دروس في الإكسيل

[وائل مراد]

السلام عليكم ورجمة الله وبركاتة

إليكم أول دروس في الاكسيل

تعلم أساسيات ورقة العمل

بعد الانتهاء من هذا الدرس ستتمكن من القيام بما يلي:

 إنشاء مصنف.

 إنشاء مصنف من قالب.

 فهم عناصر إطار Microsoft Excel.

 تحديد الخلايا.

 إدخال نص وأرقام وتواريخ في ورقة العمل.

 إدخال نطاق بيانات.

 تحرير محتويات الخلايا.

 التنقل بين أوراق العمل.

 تسمية مصنف وحفظه.

 فتح مصنف.

 إعادة تسمية ورقة عمل.

 معاينة ورقة عمل وطباعتها.

 إغلاق المصنف وإنهاء Excel.

يعتبر Microsoft® Excel برنامج متميز لتنظيم البيانات الرقمية وتنسيقها واحتسابها. فيقوم Excel بعرض البيانات بتنسيق الصفوف والأعمدة إلى جانب خطوط شبكات بين الصفوف والأعمدة، حيث يتشابه مع دفاتر الأستاذ الخاصة بالمحاسبة أو ورق الرسم البياني. وبالتالي فإن Excel يتناسب تمامًا مع معالجة البيانات الرقمية للمحاسبة والأبحاث الخاصة وعمليات التسجيل الإحصائي وأي حالة أخرى يمكن أن يكون تنظيم البيانات بتنسيق يشبه الجدول مفيدًا فيها. فغالبًا ما يسجل المعلمون البيانات الخاصة بدرجات الطلاب في Excel ويقوم المديرون في غالب الأحيان بتخزين قوائم البيانات — مثل سجلات المخزون أو سجلات الأفراد— في برنامج Excel. ومن خلال دراستك لهذا البرنامج التدريبي، تتعلم كيف يساعد Excel على إجراء العمليات الحسابية على البيانات الرقمية ويوفر الكثير من الطرق لتنسيق البيانات لأغراض العرض التقديمي، بما في ذلك التخطيطات والتقارير.

لاستكمال الإجراءات في هذا الدرس، يجب استخدام الملف

Employee Information.xls في المجلد Lesson01 الموجود داخل المجلد Practice والموجود على القرص الثابت لديك.

إنشاء مصنف

يتم بدء تشغيل Excel باستخدام أي أسلوب يتم استخدامه لبدء تشغيل برامج

Microsoft Windows الأخرى. وإحدى الطرق الشائعة هي النقر فوق الزر "ابدأ" ثم الإشارة إلى "كافة البرامج" واختيار "Microsoft Excel" بالقائمة الفرعية. كما يمكنك النقر فوق رمز اختصار البرنامج، إن وُجد، على سطح المكتب أو الشريط "بدء تشغيل سريع".

عند بدء تشغيل Excel، يتم فتح مصنف فارغ، اسمه Book1، بشكل افتراضي. والمصنف هو ملف يمكن أن يتضمن أوراق عمل متعددة. وفي المقابل، فإن ورقة العمل هي شبكة من الصفوف والأعمدة يمكنك إدخال بيانات فيها. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء أربع أوراق عمل للموازنة في مصنف واحد، بحيث تحتوي كل ورقة عمل على موازنة لربع سنة واحد من السنة المالية التالية. إذا كنت معلمًا وتستخدم برنامج Excel، يمكنك إنشاء أوراق عمل لدرجات التقييم في نفس المصنف، بحيث يتم تخزين سجلات الدرجات لفصل دراسي واحد في كل ورقة عمل. وكما ترى فإن المصنف يتيح لك إمكانية تجميع أوراق عمل بها بيانات متعلقة بالأمر نفسه. وبعد إنشاء مصنف، يمكنك حفظه كملف مفرد على القرص الثابت لديك.

وتقوم في هذا التمرين بتشغيل Excel وإنشاء مصنف قياسي وإغلاق المصنف.

1 من شريط مهام Windows، انقر فوق الزر "ابدأ" وقم بالإشارة إلى "كافة البرامج"، ثم انقر فوق Microsoft Excel.

يتم فتح Excel بمصنف اسمه Book1 جاهز للاستخدام.

2 في المقطع "جديد" من جزء المهام "مصنف جديد"، انقر فوق "مصنف فارغ".

يقوم Excel بإنشاء مصنف اسمه Book2 ويختفي جزء المهام.

3 من القائمة "ملف"، انقر فوق "إغلاق".

يقوم Excel بإغلاق Book2، ويعود Book1 للظهور مرة أخرى.

احتفظ بهذا الملف مفتوحًا لاستخدامه في التمرين التالي.

إنشاء مصنف من قالب

إذا كنت بحاجة إلى مصنف فارغ آخر، يمكنك إنشاء مصنف في أي وقت، حتى إذا كان هناك مصنف مفتوحًا بالفعل. كما يوفر Excel قوالب تتيح لك إمكانية إنشاء مصنفات تم إعدادها مسبقًا لتتبع أنواع معينة من البيانات، مثل بيانات الفواتير وطلبية الشراء. لإنشاء مصنف بالاستناد إلى قالب، انقر فوق "جديد" من القائمة "ملف" حيث يتم فتح جزء المهام "مصنف جديد". ومن مقطع "جديد من قالب"، اختر "قوالب عامة".

من مربع الحوار "قوالب"، يمكنك اختيار علامة التبويب "حلول جدول البيانات" ثم تحديد أحد القوالب المعروضة.

فهم عناصر الإطار

تتشابه معظم عناصر إطار برنامج Excel مع إطارات البرامج الأخرى الموجودة في Windows. ويوضح الرسم الموجود بالصفحة التالية أكثر الأجزاء أهمية في Excel، ويتميز الجزءان الأخيران بأنهما جديدان في Excel 2002: إطار المصنف وشريط القوائم الرئيسي وشريط الصيغة وشريطا الأدوات "قياسي" و"تنسيق" والمربع "طرح سؤال" وجزء المهام.

ويقدم الجدول التالي وصفًا للعناصر الموجودة في إطار برنامج Excel.

العنصر الوصف

شريط العنوان يقوم بتعريف البرنامج الحالي واسم المصنف الحالي.

شريط القوائم يسرد أسماء القوائم الموجودة في برنامج Excel.أشرطة الأدوات توفر إمكانية الوصول السريع إلى الوظائف التي يتم استخدامها بشكل متكرر، مثل التنسيق والمحاذاة واحتساب إجمالي إدخالات الخلايا. ويظهر شريطا الأدوات "قياسي" و"تنسيق" بشكل افتراضي.

مربع الاسم يعرض عنوان الخلية النشطة.

شريط الصيغة يعرض محتويات الخلية النشطة.

جزء المهام يتيح لك إمكانية فتح الملفات ولصق بيانات من "الحافظة" وإنشاء مصنفات فارغة وإنشاء مصنفات Excel بالاستناد إلى الملفات الموجودة.

المربع "طرح سؤال" يعرض موضوعات التعليمات التي توافق طلبك وذلك عند كتابة سؤال في المربع.

شريط المعلومات يعرض المعلومات الخاصة بأمر محدد. كما يشير إلى حالة ("تشغيل" أو "إيقاف تشغيل") المفاتيح Caps Lock وNum Lock.

أشرطة التمرير تتضمن شريط تمرير عمودي وآخر أفقي وأربعة أسهم تمرير، كل منها يُستخدم لعرض منطقة مختلفة من ورقة العمل.

الزر "تحديد الكل" يحدد كافة الخلايا بورقة عمل.

علامات تبويب الأوراق تتيح لك إمكانية عرض أوراق العمل في المصنف المفتوح.

ورقة العمل عبارة عن شبكة من الأعمدة العمودية (معرَفة بأحرف أبجدية) والصفوف الأفقية (معرَفة بأحرف رقمية). حيث تتقاطع الأعمدة والصفوف لتشكل خلايا. يمكن تعريف كل خلية بمرجع خلية كامل أو عنوان مكون من إحداثيات العمود والصف لتلك الخلية—على سبيل المثال، B3.

الخلية النشطة وهي خلية، معينة بحد سميك، ستتأثر عند كتابة بيانات أو تحريرها.

الزر "تصغير" يقوم بتصغير الإطار إلى زر على شريط المهام.

الزر "تكبير"/"استعادة إلى الأسفل" يقوم بالتبديل (من وضع لآخر) بين تكبير الإطار واستعادته إلى حجمه السابق.

الزر "إغلاق" يقوم بإغلاق الإطار الذي يظهر عليه الزر.

تلميح الشاشة عبارة عن مربع منبثق صغير يعرض اسم كائن أو زر بشريط الأدوات عند الإشارة إليه بمؤشر الماوس.

وأفضل ما يميز جزء المهام هو أنه يقوم بتجميع إجراءات عامة كثيرة، مثل فتح ملفات جديدة أو إنشائها، في مكان واحد كما يتيح لك إمكانية القيام بهذه الإجراءات بواسطة النقر بالماوس مرة واحدة. والعيب الوحيد لجزء المهام هو أنه يشغل حيزًا كبيرًا على الشاشة. ولحسن الحظ أنه يمكنك إظهار جزء المهام أو إخفاؤه بسهولة ويسر. من القائمة "عرض"، انقر فوق "جزء المهام"، يقوم Excel بإخفاء جزء المهام إذا كان معروضًا حاليًا أو يظهره إذا كان مخفيًا.

وتتضح فائدة وضع المربع "طرح سؤال" في إطار Excel الرئيسي في أنه يمكنك الحصول على المساعدة بشكل سريع وسهل حيث يكون السؤال حاضرًا في ذهنك وذلك دون إضافة أية خطوات قد تصرف انتباهك عن السؤال. وبوجود هذه الميزة لن يكون هناك داعٍ للانتقال إلى القائمة "تعليمات" أو "مساعد Office" عند الحاجة إلى مساعدة.

وستتعامل في هذا التمرين مع عناصر إطار برنامج Excel.

1 قم بالإشارة إلى الزر "معالج التخطيطات" الموجود بشريط الأدوات "قياسي" لثوانٍ معدودة.

يظهر تلميح الشاشة معالج التخطيطات.

2 قم بالإشارة إلى "مربع الاسم" الذي يتضمن عنوان الخلية A1.

يظهر تلميح الشاشة مربع الاسم.

3 انقر فوق الزر "خيارات شريط الأدوات" الموجود في نهاية شريط الأدوات "تنسيق".

تظهر قائمة بالخيارات.

4 قم بالإشارة إلى الأمر "إضافة أو إزالة الأزرار".

تظهر قائمة تحتوي على أوامر إضافية.

5 قم بالإشارة إلى "تنسيق" بالقائمة الفرعية.

تظهر قائمة بخيارات أزرار التنسيق.

6 ضع مؤشر الماوس فوق كل زر معروض حديثًا بشريط الأدوات.

يظهر تلميح الشاشة ليشرح كل زر.

7 عند الانتهاء، انقر في أي مكان خارج القوائم المفتوحة ليتم إغلاق القوائم.

احتفظ بهذا الملف مفتوحًا لاستخدامه في التمرين التالي.

تحديد الخلايا

يجب تعريف الخلية (تقاطع صف مع عمود) التي تريد إدراج البيانات بها وذلك قبل إدخال البيانات بورقة العمل. يُعرف ذلك بأنه تحديد الخلية. يمكنك تحديد خلية مفردة وصف وعمود ومجموعات من الخلايا المتجاورة أو غير المتجاورة.

لتحديد خلية مفردة، انقر فوق تلك الخلية. عند تحديد إحدى الخلايا، يحيط بها حد أسود وتصبح تلك الخلية هي الخلية النشطة، كما هو موضح في الرسم التوضيحي التالي.

يمكنك تحديد كافة الخلايا الموجودة في ورقة عمل بالنقر فوق الزر "تحديد الكل" الموجود في الزاوية العليا اليمنى من ورقة العمل.

يمكنك تحديد صف أو عمود مفرد في ورقة عمل بالنقر فوق محدد الصف أو العمود المقابل.

تتعرف في هذا التمرين على كيفية تحديد صف أو عمود بالكامل في ورقة العمل الحالية.

1 انقر فوق محدد العمود D.

يتم تحديد العمود D.

2 انقر فوق محدد الصف 1.

يتم تحديد الصف 1.

3 انقر فوق محدد العمود B ثم اسحب مؤشر الماوس إلى محدد العمود E.

يتم تحديد الأعمدة.

4 انقر فوق أية خلية في العمود G.

يتم إلغاء تحديد الأعمدة B وC وD وE.

احتفظ بهذا الملف مفتوحًا لاستخدامه في التمرين التالي.

تحديد نطاق من الخلايا

عادةً ما يتم تحديد النطاق بمراجع الخليتين الأولى والأخيرة الخاصتين به بعلامة النقطتين بينهما. على سبيل المثال، يُعرف النطاق العمودي الممتد من الخلية A1 إلى الخلية A9 بأنه A1:A9. وبالمثل، يُعرف النطاق الأفقي الممتد من الخلية C3 إلى الخلية G3 بأنه C3:G3. وتُعرف النطاقات التي تمتد عبر كتلة من الأعمدة والصفوف بعناوين الخلايا في الزوايا العليا اليمنى والسفلى اليسرى من تلك الكتلة (C5:F9)، كما هو موضح في الرسم التوضيحي التالي.

وتقوم بتحديد نطاق من الخلايا بسحب مؤشر الماوس فوق الخلايا. عند تحديد نطاق من الخلايا، تصبح أول خلية تم اختيارها هي الخلية النشطة. وتكون الخلية النشطة بيضاء في حين يكون نطاق الخلايا أزرق.

وتتعرف في هذا التمرين على كيفية تحديد مجموعة من الخلايا المتجاورة في ورقة العمل الحالية.

1 انقر فوق الخلية E3 مع ضغط زر الماوس باستمرار ثم اسحب مؤشر الماوس للأسفل إلى الخلية E12 ثم اترك زر الماوس.

يتم تحديد النطاق E3:E12 وتظل الخلية E3 هي الخلية النشطة.

2 انقر فوق الخلية A5 واضغط مفتاح العالي (Shift) باستمرار ثم انقر فوق الخلية H16.

يتم تحدي النطاق وتظل الخلية A5 هي الخلية النشطة.

3 انقر فوق الخلية F17 واضغط مفتاح العالي (Shift) باستمرار ثم اضغط مفتاح السهم للأسفل أربع مرات.

يتم تحديد نطاق الخلايا من F17 إلى F21 (والمشار إليه بالشكل F17:F21).

إدخال نص في ورقة عمل

يمكنك إدخال ثلاث فئات أساسية من البيانات في أي ورقة عمل لبرنامج Excel: نصوص وأرقام وصيغ. لإدخال نص أو أرقام في خلية، قم بتحديد الخلية ونوع البيانات. وأثناء الكتابة، يظهر كل حرف في "شريط الصيغة" وفي الخلية النشطة، إلى جانب نقطة الإدراج. وتشير نقطة الإدراج إلى مكان إدراج الحرف التالي.

إدخال النص، الذي يطلق عليه أحيانًا تسمية، هو الإدخال الذي يتضمن الأحرف من A إلى Z أو أي حرف آخر لا يوجد به قيمة رقمية خالصة. في بعض الأحيان يتضمن الإدخال النصي أرقامًا، كما هو الحال في عناوين الشوارع.

ويظهر إدخال النص في وضع الضبط إلى اليمين بشكل افتراضي في الخلية. إذا كان الإدخال أطول من العرض المحدد للخلية، إما أنه "يتجاوز" الخلية الحالية ليملأ الخلية المجاورة (إذا كانت الخلية فارغة) أو يظهر بشكل مقطوع (إذا لم تكن الخلية المجاورة فارغة). ومع ذلك يتم تخزين النص، داخليًا، في خلية واحدة فقط ويتضمن كافة الحروف التي تم إدخالها بشكل أساسي.

تتعرف في هذا التمرين على كيفية إدخال نص في ورقة عمل.

1 انقر فوق الخلية A1 واكتب مبيعات ثم اضغط مفتاح الإدخال (Enter).

يتم إدخال النص في الخلية A1 وتصبح الخلية A2 نشطة.

2 انقر فوق الخلية A3 واكتب كبائن ثم اضغط مفتاح الإدخال (Enter).

تحتوي الخلية A3 على الكلمة كبائن وتصبح الخلية A4 نشطة.

3 اكتب وحدات فندقية ثم اضغط مفتاح الإدخال (Enter).

يتم إدخال كلمة وحدات فندقية في الخلية A4.

احتفظ بهذا الملف مفتوحًا لاستخدامه في التمرين التالي.

إدخال أرقام في ورقة عمل

يتضمن الإدخال الرقمي مزيجًا من الأرقام من 0 إلى 9 والأحرف الخاصة التالية بشكل اختياري.

الحرف الاستخدام

+ الإشارة إلى قيمة موجبة

- أو ( ) الإشارة إلى قيمة سالبة

$ الإشارة إلى قيمة عملة

% الإشارة إلى نسبة مئوية

/ الإشارة إلى كسر

. الإشارة إلى قيمة عشرية

, فصل أرقام الإدخال

E أو e لعرض إدخال برمز علمي (دالة أسية)

في حالة بدء إدخال بعلامة الجمع للإشارة إلى عدد موجب، يتجاهل Excel هذه العلامة. في حالة كتابة أقواس للإشارة إلى عدد سالب، يظهر العدد بعلامة الطرح. في حالة تضمين علامة الدولار أو علامة النسبة المئوية أو خط مائل للأمام أو فاصلة أو رمز أسي، يقوم البرنامج بتعيين تنسيق رقمي للإدخال تلقائيًا.

ويظهر الإدخال الرقمي في وضع الضبط إلى اليمين بشكل افتراضي في الخلية. إذا كان الإدخال أطول من العرض المحدد للخلية، فإنه يظهر في شكل رمز علمي، مثل العلامات المتتالية (####) أو يظهر مقرّبًا. ومع ذلك يقوم Excel بتخزين كافة الأرقام داخليًا كما تم إدخالها.

تتعرف في هذا التمرين على كيفية إدخال الأرقام الخاصة بالمبيعات في ورقة العمل.

1 انقر فوق الخلية B3 واكتب 42848 ثم اضغط مفتاح الإدخال (Enter).

تم إدخال الرقم في الخلية B3 وأصبحت الخلية B4 نشطة.

2 اكتب 92346 ثم اضغط مفتاح الإدخال (Enter).

تم أدخال الرقم في الخلية B4 وأصبحت الخلية B5 نشطة.

احتفظ بهذا الملف مفتوحًا لاستخدامه في التمرين التالي.

إدخال تواريخ في ورقة عمل

يمكن تمثيل التواريخ في أوراق عمل Excel باستخدام أرقام فقط أو مزيج من النص والأرقام. فعلى سبيل المثال، تعتبر الطريقتان يناير 22، 2004 و1/22/04 طريقتان لإدخال نفس التاريخ. وكما هو الحال مع النص، فإن التواريخ غالبًا ما يتم استخدامها كتسميات للصفوف والأعمدة. لكن تختلف التواريخ عن النص في أنها تُعتبر أرقام تسلسلية، فهي تسلسلية ويمكن جمعها وطرحها واستخدامها في العمليات الحسابية.

توخى الحذر عند التعبير عن سنة باستخدام فقط آخر رقمين من السنة. فبرنامج Excel يفسر السنوات التي تتكون من رقمين من 00 إلى 29 على أنها تمثل السنوات من 2000 حتى 2029، ويتم تفسير السنوات المكونة من رقمين من 30 إلى 99 على أنها السنوات من 1930 حتى 1999. ويستخدم تنسيق السنة الافتراضي رقمين؛ إلا أنه من الأفضل كتابة السنة بأربعة أرقام لتجنب الالتباس.

ويظهر التاريخ في وضع الضبط إلى اليمين بشكل افتراضي في الخلية. بعد كتابة تاريخ وإدخاله في خلية، قد يعيد Excel تنسيق التاريخ ويمثله بشكل مختلف. حيث تعتمد الطريقة التي يتم تمثيل التاريخ بها في خلية بشكل أساسي على إعداد التاريخ الافتراضي للكمبيوتر. وستتعلم في الدرس التالي كيفية اختيار تنسيقات التاريخ، بما في ذلك خيارات السنوات المكونة من أربعة أرقام.

تتعرف في هذا التمرين على كيفية إدخال تواريخ في ورقة عمل.

1 انقر فوق الخلية B1 واكتب يناير 2004 ثم اضغط مفتاح علامة الجدولة (Tab).

يختصر Excel التاريخ عند كتابته باللغة الإنجليزية من January 2004

(يناير 2004) إلى Jan-04، وتصبح الخلية C1 هي الخلية النشطة.

2 اكتب Feb 2004 (فبراير 2004) ثم اضغط مفتاح الجدولة (Tab).

يستخدم Excel نفس تنسيق التاريخ كما سبق ويتم إدخال Feb-04 في الخلية C1. تصبح الخلية D1 هي الخلية النشطة حاليًا.

احتفظ بهذا الملف مفتوحًا لاستخدامه في التمرين التالي.

إدخال نطاق بيانات

لإدخال بيانات في خلية فردية، اكتب البيانات ثم اضغط مفتاح الإدخال (Enter). عند الحاجة إلى إدراج إدخالات متتابعة، يمكنك تحديد النطاق أولاً لإدخال البيانات بسرعة أكبر.

تتعرف في هذا التمرين على كيفية إدخال مزيد من الأرقام الخاصة بالمبيعات في ورقة العمل.

1 انقر فوق الخلية C3 واسحب إلى الخلية D4 واترك زر الماوس.

يتم تحديد الخلايا C3 وC4 وD3 وD4.

2 اكتب 39768 ثم اضغط مفتاح الإدخال (Enter).

يتم إدخال الرقم في الخلية C3 وتصبح الخلية C4 نشطة.

3 اكتب 90426 ثم اضغط مفتاح الإدخال (Enter).

يتم إدخال الرقم في الخلية C4 وتصبح الخلية D3 نشطة.

4 اكتب 45122 ثم اضغط مفتاح الإدخال (Enter).

يتم إدخال الرقم في الخلية D3 وتصبح الخلية D4 نشطة.

5 اكتب 87409 ثم اضغط مفتاح الإدخال (Enter).

يتم إدخال الرقم وتصبح الخلية C3 نشطة.

احتفظ بهذا الملف مفتوحًا لاستخدامه في التمرين التالي.

تحرير محتويات الخلية

بعد إدخال البيانات في خلية، يمكنك تغيير محتويات الخلية بسهولة. فيجب أولاً النقر المزدوج فوق الخلية أو النقر فوق الخلية ثم النقر داخل "شريط الصيغة". يعمل أي من هذين الإجراءين على أن يكون Excel في الوضع "تحرير" والذي يمكنك التحقق منه بالتأكد من ظهور كلمة تحرير في شريط "المعلومات". وتقوم بعد ذلك بالكتابة ثم تضغط مفتاح الحذف (Delete) أو مفتاح مسافة للخلف (Backspace) لتحرير البيانات في الخلية. عندما يكون برنامج Excel في الوضع "تحرير"، يظهر زران إلى يمين "شريط الصيغة": "إلغاء الأمر" و"إدخال".

يمكنك النقر فوق الزر "إلغاء الأمر" أو ضغط مفتاح الخروج "Esc" لإلغاء إدخال قبل إدخاله بشكل فعلي في ورقة العمل. ويؤدي القيام بأي من هذين الإجراءين إلى حذف كل ما كتبته ويخرج Excel من الوضع "تحرير". كما يؤدي إلى استعادة المحتويات السابقة للخلية النشطة، إذا كانت تلك الخلية تحتوي على بيانات. يمكنك النقر فوق الزر "إدخال" لاستكمال الإدخال.

تتعرف في هذا التمرين على كيفية مراجعة بعض الإدخالات في ورقة العمل الحالية.

1 انقر فوق الخلية B3، ضع مؤشر الماوس بين 2 و8 في "شريط الصيغة" ثم انقر.

يتم تنشيط الوضع "تحرير" وتظهر نقطة الإدراج على شكل I (علامة رأس المؤشر).

2 اضغط مفتاح مسافة للخلف (Backspace) واكتب 6 ثم اضغط مفتاح الإدخال (Enter).

تحتوي الخلية B3 الآن على الإدخال 46848.

3 انقر فوق الخلية C4 واكتب 92313 ثم اضغط مفتاح الإدخال (Enter).

تحتوي الخلية C4 الآن على الإدخال 92313.

4 انقر فوق الخلية C3 واكتب 65452 ثم انقر فوق الزر "إلغاء الأمر" الموجود على "شريط الصيغة".

يتم إلغاء إدخال البيانات مع استعادة القيمة الأصلية.

احتفظ بهذا الملف مفتوحًا لاستخدامه في التمرين التالي.

التنقل بين أوراق العمل

كما هو موضح في بداية هذا الدرس، فإن كل مصنف Excel يتكون من أوراق عمل فردية. يساعدك ذلك على تجميع أوراق العمل التي تحمل موضوعات متشابهة معًا في مصنف واحد. وعادةً ما يحتوي المصنف الجديد على ثلاث أوراق عمل فارغة بشكل افتراضي. ويمكن إضافة المزيد من أوراق العمل عند الحاجة إلى ذلك، كما يمكن حذف أوراق العمل غير المستخدمة إذا لزم الأمر. تظهر أسماء الأوراق في علامات تبويب بطول الجزء السفلي من إطار المصنف.

تتعرف في هذا التمرين على كيفية عرض ورقتي عمل داخل نفس المصنف.

1 انقر فوق علامة التبويب "ورقة2" الموجودة في الجزء اسفلي من إطار المصنف.

تظهر "ورقة2" ومحتوياتها. وتكون ورقة العمل فارغة.

2 انقر فوق علامة التبويب "ورقة1" الموجودة في الجزء اسفلي من إطار المصنف.

تظهر "ورقة1" ومحتوياتها.

احتفظ بهذا الملف مفتوحًا لاستخدامه في التمرين التالي.

