دور المدقق عند جرد البضاعة نهاية العام

[محمود عواد إبراهيم]

إجراءات الجرد المنفذة للبضاعة نهاية العام عادة تتم علي ثلاثة مراحل :

قبــل الاجرد & خلال الجــرد & بعـد الجــرد ...

وكافة هذه المراحل ينبغي التخطيط لها بعناية ، وكذا كافة الملاحظات والأمور الخاصة بالمتابعة يجب إستكمالها لكل مرحلة :

قبـــل الجـــرد

(1) ناقش مع الإدارة ـ ووثق ذلك في أوراق العمل ـ خطة الإدارة للجرد السنوي علي أن يتضمن ذلك مايلي :

ـ تواريخ الجرد .

ـ أسماء الأشخاص الذين سيشرفون علي الجرد السنوي ، ومدي إستقلالهم عن مهام أمين المخازن، وما يتعلق بها من مهام .

ـ الرقابة علي حركة المخازن ( الشحن والإستلام والتحويلات بين الفروع......) أثناء عملية الجرد .

ـ الطلب من الموردين إيقاف شحن البضاعة .

ـ تعليمات التوقف عن شحن البضاعة للعملاء أثناء الجرد .

ـ تحديد الأصناف البطيئة الحركة والمتقادمة .

ـ تحديد وحصر البضاعة المحتفظ بها كأمانة لدي الغير .

ـ إجـراءات القطع للمستندات .

(2) أحصل علي نسخة من تعليمات الجـرد المعـدة من قبل الإدارة قبل تنفيذ الجرد بوقت كاف ، وتحقق من كفاية هذه التعليمات ، وناقش أي قصـور في هذه التعليمات مع المعنيين .

(3) إطلع علي أحدث تقارير البضاعة وحدد مقدماً بنود معينة ليتم إختيار عدها أثناء الجرد، خاصة المبالغ المادية ، وأعد كشفاً بهذه البنود .

(4) تأكد من وجود تعليمات بعدم تحويل بضاعة مابين الفروع قبل الجرد بفترة كافية .

(5) تأكد من عدم وجود أية أصناف (إعتمادات مستندية مثلا) لم يتم إستلامها وأن جميع الأصناف تم إستلامها وإدخالها بحساب البضاعة .

(6) رتب للحصـول علي مصـادقة برصيد البضاعة المحتفظ بها لدي الغير ( إن وجدت ).

أثنــاء الجــرد :

(1) حدد وسجل مايلي :

ـ آخـر إستلام بضـاعة .

ـ آخـر سند لإخراج بضاعة .

ـ آخــر طلب شـراء بضـاعة .

ـ آخــر فاتورة بيع ( نقدي & آجـل ) .

ـ آخــر سند تحويل من وإلي الفرع .

ـ آخــر فواتير مبيعات يدوية " إن وجدت "

(2) تجول في مناطق تخزين البضاعة لتقييم طريقة التخزين ولتحديد المناطق التي تحتاج عناية خـاصة أثناء عملية الجـرد .

(3) تأكد من وجود رقابة مناسبة علي حركة المخزون أثناء عملية الجرد .

(4) حدد وسجل أية بضـاعة متقادمة أو بطيئة الحركة للمتابعة لاحقا ولاحظ قيام فريق الجـرد بتسجيل وأخذ ملاحظات بها ، كذلك لاحظ الأصناف التي بحالة سيئة ، أو الأصناف التي يصعب تحديدها ، والأصناف المهملة والقديمة ، والأصناف التي سبق تحديدها كأصناف تالفة أو بطيئة الحركة ، كذلك تحقق من تاريخ الصلاحية .

(5) حــدد وسجل الأصناف التي يجب ألا تدخل في الجرد ، وتأكد من أنه تم إستبعادها من الحصـر (( كالأصناف المحتفظ بها لدينا للغير )) .

(6) راقب إجراءات العد والتسجيل التي يقوم بها فريق الجـرد للتحقق من إتباعهم لتعليمات الجـرد ، ويجب أن يتم ذلك دون تعطيل لعملية الجـرد ، ولاحظ أن فريق الجـرد يغطي بإنتظام المخزون للتأكد من تغطيتة بالكامل من غير تجاوز أو نسيان إدراج أصنـاف ما في الجـرد .

(7) تأكد من أن كافة الأصناف التي يتم عدها يتم التأشير عليها لتجنب إعادة عدها .

(8) لاحظ الأصناف التي لايتم جـردها وأحصل علي تفسير لذلك من الإدارة .

(9) قم بإختيار عينة للجـرد ( وفقا لما هو مبين أدناه ) لمطابقتها لاحقا من كشوف تسعير البضاعة ، وتأكد من أن ورقة عمل العينة تحتوي علي المعلومات والبيانات التالية :

ـ رقم الصفحة في كشوف جـرد البضاعة . ـ رقــم البند . ـ الكمــية حسب بطاقة الصنف . ـ وصــــــف البنــــد .

ـ الكمية حسب جـرد التدقيق الداخلي ـ وحـــدة العـد ـ الفروقـات

ـ الحالة العامة للبند ـ تســـــوية الفـروقات

(10) قم بإختيـار العينة وفقا لما يلـي :

أ- إختر عـدة بنود هامة من الأرض وتابعها إلي كشوف الجرد .

