تنتجها :-

1- تكاليف :- وهى كل المدفوعات التى تتكبدها الشركة والتى تكون لها صلة مباشرة بتكلفة الخدماتأو السلع أى هى تكلفةالحصول على خدمات أو المنافع مثل تكلفة المواد الآولية .

2- المصروفات :- وهى كل المدفوعات التى تتكبدها الشركة والتى ليس لها صلة مباشرةبتكلفة الحصول على الخدمة أو السلعة مثل دفع مرتبات المديرين .

وكثير منالأراء تتفق فى التفريق بين بنود التكاليف والمصروفات وبند الخسائر حيث يترتب علىالخسائر إختفاء أصل من الأصول دون الحصول على عائد مثل الخسائر الناتجة عن الحريق .(1)

والمصروفات قد تكون مصروفات مقدمة أو مصروفات مستحقة .

والمصروفات المقدمة هى تلك المبالغ التى تدفع مقدماً للحصول على خدماتمستقبلاً ولكنها لاتستهلك بالكامل فى نهاية الفترة المالية .

المصروفات المستحقةوهى تلك المصروفات التى تعتبر عبئاً على الفترة المالية ولم تدفع بعد مثال ذلكالرواتب المستحقة والإيجار غير المدفوع ، والفواتير التى أستهلكت فى الفترة الماليةولم تدفع بعد .

* ويمكن تبويب المدفوعات على حسب علاقة المصروف بالوظائفالرئيسية للوحدة:-

1- مصروفات المشتريات :-وهى التى تصرف لغرض شراء مستلزماتالإنتاج وتشمل مصروفات نقل المشتريات ومصروفات الشحن والتأمين وعمولات الشراءوالرسوم الجمركية فى حالة الإستيراد من الخارج .(1)

2- مصروفات بيع وتوزيع :- "وهى كل المصروفات التى تصرف لغرض البيع والتوزيع حيث تتضمن مرتبات وأجور موظفىوعمال البيع والتوزيع ، عمولات البيع والتوزيع ، مصاريف إنتقال عمال البيع والتوزيع، إيجار معارض ومكاتب ومحلات البيع والتوزيع، إهلاك الأثاث والتركيبات والمبانىوالآلات الخاصة بعمليات البيع والتوزيع ، نقل المبيعات للعملاء ، مصاريف الدعايةوالإعلان ، مصاريف التأمين ، وكل مايتعلق بعمليات البيع والتوزيع فى مصاريف أخرى ".(2)

3- المصروفات الإدارية :-وهى التى تصرف على الإدارة العامة حيث أن الوحدةأو الشركة تتكبد الكثير من المصروفات فى سبيل الوصول للأهداف المحددة مثل مرتباتالموظفين ودفع إيجار المحل وتحمل تكاليف المطبوعات والأدوات الكتابية والدفاترالمحاسبية ودفع مصروفات النور والمياه والتكييف والتدفئة وتعتبر هذه المصروفاتمصروفات إدارية .(3)

4- المصروفات النثرية :- وهى تمثل المصروفات ضئيلةالقيمة مثل مصروفات البريد والبرقيات والهاتف والتلكس والأكراميات وغيرها .(1)

5- الديون المعدومة :-ينتج عن البيع بالأجل أرصدة مدينة تمثل حساباتالعملاء ويمثل الرصيد المبلغ المستحق على العميل ولم يتم دفعه للمشروع بعد وقدلايستطيع العميل دفع المبلغ المستحق عليه نظراً لإشهار إفلاسه وعدم إستطاعته الوفاءبكامل الدين وفى هذه الحالة يعتبر البلغ ديناً معدوماً.(1)

المبحث الثالث :- إجراءاتالمراجعةالداخليةللمدفوعات

أولاً:- قياس المدفوعات :-(1)