تسمية مصنف وحفظه

عند الانتهاء من إدخال البيانات وتحريرها في أحد المصنفات، يجب تسمية المصنف وحفظه على القرص الثابت لديك حتى تتوفر لديك المعلومات عند تشغيل الكمبيوتر في المرة القادمة. وتماثل عملية حفظ ملفات المصنفات عملية حفظ الأنواع الأخرى من الملفات في برامج Windows. حيث يجب تسمية المصنف وتحديد المجلد الذي تريد حفظ المصنف به في أول مرة تقوم فيها بحفظه. ويمكنك حفظه في مجلد على القرص الثابت لديك أو، إذا كنت متصلاً بشبكة، على قرص ثابت لجهاز آخر. كما يمكنك إنشاء مجلد لحفظ المصنف عن طريق استخدام الأدوات الموجودة في Excel. وبعد حفظ المصنف، يمكنك فقط النقر فوق الزر "حفظ" الموجود على شريط الأدوات "قياسي" لحفظ أية تغييرات تم إجراؤها بعد آخر عملية حفظ. سيتم حفظ المصنف بنفس الاسم وفي نفس المكان.

إذا أردت حفظ المصنف باسم مختلف أو في مجلد مختلف، يمكنك إجراء هذه التغييرات عن طريق تنفيذ نفس الخطوات التي قمت بها عند حفظ المصنف في المرة الأولى. وكما هو الحال مع أي ملف Windows آخر، يمكن أن يصل طول اسم المصنف إلى 255 حرف، لكنه لا يمكن أن يتضمن أي من الأحرف التالية:

/ \ > < * ? “ | : ;

كما يمكنك استخدام عناصر التحكم الموجودة في مربع الحوار "حفظ باسم" لتحديد تنسيق مختلف للملف الجديد. على سبيل المثال، قد تحتاج إلى حفظ ملف Excel بتنسيق مختلف حتى يمكنك مشاركة الملف مع شخص آخر يستخدم برنامج مختلف لجداول البيانات أو حتى لاستخدامه مع برامج غير متعلقة بجداول البيانات.

تتعرف في هذا التمرين على كيفية حفظ المصنف في مجلد تقوم بإنشائه من داخل Excel. كما تقوم بحفظ المصنف كملف Lotus. (يعتبر Lotus برنامج آخر لجداول البيانات.)

1 من القائمة "ملف"، انقر فوق "حفظ باسم".

يعرض Excel مربع الحوار "حفظ باسم". ستعتمد الملفات والمجلدات التي تظهر في مربع الحوار هذا على المجلد الذي تم استخدامه في آخر مرة لحفظ مصنف على الكمبيوتر لديك.

2 انقر فوق السهم للأسفل لـ "حفظ في"، ثم انقر فوق رمز القرص الثابت المحلي (غالبًا ما يكون محرك الأقراص C).

3 انقر نقرًا مزدوجًا فوق المجلد Practice.

4 انقر فوق الزر "إنشاء مجلد جديد" في مربع الحوار.

يظهر مربع الحوار "مجلد جديد".

5 اكتب 2004 Sales وانقر فوق "موافق".

يتم إغلاق مربع الحوار "مجلد جديد" ويعرض مربع الحوار "حفظ باسم" المجلد مبيعات 2004. يظهر الاسم Book1 في مربع النص "اسم الملف" حيث أن Book1 هو الملف المفتوح.

6 حدد النص الموجود في المربع "اسم الملف" واكتب مبيعات وحدات الإقامة ثم انقر فوق "حفظ".

تتم تسمية الملف وحفظه.

7 من القائمة "ملف"، انقر فوق "حفظ باسم".

8 وفي مربع الحوار "حفظ باسم"، انقر فوق السهم للأسفل في مربع النص "حفظ بنوع".

9 قم بالتمرير وحدد الخيار WK4(1-2-3)(*.wk4).

10 انقر فوق "حفظ".

يتم الآن حفظ الملف بنفس الاسم ولكن كجدول بيانات Lotus ولذلك يختلف ملحق اسم الملف.

11 أغلق المصنف واترك برنامج Excel مفتوحًا.

فتح مصنف

بعد حفظ مصنف Excel، يمكنك إعادة فتحه في أي وقت لمراجعة محتوياته ولإجراء تغييرات عليه. يحتفظ Excel بمسار آخر أربعة مصنفات تم فتحها ويضع أسماء الملفات الخاصة بها في الجزء السفلي من القائمة "ملف". لفتح ملف غير موجود بهذه القائمة، ابدأ بعرض مربع الحوار "فتح".

تتعرف في هذا التمرين على كيفية عرض مربع الحوار "فتح" وفتح مصنف موجود ثم إغلاق المصنف.

1 على شريط الأدوات "قياسي"، انقر فوق الزر "فتح".

يظهر مربع الحوار "فتح".

2 انقر فوق السهم للأسفل لـ "بحث في"، ثم انقر فوق رمز القرص الثابت لديك وانقر نقرًا مزدوجًا فوق المجلد Practice.

تظهر محتويات المجلد Practice في مربع الحوار "فتح".

3 انقر نقرًا مزدوجًا فوق المجلد Lesson01.

تظهر بذلك أسماء الملفات المخزنة في المجلد Lesson01.

4 انقر فوق الملف Employee Information ثم انقر فوق "فتح".

يتم إغلاق مربع الحوار "فتح" ويظهر الملف Employee Information.

5 من القائمة "ملف"، انقر فوق "إغلاق".

يقوم Excel بإغلاق المصنف Employee Information.

6 انقر فوق القائمة "ملف" من شريط القوائم.

يعرض Excel قائمة بالمصنفات التي تم فتحها مؤخرًا في الجزء السفلي من القائمة "ملف".

7 من القائمة "ملف"، انقر فوق Employee Information.

يتم فتح الملف.احتفظ بهذا الملف مفتوحًا لاستخدامه في التمرين التالي.

إعادة تسمية ورقة عمل

عادةً ما تتم تسمية أوراق العمل في كل مصنف Excel بالأسماء "ورقة1" و"ورقة2" و"ورقة3" بشكل افتراضي. وكما تساعدك تسمية المصنف باسم فريد على أن تتذكر محتواه، فإن إعادة تسمية ورقة عمل يمكن أن تذكرك بمحتواها أيضًا.

تتعرف في هذا التمرين على كيفية تسمية ورقة عمل باسم مختلف.

1 انقر نقرًا مزدوجًا فوق علامة تبويب الورقة "ورقة1".

يتم تحديد ورقة1 داخل علامة التبويب.

2 اكتب الدليل ثم اضغط مفتاح الإدخال (Enter).

تظهر كلمة الدليل في علامة تبويب الورقة.

احتفظ بهذا الملف مفتوحًا لاستخدامه في التمرين التالي.

معاينة ورقة عمل وطباعتها

بعد إكمال ورقة العمل، يمكنك معاينة محتوياتها وطباعتها. لطباعة ورقة عمل، ابدأ بعرض مربع الحوار "طباعة". ويمكنك من خلال مربع الحوار هذا تغيير معظم إعدادات الطباعة ومعاينة البيانات وطباعة ورقة العمل.

ومن المفضل إجراء تدقيق إملائي لورقة العمل قبل طباعتها. انقر فوق الزر "تدقيق إملائي" الموجود على شريط الأدوات "قياسي" لبدء التدقيق الإملائي لورقة العمل.

كما يمكن معاينة ورقة العمل قبل طباعتها. يعرض الإطار معاينة قبل الطباعة عرض لصفحة كاملة للملف بالشكل الذي ستتم طباعته عليه حتى تتمكن من مراجعة التنسيق والتخطيط الكلي قبل الطباعة الفعلية.

وتظهر الأوامر المتوفرة في الإطار "معاينة قبل الطباعة" على شكل أزرار تمتد بأعلى الإطار. كما يظهر رقم الصفحة الحالية والعدد الإجمالي للصفحات في ورقة العمل في الزاوية السفلية اليمنى من الإطار.

وعندما تصبح مستعدًا للطباعة، يمكنك تحديد طباعة المصنف بالكامل أو ورقة فردية في مصنف أو نطاق محدد من البيانات فقط. ويمكنك تحديد نطاق الخلايا التي تريد طباعتها قبل عرض مربع الحوار "طباعة" أو يمكنك تحديد النطاق الذي تريد طباعته في مربع الحوار "طباعة".

تتعرف في هذا التمرين على كيفية معاينة ورقة العمل الحالية وطباعتها.

1 انقر فوق الزر "معاينة قبل الطباعة" على شريط الأدوات "قياسي".

يظهر الملف في الإطار "معاينة قبل الطباعة".

2 انقر في أي مكان من ورقة العمل.

يزيد عامل التكبير والتصغير ويتم تكبير المعاينة.

3 انقر في أي مكان من ورقة العمل مرة أخرى.

ينخفض عامل التكبير والتصغير ويتم تصغير المعاينة.

4 انقر فوق الزر "إغلاق" الموجود على شريط الأدوات "معاينة قبل الطباعة".

يتم إغلاق الإطار "معاينة قبل الطباعة".

5 من القائمة "ملف"، انقر فوق "طباعة".

يظهر مربع الحوار "طباعة".

6 انقر فوق "موافق".

تتم طباعة ورقة العمل الحالية.

7 انقر فوق الزر "حفظ" الموجود على شريط الأدوات "قياسي".

يتم حفظ ورقة العمل بالاسم الحالي.

احتفظ بهذا الملف مفتوحًا لاستخدامه في التمرين التالي.

إغلاق مصنف وإنهاء Excelيمكنك إزالة مصنف من الإطار بإغلاق المصنف وإنهاء Excel. وبإغلاق المصنف الحالي يظل Excel قيد التشغيل، بينما يؤدي الإغلاق إلى إنهاء برنامج Excel.

بعد حفظ المصنف على القرص الثابت لديك، يمكنك مسحه من الشاشة وذلك بإغلاق إطار المصنف. إذا لم يتم حفظ المصنف، سيطلب منك برنامج Excel حفظه قبل إغلاق الإطار. عند الانتهاء من استخدام Excel، يجب إغلاقه باستخدام أوامر Excel. تجنب إيقاف تشغيل الكمبيوتر أثناء تشغيل أي برنامج.

تتعرف في هذا التمرين على كيفية إغلاق مصنف وإنهاء Excel.

1 انقر فوق الزر "إغلاق" الموجود في الزاوية العلوية اليمنى من إطار المصنف.

يتم إغلاق المصنف.

2 انقر فوق الزر "إغلاق" في الزاوية العلوية اليمنى من إطار Excel.

يتم إغلاق برنامج Excel.

ملخص الدرس

تعلمت في هذا الدرس كيفية التنقل داخل Excel وكيفية تحديد الخلايا والصفوف والأعمدة. كما تعلمت كيفية إدخال نص وتحريره في الخلايا وكيفية التبديل بين أوراق عمل مختلفة وكيفية حفظ أوراق العمل وفتحها وإغلاقها وكيفية إعادة تسمية أوراق عمل مختلفة في مصنف وطباعتها.

إذا كنت ترغب في المتابعة والانتقال إلى دروس أخرى، قم بإجراء ما يلي:

■ إعادة تشغيل Excel.

إذا كنت لا ترغب في المتابعة والانتقال إلى دروس أخرى:

■ يكون Excel مغلق بالفعل.

الامتحان القصير1 كيف يمكن تحديد كل الخلايا في ورقة عمل في نفس الوقت؟

2 كيف يمكن فتح مصنف موجود؟

3 ما هي أسهل الطرق لإدخال بيانات في نطاق من الخلايا؟

4 كيف يمكن إعادة تسمية ورقة عمل؟

5 كيف يمكن إغلاق كافة المصنفات المفتوحة مرة واحدة؟

6 ما الطريقتان اللتان يمكن استخدامهما لتحديد نطاق من الخلايا؟

7 كيف يمكن تحديد نطاقات غير متجاورة من الخلايا؟

8 ما الفرق بين النقر فوق "جديد" من القائمة "ملف" والنقر فوق الزر "جديد"؟

9 اذكر ثلاثة أحرف لا يمكن استخدامها في اسم أي مصنف؟؟

10 ما هي المعلومات التي يعرضها "مربع الاسم"؟

11 ما الطريقتان اللتان يمكنك استخدامهما لتعيين الوضع "تحرير" ببرنامج Excel؟

12 كيف يمكنك التنقل فيما بين أوراق العمل؟

13 ما هو السبب الذي من أجله يتم عرض ورقة عمل في الإطار "معاينة قبل الطباعة"؟

التمارين الشاملة

التمرين 1: قم بإنشاء مصنف وتسميته الأولى. اكتب أسماء وسنوات الثلاثة شهور القادمة في الخلايا B1 وC1 وD1، مثل يوليو 2004 وأغسطس 2004 وسبتمبر2004. وحدد نطاق الخلايا من B2 إلى D3 ثم أدخل أرقام في الخلايا.

هام

يجب إتمام التمرين 1 للانتقال إلى التمرين 2. لكن بإمكانك حل التمارين من 3 إلى 5 دون حل.

التمرين 2: انقر فوق الخلية C3 واستخدم "شريط الصيغة" لتغيير الرقم الموجود في الخلية. أعد تسمية "ورقة1" إلى الورقة الأولى. حدد العمود B ثم حدد الصف 5. ثم قم بتحديد النطاقين من B1 إلى D2، ومن B5 إلى D7 معًا. قم بمعاينة ورقة العمل وطباعتها ثم حفظها.

التمرين 3: ناقشنا في هذا الدرس أن برنامج Microsoft Excel يوفر عددًا من القوالب المصممة مسبقًا كي تستخدمها. افتح القالب Loan Amortization (في قوالب "حلول جدول البيانات") واكتب وصفًا مختصرًا عن أغراضه. أدخل بيانات في ورقة العمل لاستكشاف كيفية عمل ورقة العمل. ما مدى فائدة مثل هذا القالب؟

التمرين 4: ربما لاحظت من خلال المقطع "جديد من قالب" من جزء المهام "ورقة عمل جديدة" أن هناك مصدرين آخرين للقوالب بخلاف تلك التي تم تثبيتها على الجهاز مع تطبيق Excel لديك. ويتمثل أحد هذه المصادر في مواقع الويب التي ربما تكون أنت على دراية بها، هذا إلى جانب موقع Microsoft® على الويب. إذا كانت لديك إمكانية الوصول للإنترنت، انقر فوق الخيار "قوالب على Microsoft.com" واستكشف القوالب المتوفرة هناك. (تلميح: قد ترغب في استكشاف القوالب التي تتوافق مع اهتماماتك الخاصة وهواياتك الشخصية).

التمرين 5: تعلمنا في هذا الدرس كيفية تحديد نطاق من الخلايا. استخدم المربع "طرح سؤال" لمعرفة كيفية إلغاء تحديد جزء ما في النطاق دون إلغاء تحديد النطاق بأكمله وإعادة تحديد الخلايا المرغوب فيها.

[وائل مراد]

حمل هذا الرابط وتصفح الدرس الأول بكل حرية : http://www.filebox.com/we7zug4k8bw8

[وائل مراد]

تحرير أوراق العمل وتنسيقها

http://www.filebox.com/kw92ygvl9h29

بعد الانتهاء من هذا الدرس ستتمكن من القيام بما يلي:

 تنسيق البيانات الرقمية.

 ضبط حجم الصفوف والأعمدة.

 محاذاة محتويات الخلايا.

 إنشاء تنسيقات شرطية وتطبيقها.

 البحث عن محتويات خلية واستبدالها.

 إدراج الخلايا والصفوف والأعمدة وحذفها.

 قص الخلايا ونسخها ولصقها ومسحها.

من أكبر المميزات التي يقدمها برنامج Microsoft® Excel هي المرونة في تغيير مظهر البيانات وبنية أوراق العمل الخاصة بك بسهولة. يمكنك تغيير طريقة عرض الأرقام حتى يكون مظهرها متوافقًا مع نوع الأرقام الذي تستخدمه. على سبيل المثال، إذا قمت بإدخال المبالغ الخاصة بالمبيعات في ورقة عمل يمكنك تنسيقها بحيث تبدو كقيم نقدية. فمثلاً إذا قمت بإدخال الرقم 1455 في ورقة عمل، يمكنك تنسيق هذا الرقم ليظهر كالآتي 1.455$.

يمكنك أيضًا تغيير عرض الأعمدة بحيث يمكن احتواء البيانات بشكل مناسب في العمود ويمكنك زيادة ارتفاع صف معين لجذب الانتباه للبيانات الموجودة في الصف. وبينما تقوم باستخدام أوراق العمل، كثيرًا ما ستجد أنه من الضروري نقل البيانات أو نسخها في مواقع أخرى وهي ميزة من السهل القيام بها في برنامج Excel. في الواقع، يوفر برنامج Excel أساليب متعددة يمكنك استخدامها لنسخ بيانات أو نقلها إلى موقع مختلف في نفس ورقة العمل أو حتى إلى ورقة عمل مختلفة.

يمكنك أيضًا إعطاء أوامر لبرنامج Excel بالبحث عن بيانات معينة في ورقة عمل ثم عرض الخلية التي تحتوي على تلك البيانات. إذا كنت تريد استبدال البيانات الموجودة ببيانات أخرى، يوفر برنامج Excel طريقة لأتمتة هذه العملية أيضًا.

لاستكمال الإجراءات في هذا الدرس، ستحتاج إلى استخدام الملفات

Percent Sales Increase.xls وFive Year Sales02.xls وRentals.xls

وMonthly Sales.xls الموجودة في المجلد Lesson02 بداخل المجلد Part IV في المجلد Practice الموجود على القرص الثابت الخاص بك.

تنسيق الأرقام

تكون معظم البيانات التي يتم استخدامها في برنامج Excel رقمية. وتشتمل تلك البيانات على أرقام مالية وتواريخ وكسور ونسب مئوية ومعلومات أخرى تظهر عادةً على هيئة مزيج من الأرقام والرموز. فعلى سبيل المثال، تقوم المسئولة عن تسجيل الحسابات بمنتجع Adventure Works بتتبع مبيعات الغرف التي يتم تجميعها لكل أسبوع. وعند إدخالها المبالغ الخاصة بالمبيعات، يمكنها كتابة علامة الدولار يليها عدد الدولارات ثم تقوم بوضع نقطة عشرية ويتبعها عدد السنتات. لكنها تعلم أنه من الأسهل كثيرًا أن تقوم فقط بإدخال صافي مبالغ المبيعات وأن تترك برنامج Excel يقوم بإضافة تنسيقات العملة.

لتمنح نفسك قدرًا أكبر من المرونة في تحديد كيفية ظهور البيانات الرقمية الخاصة بك، يمكنك تحديد إحدى خيارات برنامج Excel لتنسيق الأرقام. تقوم تلك الخيارات بإدراج الرموز والأرقام وحذفها تلقائيًا لتعكس التنسيق الذي قمت باختياره. يتم تنسيق كافة البيانات التي تقوم بإدخالها بالخيار "عام" افتراضيًا، والتي تعرض البيانات بنفس الطريقة التي تقوم بإدخال البيانات بها. على سبيل المثال، إذا قمت بإدراج تاريخ أو أي من الأحرف الخاصة

($ % / , E e) عند إدخالك رقم، يقوم برنامج Excel بتنسيقه تلقائيًا باستخدام الخيار المناسب. وإذا أردت أن تظهر الإدخالات الخاصة بك بشكل مختلف، يمكنك الاختيار من بين التنسيقات التالية المنظمة حسب الفئة.

الفئة المظهر

عام يعرض البيانات كما قمت بإدخالها بالضبط.

الرقم يعرض منزلتين عشريتين افتراضيًا.

العملة تعرض العملة والرموز الأخرى الملائمة للعديد من المناطق في أنحاء العالم (متضمنة اليورو).

محاسبة تقوم بعرض رموز العملة ومحاذاة النقاط العشرية لإدخالات عمود.

التاريخ يعرض الأيام والشهور والسنوات بتنسيقات متعددة مثل 18 مايو، 2004 و18 مايو و5/18

الوقت يعرض الساعات والدقائق والثواني بتنسيقات متعددة مثل 8:47 مساءًا و20:47 و8:47:56.

نسبة مئوية تقوم بضرب قيم الخلية في 100 وعرض النتيجة بعلامة النسبة المئوية.

كسور يعرض الإدخالات ككسور بفئات متعددة وبدرجات متعددة من الدقة.

علمي يعرض إدخالات برمز علمي أو رمز الدالة الأسية.

نص يعرض الإدخالات كما تم إدخالها بالضبط حتى إذا كان الإدخال رقم.

خاص يعرض قيم قاعدة البيانات والقائمة وينسقها مثل الرموز البريدية وأرقام التليفونات وأرقام الضمان الاجتماعي بالولايات المتحدة.

مخصص يسمح لك بإنشاء التنسيقات غير المتوفرة في أي من الفئات الأخرى.

يمكنك تنسيق الخلية قبل أو بعد إدخال رقم بها. من قائمة خيارات التنسيق، يمكنك اختيار عدد المنازل العشرية المراد استخدامها وتحديد رموز العملة الدولية وتعيين تنسيق للأرقام السالبة.

تتعلم في هذا التمرين طريقة تنسيق العديد من الإدخالات الرقمية في ورقة العمل.

1 ابدأ تشغيل برنامج Excel وانقر فوق خيار "مصنفات إضافية" في جزء المهام "مصنف جديد".

يظهر مربع الحوار "فتح".

2 انقر فوق السهم للأسفل الخاص بـ "بحث في"، ثم انقر فوق رمز القرص الثابت.

3 انقر نقرًا مزدوجًا فوق مجلد Practice ثم انقر نقرًا مزدوجًا فوق المجلد Part IV ثم فوق المجلد Lesson02.

4 انقر فوق المصنف Percent Sales Increase ثم انقر فوق "فتح".

يتم فتح المصنف Percent Sales Increase.

5 تأكد من تحديد الخلية A1، ومن القائمة "تنسيق"، انقر فوق "خلايا". انقر فوق علامة التبويب "رقم"، إذا كان ضروريًا، ومن القائمة "الفئة" انقر فوق "التاريخ".

سيظهر مربع حوار "تنسيق خلايا" وعلامة التبويب "رقم" هي المعروضة وفئة "التاريخ" محددة.

6 من القائمة "النوع"، انقر فوق 14/03/01، ثم انقر فوق "موافق".

سيتغير التاريخ الموجود في الخلية A1 ليطابق تنسيق التاريخ الذي قمت بتحديده.

7 حدد النطاق من B3 إلى F8.

8 من القائمة "تنسيق" انقر فوق "خلايا" ثم انقر فوق "العملة" من القائمة "الفئة".

سيظهر مربع حوار "تنسيق خلايا" بخيارات تنسيق للعملة المحددة (قيم نقدية). لاحظ أن التنسيق الافتراضي للعملة يتضمن علامة الدولار ($) وفاصل الآلاف ومنزلتين عشريتين.

9 انقر نقرًا مزدوجًا فوق مربع "المنازل العشرية"، اكتب 0، واضغط مفتاح

الإدخال (Enter).

أصبحت الخلايا المحددة الآن منسقة بتنسيق العملة بدون أي منازل عشرية.

10 حدد النطاق من C10 إلى F10.

11 من القائمة "تنسيق"، انقر فوق "خلايا" ثم انقر فوق "نسبة مئوية" من القائمة "الفئة".

يظهر مربع الحوار "تنسيق خلايا" وتكون "نسبة مئوية" محددة ويعرض مربع الحوار نموذج التنسيق للخلية الأولى في النطاق المحدد. الخيار الوحيد الذي يمكنك تغييره لتنسيق النسبة المئوية هو عدد المنازل العشرية.

12 انقر فوق "موافق".

تظهر الخلايا المحددة بتنسيق النسبة المئوية المكون من منزلتين عشريتين.

13 انقر فوق أية خلية فارغة في ورقة العمل.

سيتم إلغاء تحديد النطاق المحدد.

14 من القائمة "ملف"، انقر فوق "حفظ".

15 قم بإغلاق هذا الملف واترك برنامج Excel مفتوحًا لفتح التمرين التالي.

ضبط حجم الصفوف والأعمدة

على الرغم من أنه يمكن أن يتضمن إدخال الخلية 32.000 حرف كحد أقصى، يكون العرض الافتراضي للعمود هو 8.43 حرفًا فقط. بالنسبة لبعض تنسيقات الأرقام، إذا قمت بإدخال قيمة لن يتم احتواؤها من خلال العرض الافتراضي للعمود، فستتجاوز العمود الحالي لتملأ العمود التالي. وبالنسبة لبعض تنسيقات الأرقام الأخرى، يظهر الرقم الذي لم يتم احتواؤه في العمود كسلسلة من العلامات المتتالية (######) لتشير إلى أن الرقم طويل جدًا بالنسبة لعرض العمود الحالي. على سبيل المثال، عندما تقوم المسئولة عن تسجيل الحسابات الخاصة بـ Adventure Works بإدخال مجموع المبالغ الخاصة بالمبيعات عن السنة بتنسيق العملة، يظهر الرقم في الخلية كسلسلة من العلامات المتتالية (###) لأن المجموع 12.400,450$ يتكون من 11 حرفًا، وهو يعتبر كبيرًا جدًا ليتم احتواؤه من خلال العرض الافتراضي للعمود المكون من 8.43 حرف. عندما يظهر الرقم كسلسلة من الرموز المتتالية، لا يؤثر على القيمة المخزنة داخليًا، يمكنك عرض أي من تلك الإدخالات عن طريق توسيع عرض العمود حتى يتم ظهور الإدخالات كاملة كما تم إدخالها.