ب - إختر عـدة بنود هامة من كشوف الجرد وتابعها إلي الأرض .

ج ـ أثناء الجـرد إختر عـدة عبوات مقفلة وتأكد من المحتوي ودون ملاحظاتك .

وفي حالة وجود فروقات في الكمية أو وصف البنود ... إلخ أطلب من الإدارة إعادة الجرد لهذه البنود .

قبـل مغادرة موقع الجـرد :

(1) قم بجولة نهائية للتأكد من أنه قد تم إدراج كافة بنود البضاعة في الجـرد .

(2) تحقق من أن كشوف الجرد قد تم تعبئتها بصورة سليمة وكاملة .

(3) حدد فيما إذا وجدت أخطاء كثيرة في عملية الجـرد ، وحدد فيما إذا كانت عملية إعادة الجـرد بشكل كامل مطلوبة من عدمه .

(4) حدد فيما إذا كان العمل المنفذ يشير إلي أن الجـرد قد تم تنفيذه حسب الأصول والتعليمات الصادرة من عدمه .

بعـد الجـــــرد :

(1) أحصل علي كشوف البضاعة الآلية ( التي علي أساسها يتم التسعير) ، وقم بتنفيذ مايلي

أـ التأكد من صحة الجمع للكشوف (علي أساس إختياري ) .

ب ـ للعينة التي تم إختيارها أثناء عملية حضور الجرد تأكد من أن كافة البنود موجوده في الكشوف ، وتأكد من أن كافة تفاصيل هذه البنود متطابقة ( الكمية & الوصف & وحدة القياس &........إلخ ) وفي حالة وجود أية فروقات تحقق منها .

ج ـ لكافة البنود المادية والهامة في كشوف البضاعة طابقها مع كشوف الجرد الذي تم ، وفي حالة وجود أية فروقات تحقق منها .

د ـ تأكد من تسلسل كشوف جرد البضاعة إلي التسلسل والأرقام التي تم تدوينها من قبل ممثل التدقيق الداخلي أثناء عملية الجرد .

هـ - تأكد من أن كافة البنود المتقادمة والبطيئة الحركة قد تم تحديدها في كشوف البضاعة

وـ طابق المصادقة بالمخزون المحتفظ به من قبل الغير مع ماورد في كشوف البضاعة .

ز ـ تأكد من أن حركة المخزون ( إن وجدت) أثناء عملية الجـرد قد تم معالجتها بشكل سليم في كشوف البضاعة من خلال التسويات المخزنية وراجع تلك التسويات .

ح ـ تأكد من أن البنود التي تم تحديدها خلال الجـرد علي أساس أنها يجب إستبعادها من كشوف البضاعة ، وتأكد من أن ذلك قد تم وبشكل مناسب .

(2) أحصل علي تسوية المخزون ( إن وجدت) للمخزون حسب الجرد الفعلي مع رصيد المخزون الدفتري ، وقم بتنفيذ مايلي :

أـ تأكد من صحة الإحتساب والجمع للتسوية .

ب ـ تأكد من مطابقة المعلومات الواردة في التسوية مع كشوف المخزون ، ومع كشوف الجرد .

ج ـ قم بالتحقق من كافة بنود التسوية المادية إلي المرفقات الثبوتية .

د ـ تأكد من صحة المعالجة المحاسبية لبنود التسوية ومن وجود موافقات مناسبة لها وذلك بالرجوع إلي القيود والسجلات المحاسبية .

(3) إختبارات القطع cut off :

أـ يجب تسجيل رقم آخـر فاتورة مبيعات وآخـر إشعار شحن/ سند إخراج وآخـر إشعار إستلام بضائع ، والتي تمت قبل البدء في عملية الجرد .

ب ـ بعد عملية الجرد يتم إختيار إشعارات الشحن الصادرة في نهاية السنة مـع فواتير المبيعات ومع دفتر يومية المبيعات والعكس للتأكد من أن إشعارات الشحن والفواتير المتعلقة بها قد تم تسجيلها جميعا قبل نهاية السنة .

ج ـ يتم نفس الإجراء بالنسبة للمشتريات من حيث التأكد من أن أذون إستلام البضائع في نهاية السنة وفواتير المشتريات المتعلقة بها قد تم معالجتها في الفترة الجارية .

د ـ يتم أخذ عينة من البضائع الواردة والبضائع الصادرة بعد إنتهاء السنة مباشرة ويتم التأكد من أن البضائع الواردة لم تدخل ضمن الجـرد وأن البضائع الصادرة دخلت ضمن الجرد .

(4) تأكد من أن كافة الملاحظات علي الجرد قد تم إقفالها حسب الأصول .

(5) تأكد من أن كافة المراحل والخطوات قد تم إكمالها وأن كافة أوراق العمل مكتملة ومنفذة حسب الأصول لتحقيق هدف الإختبار ووفقا للتعليمات .

[وليد صلاح اللقاني]

بكل اقتناع .... موضوع جميل ومفيد جدا