تقاس المدفوعات فى مرحلة التسجيل سواء كانت مدفوعات إيرادية أو رأسماليةبالقيمة النقدية التى دفعتها الوحدة أو الشركة فى سبيل الحصول على المنافع والخدماتوفى هذه المرحلة تقاس المدفوعات بسعر التبادل النقدى بين طرفين لكل منهما إدارةمستقلة بحيث يكون التسجيل الكمى لأحد الطرفين مطابقاً للتسجيل الكمى للطرف الآخر ،أما فى حالة الحصول على سلع وخدمات بدون مدفوعات كما فى حالة الممتلكات التى تحصلعليها المنشأة عن طريق الهبة أو التبرع أو الممتلكات التى تحصل عليها بمدفوعاتلاتدفع مع الأهمية الأقتصادية الحقيقية للسلع كما فى حالة إكتشاف موارد لاتتفقوأهميتها الأقتصادية مع المدفوعات الفعلية التى دفعتها المنشأة للحصول عليها فتسجلمثل هذه الآصول فى الدفاتر على أساس مدفوعات فعلية لهذه السلع أو الخدمات لو أنالمنشأة كانت قد حصلت عليها فى عملية شراء عادية ،وفى مرحلة تبويب المدفوعاتلايواجه المحاسب أية مشكلة متعلقة بالقياس حيث أن هذه المرحلة تعتبر إستكمالاًللمرحلة الآولى وهى تنحصر فى عملية ترحيل القيم المثبتة بالدفاتر إلى عدة حسابات فىدفاتر أخرى .

تقاس المدفوعات فى مرحلة إعداد النتائج بتحديد المدفوعات المستنفذةخلال المدة المحاسبية وبذلك تظهر بقائمة الأرباح والخسائر كما يتم تحديد المدفوعاتالمتبقية فى شكل أصول تمتلكها الوحدة وبذلك تظهر فى قائمة المركز المالى وقد جرىالمحاسبون على تجاهل تغيرات الأسعار عند قياس المدفوعات .

وفيما يتعلقبالمدفوعات الإيرادية فهى تعتبر تكلفة من تكاليف الإيراد وتحمل لحساب الأرباحوالخسائر ولكن يجب أن يراعى عند قياس المدفوعات فكرة الإستحقاق وذلك بتحميل الحساببما يخص الفترة المالية بغض النظر عن المبالغ المدفوعة فعلاً وفيما يتعلقبالمدفوعات الإيرادية المؤجلة فتقابل المحاسب مشكلة قياس المدفوعات المستنفذة خلالالفترة ولذلك يلتزم .

بطريقة محددة لقياس مدفوعات إستعمال هذا النوع منالخدمات وهنا نلجأ إلى طرق التسعير المختلفة للمواد المنصرفة للتشغيل التى يمكنبواستطها قياس تكلفة المواد المستخدمة فى الإنتاج .

وفيما يتعلق بالمدفوعاتالرآسمالية فتقابل المحاسب مشكلة قياس المدفوعات المستنفذة فى هذه الأصول خلالالفترة المالية .

ثانياً:- إجراءاتالمراجعةالداخليةللمدفوعات :-(1)

إن أبرز المهام لهيئةالمراجعةالداخليةبالنسبة لحركة المدفوعات النقدية هى :-

1- مراجعة مستندات الصرف قبل إصدارالشيكات حيث يتم التحقق من وجود تصريح بعملية الصرف وصحة المبلغ المطلوب صرفهوالأستقطاعات منه والصافى وأن المنشأة حصلت بالفعل على السلعة أو الخدمة .

2- مراجعة التوجيه المحاسبى للمبالغ المنصرفه وإثباتها بدفتر يومية المدفواعت وترحيلهاللحسابات المناسبة أخذاً فى الحسبان تسلسل أرقام الشيكات الصادرة .

3- التحقق منإسترداد المنشأة لأوراق الدفع التى يتم سداد قيمتها والتأشير عليها بالسداد وأنالترحيل قد تم بحساب وأوراق الدفع بالأستاذ العام .

4- مراجعة المستندات المقدملإستعاضة السلف المستديمة والعهد النقدية قبل إصدار شيك لإستعاضة هذه السلف أوالعهد .

5- مراجعة عمليات التجميع فى دفاتر وكشوف المدفوعات والتحقق من عدم وجودأخطاء فى عملية التجميع والتى قد تخفى ورائها عملية إختلاسها .

6- المشاركة فىجرد خزائن النقدية بالمنشأة والتحقق من مطابقة الجرد الفعلى للأرصدة التى توضحهاالدفاتر .

7- إستلام كشوف الحسابات الواردة من البنك أو البنوك ومطابقة الرصيدالوارد بها مع الرصيد الدفترى للبنك .