وعلى الجانب الآخر، يكون العرض الافتراضي للعمود في بعض الأحيان أوسع مما تريد. على سبيل المثال، إذا قامت المسئولة عن تسجيل الحسابات الخاصة بـ

Adventure Works بإنشاء عمود لتخزين إدخالات نعم أو لا فقط للمبالغ الخاصة بالمبيعات، مع توضيح ما إذا كانت مبالغ المبيعات الفعلية توافق المبالغ المتوقعة أو تتجاوزها. في هذه الحالة، ليس هناك حاجة لأن يكون عرض العمود 8.43 حرفًا، فسيكون عرض العمود الذي يمكنه احتواء أربعة أو ثلاثة أحرف ملائمًا. وبتقليل عرض العمود، يمكنك عرض المزيد من الأعمدة على شاشتك في كل مرة.

يوفر برنامج Excel أساليب متعددة لضبط عرض العمود. يمكنك استخدام مربع الحوار "عرض العمود" (من القائمة "تنسيق") لإدخال عرض الحرف الذي تريده. يمكنك أيضًا سحب الحافة اليمنى لمحدد العمود لليمين أو لليسار لزيادة أو تقليل عرض العمود. عند وضع مؤشر الماوس على الحافة اليمنى لمحدد العمود، سيظهر مؤشر تغيير الحجم موضحًا أنه يمكنك تغيير حجم عرض العمود. عندما تقوم بوضع مؤشر الماوس على الحافة اليمنى لمحدد العمود، يظهر مؤشر تغيير الحجم موضحًا أنه يمكنك تغيير حجم العمود.

إذا قمت، مثلاً، بالنقر فوق الحافة اليمنى لمحدد العمود H وسحب المحدد لليمين، سيتم توسيع العمود كلما قمت بالسحب. سيظهر عرض العمود بالأحرف ووحدات البكسل بلون أصفر في تلميح الشاشة أعلى محدد العمود كلما قمت بالسحب. بالمثل، إذا قمت بسحب محدد العمود لليسار، سيتم تضييق العمود كلما قمت بالسحب.

وكبديل ثالث عن ذلك، يمكن أن يقوم برنامج Excel بضبط العمود تلقائيًا لاحتواء أطول إدخال بواسطة النقر نقرًا مزدوجًا فوق الحافة اليمنى لمحدد العمود.

يمكنك أيضًا ضبط ارتفاع الصف لصف معين بواسطة استخدام تلك الطرق الأساسية. أي أنه يمكنك استخدام مربع الحوار "ارتفاع الصف" (من القائمة "تنسيق") لتحديد ارتفاع الصف بالنقطة. حيث تساوي النقطة الواحدة 1/72 بوصة. وبالتالي، يساوى صف بارتفاع 12 نقطة (الارتفاع الافتراضي للصف) 1/6 بوصة. يمكنك أيضًا تغيير ارتفاع الصف بالنقر فوق أسفل محدد الصف وسحبه لأعلى أو للأسفل.

ربما ترغب في ضبط ارتفاع الصف ليستوعب أحرف أكبر مثل عنوان ورقة العمل أو عناوين الصفوف والتي تظهر بخط أكبر. مع ذلك، فإن ضبط عرض العمود ليتناسب مع الأرقام أو التسميات الطويلة أو القصيرة هو الأكثر شيوعًا.

تتعرف في هذا التمرين أيضًا على طريقة تغيير حجم الأعمدة والصفوف. وقد تم تعيين عرض الأعمدة مسبقًا في ملف التدريب العملي لـ 15 حرفًا لهذا التمرين.

1 من شريط الأدوات "قياسي"، انقر فوق الزر "فتح".

يظهر مربع الحوار "فتح". يتم عرض المجلد Lesson02 الموجود في المجلد Practice.

2 انقر فوق المصنف Five Year Sales02 ثم انقر فوق "فتح".

يتم فتح الملف.

3 حدد النطاق من B4 إلى F4. من القائمة "تنسيق"، أشر إلى "عمود" ثم انقر فوق "عرض".

يظهر مربع الحوار "عرض العمود" مبينًا عرض العمود الحالي.

4 اكتب 13 في مربع النص "عرض العمود" وانقر فوق "موافق".

سيقل عرض الأعمدة، بدءًا من العمود B إلى العمود F، من 15 حرف إلى 13 حرف.

5 انقر فوق أية خلية.

سيتم إلغاء تحديد النطاق من B4 إلى F4.

6 أشر إلى أسفل محدد الصف 2.

يتغير مؤشر الماوس إلى سهم برأسين—مؤشر تغيير الحجم.

7 قم بسحب محدد الصف للأسفل حتى يصبح ارتفاع الصف حوالي 20.25 نقطة

(27 بكسل أو عناصر صورة الشاشة).

سيزيد ارتفاع الصف 2.

8 أشر إلى الحافة اليمنى لمحدد العمود D.

سيتغير مؤشر الماوس إلى سهم برأسين.

9 انقر نقرًا مزدوجًا فوق الحافة اليمنى لمحدد العمود D.

سيقل عرض العمود D لاحتواء محتويات العمود.

احتفظ بهذا الملف مفتوحًا لاستخدامه في التمرين التالي.

محاذاة محتويات الخلايا

بالإضافة إلى تنسيق الأرقام، يمكنك أيضًا تغيير طريقة محاذاتها بالنسبة إلى حواف الخلايا. يمكنك تغيير المحاذاة الأفقية لخلايا محددة لليسار أو اليمين أو الوسط. عادةً ما تتم محاذاة الإدخالات النصية في الخلية أفقيًا لليمين بمعنى أن الحرف الأول في الخلية يظهر بجانب الحافة اليمنى للخلية. وغالبًا ما تتم محاذاة الإدخالات الرقمية إلى اليمين بمعنى أن الحرف الأخير في الخلية يظهر بجانب الحافة اليمنى للخلية. تتوسط الأحرف في الخلية، التي تمت محاذاتها للوسط، بين الحافة اليسرى والحافة اليمنى للخلية.

تعمل محاذاة اليمين بشكل أفضل مع الأرقام حيث أنه تتم محاذاة كل الأرقام بالعمود تحت نفس مواضع الأرقام كما هو موضح فيما يلي:

1.400.342

842

1.952

مع ذلك، قد ترغب في محاذاة الأرقام إلى اليسار أو الوسط لتحقيق تأثير مختلف. على سبيل المثال، قد ترغب في محاذاة التواريخ إلى اليسار لأن موضع أرقام التواريخ ليس مهمًا بصفة عامة. أو قد ترغب في محاذاة الأرقام في الوسط للحصول على شكل منسق. فمثلاً، إذا تتبع مدير المبيعات الخاص بـ Adventure Works مبيعات فئات مختلفة مثل

(تكاليف الغرف ومبيعات محل الهدايا وتكاليف إيجار الإسطبل وتكاليف حظيرة الكلاب وهكذا) وقام بإنشاء عمود لتصنيف كل فئة (على أساس الفئة التي تحقق أعلى مبيعات). يعمل تأثير المحاذاة للوسط على تحسين مظهر العمود كما هو موضح أدناه:

التصنيف

12

4

32

7

يمكنك أيضًا تغيير المحاذاة العمودية لمحتويات الخلية—أي طريقة وضع إدخال خلية بين الحافة العليا والحافة السفلية للخلية. المحاذاة الافتراضية للنصوص والأرقام هي أسفل، ويعني ذلك أنه يتم وضع الأحرف أعلى الحافة السفلية للخلية. يمكنك أيضًا تغيير المحاذاة العمودية للخلايا للأسفل أو للأعلى أو للوسط. كثيرًا ما تبدو المحاذاة للوسط بشكل جيد عند الرغبة في زيادة ارتفاع صف لجذب الانتباه للقيم والتسميات المخزنة في الصف، ولكن احتفظ بالإدخالات في الوسط بين أعلى وأسفل الصف.

في هذا التمرين، تتعرف على كيفية محاذاة محتويات الخلية أفقيًا وعموديًا واستخدام الزرّين "تراجع" و"إعادة" لترى كيف يمكن التراجع عن التغيرات وإعادة تطبيقها كما هو مطلوب.

1 حدد النطاق من B3 إلى B6.

2 من القائمة "تنسيق" انقر فوق "خلايا".

يظهر مربع الحوار "تنسيق خلايا"، كما هو مبين في الرسم التوضيحي بالصفحة التالية.

3 انقر فوق علامة التبويب "محاذاة".

سوف تظهر علامة التبويب "محاذاة".

4 انقر فوق السهم للأسفل للقائمة المنسدلة "أفقيًا" ثم انقر فوق "يمين (مسافة بادئة)" من القائمة.

5 انقر فوق السهم للأسفل للقائمة المنسدلة "عموديًا" واعرض اختيارات القائمة.

تسمح لك الاختيارات الموجودة في القائمة "عموديًا" بمحاذاة البيانات للأعلى وللأسفل داخل الخلية. تصبح المحاذاة العمودية أكثر وضوحًا إذا كانت الصفوف أطول من البيانات التي تحتوي عليها بشكل ملحوظ.

6 انقر فوق السهم للأسفل للقائمة المنسدلة "عموديًا" مرة أخرى لإغلاق القائمة بدون تغيير المحاذاة العمودية.

7 انقر فوق "موافق".

سوف يقوم برنامج Excel بمحاذاة محتويات الخلايا المحددة لليمين.

8 على شريط الأدوات "قياسي"، انقر فوق الزر "تراجع".

يقوم برنامج Excel بإعادة الخلايا لتنسيقها السابق.

9 على شريط الأدوات "قياسي"، انقر فوق الزر "إعادة".

يقوم برنامج Excel بإعادة تطبيق تنسيق الخلايا.

10 على شريط الأدوات "قياسي"، انقر فوق الزر "تراجع".

يقوم برنامج Excel بالتراجع عن تنسيق الخلايا مرة أخرى.

احتفظ بهذا الملف مفتوحًا لاستخدامه في التمرين التالي.

إنشاء تنسيقات شرطية وتطبيقها

يمكنك التحكم في طريقة ظهور البيانات في أوراق عمل Excel عن طريق تطبيق التنسيقات الشرطية وهي عبارة عن قواعد تقوم بإنشائها لتحديد كيفية ظهور البيانات على أساس قيمة الخلية. على سبيل المثال، يمكنك تطبيق التنسيقات الشرطية على الخلايا بحيث يظهر أي إدخال رقمي يقل عن 50 باللون الأحمر. لماذا تقوم بذلك؟ افترض أن مدير المخازن الخاص بـ Adventure Works قد قام بإنشاء ورقة عمل تحتوي على معلومات عن المخازن للأصناف التي تقدم للضيوف بالمخزون (مثل الصابون والمناشف). يحتوي عمود واحد على كمية "المخزون المتوافر". إذا كانت كمية صنف معين من أصناف المخزون تقل عن 50، يجب إعادة ترتيب المنتج. وبتنسيق الأرقام تحت 50 لتظهر باللون الأحمر، يكون من السهل على مدير المخازن تحديد الوقت الذي يجب فيه إعادة ترتيب صنف معين.

تتعرف في هذا التمرين على كيفية تطبيق التنسيق الشرطي على نطاق بحيث تظهر أرقام المبيعات التي تساوي الرقم 50.000$ أو تزيد عليه باللون الأخضر وبخط عريض.

1 حدد النطاق من B3 إلى F6.

2 من القائمة "تنسيق"، انقر فوق "تنسيق شرطي".

يظهر مربع الحوار "تنسيق شرطي".

3 انقر فوق الزر "تنسيق".

يظهر مربع الحوار "تنسيق خلايا"، كما هو مبين في الرسم التوضيحي بالصفحة التالية.

4 انقر فوق السهم للأسفل للقائمة المنسدلة "اللون"، ثم فوق المربع الأخضر (المتواجد في الصف الثاني، اللون الرابع)، ثم انقر فوق "أسود عريض" من القائمة "نمط الخط" وأخيرًا، انقر فوق "موافق".

يظهر مربع الحوار "تنسيق شرطي" مرة أخرى.

5 انقر فوق السهم للأسفل للقائمة التي تبدأ بـ "بين" وانقر فوق "أكبر من أو تساوي" ثم انقر فوق مربع النص الموجود في أقصى الجانب الأيسر لمربع الحوار.

6 اكتب 50000 وانقر فوق "موافق".

يتم تعيين قيمة الحد الأدنى للشرط ثم إغلاق مربع الحوار. سوف تظهر أي خلايا في النطاق المحدد، التي تطابق الشرط، بلون أخضر وخط عريض.

7 على شريط الأدوات "قياسي"، انقر فوق الزر "حفظ".

يتم حفظ المصنف بالاسم الحالي.

8 من القائمة "ملف"، انقر فوق "إغلاق".

يتم إغلاق المصنف.

اترك برنامج Excel مفتوحًا لكي تستخدمه في التمرين التالي.

البحث عن محتويات الخلية وتنسيقاتها واستبدالها

قد لا يتم احتواء محتويات بعض الصفوف والأعمدة في شاشة واحدة في ورقة عمل كبيرة. إذا أردت تحديد موقع عنصر بيانات معين غير واضح على الشاشة، يمكنك البحث عنه في ورقة العمل بنظرك. ولكن توجد طريقة أكثر سهولة باستخدام برنامج Excel. حيث يمكنك استخدام علامة التبويب "بحث" من مربع الحوار "بحث واستبدال" لإدخال النص أو الرقم المراد البحث عنه وسيقوم برنامج Excel بتحديد موقع التكرار الأول لسلسلة البحث هذه.

ويطلق على أي تسلسل للأحرف أو الأرقام التي تقوم بكتابتها سلسلة. إذا لم يكن الإدخال الأول الذي يجده برنامج Excel هو نفس الإدخال الذي تريده، يمكنك إعطاء التعليمات للبرنامج للبحث عن الإدخال التالي.

عندما تقوم بتحرير أوراق العمل، قد تحتاج للبحث عن سلسلة أحرف معينة في ورقة العمل لتقوم باستبدالها بسلسلة أحرف أخرى. على سبيل المثال، إذا أراد مدير المبيعات في Adventure Works تغيير المصنف Rental بحيث يتم تغيير كل الأسعار التي تنتهي بالقيمة العشرية .95 إلى .99 (مثلاً يتم تغير قيمة تأجير العنصر التي تكون في الوقت الحالي 4.95$ لكل ساعة إلى المبلغ 4.99$ لكل ساعة.) لن يؤدي هذا التغيير إلى زيادة مبالغ الإيجارات بشكل ملحوظ بالنسبة للزوار، ولكن مع مرور الوقت، يعمل هذا التغيير على زيادة إجمالي الإيرادات الواردة من الإيجارات بشكل ملحوظ.

يمكنك البحث عن كل التكرارات لسلسة من الأحرف واستبدالها في ورقة العمل مستخدمًا علامة التبويب "استبدال" من مربع الحوار "بحث واستبدال". كما هو موضح في الرسم التوضيحي التالي، يعرض مربع الحوار "بحث واستبدال" أربعة أزرار رئيسية وهي "استبدال الكل" و"استبدال" و"بحث عن الكل" و"بحث عن التالي".

ويمكنك استخدام تنسيق مميز للنص لتحديد البيانات التي قد تحتاج لتغييرها في وقت لاحق أو التي ترغب في تمييزها، كما تم توضيح ذلك سابقًا بطريقة موجزة. إذا كنت قد قمت بذلك، يمكنك استخدام مربع الحوار "بحث عن التنسيق" الذي يمكن الوصول إليه من مربع الحوار "بحث واستبدال" للبحث عن تلك التنسيقات المحددة.

تتعرف في هذا التمرين على كيفية البحث عن كلمة في ورقة العمل والبحث عن أول تكرار لسلسلة بحث واستبدالها ثم استبدال كل تكرار لسلسلة في ورقة العمل بسلسلة مختلفة.

1 من شريط الأدوات "قياسي"، انقر فوق الزر "فتح".

يظهر مربع الحوار "فتح". يتم عرض المجلد Lesson02 الموجود بداخل المجلد

Part IV، والموجود في المجلد Practice.

2 انقر فوق المصنف Rentals ثم انقر فوق "فتح".

يتم فتح الملف.

3 من القائمة "تحرير" انقر فوق "بحث".

يظهر مربع الحوار "بحث واستبدال".

4 انقر فوق الزر "خيارات"، إذا كان ذلك ضروريًا، لتوسيع مربع الحوار.

5 في مربع النص "البحث عن"، اكتب تزلج.

يتم إدخال سلسلة الأحرف التي تريد أن يقوم برنامج Excel بتحديد موقعها.

6 انقر فوق السهم للأسفل للقائمة "بحث"، ثم انقر فوق "حسب الصفوف" إذا كان ذلك ضروريًا.

يقوم برنامج Excel بالبحث عبر الصفوف المتتالية بدلاً من البحث إلى أسفل عبر الأعمدة المتتالية.

7 انقر فوق السهم للأسفل لـ "بحث في" ثم انقر فوق "قيم".

يقوم برنامج Excel بالبحث عن القيم بدلاً من الصيغ عبر الخلايا.

هـام

إذا كنت تبحث عن قيمة، سواء كانت نصية أو رقمية، بدلاً من صيغة، تأكد من النقر فوق "قيم" في المربع "بحث في". إذا تم تحديد "صيغ"، في الوقت الحالي في المربع "بحث في" وكنت تريد البحث عن قيمة، لن يقوم البحث بتحديد موقع أية متطابقات.

8 انقر فوق "بحث عن التالي".

يقوم Excel بتحديد الخلية التي تحتوي على أول تكرار للكلمة تزلج.

9 انقر فوق "بحث عن التالي".

يقوم Excel بتحديد الخلية التي تحتوي على التكرار التالي للكلمة تزلج.

10 من مربع الحوار "بحث واستبدال"، انقر فوق علامة التبويب "استبدال".

11 في مربع النص "البحث عن" قم باستبدال الكلمة "تزلج" بـ .95 ثم اضغط فوق مفتاح الجدولة (Tab).

سيتم إدخال سلسلة البحث المراد تحديد موقعها وسيتم وضع نقطة الإدراج في مربع النص "استبدال بـ".

12 في مربع النص "استبدال بـ"، اكتب .99

ستستخدم محتويات مربع النص "استبدال بـ" لاستبدال التكرارات الخاصة بسلسلة البحث المحددة.

13 انقر فوق السهم للأسفل لقائمة "بحث" ثم انقر فوق "حسب الأعمدة".

سيقوم برنامج Excel بالبحث عبر الأعمدة المتتالية بدلاً من البحث عبر الصفوف المتتالية.

14 انقر فوق "بحث عن التالي".

سيقوم برنامج Excel بتحديد موقع أول تكرار لسلسلة البحث .95.

15 انقر فوق "استبدال".

يقوم Excel باستبدال أول تكرار لـ .95 بـ .99 وتحديد موقع التكرار التالي لسلسلة البحث.

16 انقر فوق "استبدال الكل".

يقوم Excel باستبدال كل تكرارات .95 بـ .99—وهي القيم الموجودة بعمود "مبلغ الإيجار".

17 انقر فوق "موافق" لإغلاق مربع الرسالة التي تخبرك بعدد الاستبدالات التي تمت.

18 انقر فوق "إغلاق".

يتم إغلاق مربع الحوار "بحث واستبدال".

19 من القائمة "ملف" انقر فوق "حفظ باسم" واكتب الإيجارات 2 ثم انقر فوق "حفظ".

يتم حفظ المصنف بالاسم الجديد.

احتفظ بهذا الملف مفتوحًا لاستخدامه في التمرين التالي.

تلميـح

قد تسأل عن سبب عدم إمكانية إدخال 95 كسلسلة بحث و99 كسلسلة استبدال دون أن تشتمل على النقطة العشرية. إذا قمت بذلك، سوف يستبدل Excel أية قيمة في ورقة العمل تحتوي على 95 بدلاً من تلك القيم التي تحتوي على النقطة العشرية قبل الرقم 95، على سبيل المثال، إذا ظهرت القيمة 95 في أي من أعمدة "الإيجارات لكل شهر"، سوف يستبدلها Excel بـ 99 وهو غير المراد تحقيقه. إذا أردت استبدال المحتويات الجزئية لخلية، كما تفعل في هذا التمرين، حدد سلسلة البحث بدقة قدر المستطاع وإلا قد يقوم برنامج Excel بوضع استبدالات غير صحيحة. يمكنك أيضًا تضييق نطاق البحث وذلك عن طريق تحديد خانات الاختيار "مطابقة حالة الأحرف" و"تطابق كافة مكونات الخلية". يتطلب تحديد خانة الاختيار "مطابقة حالة الأحرف" أن يتطابق النص الموجود في الخلايا مع الأحرف الكبيرة والصغيرة التي تقوم بإدخالها لسلسلة البحث (وذلك في اللغة الإنجليزية). حدد خانة الاختيار "تطابق كافة مكونات الخلية" إذا كنت ترغب في أن تكون سلسلة البحث هي المحتويات الموجودة في الخلية فقط ليتم اعتبارها حالة مطابقة.

إدراج الخلايا والصفوف والأعمدة وحذفها.

بعد أن قمت بإعداد ورقة العمل، قد تجد أنه من الضروري إدراج خلية أو عمود أو صف فارغ لإنشاء مساحة جديدة لإدخال معلومات إضافية. على سبيل المثال، إذا أراد مدير المبيعات إضافة عناصر جديدة للتأجير في ورقة العمل Rentals، سيكون بحاجة إلى إدراج صف جديد لكل عنصر جديد للتأجير. أو قد يكون بحاجة إلى حذف خلية أو عمود أو صف موجود لإزالة المعلومات غير الضرورية. يستخدم العمود C في ورقة العمل Rentals لتوضيح ما إذا كان يتم بيع كل عنصر للتأجير على أساس موسمي فقط أم لا. ونظرًا لأن العناصر الوحيدة التي تعد من العناصر الموسمية هي تلك الخاصة بالرياضات الشتوية، مثل التزلج والتزلج باستخدام أحذية الجليد والتزلج باستخدام مركبات الجليد، قد يرى مدير المبيعات أن هذا العمود غير ضروري ويرغب في حذفه.

يمكنك إدراج تلك العناصر باستخدام القائمة "إدراج" ويمكنك حذفها باستخدام القائمة "تحرير". عندما تقوم بإدراج خلية أو نطاق من الخلايا في ورقة عمل، يجب إزاحة الخلايا الموجودة في هذا الصف إلى اليمين أو إزاحة الخلايا الموجودة في العمود للأسفل. لإدراج صف أو أكثر، ابدأ بتحديد عدد الصفوف المراد إدراجها. يمكنك القيام بذلك عن طريق النقر والسحب عبر خلية واحدة على الأقل لكل صف تريد إضافته. يتم إدراج عدد الصفوف التي تقوم بتحديدها أعلى الصف الأول الذي قمت بتحديده كما هو موضح في الرسومات التوضيحية التالية:

في هذا المثال، تم تحديد خلايا الصفوف 5 و6 و7 كما هو موضح في الرسم التوضيحي الموجود إلى اليمين. عند قيام المستخدم بالنقر فوق "صفوف" من القائمة "إدراج"، تم إدراج ثلاثة صفوف جديدة بواسطة Excel، أعلى الصف الأول المحدد، كما هو موضح في الرسم التوضيحي الموجود إلى اليسار.

يتم إدراج الأعمدة بنفس الطريقة. إذا أردت إدراج عمود واحد أو أكثر، تبدأ أولاً بتحديد عدد الأعمدة التي ترغب في إدراجها. يمكنك القيام بذلك عن طريق نقر خلية واحدة على الأقل وسحبها لكل عمود تريد إضافته. يتم حينئذ إدراج عدد الأعمدة التي قمت بتحديدها إلى يسار العمود الأول الذي قمت بتحديده كما هو موضح في الرسم التوضيحي في الصفحة التالية:

في هذا المثال، تم تحديد الخلايا في الأعمدة C وD كما هو موضح في الرسم التوضيحي السابق. عند قيام المستخدم بالنقر فوق "أعمدة" من القائمة "إدراج"، يقوم Excel بدوره بإدراج عمودين جديدين — إلى يمين العمود الأول المحدد، كما هو موضح في الرسم التوضيحي التالي.

يظهر الزر "خيارات الإدراج" حين تقوم بإدراج صف أو عمود أو خلية في ورقة عمل بالتنسيقات الموجودة. يؤدي النقر فوق الزر "خيارات الإدراج" إلى عرض قائمة بالاختيارات لتحديد التنسيق الذي يجب أن تكون عليه الأعمدة والصفوف المدرجة. وقد تم تلخيص هذه الخيارات في الجدول التالي.

الخيار الإجراء

تنسيق مماثل للتنسيق الأعلى يقوم بتطبيق تنسيق الصف، الذي يعلو الصف المدرج، على الصف الجديد.

تنسيق مماثل للتنسيق الأسفل يقوم بتطبيق تنسيق الصف، الذي يلي الصف المدرج، على الصف الجديد.

تنسيق مماثل للتنسيق الأيسر يقوم بتطبيق تنسيق العمود، الموجود على يسار العمود المدرج، على العمود الجديد.

تنسيق مماثل للتنسيق الأيمن يقوم بتطبيق تنسيق العمود، الموجود على يمين العمود المدرج، على العمود الجديد.

مسح التنسيق يقوم بتطبيق التنسيق الافتراضي على الصف أو العمود الجديد.

في هذا التمرين، تتعرف على كيفية القيام بحذف عمود وإدراج خلايا

(إزاحة الخلايا المتجاورة في نفس الصف لليمين) وإدراج صفوف.

1 انقر فوق الخلية C3.

تصبح الخلية C3 هي الخلية النشطة.

2 من القائمة "تحرير"، أشر إلى "مسح" ثم انقر فوق "محتويات".

يتم حذف محتويات الخلية النشطة ولكن لا تتم إزالة العمود.

3 من القائمة "تحرير"، انقر فوق "حذف".

يظهر مربع الحوار "حذف".

4 انقر فوق الخيار "عمود بأكمله"، ثم انقر فوق "موافق".

يتم حذف العمود "السنة" بكل محتوياته.

5 حدد النطاق من C1 إلى F1.

سيتم تحديد أربع خلايا.

6 من القائمة "إدراج" انقر فوق "خلايا".

يظهر مربع الحوار "إدراج".

7 انقر فوق الخيار "إزاحة الخلايا لليسار"، ثم انقر فوق "موافق".

يقوم Excel بإدراج أربع خلايا جديدة ثم إزاحة محتويات الخلايا الموجودة (في نفس الصف) لليسار.

8 حدد الخلايا من A10 إلى A12.

سيتم تحديد ثلاثة صفوف.

9 من القائمة "إدراج"، انقر فوق "صفوف".

يقوم Excel بإدراج ثلاثة صفوف أعلى الصف 10 (والذي سيصبح بالتالي

الصف 13). لديك الآن مساحة لإضافة ثلاثة عناصر جديدة للتأجير.

10 انقر فوق الزر "تراجع" مرتين.

يقوم Excel بإزالة الصفوف والخلايا التي تم إدراجها.

11 على شريط الأدوات "قياسي"، انقر فوق الزر "حفظ".

يتم حفظ المصنف بالاسم الحالي.

12 من القائمة "ملف"، انقر فوق "إغلاق".

يتم إغلاق المصنف.

اترك برنامج Excel مفتوحًا لكي تستخدمه في التمرين التالي.

قص الخلايا ونسخها ولصقها ومسحها

عندما تقوم بإدخال بيانات في ورقة العمل، قد يتغير رأيك في كثير من الأحيان بالنسبة لموضع محتويات خلية أو صف أو عمود. أو يمكنك الوقوع في خطأ عند إدخال بيانات في صف أو عمود معين بينما تريد وضع تلك البيانات في صف أو عمود مختلف.

عند الرغبة في تغيير موضع البيانات في ورقة العمل الخاصة بك، فليس من الضروري حذف البيانات الموجودة ثم إعادة كتابتها في المواقع الجديدة. حيث يوفر Excel الإمكانات لنقل المحتويات الموجودة في خلية أو أكثر لموقع مختلف. تسمى هذه الطريقة قص ولصق لأنك تقوم بقص (إزالة) البيانات من موقعها الأصلي ثم لصقها (إدراجها) في موقع مختلف. عندما تقوم بقص البيانات، يقوم برنامج Excel بتخزينها في "الحافظة" الخاصة بـ Windows وهي موقع التخزين المؤقت في ذاكرة الكمبيوتر. تتم إزالة البيانات من ورقة العمل ولكنها لا تزال متاحة للصقها في موقع مختلف. يمكنك أيضًا لصق البيانات الموجودة في "الحافظة" في ملف تم إنشاؤه من خلال تطبيق مختلف مثل تطبيق Microsoft Word أو Microsoft PowerPoint®.

وفي بعض الأحيان، ستكون بحاجة إلى إعادة استخدام البيانات التي قمت بإدخالها بالفعل. على سبيل المثال، إذا قام مدير المبيعات بـ Adventure Works بإنشاء ورقة عمل تحتوي على مبالغ المبيعات لربع السنة الأول. وهو يرغب في نسخ العديد من الخلايا من ورقة عمل ثم لصقها في ورقة عمل أخرى والتي سوف يستخدمها لإنشاء مبالغ المبيعات لربع السنة الثاني. تعد هذه الطريقة مفيدة خاصةً إذا كنت قد قمت بتطبيق تنسيق الأرقام على الخلايا أو تنسيق النص على العناوين والتسميات. يمكن لمدير المبيعات نسخ العديد من التسميات ومبالغ المبيعات (التي تم تنسيقها بتنسيق العملة) في ورقة عمل مختلفة لربع السنة الثاني. يمكنه حينئذ تغيير تسميات النص دون أن يفقد تنسيق النص الحالي ومسح المبيعات والتراجع عن المبالغ دون فقد تنسيق العملة المخزن في الخلايا.

عند القيام بمسح الخلايا، يمكنك تحديد ما إذا كنت تريد مسح القيم المخزنة في الخلايا مع الاحتفاظ بالتنسيق أو مسح أية صيغ مخزنة في الخلايا أو مسح تنسيق الخلايا مع الاحتفاظ بالقيم أو مسح كل ما تحتوي عليه الخلية.

عند نقل البيانات في ورقة عمل أو من ورقة عمل إلى أخرى، يتم قصها من خلية أو نطاق من الخلايا ثم لصقها في خلية أو نطاق خلايا آخر. وعند نسخ البيانات، تقوم بتكرار البيانات ولصقها في خلية أو نطاق خلايا آخر. يوفر شريط الأدوات "قياسي" في برنامج Excel أزرارًا للأوامر "قص" و"نسخ" و"لصق" على الرغم من أنك تستطيع تنفيذ نفس الأوامر من القائمة "تحرير".

سوف تتعرف في هذا التمرين على كيفية القيام بنقل البيانات ونسخها في ورقة العمل ومسح التنسيق والمحتويات من نطاق محدد.

1 من شريط الأدوات "قياسي"، انقر فوق الزر "فتح".

يظهر مربع الحوار "فتح". يتم عرض المجلد Lesson02 الموجود بداخل المجلد

Part IV، والموجود في المجلد Practice.

2 انقر فوق المصنف Monthly Sales ثم انقر فوق "فتح".

يتم فتح الملف.

3 انقر فوق الخلية A7 وعلى شريط الأدوات "قياسي"، انقر فوق الزر "قص".

سيتم نسخ محتويات الخلية A7 في "الحافظة" الخاصة بـ Windows وستظهر شاشة اسمية وامضة حول الخلية A7. تشير الشاشة الاسمية إلى المحتويات التي سيتم قصها.

4 انقر فوق الخلية A8 وعلى شريط الأدوات "قياسي"، انقر فوق الزر "لصق".

يتم لصق محتويات "الحافظة" الخاصة بـ Windows (من الخلية A7) في الخلية A8 ولن تظهر الشاشة الاسمية بعد ذلك حول الخلية A7.

5 حدد النطاق من B3 إلى D6 وعلى شريط الأدوات "قياسي"، انقر فوق الزر "نسخ".

يتم نسخ محتويات الخلايا المحددة إلى "الحافظة" الخاصة بـ Windows وتظهر شاشة اسمية وامضة حول الخلايا المحددة لتوضح ما قد تم نسخه في "الحافظة" الخاصة بـ Windows.

6 انقر فوق علامة تبويب الورقة "الربع الثاني من السنة" الموجودة بالقرب من أسفل إطار برنامج Excel.

يعرض برنامج Excel ورقة العمل "الربع الثاني من السنة".

7 انقر فوق الخلية B4 وعلى شريط الأدوات "قياسي"، انقر فوق الزر "لصق".

يتم نسخ محتويات "الحافظة" الخاصة بـ Windows في ورقة العمل "الربع الثاني من السنة" بدءًا من موقع الخلية النشطة (B4).

8 من القائمة "تحرير"، قم بالإشارة إلى "مسح" ثم انقر فوق "تنسيقات".

يقوم Excel بإزالة تنسيق العملة من الخلايا المحددة.

9 على شريط الأدوات "قياسي"، انقر فوق الزر "تراجع".

يتم إعادة تطبيق تنسيق العملة على الخلايا المحددة.

10 من القائمة "تحرير"، أشر إلى "مسح" ثم انقر فوق "محتويات".

يقوم Excel بإزالة المحتويات من الخلايا المحددة ولكنه يحتفظ بالتنسيق.

11 اكتب 3444 ثم اضغط مفتاح الإدخال (Enter).

يقوم Excel بتحويل الإدخال إلى تنسيق العملة.

12 من القائمة "ملف" انقر فوق "حفظ باسم" واكتب المبيعات الشهرية 2، ثم انقر فوق "حفظ".

يتم حفظ المصنف بالاسم الجديد.

ملخص الدرس

تعلمت في هذا الدرس كيفية تنسيق الأرقام في الخلية وتغيير عرض الأعمدة وارتفاع الصفوف ومحاذاة النصوص والقيم في الخلايا واستخدام الزرين "تراجع" و"إعادة" لعكس التغييرات وإعادتها وتطبيق التنسيق الشرطي على الخلايا المحددة والبحث عن البيانات واستبدالها وإدراج الخلايا والصفوف والأعمدة وحذفها. كما تعرفت على كيفية نسخ الخلايا ونطاقات الخلايا ونقلها ومسح عناصر متعددة من الخلايا ونسخ التنسيقات إلى نطاق أو ورقة عمل مختلفة واستخدام جزء المهام "الحافظة" لنسخ تحديدات متعددة ولصقها.

إذا كنت ترغب في المتابعة والانتقال إلى دروس أخرى، قم بإجراء ما يلي:

■ أغلق المصنف "المبيعات الشهرية 2".

إذا كنت لا ترغب في المتابعة والانتقال إلى دروس أخرى، قم بإجراء ما يلي:

1 أغلق المصنف "المبيعات الشهرية 2".

2 انقر فوق الزر "إغلاق" في الزاوية العلوية اليمنى من إطار Excel.

الامتحان القصير

1 إذا أردت إدراج صفين فوق الصف 7 في ورقة العمل الحالية، ما هي الخطوات التي ستستخدمها؟

2 ما الفرق بين تنسيقات أرقام الفئة "محاسبة" وأرقام الفئة "العملة"؟

3 كيف يمكنك القيام بالسحب لتغيير ارتفاع صف ما أو لتغيير عرض عمود ما؟

4 كيف تعرض جزء المهام "الحافظة"؟

5 كيف يمكنك العثور على التكرار الثالث لقيمة ما في ورقة العمل الخاصة بك؟

التمارين الشاملة

التمرين 1: افتح المصنف Five Year Sales02.xls. قم بإدراج صف بين الصفين 1 و2. قم بتغيير حجم الصف 1 لارتفاع 25 نقطة. قم بمحاذاة عنوان النص المبيعات السنوية إلى اليمين. قم بحذف الصف الذي قمت بإضافته.

التمرين 2: بعد فتح المصنف Five Year Sales02.xls، قم بتنسيق نطاق الخلايا B4:F7 كعملة. قم بتطبيق تنسيق شرطي بحيث تظهر قيمة الخلية باللون الأزرق إذا كانت تتراوح بين 20000 و40000. قم باستبدال كل تكرار يحتوي على الرقم 12 في ورقة العمل بالرقم 13.

التمرين 3: بعد فتح المصنف Five Year Sales02.xls، قم بنسخ النطاق من A3 إلى F7 في "ورقة1" إلى "حافظة Office". انتقل إلى "ورقة 2" وقم بلصق الخلايا المحددة بدايةً من الخلية A3. في "ورقة2"، قم بتغيير عرض نطاق الخلايا من العمود A إلى العمود F حتى يصل إلى 15 حرفًا. ثم قم بتحديد نطاق الخلايا من B4 إلى F7 واحذف محتوياته مع الاحتفاظ بالتنسيق. احفظ المصنف وأغلقه.

التمرين 4: قم بإنشاء ورقة عمل تحتوي على أيام الأسبوع في الصف 1 بدايةً من العمود B. وفي العمود A بدايةً من الصف 2، قم بتسجيل التمرينات البدنية التي تمارسها بانتظام (كالمشي والجري أو أية رياضة محددة أو غير ذلك من تمارين اللياقة البدنية). أضف صفًا فوق الصف 1 وقم بتوسيط العنوان عدد الدقائق في اليوم فوق أيام الأسبوع. قم بتحسين شكل ورقة العمل عن طريق ضبط عرض الأعمدة وتغيير الخط والألوان وهكذا. قم بتغيير اسم الورقة واكتب تاريخ آخر يوم في الأسبوع الحالي. احفظ المصنف باسم التمرينات البدنية. استخدم ورقة العمل هذه لتسجيل التمرينات البدنية اليومية.

التمرين 5: احتفظ بالمصنف الذي قمت بإنشائه في التمرين 4 مفتوحًا وقم بتحديد كل المحتويات من ورقة العمل الأولى الخاصة بك وقم بنسخها في "ورقة2". قم بمسح قيم الدقائق التي تم إدخالها. أعد تسمية الورقة هذه واكتب تاريخ آخر يوم في الأسبوع المقبل. قم بنسخ محتويات الورقة الثانية إلى "ورقة3" وأعد تسمية تلك الورقة واكتب تاريخ آخر يوم بعد مضي أسبوعين من الآن. قم بحفظ أوراق العمل. استخدم تلك الأوراق لتسجيل التمرينات البدنية التي ستقوم بها خلال الأسابيع المقبلة. أضف أوراقًا إضافية لمتابعة مراقبة مستوى نشاط التمرينات، إذا كنت تريد ذلك.

[وائل مراد]

تنسيق الخلايا

http://www.filebox.com/z3jnwj8hgak1

تنسيق الخلايا

بعد الانتهاء من هذا الدرس، ستتمكن من القيام بما يلي:

 تنسيق النص.

 تنسيق الأرقام على هيئة عملات.

 استخدام "نسخ التنسيق".

 إضافة حدود إلى الخلايا.

 إضافة تظليل إلى الخلايا.

 استخدام "تنسيق تلقائي".

 إنشاء الأنماط وتطبيقها.

 دمج الخلايا.

تشمل بعض المزايا الرئيسية لاستخدام Microsoft® Excel القدرة على تنظيم البيانات بتنسيق الأعمدة والصفوف ثم إجراء العمليات الحسابية على صفوف أو أعمدة أو خلايا بعينها. وتعد هذه المزايا من المزايا المفيدة سواء كنت تقوم بإنشاء ورقة عمل لاستخدامك الشخصي فحسب أو إذا كنت مهتمًا بشكل أساسي بعرض الموازنات أو الحسابات التقديرية أو إذا كنت تقوم بإعادة حساب البيانات من زوايا مختلفة.

يقدم لك برنامج Excel عشرات الطرق لتنسيق التسميات والقيم داخل ورقة العمل لإخراج تصميم وتخطيط يتسمان بمزيد من الجاذبية. إذا كانت ورقة العمل أو المصنف سيخضعان للطباعة أو للاستعراض من قبل أشخاص آخرين، وبخاصة إذا كانا جزءًا من تقرير أو عرض تقديمي، فلن تتوانى لحظة عن جعلهما تحفة فنية قدر الإمكان. فعلى سبيل المثال، إذا أردت الارتقاء بالمستوى الجمالي للتصميم، يمكنك تكبير نص العناوين فضلاً عن تنسيق العناوين والتسميات بخط عريض، أو مائل، أو كليهما. كما يمكنك كذلك تنسيق النص بخطوط مختلفة (أنماط الكتابة) وبألوان مختلفة.

ستتعلم في هذا الدرس كيفية تنسيق النصوص والأرقام (بما في ذلك العناوين والتسميات والقيم) التي تظهر داخل الخلايا على الشاشة وعند طباعة البيانات. وستتعلم كيفية استخدام الميزة "نسخ التنسيق" التي يوفرها Excel، والتي تسمح لك بنقل كامل تنسيق نص محدد وتطبيق التنسيق نفسه على نص آخر بسرعة. فضلاً عن إضافة حدود وتظليل حول الخلايا المحددة. وستتعلم بعد ذلك كيفية تطبيق أحد تصميمات أوراق العمل المضمنة داخل Excel لإضافة الألوان وتأثيرات التصميم إلى ورقة عمل بالقليل من النقرات بزر الماوس. ثم ستتعلم بعد ذلك كيفية إنشاء نمط، والذي يمثل مجموعة من صفات التنسيق المميزة التي يمكن تطبيقها في أي وقت ببساطة بالنقر فوق اسم النمط بالقائمة. وأخيرًا ستتعلم كيفية جمع عدة خلايا في خلية واحدة.

لاستكمال الإجراءات في هذا الدرس، ستحتاج إلى استخدام الملفات Lodging Analysis03 وAW Guest Supplies في المجلد Lesson03 داخل المجلد Practice والموجود على القرص الثابت لديك.

تنسيق النص

يعتبر تغيير الخط وحجمه بالنسبة للعناوين والتسميات والقيم المحددة وحجمه أحد أسهل الطرق المستخدمة لإضافة تنسيق جذاب لورقة العمل. ويعتبر الخط هو المظهر العام للنص والأرقام وغيرها من رموز الأحرف. وتتشابه الأحرف المختلفة لكل خط من الخطوط في التصميم بحيث توفر التناسق في الشكل والمضمون. والخط Arial بحجم 10 نقاط هو الخط الافتراضي لبرنامج Excel. وتمثل النقطة في أسلوب الطباعة 1/72 بوصة. ومن ثم فإن الأحرف التي تُكتب بخط حجمه 10 نقاط يكون ارتفاعها 1/6 بوصة تقريبًا. ومع ذلك، لا يلزم الاعتماد في أوراق العمل على الخط Arial فقط أو على الحجم الافتراضي له وهو 10 نقاط. بل يمكنك استخدام خطوط مختلفة وأحجام خطوط مختلفة لإضافة عنصر تشويق مرئي إلى ورقة العمل ولجذب الانتباه إلى بيانات محددة. وتحتوي علامة التبويب "خط" بمربع الحوار "تنسيق خلايا" على خيارات لتغيير الخط والنمط (كأن يكون الخط عريضًا أو مائلاً) وحجم الخط لإدخال الخلية. كما تظهر بعض ميزات التنسيق لبرنامج Excel بشريط الأدوات "تنسيق". وستستخدم هذا الشريط طوال هذا الدرس.

تقوم في هذا التمرين بتنسيق النص في ورقة عمل.

1 قم بفتح المصنف Lodging Analysis03.xls الموجود بالمجلد Lesson03 داخل المجلد Practice على القرص الثابت لديك.

2 انقر فوق الخلية B1، ومن شريط الأدوات "تنسيق"، انقر فوق الزر "أسود عريض".

سيظهر العنوان بخط أسود عريض.

3 حدد النطاق من B3 إلى E3، ومن شريط الأدوات "تنسيق"، انقر فوق الزر "توسيط".

سيتم توسيط تسميات السنوات.

4 انقر فوق الزر "أسود عريض" في شريط الأدوات "تنسيق".

ستظهر تسميات السنوات بخط أسود عريض.

5 انقر بزر الماوس الأيمن فوق المنطقة التي قمت بتحديدها، ثم انقر فوق "تنسيق خلايا" من القائمة المختصرة، وبعد ذلك قم بالنقر فوق علامة التبويب "خط".

ستظهر أمامك علامة التبويب "خط" بمربع الحوار "تنسيق خلايا".

6 قم بالتمرير لأسفل بالقائمة "الخط" ثم انقر فوق Times New Roman.

7 وبالقائمة "الحجم"، قم بالتمرير لأسفل ثم انقر فوق 12.

8 انقر فوق السهم للأسفل "اللون" وانقر فوق مربع اللون "أحمر" (المربع الأول من الجانب الأيسر في الصف الثالث) وانقر فوق "موافق"، ثم انقر بعد ذلك فوق أية مساحة خالية بورقة العمل.

سيتم إلغاء تحديد النطاق وسيظهر النص بخط Times New Roman حجمه 12 نقطة ولونه أحمر.

9 حدد النطاق من A4 إلى A8، ثم انقر فوق الزر "أسود عريض".

ستظهر تسميات الصفوف بخط أسود عريض.

10 من القائمة "تنسيق"، انقر فوق "خلايا" ثم انقر فوق علامة التبويب "محاذاة".

سيظهر مربع الحوار "تنسيق خلايا" مع وجود علامة التبويب "محاذاة" في المقدمة.

11 انقر نقرًا مزدوجًا في مربع "المسافة البادئة"، واكتب 1 ثم انقر فوق "موافق".

يتم ترك مسافة بادئة واحدة إلى اليمين قبل فئات المبيعات في الخلايا التي تم تحديدها.

12 من القائمة "ملف" انقر فوق "حفظ باسم" واكتب Lodging Analysis، ثم انقر فوق "حفظ".

يتم حفظ المصنف بالاسم الجديد.

احتفظ بهذا الملف مفتوحًا لاستخدامه في التمرين التالي.

تنسيق الأرقام على هيئة عملات

عند كتابة الأرقام داخل خلايا ورقة العمل، يقوم برنامج Excel افتراضيًا بتنسيق هذه الخلايا بالتنسيق "عام" ـ وهو ما يعني أن كافة إدخالات النصوص والأرقام ستظهر تمامًا كما أدخلتها. يمكنك استخدام علامة التبويب "رقم" بمربع الحوار "تنسيق خلايا" لتغيير الشكل الذي تظهر به الأرقام. إذ يمكنك على سبيل المثال عرض أرقام كبيرة مع وجود الفاصلات بين مواضع أرقام الآلاف، ويمكنك عرض الأرقام على هيئة عملات مع وجود علامة الدولار والمنازل العشرية لكسور الدولار، أو يمكنك كذلك عرض الأرقام ككسور أو نسب مئوية.

ويمكن تطبيق بعض تنسيقات الأرقام الشائعة على الخلايا المحددة بشكل أسهل باستخدام شريط الأدوات "تنسيق". يوضح الجدول التالي بعض أزرار شريط الأدوات "تنسيق" والتي يمكنك النقر فوقها لتنسيق الأرقام.

الزر اسم الزر الوصف

عملة يجعل الأرقام تظهر بتنسيق علامة الدولار، مع وجود الفاصلة للمباعدة بين الآلاف، ومنزلتين عشريتين.

نمط علامة النسبة المئوية يضرب الأرقام في 100 ويعرضها بعلامات النسبة المئوية.

نمط الفاصلة يقوم بإدراج الفاصلات بين مجموعات الآلاف.

زيادة المنازل العشرية يضيف منزلة عشرية إضافية كلما نقرت فوق الزر.

إنقاص المنازل العشرية يقوم بحذف منزلة عشرية واحدة كلما نقرت فوق الزر.

تقوم في هذا التمرين باستخدام شريط الأدوات "تنسيق" لتنسيق الأرقام على هيئة عملات ولإزالة المنازل العشرية.

1 حدد النطاق من B4 إلى E8، ومن شريط الأدوات "تنسيق"، انقر فوق الزر "عملة".

تظهر الأرقام بالخلايا التي تم تحديدها مصحوبة بعلامات الدولار والفاصلات ومنزلتين عشريتين. لاحظ عدم احتواء أي من الأرقام على كسور للدولار، ولذلك فليس هناك حاجة إلى المنازل العشرية.

2 انقر فوق الزر "إنقاص المنازل العشرية" مرتين، وانقر فوق إحدى الخلايا الفارغة بورقة العمل.

ستتم إزالة المنازل العشرية من نطاق الأرقام المحدد ويتم بالتالي إلغاء تحديد النطاق. يجب أن تظهر ورقة العمل لديك مشابهة للشكل التوضيحي التالي.

احتفظ بهذا الملف مفتوحًا لاستخدامه في التمرين التالي.

استخدام "نسخ التنسيق"

يتيح لك الزر "نسخ التنسيق" إمكانية نسخ التنسيق من خلية أو نطاق من الخلايا وتطبيقه على خلية أخرى أو نطاق من الخلايا. كما يساعدك على توفير الوقت وضمان اتساق التنسيق.

تقوم في هذا التمرين باستخدام الزر "نسخ التنسيق" لنسخ تنسيق إحدى الخلايا وتطبيقه على نطاق من الخلايا.

1 انقر فوق الخلية B3.

يتم تحديد خلية تسمية العمود الأولى.

2 انقر فوق الزر "نسخ التنسيق" من شريط الأدوات "قياسي".

تظهر شاشة اسمية وامضة حول الخلية المحددة ويتغير رمز الماوس إلى علامة الجمع مع وجود علامة الرسام إلى جانبها.

3 حدد نطاق الخلايا من A4 إلى A8 (تسميات الصفوف).

يقوم برنامج Excel بنسخ تنسيق الخلية B3 إلى النطاق الذي تم تحديده. وتظهر تسميات الصفوف الآن بخط Times New Roman أحمر، وعريض بحجم 12 نقطة.

4 من شريط الأدوات "قياسي"، انقر فوق الزر "حفظ".

يتم حفظ المصنف بالاسم الحالي.

احتفظ بهذا الملف مفتوحًا لاستخدامه في التمرين التالي.

إضافة حدود إلى الخلايا

تؤدي إضافة حدود إلى خلية أو نطاق من الخلايا إلى إضفاء مزيد من الجمال على المظهر العام لورقة العمل وتيسير قراءتها فضلاً عن تسليط الضوء على بيانات بعينها. يمكنك وضع حد حول خلية واحدة أو نطاق من الخلايا أو حول ورقة العمل بأكملها. يمكن استخدام الحدود للفصل الواضح بين أقسام ورقة العمل، كتسميات الصفوف أو الأعمدة أو الإجماليات.

يقدم برنامج Excel عددًا كبيرًا من أنماط الحدود ـ بما في ذلك الحدود ذات الخطوط الأحادية مختلفة العرض وذات الخطوط المنقطة وذات الخطوط المتقطعة. كما يمكنك كذلك تغيير لون الحدود. عند إنشاء حد لخلية أو نطاق من الخلايا، لا يلزم أن تقوم بتطبيقه على الجوانب الأربعة كافة. يمكنك تحديد تطبيق الحد على أحد الجوانب أو مجموعة من الجوانب. يمكنك على سبيل المثال بتطبيق حد يتألف من خط مزدوج على الجانب السفلي من الصف الأول من ورقة العمل وذلك لفصل العنوان عن بقية ورقة العمل.

وفي الإصدارات السابقة من برنامج Excel، كان بالإمكان تحديد الخلية أو الخلايا التي كنت تريد إضافة الحدود إليها ثم استخدام الخيارات المتاحة بالزر "حدود" من شريط الأدوات "تنسيق" لتعيين حد للخلايا. فكان بإمكانك على سبيل المثال تحديد مجموعة من الخلايا ثم اختيار نوع الحد المطلوب. ولا زالت طريقة إضافة الحدود متوفرة ببرنامج Excel ولكن مع وجود بعض القيود. ويتمثل أهم هذه القيود في أنه بالرغم من أن إنشاء حدود بسيطة حول مجموعة من الخلايا يعتبر من الأمور اليسيرة، إلا أن إنشاء حدود معقدة يجعلك تقوم بتحديد مجموعات مختلفة من الخلايا وتطبيق أنواع مختلفة من الحدود على تلك الخلايا. ومن ثم فإن الإصدار الحالي من Excel يجعل إنشاء حدود معقدة من الأمور اليسيرة إذ يسمح لك برسم الحدود مباشرةً على ورقة العمل.

ولاستخدام الإمكانات الجديدة لرسم الحدود، قم بعرض شريط الأدوات "حدود".

لرسم حد حول مجموعة من الخلايا، انقر بمؤشر الماوس عند إحدى زوايا المجموعة ثم قم بسحبه إلى الزاوية المواجهة. سترى الحد يمتد أثناء تحريك مؤشر الماوس. وإذا أردت إضافة حد بخط عمودي أو أفقي، اسحب مؤشر الماوس بطول خط الشبكة الهدف. سيقوم Excel بإضافة الخط دون أن يمتد لتضمين الخلايا المجاورة. يمكنك أيضًا تغيير الصفات المميزة للحد الذي ترسمه من خلال خيارات شريط الأدوات "حدود".

تقوم في هذا التمرين بإضافة حدود إلى الخلايا التي تحتوي على الإجماليات وإلى عناوين الأعمدة بورقة العمل.

1 حدد النطاق من B8 إلى E8.

2 من شريط الأدوات "تنسيق"، انقر فوق السهم للأسفل الموجود إلى يمين الزر "حدود".

ستظهر قائمة بأنماط ومواضع خطوط الحدود.

3 انقر فوق الزر "حد مربع ثخين" (الزر الأول من اليمين بالصف الثالث).

تتم إضافة حد ثخين حول كافة جوانب الخلايا المحددة.

4 حدد النطاق من A3 إلى E3.

5 من القائمة "تنسيق"، انقر فوق "خلايا" ثم انقر فوق علامة التبويب "حدود".

يظهر مربع الحوار "تنسيق خلايا" مع وجود علامة التبويب "حدود" في الجزء العلوي.

6 من القائمة "النمط" بالمقطع "السطر"، انقر فوق نمط الخط الثاني في العمود الثاني.

7 انقر فوق السهم للأسفل "اللون"، ثم انقر فوق المربع "أزرق" (المربع السادس من اليسار بالصف الثاني).

8 في المقطع "حد" من مربع الحوار، انقر فوق الحد السفلي.

يعرض برنامج Excel في مربع الحوار معاينة للشكل الذي سيظهر به الحد الذي تختاره.

9 انقر فوق "موافق"، ثم انقر فوق خلية فارغة بورقة العمل.

يتم إغلاق مربع الحوار "تنسيق خلايا"، مع إضافة الحد الأزرق إلى ورقة العمل.

10 قم بالإشارة إلى "أشرطة أدوات" بالقائمة "عرض" ثم انقر فوق "حدود" لفتح شريط الأدوات "حدود".

11 انقر فوق السهم للأسفل "نمط خط الرسم" ثم حدد الخط المزدوج.

يتغير مؤشر الماوس ليظهر على شكل قلم بجانبه خط ويعكس الزر "نمط خط الرسم" ما قمت بتحديده.

12 انقر وقم بالسحب أسفل النص الموجود بالخلية B1. ثم انقر فوق الزر "رسم الحدود" بشريط الأدوات "حدود" لتبديل رمز الماوس وإعادته إلى شكل سهم التحديد العادي.

يتم رسم خط مزدوج أسفل النص ولا بد وأن تظهر صفحة العمل الخاصة بك بشكل مشابه للشكل التوضيحي التالي.

احتفظ بهذا الملف مفتوحًا لاستخدامه في التمرين التالي.

إضافة تظليل إلى الخلايا

كما هو الحال مع الحدود، يمكنك إضافة النقش والتظليل إلى خلية واحدة أو نطاق من الخلايا لإضفاء لمسة فنية إلى الخلايا المحددة. ويمكن أن يكون التظليل عبارة عن ظل من اللون الرمادي أو لون آخر. وبرغم من أن الألوان يمكن إضافة الكثير بشكل ملحوظ إلى مظهر ورقة العمل، إلا أنه لن تظهر تلك الألوان عند طباعة ورقة العمل إلا في حالة استخدام طابعة ألوان. والنقش هو عبارة عن مجموعة من الخطوط أو النقاط تُستخدم لتعبئة الخلايا المحددة. ويفيد تطبيق النقش بشكل خاص في حالة ما إذا كنت تريد جذب الانتباه إلى خلية أو أكثر في ورقة العمل المطبوعة في حالة عدم وجود طابعة ألوان. أما في حالة توفر طابعة ألوان أو التخطيط لعرض ورقة العمل على الشاشة فقط، يمكنك الجمع بين النقش والتظليل في الخلايا التي تحددها. ولكن تأكد من إمكانية قراءة النص الموجود بالخلايا بسهولة بعد تطبيق التظليل والنقش.

تقوم في هذا التمرين بإضافة تظليل إلى الخلايا بورقة العمل ومعاينة النقش الذي يمكن تطبيقه على الخلايا.

1 حدد النطاق من B8 إلى E8.

ستقوم بإضافة تظليل إلى الخلايا التي تحتوي على إجمالي الدخل المقدَّر لكل سنة.

2 من القائمة "تنسيق"، انقر فوق "خلايا" ثم انقر فوق علامة التبويب "نقش".

يظهر مربع الحوار "تنسيق خلايا" مع وجود علامة التبويب "نقش" في الجزء العلوي كما هو موضح بالشكل التالي.

3 في ناحية الألوان، انقر فوق مربع اللون "أصفر" بصف الألوان السفلي.

4 انقر فوق السهم للأسفل "نقش".

تظهر أنواع نقش التعبئة التي يمكن إضافتها إلى الخلايا، كما في الشكل التوضيحي التالي.

5 انقر فوق السهم للأسفل "نقش" مرة أخرى.

يتم إغلاق القائمة "نقش" دون تحديد أي نقش.

6 انقر فوق "موافق"، ثم انقر فوق أية مساحة خالية بورقة العمل.

يتم إلغاء تحديد الخلايا وتظهر بتظليل أصفر.

7 من شريط الأدوات "قياسي"، انقر فوق الزر "حفظ".

يتم حفظ المصنف بالاسم الحالي.

احتفظ بهذا الملف مفتوحًا لاستخدامه في التمرين التالي.

استخدام التنسيق التلقائي

يمكنك تنسيق البيانات في ورقة العمل باستخدام قالب مصمم بشكل محترف، وذلك من خلال الميزة تنسيق تلقائي. تهتم الميزة "تنسيق تلقائي" بتحديد تسميات الصفوف والأعمدة، والإجماليات وغير ذلك من عناصر ورقة العمل. وتقوم هذه الميزة بعد ذلك بإضافة ألوان وتظليلات وتأثيرات خطية مختلفة لإضفاء لمسة من الوضوح والجاذبية إلى ورقة العمل. ولا تعمل الميزة "تنسيق تلقائي" مع أوراق العمل الأكثر تعقيدًا والتي قد تحتوي على مستويات مختلفة من التسميات والإجماليات. إذا قمت بتطبيق "تنسيق تلقائي" ثم لم تعجبك تأثيرات التصميم، يمكنك بسهولة التراجع عن التصميم عن طريق النقر فوق الزر "تراجع" بشريط الأدوات "قياسي".

تقوم في هذا التمرين باستكشاف مربع الحوار "تنسيق تلقائي"، وتنسيق مساحة من ورقة العمل باستخدام الميزة "تنسيق تلقائي".

1 حدد النطاق من A3 إلى E8.

يتم تحديد كافة تسميات الصفوف وتسميات الأعمدة وخلايا البيانات.

2 من القائمة "تنسيق"، انقر فوق "تنسيق تلقائي".

يظهر مربع الحوار "تنسيق تلقائي".

3 قم بالتمرير لأسفل بقائمة التنسيقات لعرض كافة التنسيقات المتاحة.

4 عد مرة أخرى إلى أعلى قائمة التنسيقات، وانقر فوق معاينة التنسيق "كلاسيكي 2" وانقر فوق "موافق" ثم انقر فوق أية مساحة خالية بورقة العمل.

يتم إلغاء تحديد النطاق ويظهر بتنسيق "كلاسيكي 2".

5 من شريط الأدوات "قياسي"، انقر فوق الزر "حفظ".

يتم حفظ الملف بالاسم الحالي.

احتفظ بهذا الملف مفتوحًا لاستخدامه في التمرين التالي.

إنشاء الأنماط وتطبيقها

النمط، كما سبق توضيحه، هو مجموعة من سمات التنسيق التي يمكن تطبيقها على خلية أو نطاق من الخلايا بشكل يفوق في سهولته إعداد كل سمة على حدة. يتم تضمين ستة أنماط جاهزة مع برنامج Excel يمكن استخدامها لتنسيق الأرقام بشكل سريع: وهذه الأنماط هي Comma وComma [0] وCurrency وCurrency [0] وNormal وPercent. يمكن أن يجمع النمط بين الأنواع التالية من السمات:

■ رقم

■ محاذاة

■ خط

■ حدود

■ نقش

■ حماية

تعتبر السمة صفة مميزة لتنسيق الخلية (كالحدود ذات الخطوط المنقطة) أو للنص (مثل الخط أو حجمه). ويمكنك تعديل السمات الخاصة بأي من هذه الأنماط، كما يمكنك إنشاء أنماط خاصة بك. في حالة القيام بذلك، يجب أن يكون النمط الجديد على أساس نمط موجود بالفعل؛ ومع ذلك فلست بحاجة إلى الاحتفاظ بأية تنسيقات يتألف منها النمط الأصلي. ويمكنك، بالإضافة إلى ذلك، تغيير تنسيق نمط قمت بتطبيقه بالفعل لتعيد تنسيق كافة الخلايا بهذا النمط بشكل سريع.

تقوم في هذا التمرين بإنشاء نمط يقوم بتطبيق خط وحجم خط ومحاذاة ونمط خط على محتويات خلايا محددة. ثم تقوم بعد ذلك بتطبيق النمط الجديد على خلايا أخرى.

1 انقر فوق الخلية B1، ثم انقر فوق "نمط" من القائمة "تنسيق".

يظهر مربع الحوار "نمط" وبه النمط "Normal" كنمط افتراضي.

2 انقر داخل المربع "اسم النمط" عند نهاية كلمة Normal واكتب 2، ثم انقر فوق الزر "إضافة".

يتم إنشاء نمط يحمل اسم Normal2.

3 انقر فوق الزر "تعديل".

يظهر مربع الحوار "تنسيق خلايا". تحدد في مربع الحوار هذا سمات النمط.

4 انقر فوق علامة التبويب "خط"، ثم انقر فوق Times New Roman من القائمة "الخط"، وانقر فوق "أسود عريض" من القائمة "نمط الخط"، ثم انقر فوق 14 بالقائمة "الحجم".

تظهر محتويات الخلايا التي قمت بتطبيق النمط "Normal2" عليها بنص مكتوب بخط Times New Roman عريض بحجم 14 نقطة.

5 انقر فوق "موافق".

يظهر مربع الحوار "نمط" مرة أخرى موضحًا التغيرات التي أجريتها على النمط Normal2.

6 انقر فوق "موافق" مرة أخرى.

تظهر محتويات الخلية B1 بالتنسيق الذي حددته للنمط Normal2.

7 انقر فوق الخلية A8، ثم انقر فوق "نمط" من القائمة "تنسيق".

يظهر مربع الحوار "نمط".

8 انقر فوق السهم للأسفل "اسم النمط"، وانقر فوق Normal2 ثم فوق "موافق".

تظهر محتويات الخلية A8 بالتنسيق الذي حددته للنمط Normal2.

9 من القائمة "تحرير" انقر فوق "تراجع عن نمط".

ستظهر محتويات الخلية A8 بالتنسيق السابق.

10 من شريط الأدوات "قياسي"، انقر فوق الزر "حفظ".

يتم حفظ الملف.

11 من القائمة "ملف"، انقر فوق "إغلاق".

يتم إغلاق المصنف.

دمج الخلايا

بالطبع تعرف أنه يمكن ضبط عرض العمود ليقوم باحتواء أطول الإدخالات الرقمية أو النصية بالعمود في حدود عرض ذلك العمود. كما يمكنك كذلك دمج الخلايا لدعم إمكانات التنسيق الإضافية. يتمثل دمج الخلايا في ضم خليتين أو أكثر في خلية واحدة بحيث تسهل عملية تنسيق النص أو القيمة الموجودة داخل الخلية. فقد تحتاج على سبيل المثال إلى دمج عدة خلايا في صف العنوان بورقة العمل بحيث يتم احتواء العنوان داخل خلية واحدة. ثم يمكنك محاذاة العنوان بحيث يتم توسيطه داخل الخلية الأكبر، الناتجة عن الدمج.

ويمكنك أيضًا دمج الخلايا في صفوف متجاورة بحيث يتوفر لك مزيد من التحكم في محاذاة النص وموقعه داخل الخلايا. لنفترض أن العديد من تسميات الأعمدة بورقة العمل طويلة جدًا. فإذا قمت بتوسيع الأعمدة لتحتوي التسميات الطويلة، قد يتجاوز طول الأعمدة بكثير أطول القيم في العمود. على سبيل المثال، افترض أن لديك تسمية عمود باسم الكمية المطلوبة. وتشغل هذه التسمية مواضع 16 حرفًا. ثم افترض أن أكبر كمية تم طلبها هي 9.999 ـ أي مواضع خمسة أحرف. فإذا قمت بتوسيع عمود الكمية المطلوبة ليحتوي تسمية العمود، سيتسع العمود أكثر من اللازم. وسترى كيفية عمل هذا الأسلوب في التمرين التالي.

وهناك طريقة أفضل وهي دمج خلية الكمية المطلوبة مع الخلية الموجودة أدناها. وبعد الانتهاء من دمج الخليتين، يمكنك عندئذ استخدام مربع الحوار "تنسيق خلايا" لتنسيق الكمية المطلوبة بحيث يلتف النص من السطر العلوي إلى السطر الذي يليه وبحيث يتم توسيطه أفقًيا وعموديًا داخل الخلية التي تم دمجها. ثم يمكنك بعد ذلك تضييق العمود بحيث يتم احتواء القيم بشكل أفضل داخله.

تقوم في هذا التمرين بدمج الخلايا أفقيًا (عدة خلايا في نفس الصف) وعموديًا (عدة خلايا في نفس العمود) إلى جانب إعادة تنسيق الخلايا التي تم دمجها.

1 قم بفتح الملف AW Guest Supplies الموجود بالمجلد Lesson03 داخل المجلد Practice على القرص الثابت لديك.

2 انقر فوق الخلية A1 لتحديدها، إذا لزم الأمر.

3 استمر في ضغط مفتاح العالي (Shift) ثم انقر فوق الخلية F1.

يتم تحديد النطاق من A1 إلى F1.

4 انقر فوق الزر "دمج وتوسيط".

يتم دمج الخلايا المحددة في خلية واحدة، ويتم توسيط النص بداخل الخلية.

5 انقر فوق الخلية A3 واستمر في ضغط مفتاح العالي (Shift) ثم انقر فوق الخلية F3.

يتم تحديد النطاق من A3 إلى F3.

6 انقر فوق الزر "دمج وتوسيط".

يتم دمج الخلايا المحددة في خلية واحدة مع توسيط النص داخل الخلية، كما هو موضح بالرسم التوضيحي بالصفحة التالية.

7 حدد النطاق من C4 إلى C5، ثم انقر بزر الماوس الأيمن فوق الخلايا المحددة، وانقر فوق "تنسيق خلايا" بالقائمة المختصرة.

يظهر مربع الحوار "تنسيق خلايا".

8 انقر فوق علامة التبويب "محاذاة".

تظهر أمامك علامة التبويب "محاذاة" بمربع الحوار "تنسيق خلايا" في الجزء العلوي.

9 انقر فوق السهم للأسفل "عمودياً" وانقر فوق "وسط".

سيتم توسيط الخلايا المحددة عموديًا بالخلية التي تم دمجها.

10 في المقطع "التحكم بالنص" من مربع الحوار، حدد خانة الاختيار "التفاف النص".

سيلتف النص بالخلايا المحددة إلى سطرين أو أكثر ما لم يتم احتواؤه في سطر واحد.

11 في المقطع "التحكم بالنص" من مربع الحوار، حدد خانة الاختيار "دمج الخلايا" ثم انقر "موافق".

والآن تم دمج الخلايا في خلية واحدة وتم توسيط النص عموديًا وأفقيًا في الخلية التي تم دمجها.

12 انقر فوق الحافة اليسرى لمحدد العمود C حتى يظهر مؤشر التحريك (وهو عبارة عن سهم برأسين).

13 قم بسحب محدد العمود للعمود C إلى اليمين حتى يتسع عرضه لتسعة أحرف.

يلتف النص الموجود بالخلية التي تم دمجها إلى سطر ثانٍ.

14 من شريط الأدوات "قياسي"، انقر نقرًا مزدوجًا فوق الزر "نسخ التنسيق"، ثم حدد النطاق من D4 إلى D5.

يقوم Excel بنسخ تنسيق الدمج إلى الخلايا المحددة.

15 حدد النطاق من E4 إلى E5.

يقوم Excel بنسخ تنسيق الدمج إلى الخلايا المحددة.

16 حدد النطاق من F4 إلى F5، وانقر فوق الزر "نسخ التنسيق".

17 يقوم Excel بنسخ تنسيق الدمج إلى الخلايا المحددة وتتوقف فعالية "نسخ التنسيق" وتختفي شاشة التحديد الاسمية التي تحيط بالخلية C4.

18 قم بنفسك باستخدام محددات الأعمدة لتقليل عرض الأعمدة D وE وF بحيث يلتف النص الموجود بالخلايا التي تم دمجها إلى سطرين لكل عمود.

19 من القائمة "ملف" انقر فوق "حفظ باسم" واكتب AW Guest Supplies 03 ثم انقر فوق الزر "حفظ".

يتم حفظ الملف بالاسم الجديد.

ملخص الدرس

تعلمت في هذا الدرس كيفية تنسيق النص داخل الخلايا وكيفية استخدام شريط الأدوات "تنسيق" لتطبيق تنسيقات العملة على الأرقام وكيفية نسخ التنسيق باستخدام الزر "نسخ التنسيق"، كما تعلمت كيفية إضافة حدود وتظليل إلى الخلايا المحددة وكيفية تطبيق تصميم "تنسيق تلقائي" على نطاق من الخلايا إلى جانب تعلمك لكيفية إنشاء أنماط وتطبيقها وكيفية دمج الخلايا.

إذا كنت ترغب في المتابعة والانتقال إلى دروس أخرى، قم بإجراء ما يلي:

■ أغلق المصنف AW Guest Supplies 03.

وإن لم تكن ترغب في المتابعة والانتقال إلى دروس أخرى، قم بإجراء ما يلي:

1 قم بحفظ كافة المصنفات المفتوحة ثم أغلقها.

2 انقر فوق الزر "إغلاق" في الزاوية العلوية اليمنى من إطار Excel.

الامتحان القصير

1 ما هي أسهل الطرق التي يمكن اتباعها لتحويل الخلايا المحددة إلى تنسيق العملة؟

2 ما الطريقتان اللتان يمكن اتباعهما لتطبيق تظليل على خلايا محددة؟

3 كف يمكنك عرض زر غير ظاهر على شريط الأدوات؟

4 ما وظيفة الأنماط؟

5 كيف يمكنك تطبيق حد على خلية أو نطاق من الخلايا قمت بتحديده؟

التمارين الشاملة

التمرين 1: قم بفتح المصنف Lodging Analysis03.xls. قم بمحاذاة نص العنوان إلى اليمين، ثم قم بمحاذاة عناوين الأعمدة إلى اليسار. قم بتغيير عناوين الأعمدة إلى الحجم والخط والنمط الذي تريده. ثم استخدم "نسخ التنسيق" لنسخ تنسيق تسميات الأعمدة إلى تسميات الصفوف.

التمرين 2: باستخدام المصنف Lodging Analysis03.xls، حدد التسميات والبيانات الموجودة في ورقة العمل. قم بتطبيق أنواع مختلفة من التنسيقات التلقائية لترى كيف تبدو هذه التنسيقات. ثم قم بإنشاء نمط وقم بتطبيقه على الصف "الإجمالي".

التمرين 3: قم بإنشاء ورقة عمل تسجل فيها التمارين الرياضية البدنية اليومية التي تقوم بممارستها. (إذا كنت قد قمت بإنشاء ورقة العمل هذه في الدرس السابق، يمكنك متابعة استخدامها). ينبغي أن تحتوي ورقة العمل هذه على قائمة للتمارين البدنية التي تقوم بها بانتظام، وذلك في العمود A، كما ينبغي أن يتم تخصيص عمود لكل يوم من أيام الأسبوع. في أحد الصفوف فوق أيام الأسبوع، قم بإدراج العنوان عدد الدقائق يوميًا. قم بدمج هذا العنوان وتوسيطه. قم بتغيير تنسيق العنوان إلى الخط Arial حجم 14 نقطة بتنسيق أسود عريض. قم بتحديد النطاق الذي يحتوي على كافة أيام الأسبوع وكافة التمرينات بالكامل (لا تقم بتضمين العنوان)، وقم بتطبيق التنسيق "ملون 1" من القائمة "تنسيق تلقائي".

التمرين 4: افترض أنك شعرت، أثناء مراجعتك لورقة العمل التي أنشأتها في التمرين 3، أن التنسيق "ملون 1" يروق لك لكنك لا تحب الألوان. وتعتقد أنك تريد أن تظهر الحدود بمظهر مختلف إلى حد ما. فما هي الوسائل التي يمكنك استخدامها لتغيير هذه الخصائص؟ وما هي الطريقة التي تفضلها؟ اكتب إجابة مختصرة لهذين السؤالين.

التمرين 5: أثناء تعلم تنسيق الخلايا في ورقة عمل، قمنا بتحديد خلايا مفردة، كما قمنا بتحديد نطاقات من الخلايا. استخدم ملفات "تعليمات" في Excel، لتحديد ما إذا كانت هناك طريقة سريعة لتحديد ورقة عمل كاملة وتطبيق تغييرات التنسيق على كافة الخلايا دفعة واحدة. اكتب توضيحًا مختصرًا لما توصلت إليه

[ramies]

بارك الله فيك يا استاذ وائل مراد

وجعله الله فى موازين حسناتك

واصل التقدم

ربنا يجزيك كل خير

اسماعيل

1. 
   

[وائل مراد]

بارك الله فيك يا استاذ وائل مراد

وجعله الله فى موازين حسناتك

واصل التقدم

ربنا يجزيك كل خير

اسماعيل

وفيك أخي ramies أشكر مرورك وجزاك الله خير الجزاء

[ramies]

لا تتوقف اخى وائل

[وائل مراد]

لا تتوقف اخى وائل

اشكر مرورك أخي

لعيونك خذ الدرس الرابع

الدرس 4

تغيير خيارات الطباعة

بعد الانتهاء من هذا الدرس، ستتمكن من القيام بما يلي:

n إضافة رأس وتذييل صفحة لورقة العمل.

n تغيير الهوامش وتوسيط ورقة العمل.

n تغيير اتجاه ورقة العمل وحجمها.

n إضافة فواصل الصفحات وحذفها.

n تعيين ناحية للطباعة ومسحها.

n تعيين خيارات أخرى للطباعة.

من أحد أسهل الطرق التي يمكن من خلالها مشاركة البيانات الموجودة بورقة عمل أو مصنف هي طباعة نُسخ للآخرين للاطلاع عليها. فكل عام على سبيل المثال في الجلسة الإعلامية السنوية لمنتجع Adventure Works، تقوم منسقة الأنشطة بتوزيع نُسخ من ورقة عمل تم إعدادها باستخدام برنامج Microsoft® Excel تحتوي على ملخص للإيراد السنوي لإيجارات المعدات الرياضية. وتقوم هذه المنسقة باستغلال عدد من ميزات Excel التي تساعد على تيسير قراءة أوراق العمل وجعلها أكثر جاذبية.

وبإمكان منسقة الأنشطة، عن طريق إضافة رؤوس وتذييلات الصفحات، القيام بطباعة معلومات حول ورقة العمل (كعنوان ورقة العمل وتاريخ طباعتها ومؤلفها) بكل صفحة من الصفحات. ويمكنها كذلك ضبط حجم الهوامش وتغيير اتجاه ورقة العمل. بل ويمكنها كذلك تكبير حجم ورقة العمل أو تصغيره لتحتوي كافة البيانات في صفحة واحدة. كما يمكنها توسيط المحتوي داخل صفحة ليسهل قراءته. وللإبقاء على سرية بعض معلومات ورقة العمل، يمكنها أن تحدد الأجزاء التي سيتم طباعتها من ورقة العمل والأجزاء التي لن تتم طباعتها. وفي النهاية، تستطيع منسقة الأعمال إدراج فواصل صفحات لتحسين القدرة على القراءة.

لاستكمال الإجراءات الموجودة بهذا الدرس، ستحتاج إلى استخدام الملف Sports Income الموجود في المجلد Lesson04 داخل المجلد Practice الموجود على القرص الثابت لديك.

إضافة رأس وتذييل الصفحة

يمكن تعريف رأس الصفحة بأنه سطر نصي يظهر في الجزء العلوي من صفحات ورقة العمل المطبوعة. وأما تذييل الصفحة فهو سطر نصي يظهر في الجزء السفلي من الصفحة. وغالبًا ما تحتوي رؤوس وتذييلات الصفحات على معلومات مثل رقم الصفحة وعنوان ورقة العمل وتاريخ طباعتها.

وتتمثل إحدى طرق إنشاء رؤوس وتذييلات الصفحات في الاختيار من قائمة خيارات الرؤوس والتذييلات التي يوفرها Excel. وتشتمل خيارات رؤوس وتذييلات الصفحات التي يقدمها Excel على أرقام الصفحات وأسماء المصنفات وأسماء أوراق العمل وأسماء المؤلفين وأسماء الشركات وقد تجمع بين مجموعات مختلفة من ذلك كله. وتتوفر الخيارات نفسها لكل من الرؤوس والتذييلات. ومن الطرق الأخرى لإنشاء رؤوس وتذييلات الصفحات كتابة النص الذي تريد ظهوره أو النقر فوق أزرار لإدراج الرموز التي تمثل مجموعة الخيارات التي تريدها من بين الخيارات التي يوفرها Excel. ثم يقوم Excel بعد ذلك عند طباعة ورقة العمل باستبدال الرموز باسم المصنف ورقم الصفحة الحالية والتاريخ الحالي، وهكذا. ويعد القيام بذلك من الطرق السهلة لضمان أن البيانات الموجودة برؤوس وتذييلات الصفحات حديثة.

ويظهر مربع الحوار "رأس الصفحة"، الذي تقوم من خلاله بإنشاء رؤوس صفحات مخصصة، كما في الشكل التوضيحي التالي:

يمكنك في مربع الحوار "رأس الصفحة" إضافة نص أو استخدام أزرار المربع لتغيير مظهر النص في رأس الصفحة أو إدراج التاريخ أو الوقت أو رقم الصفحة. وبالإضافة إلى ذلك، يوفر Excel 2002 خيارًا جديدًا عند إنشاء رأس أو تذييل الصفحة: إضافة رسم. تساعد إضافة رسم إلى ورقة العمل كشعار الشركة مثلاً على التعرف على ورقة العمل من حيث أنها تخص شركتك كما تساعد على تعزيز هوية الشركة. بعد إدراج رسم بداخل رأس أو تذييل الصفحة، يصبح الزر "تنسيق صورة" متاحًا. ويؤدي النقر فوق هذا الزر إلى فتح مربع حوار به أدوات لتحرير الصورة.

تتم محاذاة المعلومات التي تضعها في المربع "المقطع الأيسر" مع الهامش الأيسر لورقة العمل، ويتم توسيط معلومات المربع "المقطع الأوسط"، وهكذا.

تقوم في هذا التمرين بإضافة رأس وتذييل الصفحة إلى ورقة عمل.

1 قم بفتح المصنف الذي يحمل اسم Sports Income.

2 من القائمة "عرض"، انقر فوق "رأس/تذييل الصفحة".

يظهر مربع الحوار "إعداد الصفحة" ويتم عرض علامة التبويب "رأس/تذييل الصفحة"، كما يظهر في الشكل التوضيحي التالي.

3 انقر فوق الزر "رأس مخصص".

يظهر مربع الحوار "رأس الصفحة".

4 انقر داخل المربع "المقطع الأيمن"، وانقر فوق الزر DATE (تاريخ).

يتم إدراج رمز للتاريخ.

إذا أردت استخدام العلامة (&) داخل نص رأس أو تذييل الصفحة، اكتب هذه العلامة مرتين (&&). أما بخلاف ذلك، فسيقوم Excel بتفسير علامة (&) واحدة كجزء من الرمز.

5 في مربع الحوار "رأس الصفحة"، انقر فوق "موافق".

يتم إغلاق مربع الحوار "رأس الصفحة". يظهر التاريخ الحالي بمربع المعاينة "الرأس" الموجود بمربع الحوار "إعداد الصفحة".

6 انقر فوق السهم للأسفل "التذييل". في القائمة التي تظهر، قم بالتمرير لأسفل ثم انقر فوق Sports Income.xls، صفحة 1.

يظهر التذييل الذي قمت باختياره في مربع المعاينة "التذييل".

7 انقر فوق"موافق".

يتم إغلاق مربع الحوار "إعداد الصفحة". وبالرغم من عدم ظهور رأس وتذييل الصفحة على الشاشة، إلا أنهما يظهران على النسخة المطبوعة من ورقة العمل.

8 من شريط الأدوات "قياسي"، انقر فوق الزر "معاينة قبل الطباعة".

تظهر ورقة العمل في الإطار "معاينة" مع عرض الرأس والتذييل المحددين.

9 من شريط الأدوات "معاينة قبل الطباعة" انقر فوق الزر "التالي".

لاحظ أن رأس وتذييل الصفحة يظهران بالصفحة الثانية من ورقة العمل أيضًا.

10 من شريط الأدوات "معاينة قبل الطباعة"، انقر فوق الزر "إغلاق".

يظهر إطار المصنف.

11 قم بحفظ المصنف بالاسم الحالي له.

احتفظ بهذا الملف مفتوحًا لاستخدامه في التمرين التالي.

تغيير الهوامش وتوسيط ورقة العمل

يتم ضبط هوامش ورقة العمل افتراضيًا لتكون 2.45 سم للهامش العلوي والهامش السفلي و2 سم من اليمين واليسار. وعند إضافة رأس أو تذييل صفحة بورقة العمل، يتم فصله عن نص ورقة العمل بمقدار 1.7 سم.

ويمكنك تغيير الهوامش لتناسب حاجات كل مصنف على حدة. على سبيل المثال، ترغب منسقة الأنشطة بمنتجع Adventure Works في طباعة ورقة العمل Sports Income على الورق ذي الرأسية للشركة من أجل الجلسة الإعلامية السنوية، ولذلك تقوم بإعداد الهامش العلوي لورقة العمل على 3.8 سم مع ترك مساحة لشعار الشركة والعنوان ورقم الهاتف. ويمكنها معاينة الهوامش وتغييرها، كما يمكنها توسيط محتوى ورقة العمل في صفحة وذلك باستخدام مربع الحوار "إعداد الصفحة".

وتقوم في هذا التمرين بتغيير هوامش ورقة العمل، ثم تقوم بتوسيط ورقة العمل بالصفحة.

1 من القائمة "ملف"، انقر فوق "إعداد الصفحة".

يظهر مربع الحوار "إعداد الصفحة".

2 انقر فوق علامة التبويب "هوامش"، عند الضرورة.

تظهر قوائم الهوامش الحالية بالمربعات "الأعلى" و"الأسفل" و"الأيمن" و"الأيسر" و"الرأس" و"التذييل".

3 انقر مرتين فوق السهم للأعلى بالمربع "الأعلى".

يتغير الهامش العلوي إلى 3.8 سم، وتعرض معاينة ورقة العمل الموجودة بمنتصف مربع الحوار هذا التغيير.

4 انقر مرتين فوق السهم للأعلى بالمربع "الأسفل".

يتغير الهامش السفلي إلى 3.8 سم، وتعرض المعاينة هذا التغيير.

تلميح

يمكنك أيضًا تغيير الهوامش في الإطار "معاينة قبل الطباعة" بالنقر فوق الزر "هوامش" بشريط الأدوات "معاينة قبل الطباعة" وسحب مؤشرات الهوامش المنقطة.

5 من المقطع "توسيط في الصفحة" في الجزء السفلي مربع الحوار، حدد خانتي الاختيار "أفقي" و"عمودي".

6 انقر فوق الزر "معاينة قبل الطباعة" بمربع الحوار.

تقوم المعاينة بعرض هذا التغيير:

7 من شريط الأدوات "معاينة قبل الطباعة"، انقر فوق الزر "إغلاق".

يتم إغلاق الإطار "معاينة قبل الطباعة".

احتفظ بهذا الملف مفتوحًا لاستخدامه في التمرين التالي.

تغيير الاتجاه والحجم

يمكنك تغيير اتجاه ورقة العمل بحيث يمكن طباعتها عموديًا أو أفقيًا في صفحة. تستخدم ورقة العمل التي تتم طباعتها عموديًا الإعداد "طباعة طولية" وتظهر كما في الشكل التوضيحي السابق. بينما تستخدِم ورقة العمل التي تتم طباعتها أفقيًا الإعداد "طباعة عرضية"، كما هو موضح بالشكل التوضيحي التالي. ويعتبر "طباعة طولية" هو الإعداد الافتراضي، ولكن قد ترغب في استخدام الإعداد "طباعة عرضية" إذا كانت المساحة المطلوب طباعتها يزيد عرضها عن ارتفاعها.

ويطلق على تكبير ورقة العمل أو تصغيرها عند طباعتها تحجيم. ويرجع سبب تحجيم (تعيين حجم) ورقة العمل غالبًا إلى الرغبة في تصغير حجم ورقة العمل لطباعتها في صفحة واحدة. ولتعيين حجم ورقة العمل، حدد مقدار التكبير أو التصغير أو حدد عدد الصفحات التي ترغب أن يتم احتواء ورقة العمل فيها.

تقوم في هذا التمرين بتغيير اتجاه ورقة العمل وإعدادها للطباعة في صفحة واحدة.

1 من القائمة "ملف"، انقر فوق "إعداد الصفحة".

يظهر مربع الحوار "إعداد الصفحة".

2 انقر فوق علامة التبويب "صفحة".

3 انقر فوق الخيار "طباعة عرضية".

يتغير اتجاه ورقة العمل من اتجاه الطباعة الطولية إلى اتجاه الطباعة العرضية.

4 من علامة التبويب "صفحة"، انقر فوق الزر "معاينة قبل الطباعة".

تعرض المعاينة الصفحة الأولى من ورقة العمل.

5 من شريط الأدوات "معاينة قبل الطباعة"، انقر فوق الزر "إغلاق".

يتم إغلاق الإطار "معاينة قبل الطباعة".

6 من القائمة "ملف"، انقر فوق "إعداد الصفحة".

تظهر علامة التبويب "صفحة" بمربع الحوار "إعداد الصفحة".

7 في المقطع "تحجيم" بمنتصف علامة التبويب، انقر فوق الخيار "الملاءمة إلى". احتفظ بالإعدادات الافتراضية، "1 صفحة عرضًا" و"1 طولاً".يتم تعيين حجم ورقة العمل بحيث يتم احتواؤها في صفحة واحدة.

8 من علامة التبويب "صفحة"، انقر فوق الزر "معاينة قبل الطباعة".

يقل حجم ورقة العمل بحيث يتم احتواؤها في صفحة واحدة. يجب أن تظهر ورقة العمل مشابهة للشكل التوضيحي التالي.

9 من شريط الأدوات "معاينة قبل الطباعة"، انقر فوق الزر "إغلاق".

يتم إغلاق الإطار "معاينة قبل الطباعة".

10 قم بحفظ المصنف بالاسم الحالي له.

احتفظ بهذا الملف مفتوحًا لاستخدامه في التمرين التالي.

إضافة فواصل الصفحات وحذفها

يمكنك قصر ورقة عمل باتجاه عمودي على عرض صفحة واحدة مع استمرار السماح لها بالامتداد عدة صفحات لأسفل. وللقيام بذلك، قم بعرض علامة التبويب "صفحة" بمربع الحوار "إعداد الصفحة"، اكتب رقم 1 بالمربع "صفحة عرضًا" واحذف الرقم المكتوب بالمربع "طولاً". ولتفعل عكس ذلك للسماح لورقة العمل بالامتداد أفقيًا.

يحدد Excel عدد الصفحات التي سيتم طباعة ورقة العمل عليها تبعًا لحجم ورقة العمل وإعدادات الهوامش والاتجاه والتحجيم. وتسمى المواضع التي يقوم فيها Excel بفصل المحتوى من صفحة لأخرى بفواصل صفحات تلقائية، ويقوم Excel بضبط ذلك تلقائيًا في حالة إضافة محتوى ورقة العمل وإضافته. ويمكنك كذلك إضافة فواصل الصفحات وحذفها بنفسك، إلا أنه في هذه الحالة لن يقوم Excel بضبطها عند تغيير محتوى ورقة العمل. وعند الرغبة في تغير مواضع فواصل الصفحات التي أنشأتها، فيجب القيام بذلك يدويًا. وتساعد فواصل الصفحات اليدوية على تنظيم المحتوى بحيث يتم فصل الصفحات تبعًا للمحتوى وليس تبعًا للأبعاد. على سبيل المثال، تريد منسقة الأنشطة في Adventure Works معرفة الشكل الذي ستظهر به ورقة العمل في حالة إضافة فاصل صفحات بين الإيجار الشهري لكل نوع من المعدات وإجمالي الإيجار الشهري لكافة الأجهزة.

تقوم في هذا التمرين بإضافة فواصل صفحات إلى ورقة العمل وحذفها.

1 من القائمة "ملف"، انقر فوق "إعداد الصفحة".

يظهر مربع الحوار "إعداد الصفحة" وبه علامة التبويب "صفحة".

2 في المربع "الضبط إلى"، اكتب 100، ثم انقر فوق "موافق".

يعود حجم ورقة العمل إلى 100%.

3 انقر فوق الخلية A18. من القائمة "إدراج"، انقر فوق "فاصل صفحات".

يقوم Excelبإدراج فاصل صفحات بورقة العمل أسفل الصف 17. ويظهر فاصل الصفحات كخط متقطع بورقة العمل، بحيث يجب أن تكون ورقة العمل مشابهة للشكل التوضيحي التالي.

4 من شريط الأدوات "قياسي"، انقر فوق الزر "معاينة قبل الطباعة".

تظهر معاينة لورقة العمل وتعرض فاصل الصفحات الذي أدرجته لتوك.

5 من شريط الأدوات "معاينة قبل الطباعة"، انقر فوق الزر "إغلاق".

يتم إغلاق الإطار "معاينة قبل الطباعة".

يجب تحديد خلية أسفل فاصل الصفحات اليدوي لكي يظهر الخيار "إزالة فاصل الصفحات" بالقائمة "إدراج".

6 من القائمة "إدراج"، انقر فوق "إزالة فاصل الصفحات".

تتم إزالة فاصل الصفحات اليدوي، وتعود فواصل الصفحات إلى مواضعها الافتراضية.

تلميح

يمكنك نقل فواصل الصفحات بسحبها داخل الإطار "معاينة فواصل الصفحات". ويتم عرض هذا الإطار بالنقر فوق الزر "معاينة فواصل الصفحات" من شريط الأدوات "معاينة قبل الطباعة" أو عن طريق النقر فوق "معاينة فواصل الصفحات" من القائمة "عرض".

7 قم بحفظ المصنف بالاسم الحالي له.

احتفظ بهذا الملف مفتوحًا لاستخدامه في التمرين التالي.

تعيين ناحية طباعة ومسحها

إن لم تكن ترغب في طباعة ورقة العمل بأكملها، يمكنك طباعة ناحية فقط تقوم بتحديدها وذلك من خلال تعيين ناحية طباعة. وإذا قررت لاحقًا طباعة ورقة العمل بأكملها، ستحتاج إلى مسح ناحية الطباعة. وتختلف عملية تعيين ناحية للطباعة في طريقة عملها عن اختيار طباعة ناحية محددة باستخدام مربع الحوار "طباعة". ففي حالة تعيين ناحية طباعة، لا يتم طباعة أي شيء بخلاف الخلايا الموجودة بهذه الناحية، بغض النظر عن أية خلايا أخرى محددة عند النقر فوق الزر "طباعة" أو الأمر "طباعة". قررت منسقة الأنشطة في Adventure Works تعيين حجم ورقة العمل ليتم احتواؤها في صفحة واحدة. وتقوم كذلك بتعيين ناحية طباعة لطباعة إيرادات إيجار الأجهزة الرياضية بدون طباعة تكاليف صيانة هذه المعدات.

تقوم في هذا التمرين بتعيين ناحية طباعة بورقة العمل ومسح هذه الناحية.

1 من القائمة "ملف"، انقر فوق "إعداد الصفحة".

يظهر مربع الحوار "إعداد الصفحة" وبه علامة التبويب "صفحة".

2 في المقطع "تحجيم" بمنتصف علامة التبويب، انقر فوق الخيار "الملاءمة إلى". احتفظ بالإعدادات الافتراضية، "1 صفحة عرضًا" و"1 طولاً".

يتم تعيين حجم ورقة العمل لاحتوائها في صفحة واحدة.

3 انقر فوق "موافق".

4 حدد النطاق من A1 إلى O19.

يمكنك أيضًا تعيين ناحية طباعة من مربع الحوار "إعداد الصفحة". من علامة التبويب "ورقة"، أدخل نطاق الخلايا بالمربع "ناحية الطباعة".

5 من القائمة "ملف"، قم بالإشارة إلى "ناحية الطباعة"، وانقر فوق "تعيين ناحية الطباعة".

6 من شريط الأدوات "قياسي"، انقر فوق الزر "معاينة قبل الطباعة".

يظهر الإطار "معاينة قبل الطباعة"، ويعرض ما سيتم طباعته في حالة طباعة ورقة العمل بالإعدادات الحالية.

7 من شريط الأدوات "معاينة قبل الطباعة"، انقر فوق الزر "طباعة". من مربع الحوار "طباعة" الذي يظهر، انقر فوق "موافق".

يتم طباعة ما تم تحديده.

8 من القائمة "ملف"، قم بالإشارة إلى "ناحية الطباعة"، وانقر فوق "مسح ناحية الطباعة".

يتم مسح ناحية الطباعة.

9 قم بحفظ المصنف بالاسم الحالي له.

تعيين خيارات أخرى للطباعة

لتخصيص النسخة المطبوعة من ورقة العمل بشكل أكبر، يمكنك طباعة تسميات الصفوف والأعمدة وخطوط الشبكة وأرقام الصفوف والأحرف الخاصة بالأعمدة على كل صفحة من الصفحات. يمكنك أيضًا الاختيار بين الطباعة الملونة أو بالأسود والأبيض، كما يمكنك تحديد جودة الطباعة. تظهر هذه الخيارات أسفل علامة التبويب "ورقة" من مربع الحوار "إعداد الصفحة".

لطباعة ناحية من ورقة العمل بدون تعيين ناحية طباعة، حدد هذه الناحية. من القائمة "ملف" انقر فوق "طباعة". من مربع الحوار "طباعة"، انقر فوق "التحديد" من المقطع "مادة الطباعة"، ثم انقر فوق "موافق".

وتشتمل الخيارات على ما يلي:

■ يُستخدم الخياران الصفوف المكررة إلى الأعلى أو أعمدة مكررة في اتجاه اليمين لطباعة التسميات النصية للصفوف أو الأعمدة بكل صفحة من الصفحات عن طريق تحديد الصف أو الصفوف التي سيتم تكرارها أعلى كل صفحة والعمود أو الأعمدة التي سيتم تكرارها في اتجاه اليمين لكل صفحة. وتساعد طباعة العناوين بكل صفحة من ورقة عمل متعددة الصفحات على التعرف على البيانات في الصفحات المتعاقبة.

■ خطوط الشبكة لطباعة خطوط الشبكة التي تظهر بإطار ورقة العمل.

■ أسود وأبيض لطباعة أوراق العمل الملونة بشكل أسرع مع توفير سائل الحبر ومسحوق الحبر عن طريق طباعتها بالأسود والأبيض.

■ إخراج مسودة لطباعة ورقة العمل بدقة منخفضة من أجل تحقيق سرعة أعلى في الطباعة ولتوفير سائل الحبر ومسحوق الحبر.

■ رؤوس الصفوف والأعمدة لطباعة أرقام الصفوف والأحرف الخاصة بالأعمدة والتي تظهر في إطار ورقة العمل.

ملخص الدرس

تعلمت في هذا الدرس كيفية إضافة رؤوس وتذييلات الصفحات وكيفية تغيير حجم الهوامش وتوسيط المحتوى في ورقة العمل. وتعلمت كذلك كيفية تغيير اتجاه ورقة العمل وتكبيرها أو تصغيرها وإدراج فواصل الصفحات وإزالتها وتحديد الأجزاء التي ستتم طباعتها والأجزاء التي لن تتم طباعها.

إذا كنت ترغب في المتابعة والانتقال إلى دروس أخرى، قم بإجراء ما يلي:

■ قم بحفظ كافة المصنفات المفتوحة ثم أغلقها.

أما إذا كنت لا ترغب في المتابعة والانتقال إلى دروس أخرى:

1 قم بحفظ كافة المصنفات المفتوحة ثم أغلقها.

2 انقر فوق الزر "إغلاق" في الزاوية العلوية اليمنى من إطار Excel.

الامتحان القصير

1 كيف يمكنك إضافة التاريخ تلقائيًا أسفل كل صفحة من الصفحات عند طباعة ورقة العمل؟

2 كيف يمكن تغيير اتجاه إحدى صفحات ورقة العمل؟

3 ما الطريقتان اللتان يمكنك اتباعهما لطباعة ناحية من ورقة العمل قمت بتحديدها؟

4 ما هي هوامش الصفحة الافتراضية لورقة العمل؟

التمارين الشاملة

التمرين 1: قم بفتح المصنف Sports Income.xls من المجلد Practice على القرص الثابت لديك. اكتب العنوان عائدات المعدات الرياضية حسب الشهر والسنة والنشاط في الزاوية العلوية اليسرى من ورقة العمل. قم بإضافة تذييل يعرض التاريخ والوقت الحاليين دائمًا عند الطباعة في الجزء السفلي الأوسط من ورقة العمل. احتفظ بهذا الملف مفتوحًا لاستخدامه في التمرين 2 من التمارين الشاملة.

هام

يجب الانتهاء من التمرين 1 للانتقال إلى التمرين 2.

التمرين 2: قم بإعداد المصنف Sports Income.xls للطباعة بالاتجاه "طباعة طولية" مع خطوط الشبكات، وقم بضبط تعيين الحجم للطباعة بنسبة 100% من الحجم العادي. قم بمعاينة موقع فواصل الصفحات وتعيين حجم ورقة العمل لطباعتها على صفحة واحدة. قم بتعيين ناحية الطباعة لتكون من A1 إلى P20 وقم بمعاينة ورقة العمل.

التمرين 3: لنفترض أنك ترغب في إنشاء تذييل يتضمن اسمك واسم الملف (بما في ذلك موقعه)، بالإضافة إلى رقم الصفحة وترتيبها من إجمالي عدد الصفحات. كما ترغب في محاذاة هذه البيانات إلى اليمين أو في الوسط أو إلى اليسار. اشرح باختصار كيف يمكنك القيام بذلك.

التمرين 4: افترض أنك تريد إنشاء رأس لورقة العمل يتضمن التاريخ والوقت الحاليين في الزاوية اليمنى وشعار الشركة في الزاوية اليسرى. اشرح باختصار كيف يمكنك القيام بذلك.

التمرين 5: يوجد عدد قليل من الخيارات الإضافية في علامة التبويب "ورقة" الموجودة بمربع الحوار "إعداد الصفحة" لم نناقشها في هذا الدرس. اكتشف علامة التبويب هذه من مربع الحوار واستخدم ملفات "تعليمات" في تطبيق Excel، عند الضرورة، لتحديد كيفية اختيار طباعة تعليقات خلية وأين يمكنك وضعها. بالإضافة إلى ذلك، حدد أهمية المقطع "ترتيب الصفحات" الموجود بعلامة التبويب هذه. ومتى يتم تفضيل أحد أنماط ترتيب الأوراق على نمط آخر؟

[وائل مراد]

الدرس 5

استخدام الصفوف والأعمدة وأوراق العمل والمصنفات

بعد الانتهاء من هذا الدرس، ستتمكن من القيام بما يلي:

n إخفاء الصفوف والأعمدة وإظهارها.

n تجميد الأعمدة والصفوف وإلغاء تجميدها.

n التنقل بين أوراق العمل في مصنف.

n إضافة أوراق عمل إلى مصنف وحذفها.

n إنشاء صيغة ثلاثية الأبعاد.ربط المصنفات.

n تقييد البيانات التي تظهر على الشاشة.

تقوم غالبًا أثناء استخدامك لبرنامج Microsoft® Excel بإنشاء أوراق عمل تحتوي على بيانات ذات حجم لا يمكن عرضه بالكامل على الشاشة مرة واحدة. وقد تحتاج أيضًا لتوزيع البيانات المرتبطة ببعضها البعض بين عدد من أوراق العمل والمصنفات. ولحسن الحظ، يوفر برنامج Excel العديد من الطرق للتعامل مع المحتوى الموجود في أوراق العمل الكبيرة أو المنتشر عبر أوراق عمل أو مصنفات متعددة. وتشتمل هذه الطرق على خيارات عرض متعددة وإمكانية إضافة أوراق عمل إلى مصنف وحذفها، فضلاً عن طرق لربط أوراق العمل والمصنفات.

وتظهر أهمية خيارات العرض بشكل خاص في حالة وجود كمية كبيرة من البيانات في ورقة العمل لديك. ويمكنك تكبير ورقة العمل لتكبير حجم الخلايا ورؤية المحتوى بسهولة أكبر أو يمكنك تصغير ورقة العمل بحيث تستطيع رؤية أكبر قدر من المحتوى في نفس الوقت. ويوفر لك إخفاء الأعمدة والصفوف بورقة العمل إمكانية التركيز على معلومات محددة بها وذلك بإخفاء البيانات غير المطلوبة. وعندما تريد رؤية هذه الأعمدة والصفوف مرة أخرى، تقوم بإظهارها. ويمكنك تجميد واحد أو أكثر من الصفوف أو الأعمدة بحيث تظل معروضة بشكل دائم، دون التأثر بالتمرير إلى أسفل أو بعرض ورقة العمل. وتظهر أهمية هذه الميزة عند الرغبة في الاحتفاظ بتسميات البيانات معروضة على الشاشة بشكل دائم. ويمكنك بسهولة إلغاء تجميد الصفوف أو الأعمدة لاستعادة الشكل الأصلي لورقة العمل.

وإذا كنت تريد ضم بيانات مرتبطة، ولكنها في الوقت ذاته مختلفة بعض الشيء، في مصنف موجود بالفعل، يمكنك إضافة ورقة عمل أخرى أو أكثر. يوفر لك ذلك إمكانية الاحتفاظ بالبيانات داخل مصنف واحد دون إنشاء أوراق عمل كبيرة أو معقدة للغاية. ويمكنك بسهولة حذف أوراق العمل التي لم تعد هناك حاجة إليها. بل إذا كنت ترغب في ربط أوراق عمل مختلفة داخل أحد المصنفات، يمكنك تضمين صيغ داخل خلية ستشير إلى بيانات موجودة في واحدة أو أكثر من أوراق العمل داخل المصنف الواحد.ويمكنك كذلك ربط مصنف أو أكثر بنفس الطريقة.

ويتمثل أحد الجوانب الهامة للتعامل مع الكميات الضخمة من البيانات في إمكانية التركيز على أهم بيانات ورقة العمل، سواء كانت هذه البيانات تمثل أفضل عشرة أيام في مبيعات هذا الشهر أو أقل خطوط الإنتاج مبيعًا والتي تحتاج إلى إعادة تقييم. ويوفر لك برنامج Excel عددًا من الأدوات التي تتميز بقوتها ومرونتها لاستخدامها في تقييد البيانات التي تظهر بورقة العمل لديك. وستتعلم في هذا الدرس كيفية تقييد البيانات التي تظهر بورقة العمل.

لاستكمال الإجراءات الخاصة بهذا الدرس، ستحتاج إلى استخدام الملفات Sports Income05.xls وFood.xls وBudget.xls وFilter.xls في المجلد Lesson05 بالمجلد Practice الموجود على القرص الثابت لديك.

إخفاء الصفوف والأعمدة وإظهارها

قد يكون لديك في بعض الأحيان عدد من الصفوف أو الأعمدة بورقة العمل يتجاوز القدر الذي تريد رؤيته كدفعة واحدة. يمكنك في مثل هذه الحالة إخفاء بعض الصفوف أو الأعمدة بحيث لا تظهر على الشاشة أو بالنُسخ المطبوعة من ورقة العمل. وعندما تريد رؤيتها مرة أخرى، تقوم بإظهارها.

على سبيل المثال، لنفترض أن منسقة الأنشطة في Adventure Works ترغب في التركيز على المعدات التي تم تأجيرها خلال شهور ديسمبر ويناير وفبراير. فتقوم بإخفاء الأعمدة الخاصة ببقية العام من ورقة العمل. ولأنها تعلم أنه لا يتم تأجير زوارق الكياك خلال فصل الشتاء، فإنها تقوم بإخفاء هذا الصف أيضًا. وعند الانتهاء من عرض إيجارات الشتاء، تقوم بإظهار الصف والأعمدة التي تم إخفاؤها حتى يمكنها عرض الإيجارات للعام بالكامل.

تقوم في هذا التمرين بإخفاء صفوف وأعمدة بورقة العمل وإظهارها.

1 قم بفتح المصنف الذي يحمل اسم Sports Income05.

2 انقر فوق محدد العمود D (فبراير) واسحب مؤشر الماوس إلى محدد العمود L (أكتوبر).

يقوم Excel بتحديد الأعمدة.

3 من القائمة "تنسيق"، قم بالإشارة إلى "عمود" ثم انقر فوق "إخفاء".

يقوم Excel بإخفاء الأعمدة. لاحظ أن تسميات الأعمدة لم تتغير ويظهر فراغ بين العمود C والعمود M.

4 انقر فوق محدد الصف 3 (زوارق الكياك).

يقوم Excel بتحديد الصف.

5 من القائمة "تنسيق"، قم بالإشارة إلى "صف" ثم انقر فوق "إخفاء".

يقوم Excel بإخفاء الصف. لاحظ أن أرقام الصفوف لم تتغير ويظهر فراغ بين الصف 2 والصف 4.

6 انقر فوق محدد العمود C، واستمر في ضغط مفتاح العالي (Shift)، ثم انقر فوق محدد العمود M.

يقوم Excel بتحديد العمودين C وM.

7 من القائمة "تنسيق"، قم بالإشارة إلى "عمود"، ثم انقر فوق "إظهار".

يقوم Excel بإظهار الأعمدة من D إلى L على الشاشة.

8 انقر فوق أية مساحة خالية من ورقة العمل خارج الناحية المحددة.

يتم إلغاء تحديد الأعمدة.

9 انقر فوق محدد الصف 2 واستمر في ضغط مفتاح العالي (Shift)، ثم انقر فوق محدد الصف 4.

يقوم Excel بتحديد الصفين 2 و4.

10 من القائمة "تنسيق"، قم بالإشارة إلى "صف" ثم انقر فوق "إظهار".

يقوم Excel بإظهار الصف 3 على الشاشة.

11 أغلق المصنف بدون حفظ التغييرات.

تجميد الأعمدة والصفوف وإلغاء تجميدها

عندما تكون ورقة العمل لديك أكبر مما يمكنك عرضه على الشاشة دفعة واحدة، ستكون في حاجة إلى التمرير إلى اليسار والأسفل لترى كافة الأعمدة والصفوف. إذا كان العمود الواقع إلى أقصى اليمين والصف العلوي يحتويان على تسميات، يمكن أن يؤدي التمرير إلى اختفاء هذه التسميات من الشاشة — مما يجعلك تتساءل عن محتوى الخلية التي تراها أمامك.

ولمعالجة مثل هذه المشكلة، يمكنك تجميد الصفوف والأعمدة بحيث تبقى على الشاشة حتى في حال التمرير لأسفل أو التمرير بالعرض داخل ورقة العمل. على سبيل المثال، يستخدم الطاهي الذي يعمل في Adventure Works مصنفًا لتتبع كميات الطعام التي يتم تجهيزها بالمطعم الشهير داخل المنتجع. ويساعده ذلك في تحديد المستلزمات التي سيقوم بطلبها من شهر إلى آخر. فيقوم بتجميد الصفوف والأعمدة التي تحتوي على التسميات بحيث يبقي على عرضها على الشاشة أثناء التمرير لأسفل أو بالعرض داخل ورقة العمل.

تقوم في هذا التمرين بتجميد الصفوف والأعمدة وإلغاء تجميدها.

1 قم بفتح المصنف Food.

2 قم بتمرير ورقة العمل إلى اليسار ثم عد مرة أخرى إلى العمود A.

تختفي الأعمدة الموجودة في أقصى يمين ورقة العمل عندما تقوم بالتمرير إلى اليسار.

3 انقر فوق الخلية B3.

تقع هذه الخلية أسفل الصف الذي تريد تجميده مباشرةً وإلى اليسار تمامًا من العمود التي تريد تجميده.

4 من القائمة "إطار"، انقر فوق "تجميد الألواح".

تم الآن تجميد صف الشهر وعمود "نوع الطعام".

5 قم بتمرير ورقة العمل إلى اليسار.

يظل العمود الواقع أقصى اليمين، مع تسميات الفئات، ظاهرًا على الشاشة.

6 قم بتمرير ورقة العمل إلى الأسفل.

يظل الصف الخاص بالشهر ظاهرًا على الشاشة.

7 اضغط مفتاح التحكم + مفتاح البداية (Ctrl+Home).

يقوم Excel بالتمرير إلى الخلية غير المجمدة الواقعة أعلى اليمين.

8 من القائمة "إطار"، انقر فوق "إلغاء تجميد الألواح".

يتم إلغاء تجميد الألواح.

احتفظ بهذا الملف مفتوحًا لاستخدامه في التمرين التالي.

التنقل بين أوراق العمل في مصنف

يشتمل تخزين بيانات أوراق العمل ذات الصلة بملف مصنف واحد على العديد من الفوائد التنظيمية. فباستخدام هذه الطريقة في التنظيم، يمكنك فتح كافة أوراق العمل المرتبطة في مصنف واحد دفعة واحدة، وهو ما يوفر في الوقت ويضمن توفر كافة البيانات الضرورية لمهمة ما. يتيح لك ذلك أيضًا إمكانية العرض السريع للمعلومات المرتبطة ونسخ البيانات الضرورية من إحدى أوراق العمل إلى التي تليها دون الحاجة لفتح عدة مصنفات وإغلاقها. يمكنك التنقل من ورقة عمل إلى أخرى عن طريق استخدام علامات تبويب الورقة والتي تقع في الجزء السفلي من إطار ورقة العمل.

ويستخدم الطاهي في Adventure Works عددًا من أوراق العمل في مصنف واحد. كما يقوم بطلب أنواع مختلفة من الطعام من موردين مختلفين: فيقوم أحد الموردين بتوريد اللحوم، مثل اللحم البقري ولحوم الدواجن، بينما يقوم مورد آخر بتوريد السلع الجافة، مثل الدقيق والسكر، ويقوم ثالث بتوريد المنتجات الزراعية. ويسجل الطاهي كافة الأطعمة التي يقوم بطلبها من كل مورد في ورقة عمل منفصلة بالمصنف نفسه. ويمكنه عرض كل ورقة من أوراق العمل في المصنف Food بالنقر فوق علامة تبويب الورقة المناسبة.

تقوم في هذا التمرين بالتنقل بين عدة أوراق من أوراق العمل في مصنف واحد.

1 انقر فوق علامة التبويب "السلع الجافة".

يتم عرض ورقة العمل "السلع الجافة".

2 انقر فوق علامة التبويب "المنتجات الزراعية".

يتم عرض ورقة العمل "المنتجات الزراعية".

3 انقر فوق علامة التبويب "اللحوم".

يتم عرض ورقة العمل "اللحوم".

احتفظ بهذا الملف مفتوحًا لاستخدامه في التمرين التالي.

إضافة أوراق عمل إلى مصنف وحذفها

يحتوي المصنف الجديد افتراضيًا على ثلاث أوراق عمل فارغة. فإذا لم تكن في حاجة إلى أوراق العمل الثلاث، يمكنك بسهولة حذف أوراق العمل غير الضرورية. وإذا كنت تريد مزيدًا من أوراق العمل، يمكنك إدراج ما تريد من أوراق العمل الجديدة قدر حاجتك. كما يمكنك إدراج أوراق عمل وحذفها في المصنفات الموجودة بالفعل. على سبيل المثال، يقرر الطاهي في Adventure Works إضافة ورقة عمل جديدة إلى المصنف Food. وذلك لأنه يريد أن تشتمل ورقة العمل الجديدة هذه على ملخصات للأرقام الواردة بأوراق العمل الثلاث الأخرى، وقد قام بتسمية ورقة العمل الجديدة باسم الملخص.

تقوم في هذا التمرين بإضافة ورقة عمل وحذفها.

1 انقر فوق علامة التبويب "المنتجات الزراعية".

يعرض برنامج Excel ورقة العمل "المنتجات الزراعية".

2 من القائمة "إدراج"، انقر فوق "ورقة عمل".

يقوم Excel بإدراج ورقة عمل جديدة باسم "ورقة1" إلى يمين "المنتجات الزراعية".

3 قم بتحديد أية خلية واكتب "اختبار" ثم اضغط مفتاح الإدخال (Enter).

4 من القائمة "تحرير"، انقر فوق "حذف ورقة".

يعرض Excel تنبيهًا.

5 انقر فوق "حذف".

يقوم Excel بحذف ورقة العمل الجديدة ويعيد عرض ورقة العمل "المنتجات الزراعية".

6 انقر فوق علامة التبويب "اللحوم".

يعرض Excel ورقة العمل "اللحوم".

7 من القائمة "إدراج"، انقر فوق "ورقة عمل".

يقوم Excel بإضافة ورقة عمل جديدة باسم "ورقة2" إلى يمين "اللحوم".

8 انقر نقرًا مزدوجًا فوق علامة التبويب "ورقة2".

يحدد Excel علامة التبويب.

9 اكتب الملخص ثم اضغط مفتاح الإدخال (Enter).

يقوم Excel بتغيير اسم ورقة العمل.

احتفظ بهذا الملف مفتوحًا لاستخدامه في التمرين التالي.

إنشاء صيغة ثلاثية الأبعاد

عند استخدام مصنف يحتوي على أوراق عمل متعددة، يمكنك إنشاء صيغة ثلاثية الأبعاد (ويشار إليها كذلك باسم "مرجع ثلاثي الأبعاد") بحيث تشير الخلية الواحدة بإحدى أوراق العمل إلى بيانات موجودة في ورقة أو أكثر من أوراق العمل الأخرى. عند ضبط البيانات بإحدى أوراق العمل، يتم تباعًا ضبط أي صيغة تشير إلى هذه البيانات.

ومن استخدامات الصيغ ثلاثية الأبعاد إنشاء ورقة ملخص تحتوي على إجماليات الأرقام من أوراق العمل المختلفة بملف المصنف. فعلى سبيل المثال، لنفترض أن الطاهي بمنتجع Adventure Works يرغب في معرفة مقدار ما دفعه المطعم من مبالغ للطعام خلال عام. ولحساب المبلغ الإجمالي الذي تم إنفاقه، يقوم الطاهي باستخدام صيغة ثلاثية الأبعاد بورقة العمل "الملخص". تشير الصيغة إلى الخلايا التي تحتوي على المبلغ الذي تم إنفاقه على كل فئة من فئات الطعام في أوراق العمل وتقوم بجمع هذه المبالغ.

وكما هو الحال مع أية صيغة، فبإمكانك تحديد مرجع عن طريق كتابة إحداثيات الخلية. ومع ذلك، لا بد أن تبدأ المراجع في الصيغة باسم ورقة العمل التي تقوم الصيغة بالربط إليها متبوعًا بعلامة تعجب، يليها إحداثيات الخلية في النهاية. يتم الفصل بين المراجع بالفاصلة.

تقوم في هذا التمرين بإنشاء صيغة بإحدى أوراق العمل تقوم بجمع بيانات أوراق العمل الأخرى معًا.

1 انقر فوق الخلية A3 بورقة العمل "الملخص" واكتب إجمالي تكلفة الطعام، ثم اضغط مفتاح السهم للأسفل.

يقوم Excel بإضافة النص إلى الخلية A3 ويقوم بنقل نقطة الإدراج إلى الخلية A4.

إذا كان اسم ورقة العمل مكون من كلمتين أو أكثر، يجب وضع الاسم بين علامات اقتباس فردية داخل الصيغة.

2 اكتب (اللحوم!P36، ‘السلع الجافة‘!P26،المنتجات الزراعية!P28) sum=ثم اضغط مفتاح الإدخال (Enter).

يقوم Excel بإدخال الصيغة إلى الخلية ثم يقوم بعرض مجموع الأرقام الموجودة بالخلية P36 بورقة العمل "اللحوم" والخلية P26 بورقة العمل "السلع الجافة" والخلية P28 بورقة العمل "المنتجات الزراعية".

احتفظ بهذا الملف مفتوحًا لاستخدامه في التمرين التالي.

الربط بين المصنفات

ومن الميزات الأخرى الهامة التي يتميز بها برنامج Excel القدرة على الربط بين البيانات في اثنين أو أكثر من المصنفات. ويفيد ذلك عندما يكون وجود العديد من أوراق العمل الضخمة والمعقدة داخل مصنف واحد أمرًا غير عملي. كما يفيد عند الحاجة إلى وضع نفس البيانات بأكثر من مصنف. وبهذه الطريقة، إذا أردت تحديث البيانات، يجب تطبيق ذلك على المصنف الأصلي فقط. وسيتم تحديث البيانات بشكل تلقائي في بقية المصنفات.

ولإنشاء ارتباط بين المصنفات، تقوم بإدخال صيغة بأحد المصنفات والتي تشير إلى واحدة أو أكثر من الخلايا في مصنف آخر. ويطلق على المصنف الذي يحتوى على هذه الصيغة اسم المصنف التابع، بينما يطلق على المصنف الذي يحتوى على المعلومات المشار إليها اسم المصنف المصدر.

عند حفظ مصنف يحتوي على صيغة لمرجع خارجي، يتم تباعًا حفظ اسم المصنف المصدر. فينبغي عليك حفظ كافة ملفات المصنف المصدر أولاً، ثم حفظ المصنف التابع.

وتتشابه عملية إنشاء صيغة للربط بين المصنفات مع عملية إنشاء صيغة للربط بين أوراق العمل داخل المصنف ذاته. ولا بد أن تبدأ المراجع في الصيغة المستخدمة للربط بين المصنفات باسم المصنف المصدر الذي تقوم الصيغة بالربط إليه، محاطًا بقوسين مربعين ومتبوعًا باسم ورقة العمل وعلامة تعجب.

يقوم المحاسب في منتجع Adventure Works بربط المصنفات عندما يقوم بإعداد الميزانية السنوية الخاصة بالمنتجع. ويعتمد في إعداد الميزانية على النفقات الخاصة بكل قسم في العام الماضي. وليوفر على نفسه جهد كتابة كافة هذه البيانات بالمصنف Budget، يقوم بربط مصنفه بالمصنفات الأخرى التي يحتفظ بها الموظفون الذين يسجلون النفقات الخاصة بأقسامهم.

تقوم في هذا التمرين بربط البيانات من اثنين من المصنفات إلى مصنف ثالث.

1 قم بفتح المصنف Sports Income05 في المجلد Practice الموجود على القرص الثابت لديك.

2 قم بفتح المصنف Budget في المجلد Practice الموجود على القرص الثابت لديك.

3 من القائمة "إطار"، انقر فوق "ترتيب".

يعرض Excel مربع الحوار "ترتيب الإطارات".

4 انقر فوق "موافق".

يعرض Excel المصنفات الثلاثة.

5 انقر فوق الخلية A4 بالمصنف Budget.

6 اكتب Food ثم اضغط مفتاح الجدولة (Tab).

يقوم Excel بنقل نقطة الإدراج إلى الخلية B4.

7 اكتب !A4الملخص[Food.xls]=، ثم اضغط مفتاح الإدخال (Enter).

يقوم Excel بإدخال الصيغة في الخلية ويعرض محتوى الخلية A4 من ورقة العمل "الملخص" بالمصنف Food.

8 انقر فوق الخلية A3 بالمصنف Budget.

9 اكتب معدات النشاط ثم اضغط مفتاح الجدولة (Tab).

يقوم Excel بنقل نقطة الإدراج إلى الخلية A4.

قد تحتاج على الأرجح إلى التمرير إلى اليسار لرؤية الخلية P18.

10 اكتب علامة = لتبدأ صيغة.

11 انقر فوق علامة التبويب "ورقة1" بالمصنف Sports Income05 عند الضرورة وقم بالتمرير ثم انقر فوق الخلية P18.

في الصيغة التي بدأتها في المصنف Budget.xls، يقوم Excel بإدراج مرجع للخلية بالمصنف Sports Income05. تظهر شاشة اسمية وامضة حول الخلية P18 بالمصنف Sports Income05.

12 اضغط مفتاح الإدخال (Enter).

يقوم Excel بإدخال الصيغة إلى الخلية في المصنف Budget ويعرض القيمة.

13 استمر في ضغط مفتاح العالي (Shift) أثناء فتح القائمة "ملف".

14 انقر فوق "إغلاق الكل" بالقائمة "ملف" لإغلاق كافة أوراق العمل المفتوحة. لا تحفظ التغييرات التي أجريتها.

اترك برنامج Excel مفتوحًا لكي تستخدمه في التمرين التالي.

تقييد البيانات التي تظهر على الشاشة

يمكن لجداول بيانات Excel أن تستوعب ما تريده من البيانات، ولكنك قد لا ترغب في استخدام كافة البيانات الموجودة بورقة العمل في نفس الوقت. على سبيل المثال، قد ترغب في الاطلاع على أرقام المبيعات الخاصة بشركتك خلال الثلث الأول والثاني والأخير من الشهر. يمكنك تحديد البيانات التي تظهر بورقة العمل عن طريق إنشاء عامل تصفية، وهو عبارة عن قاعدة تحدد الصفوف التي تظهر بورقة العمل.

ولإنشاء عامل تصفية، انقر فوق الخلية الموجودة بالمجموعة التي تريد تطبيق عامل التصفية عليها واستخدم القائمة بيانات لتشغيل الأمر "تصفية تلقائية". عند تشغيل الأمر "تصفية تلقائية"، وهو عبارة عن مجموعة مضمنة من إمكانات التصفية، يظهر سهم للأسفل بالخلية التي يعتبرها Excel تسمية العمود.

تلميح

عند تشغيل التصفية، يقوم Excel بمعالجة الخلايا الموجودة في عمود الخلية النشطة كنطاق. ولضمان أداء التصفية كما ينبغي، يجب دائمًا إضافة تسمية للعمود الذي تريد تطبيق التصفية عليه.

وعند النقر فوق السهم للأسفل، تظهر قائمة بالقيم والخيارات. تمثل العناصر القليلة الأولى خيارات للتصفية، مثل ما إذا كنت تريد عرض أعلى عشر قيم بالعمود أو إنشاء عامل تصفية مخصص أو عرض كافة القيم الموجودة بالعمود (وهو ما يعني إزالة عامل التصفية). بينما تمثل بقية عناصر القائمة القيم الفريدة بالعمود - ويؤدي النقر فوق واحدة من هذه القيم إلى عرض الصف أو الصفوف التي تحتوي على تلك القيمة.

ولا يؤدي اختيار الخيار أعلى 10 من القائمة إلى تقييد ما يُعرض على أعلى عشرة قيم فقط. بل يؤدي أيضًا إلى فتح مربع الحوار العشرة عوامل التصفية التلقائية العليا. ومن داخل مربع الحوار هذا، يمكنك الاختيار بين عرض القيم من أعلى أو أسفل القائمة ويمكنك تحديد عدد العناصر التي ترغب في عرضها، بالإضافة إلى إمكانية اختيار ما إذا كان الرقم الموجود بالمربع الأوسط يشير إلى عدد العناصر أو إلى النسبة المئوية للعناصر التي ستظهر عند تطبيق عامل التصفية. ويمكنك من خلال استخدام مربع الحوار العشرة عوامل التصفية التلقائية العليا العثور على مندوبي المبيعات العشرة الأوائل أو تحديد الخمسة في المائة العليا بين عملائك.

وعند اختيار مخصصة من القائمة تصفية تلقائية، يمكنك تحديد قاعدة يستخدمها Excel ليحدد الصفوف التي ستظهر بعد تطبيق التصفية. فيمكنك على سبيل المثال إنشاء قاعدة فقط لعرض الأيام التي لا يقل إجمالي المبيعات فيها عن 2500$ في ورقة العمل. وبظهور هذه النتائج أمامك، قد تتمكن من تحديد ما إذا كان الطقس أو غيره من العوامل قد أدى إلى بطء العمل في هذه الأيام.

تقوم في هذا التمرين بإنشاء عامل تصفية لعرض أعلى خمسة أيام في شهر يناير من حيث المبيعات، بالإضافة إلى عرض أرقام المبيعات الخاصة بأيام الاثنين من كل أسبوع خلال نفس الشهر وعرض الأيام التي لا تقل مبيعاتها عن 3000$.

1 قم بفتح المصنف Filter ضمن المجلد Lesson05 بالمجلد Practice الموجود على القرص الثابت لديك.

2 انقر فوق علامة تبويب الورقة "يناير"، إذا كان ذلك ضروريًا.

3 انقر فوق الخلية P5.

4 من القائمة بيانات، قم بالإشارة إلى تصفية ثم انقر فوق تصفية تلقائية.

يظهر سهم للأسفل بالخلية P5.

5 وفي الخلية P5، انقر فوق السهم للأسفل ثم انقر فوق (أعلى 10…) من القائمة التي تظهر.

يظهر مربع الحوار العشرة عوامل التصفية التلقائية العليا.

6 انقر داخل المربع الأوسط وقم بحذف 10، ثم اكتب 5، ثم انقر فوق موافق.

يتم عرض الصفوف التي تحتوي على أعلى خمس قيم موجودة في العمود P فقط.

7 من القائمة بيانات، قم بالإشارة إلى تصفية ثم انقر فوق تصفية تلقائية.

تظهر مرة أخرى الصفوف التي تم تطبيق التصفية عليها.

8 انقر فوق الخلية B5.

9 من القائمة بيانات، قم بالإشارة إلى تصفية ثم انقر فوق تصفية تلقائية.

يظهر سهم للأسفل بالخلية B5.

10 في الخلية B5، انقر فوق السهم للأسفل، من القائمة التي تظهر والتي تحتوي على القيم الفريدة بالعمود، انقر فوق الاثنين.

لن تظهر سوى الصفوف التي تحمل اسم الاثنين بالعمود B في ورقة العمل.

11 من القائمة بيانات، قم بالإشارة إلى تصفية ثم انقر فوق تصفية تلقائية.

تظهر مرة أخرى الصفوف التي تم تطبيق التصفية عليها.

12 أغلق المصنف بدون حفظ التغييرات.

ملخص الدرس

تعلمت في هذا الدرس كيفية استخدام خيارات العرض، بما في ذلك تكبير ورقة العمل وتصغيرها وإخفاء الصفوف والأعمدة وإظهارها بالإضافة إلى تجميدها وإلغاء تجميدها. كما تعلمت كيفية التعامل مع أوراق عمل متعددة بداخل أحد المصنفات، بما في ذلك كيفية التنقل بين أوراق العمل في أحد المصنفات وإضافة أوراق العمل وحذفها وإنشاء الصيغ التي تشير إلى خلايا بأوراق عمل ومصنفات أخرى. وقد تعلمت كذلك كيفية تقييد البيانات التي تظهر بورقة العمل عن طريق التصفية.

إذا كنت ترغب في المتابعة والانتقال إلى دروس أخرى، قم بإجراء ما يلي:

■ قم بحفظ كافة المصنفات المفتوحة ثم أغلقها.

أما إذا كنت لا ترغب في المتابعة والانتقال إلى دروس أخرى:

1 قم بحفظ كافة المصنفات المفتوحة ثم أغلقها.

2 انقر فوق الزر "إغلاق" في الزاوية العلوية اليمنى من إطار Excel.

الامتحان القصير

1 كيف يمكنك التنقل بين أوراق عمل متعددة داخل أحد المصنفات؟

2 كيف يمكن إنشاء مصنفات مرتبطة؟

3 كيف يمكن عرض ورقة عمل على الشاشة بنسبة 60% من الحجم العادي؟

4 كيف يمكن إنشاء صيغة ثلاثية الأبعاد في ورقة عمل؟

5 إذا كانت ورقة العمل كبيرة جدًا بحيث تختفي عناوين الأعمدة والصفوف التي تحتوي على عناوين البيانات عند التمرير لأسفل ولليسار، فماذا ينبغي عليك أن تفعل؟

6 إذا كنت تريد عرض أعمدة أو صفوف معينة في نفس الوقت على الشاشة، إلا أن الأعمدة أو الصفوف الموجودة بمنتصف ورقة العمل تحول دون ذلك، فماذا ينبغي عليك أن تفعل؟

التمارين الشاملة

التمرين 1: قم بفتح المصنف Sports Income05.xls في المجلد Practice على القرص الثابت لديك. قم بتكبير "ورقة1" بنسبة 100%، ثم قم بتصغيرها بنسبة 50%. قم بإخفاء العمود B ثم إظهاره. ثم قم بتجميد العمود B والصف 3، ثم إلغاء تجميدها.

التمرين 2: قم بفتح المصنف Food.xls. في ورقة العمل "الملخص"، اكتب الصيغة التي تقوم بحساب إجمالي وزن اللحوم والدواجن والمأكولات البحرية التي تم طلبها. افتح المصنف Budget.xls، وقم بإنشاء صيغة في ورقة العمل الأولى تقوم بحساب إجمالي تكلفة المنتجات الزراعية المطلوبة.

التمرين 3: افترض أنك في البرنامج التدريبي الخاص بربط المصنفات قمت باستخدام الميزة "ترتيب الإطارات" لتجانب العديد من الإطارات. ما هي الخيارات الأخرى المتاحة مع هذه الميزة؟ في أي الظروف، بخلاف ربط المصنفات، قد يكون ترتيب عدد من الإطارات أمرًا مفيدًا؟ بخلاف إغلاق المصنفات المفتوحة، كيف يمكنك العودة إلى شاشة كاملة من مصنف محدد؟

التمرين 4: تعلمت في هذا الدرس كيفية إدراج أوراق العمل وحذفها. وكما تعلم، فالعدد الافتراضي لأوراق العمل الموجودة داخل المصنف الواحد هو ثلاث أوراق عمل، لكن هل هناك حد معين لعدد أوراق العمل التي يمكنك إضافتها؟ إذا كان هناك حد، ما هي العوامل التي تحدد هذا الحد؟ وهل هناك حد لعدد الصفوف أو لعدد الأعمدة في المصنف؟ استخدم المربع "طرح سؤال" لتحديد إجابة هذه الأسئلة.

التمرين 5: عندما قمت باستكشاف "تصفية تلقائية"، لعلك تكون قد لاحظت الخيار "مخصصة" في القائمة "تصفية تلقائية". استخدم المصنف Filter لاستكشاف الخيار "مخصصة". ما استخداماته؟ عند الضرورة، استخدام ملفات "تعليمات" في تطبيق Excel لتحديد إمكانيات التصفية المتاحة من خلال الخيار "مخصصة". صف بإيجاز ما قمت باكتشافه.

[وائل مراد]

الدرس السادس

الدرس 6

استخدام التخطيطات

بعد الانتهاء من هذا الدرس، ستتمكن من القيام بما يلي:

n إنشاء تخطيطات باستخدام "معالج التخطيطات".

n تحريك التخطيطات وتغيير حجمها وحذفها.

n تعديل عناوين التخطيطات وإضافة تسميات للمحاور.

n تحريك عناصر التخطيط وتنسيقها.

n تغيير أنواع التخطيطات وتنظيم البيانات المصدر.

n تحديث البيانات وتنسيق المحاور.

n إضافة خطوط شبكات وأسهم.

n معاينة التخطيطات وطباعتها.

يوفر لك برنامج Microsoft® Excel إمكانية متابعة الكميات الضخمة من البيانات والتعامل معها. وقد يصعب في بعض الأحيان فهم الصورة الأكبر من خلال النظر فقط إلى التفاصيل. ولكن باستخدام التخطيطات التي يوفرها Excel، يمكنك تلخيص بياناتك وتمييزها، كما يمكنك إظهار اتجاهات في البيانات قد لا تكون واضحة عند النظر إلى الأرقام الأولية.

وفي منتجع Adventure Works لقضاء الإجازات الخارجية، يقوم مدير المبيعات بتسجيل بيانات المصروفات ويقوم بتقدير الإيرادات المستقبلية بالمصنفFive Year Sales. ويعتزم مدير المبيعات استخدام التخطيطات لتلخيص تقديرات المبيعات السنوية ولكي يتعرف سريعًا على مجالات العمل التي بها أعلى نسبة مصروفات. وتقوم منسقة الأعمال بتعقب التبرعات التي يتم جمعها من الأعضاء في مختلف المناسبات التي تعقد بالمنتجع، وتستخدم التخطيطات لتحليل اتجاه معدلات التبرع عبر عدة مستويات على مدار العام.

ستطلع في هذا الدرس على أنواع التخطيطات التي يوفرها Excel وستتعلم كيفية إنشائها. ثم ستتعلم كيفية إدخال التعديلات على التخطيطات ونقلها وتنسيقها وتنسيق عناصرها. وفي النهاية، ستتعلم كيفية معاينة التخطيطات وطباعتها.

لاستكمال إجراءات هذا الدرس، أنت في حاجة إلى استخدام الملفين Five Year Sales.xls وMember Pledges.xls في المجلد Lesson06 بالمجلد Practice الموجود على القرص الثابت لديك.

إنشاء تخطيطات باستخدام معالج التخطيطات

يقوم "معالج التخطيطات" بإرشادك خلال عملية إنشاء أحد التخطيطات. وعند الانتهاء من كل خطوة من الخطوات، يطالبك المعالج بالانتقال إلى التحديد التالي. ولكي تبدأ، سوف تقوم بتحديد نوع التخطيط الذي تريده.

يوفر Excel 14 نوعًا من أنواع التخطيطات، ويحتوي كل نوع من أنواع التخطيطات على نوعين فرعيين أو أكثر. ويمكنك باستخدام "معالج التخطيطات" معاينة أنواع التخطيطات واختيار التخطيط الذي يناسب بياناتك من بينها. على سبيل المثال، يمكن بسهولة تلخيص الإيرادات وتقديرات المبيعات

وباستخدام تخطيط عمودي، أو تخطيط شريطي، أو تخطيط خطي، في حين يمكن أن يكون أفضل تمثيل للمصروفات باستخدام تخطيط دائري.

يقدم الجدول التالي وصفًا موجزًا لكل نوع من أنواع التخطيطات.

الرمز

اسم التخطيط

الوظيفة

عمودي

مقارنة القيم المفردة عبر الوقت أو عبر الفئات الأخرى. وتمثيل القيم في شكل أشرطة عمودية.

شريطي

مقارنة القيم المفردة عبر الوقت أو عبر الفئات الأخرى. وتمثيل القيم في شكل أشرطة أفقية.

خطي

عرض اتجاه القيم عبر الوقت أو عبر الفئات الأخرى. تمثيل القيم في شكل نقاط على خط.

دائري

عرض القيم كأجزاء من كل. وتمثيل القيم في شكل قطاعات من حلقة دائرية.

س وص (مبعثر)

مقارنة القيم الخاصة بمجموعتين من البيانات عبر الوقت وعبر الفئات الأخرى. ويتم تمثيل القيم كنقاط بيانات، ويمكن وصلها عن طريق الخطوط.

مساحي

عرض اتجاه القيم عبر الوقت أو عبر الفئات الأخرى. وتمثيل القيم في شكل مساحات مظللة.

دائري مجوف

عرض القيم كأجزاء من كل. وتمثيل القيم في شكل قطاعات من شريط دائري.

نسيجي

عرض اتجاه القيم بالنسبة إلى نقطة مركزية. وتمثيل القيم في شكل نقاط تنطلق من المركز. ولكل فئة محورها الخاص. وتقوم الخطوط بربط القيم في نفس المتسلسلة.

سطحي

عرض اتجاه القيم عبر مجموعتين من البيانات. ويتم تمثيل القيم في شكل سطح ثلاثي الأبعاد يوضح العلاقة بين المجموعتين.

فقاعي

مقارنة ثلاث مجموعات من القيم.

أسهم

عرض اتجاه مجموعات القيم عبر الوقت. وغالبًا ما يُستخدم لتوضيح تغيرات أسعار الأسهم مع وجود علامات للقيم "ارتفاع" و"انخفاض" و"إغلاق" و"فتح". وتمثيل القيم في صورة نقاط أو خطوط أو أعمدة.

أسطواني

مقارنة القيم المفردة عبر الوقت أو عبر الفئات الأخرى. وتمثيل القيم في شكل أسطوانات عمودية أو أفقية.

بوقي

مقارنة القيم المفردة عبر الوقت أو عبر الفئات الأخرى. وتمثيل القيم في شكل أبواق عمودية أو أفقية.

هرمي

مقارنة القيم المفردة عبر الوقت أو عبر الفئات الأخرى. وتمثيل القيم كأشكال هرمية.

وفي سبيل الاستعداد لاجتماع مناقشة الميزانية، يرغب مدير المبيعات بمنتجع Adventure Works في إنشاء تخطيطات توضح الاتجاهات المتوقعة لكل من فئات الإيرادات الأربع على مدار السنوات الخمس المقبلة. يوضح التخطيط الخطي أن أكبر زيادة متوقعة ستكون في مبيعات وحدات الإقامة.

ستقوم في هذا التمرين بفتح أحد المصنفات وإنشاء تخطيط باستخدام "معالج التخطيطات".

1 افتح المصنف Five Year Sales من المجلد Lesson06 من داخل المجلد Practice.

2 حدد الخلايا من A2 إلى F6 بورقة العمل "تقديرات المبيعات".

3 على شريط الأدوات "قياسي"، انقر فوق الزر "معالج التخطيطات".

يظهر مربع الحوار "الخطوة 1 من 4 – نوع التخطيط".

من مربع الحوار "الخطوة 1 من 4 – نوع التخطيط"، يمكنك النقر فوق الزر "اضغط باستمرار لعرض النموذج" لرؤية معاينة للتخطيط.

4 من قائمة "نوع التخطيط"، انقر فوق "عمودي"، عند الضرورة.

5 في مربع "النوع الثانوي للتخطيط" انقر فوق النوع الثانوي "أعمدة مرصوفة" عند منتصف الصف العلوي، ثم انقر فوق "التالي".

يظهر مربع الحوار "الخطوة 2 من 4 – البيانات المصدر للتخطيط" مع معاينة للتخطيط.

6 من علامة التبويب "نطاق البيانات"، تحقق من تحديد الخيار "صفوف"، وانقر فوق "التالي".

يظهر مربع الحوار "الخطوة 3 من 4 – خيارات التخطيط".

7 في خانة "عنوان التخطيط"، اكتب المبيعات السنوية، ثم انقر فوق "التالي".

يظهر مربع الحوار "الخطوة 4 من 4 – موقع التخطيط".

هام

يتم تضمين التخطيطات على هيئة كائنات في ورقة عمل موجودة بالفعل أو وضعها في ورقة منفصلة. وتظهر التخطيطات المضمنة بورقة العمل مع بيانات أخرى. بينما تظهر ورقة التخطيط بعلامة تبويب ورقة منفصلة داخل المصنف.

8

لتقوم بإنشاء تخطيط بالخيارات الافتراضية للتخطيطات على وجه السرعة، قم بتحديد نطاق من الخلايا، ثم اضغط F11. سيتم إنشاء التخطيط بورقة عمل جديدة.

انقر فوق الخيار "ككائن في:"، عند الضرورة، وانقر فوق الزر "إنهاء".

يظهر التخطيط بورقة العمل.

احتفظ بهذا الملف مفتوحًا لاستخدامه في التمرين التالي.

تحريك التخطيطات وتغيير حجمها وحذفها

وبمجرد إنشاء التخطيط، يمكنك وضعه في أي مكان تشاء بورقة العمل، كما يمكنك تغيير حجمه أو حذفه بالكامل. ومن المفيد في أغلب الأحوال أن تقوم بوضع التخطيط بعد البيانات التي يقوم بتلخيصها مباشرة أو وضعه قبلها مباشرة. وقد يلزم أن تكون التخطيطات المفصلة أو المعقدة كبيرة الحجم، بينما من الممكن أن تكون التخطيطات البسيطة أصغر حجمًا، وذلك ليمكن قراءتها بسهولة.

ولكي تقوم بتحريك التخطيط أو تغيير حجمه أو حذفه، يجب أن تقوم بتحديده أولاً. ويمكنك تحديد التخطيط عن طريق النقر داخل "ناحية التخطيط"، وهي خلفية التخطيط أو الناحية الفارغة به. ويمكن أن يؤدي النقر داخل ناحية أخرى من التخطيط إلى تحديد أحد أو بعض عناصره. وسنتناول عناصر التخطيط لاحقًا في هذا الدرس.

ستقوم في هذا التمرين بتحريك تخطيط وتغيير حجمه، وحذفه ثم استعادته.

1 انقر فوق ناحية فارغة بالتخطيط لتحديده عند الضرورة.

عند تحديد أو سحب التخطيط، تأكد من النقر فوق "ناحية التخطيط" ثم لاحظ وسيلة الإيضاح، أو التسميات، أو ناحية الرسم نفسها. وللتعرف على "ناحية التخطيط"، قم بالإشارة إلى أجزاء التخطيط المختلفة لعرض "تلميحات الشاشة".

2 قم بسحب التخطيط إلى موضع أسفل البيانات وبطول الحافة اليمنى لورقة العمل.

3 قم بسحب مؤشر تغيير الحجم بالحافة اليسرى من التخطيط إلى الجانب الأيسر من العمود F لزيادة عرض التخطيط.

4 قم بسحب مؤشر تغيير الحجم السفلي إلى أسفل الصف 27 لزيادة طول التخطيط.

5 انقر فوق "ناحية التخطيط"، واضغط مفتاح الحذف (Delete).

يختفي التخطيط من ورقة العمل.

6 على شريط الأدوات "قياسي"، انقر فوق الزر "تراجع".

يظهر التخطيط بورقة العمل مجددًا.

7 قم بحفظ المصنف بالاسم الحالي له.

احتفظ بهذا الملف مفتوحًا لاستخدامه في التمرين التالي.

تعديل عناوين التخطيطات وإضافة تسميات للمحاور

يمكن الاستفادة من التخطيطات في عرض بيانات إحصائية بصورة تجذب النظر. وعند استخدام عناوين أو تسميات ذات دلالة، فإن ذلك يساهم في تحسين أثر التخطيط وتوضيح معناه. وعندما تقوم بإنشاء تخطيط باستخدام "معالج التخطيطات"، يتم إضافة تسميات للفئات، وتضاف وسيلة إيضاح إلى التخطيط إذا كان النطاق المحدد من الخلايا يحتوي على المعلومات اللازمة. كما يمكن إضافة عنوان للتخطيط وعناوين المحاور أثناء تشغيل المعالج، أو يمكنك إضافتها فيما بعد عن طريق تغيير خيارات التخطيط.

على سبيل المثال، بإمكان مدير المبيعات بمنتجع Adventure Works إضافة عنوان إلى محور القيمة ليوضح أن أرقام الإيرادات تم احتسابها بآلاف الدولارات. وبإمكانه كذلك أن يعيد صياغة عنوان التخطيط.

ستقوم في هذا التمرين بتغيير عنوان التخطيط وإضافة عناوين للمحاور.

1 انقر بزر الماوس الأيمن في ناحية فارغة من التخطيط، وانقر فوق "خيارات التخطيط".

يظهر مربع الحوار "خيارات التخطيط" مع عرض علامة التبويب "عناوين".

إذا لم تظهر علامة التبويب "عناوين" قم بالنقر فوقها.

2 في المربع "عنوان التخطيط"، "حدد المبيعات السنوية"، واكتب تقدير الإيرادات لخمس سنوات.

يظهر العنوان الجديد في معاينة التخطيط.

3 اكتب السنة المالية في المربع "محور (س) للفئة".

يظهر عنوان المحور في معاينة التخطيط.

4 اكتب الإيرادات (بالآلاف) في المربع "محور (ص) للقيمة"، ثم انقر فوق "موافق".

يظهر التخطيط بالعنوان الجديد وكذلك عناوين المحاور.

5 انقر بزر الماوس الأيمن فوق عنوان التخطيط، ثم انقر فوق "تنسيق عنوان التخطيط".

يظهر مربع الحوار "تنسيق عنوان التخطيط".

6 انقر فوق علامة التبويب "خط"، عند الضرورة، ومن القائمة "الحجم"، انقر فوق 12، ثم انقر فوق "موافق".

يظهر عنوان التخطيط أصغر حجمًا.

تلميح

يمكنك أيضًا تحرير عنوان التخطيط وعناوين المحور كغيرها من النصوص. قم بسهولة بالنقر فوق العنوان أو عنوان المحور لوضع علامة الإدراج والبدء في الكتابة. ويمكنك علاوة على ذلك تنسيق عنوان التخطيط أو عناوين المحور من خلال تحديد النص واستخدام شريط الأدوات "تنسيق".

7 قم بحفظ المصنف بالاسم الحالي له.

احتفظ بهذا الملف مفتوحًا لاستخدامه في التمرين التالي.

تحريك عناصر التخطيط وتنسيقها

هناك عدة طرق لتخصيص مظهر التخطيطات التي تقوم بإنشائها. ولتحقق الاستفادة القصوى من "ناحية التخطيط"، يمكنك تغيير موضع العنوان أو وسيلة الإيضاح. وللتأكيد على قيم معينة، يمكنك إضافة تسميات لكل نقطة من نقاط البيانات بالتخطيط الخطي. وإذا أردت جذب الانتباه إلى جزء محوري من تخطيط دائري، يمكنك تحريك هذا الجزء بعيدًا عن بقية التخطيط. وتوفر الأنواع الأخرى من التخطيطات خيارات تنسيق مختلفة.

وقد قام مدير المبيعات بمنتجع Adventure Works بإنشاء تخطيط لتمثيل البيانات التي يحتاج إليها من أجل اجتماع مناقشة الميزانية. وباستخدام تخطيط دائري، استطاع أن يعرض النسبة المئوية للتكاليف التي تم إنفاقها بكل مجال من مجالات العمل على مدار السنوات الخمس الماضية. ولوضع وسيلة الإيضاح بمعزل عن بقية التخطيط، قام بإضافة حد لها. كما قام بتغيير مواضع بعض عناصر التخطيط الأخرى لتمييز أقل مجالات العمل من حيث التكلفة.

ستقوم في هذا التمرين بتغيير موضع وسيلة الإيضاح وتنسيقها، وستقوم بفصل أجزاء من التخطيط الدائري.

1 انقر فوق علامة تبويب الورقة "سجل المصروفات".

تحتوي الورقة على تخطيط دائري.

2 قم بسحب وسيلة الإيضاح الخاصة بالتخطيط إلي الزاوية السفلية اليمنى من "ناحية التخطيط".

3 انقر بزر الماوس الأيمن فوق "وسيلة إيضاح التخطيط"، ثم انقر فوق "تنسيق وسيلة الإيضاح".

يظهر مربع الحوار "تنسيق وسيلة الإيضاح".

4 انقر فوق علامة التبويب "نقش"، وحدد خانة الاختيار "ظل"، ثم انقر فوق "موافق".

تظهر وسيلة الإيضاح محاطة بحد مظلل.

تلميح

من علامة التبويب "موضع" بمربع الحوار "تنسيق وسيلة الإيضاح"، يمكنك الاختيار من قائمة تحتوي على مواضع لوسيلة الإيضاح تم تحديدها مسبقًا. ويمكنك وضع وسيلة الإيضاح أعلى أو أسفل أو يمين أو يسار التخطيط أو في إحدى زواياه.

5 انقر فوق ناحية الدائرة، ثم انقر فوق أصغر جزء منها.

تظهر مؤشرات تغيير الحجم حول ذلك الجزء.

6 قم بسحب الجزء لمسافة قصيرة بعيدًا عن الدائرة.

يظهر الجزء منفصلاً عن بقية الدائرة.

7 احفظ المصنف وأغلقه.

تغيير نوع التخطيط وتنظيم البيانات المصدر

يوفر Excel مجموعة متنوعة من أنواع التخطيطات. ولأن كل نوع يؤكد على جانب محدد من جوانب البيانات المصدر، يمكن أن يصلح أكثر من نوع من أنواع التخطيطات لتمثيل نفس مجموعة البيانات. بالنسبة لأغراض مناقشة الميزانية، يصلح التخطيط الدائري في إظهار نسبة المصروفات المخصصة لكل فئة من الفئات. أما بالنسبة لتقديرات الدخل، يصلح التخطيط العمودي لإظهار اتجاه المصروفات على مدار السنوات الخمس الماضية. ويتم تحديد نوع التخطيط في حالة استخدام "معالج التخطيطات". ولكن بعد إنشاء التخطيط، يمكنك اختيار نوع تخطيط مختلف.

وعندما تقوم بإنشاء التخطيط، يقوم "معالج التخطيطات" بتفسير البيانات المصدر كأنها منظمة في صفوف وأعمدة. ويعتمد تنظيم البيانات بالتخطيط على النطاق الذي تم تحديده عند إنشاء ذلك التخطيط. وإذا قمت بتحديد نطاق من الخلايا يتساوى فيه عدد الصفوف مع عدد الأعمدة، أو يزيد عدد الأعمدة عن عدد الصفوف، يتم رسم البيانات حسب الصفوف. ولكن إذا قمت بتحديد نطاق يحتوي على صفوف يزيد عددها عن عدد الأعمدة، يتم رسم البيانات حسب الأعمدة. وقد يكون من الضروري مع مختلف أنواع التخطيطات أن يتم تغيير طريقة تفسير تنظيم البيانات. أو بعبارة أخرى، قد تكون في حاجة للإشارة إلى ما إذا كانت البيانات منظمة على شكل صفوف أو أعمدة.

وكذلك عند تغيير نوع التخطيط، ربما تحتاج إلى استثناء بعض البيانات (مثل عمود الإجماليات)، أو ربما تحتاج إلى تضمين بيانات إضافية.

ومن خلال تغيير تخطيط عمودي إلى تخطيط مساحي مرصوف، يمكن لمنسقة الأعمال بمنتجع Adventure Works إظهار اتجاه تبرعات الأعضاء التي تم جمعها في الأحداث على مدار السنة الماضية. كما أنها قامت للتو بتسجيل المساهمات الأخيرة لشهر ديسمبر، بحيث يمكنها تضمين هذه الأرقام ليشتمل عليها التخطيط.

ستقوم في هذا التمرين بتغيير نوع التخطيط وترتيب البيانات المصدر.

1 قم بفتح المصنف Member Pledges من المجلد Lesson06 بداخل المجلد Practice، ثم انقر فوق علامة تبويب الورقة "تخطيط".

تحتوي الورقة على تخطيط عمودي يوضح التبرعات التي تم جمعها في فئة من الفئات.

2 انقر بزر الماوس الأيمن فوق "ناحية التخطيط"، ثم انقر فوق "نوع التخطيط".

يظهر مربع الحوار "نوع التخطيط".

3 من قائمة "نوع التخطيط"، انقر فوق "مساحي".

4 انقر فوق النوع الثانوي للتخطيط "مساحي مرصوف" بمنتصف الصف الأول.

5 انقر فوق "موافق" في مربع الحوار "نوع التخطيط".

يظهر تخطيط مساحي مرصوف.

6 انقر بزر الماوس الأيمن فوق "ناحية التخطيط"، ثم انقر فوق "البيانات المصدر".

يظهر مربع الحوار "البيانات المصدر" ويتم فتح ورقة العمل التي تم أخذ البيانات منها مع إحاطة نطاق خلايا البيانات المصدر بشاشة اسمية وامضة.

7 في علامة التبويب "نطاق البيانات"، انقر فوق الخيار "صفوف" ثم انقر فوق "موافق".

يظهر التخطيط الذي تم تحديثه.

8

قد تحتاج إلى الانتقال إلى "نطاق البيانات" بمربع الحوار "البيانات المصدر" لترى نطاق الخلايا التي سيتم تحديدها بالكامل.

انقر بزر الماوس الأيمن فوق "ناحية التخطيط"، ثم انقر فوق "البيانات المصدر".

يظهر مربع الحوار "البيانات المصدر" ويتم فتح ورقة عمل البيانات المصدر.

9 من علامة التبويب "نطاق البيانات"، وفي المربع "نطاق البيانات"، انقر فوق الزر "طي الحوار".

10 قم بتحديد النطاق من A5 إلى F9، ثم انقر فوق الزر "توسيع الحوار" في "نطاق البيانات" في مربع الحوار "البيانات المصدر".

11 في المربع "البيانات المصدر"، انقر فوق "موافق".

يظهر التخطيط متضمنًا البيانات المضافة.

12 احفظ المصنف وأغلقه.

تحديث البيانات وتنسيق المحاور

عادةً ما تحتاج البيانات المخزنة في Excel إلى التحديث بشكل دوري. وإذا قمت بتغيير البيانات المصدر، سيتم تحديث التخطيط المقابل بشكل تلقائي.

يعلم مدير المبيعات بمنتجع Adventure works على سبيل المثال، أنه من المتوقع أن تؤدي حملات التسويق الجديدة إلى زيادة إيرادات المطعم بنسبة 50% وزيادة إيرادات أحواض التدليك بنسبة 60%. وعندما يقوم بإدخال أرقام جديدة بورقة "تقديرات المبيعات"، يتغير تخطيط "تقدير الإيرادات لخمس سنوات" ليوضح البيانات الجديدة.

وكلما تغيرت قيم البيانات، قد تحتاج إلى تغيير الأوجه المختلفة لمحاور التخطيط. وباستخدام الخيارات الواردة تحت "مقياس"، يمكنك تنسيق محور القيمة (محور ص) لعرض نطاق قيم ذي دلالة لبياناتك. وتتيح لك خيارات "مقياس" التي تخص محور الفئة إمكانية التحكم في عرض عناوين الفئات.

ويمكن لمدير المبيعات، على سبيل المثال، تعيين الحد الأدنى والحد الأقصى للقيم المقدرة بالدولار والتي تظهر بتخطيط "المبيعات السنوية المتوقعة" وذلك للتأكد من تمثيل القيم الجديدة بصورة صحيحة.

ستقوم في هذا التمرين بتحديث البيانات المصدر الخاصة بأحد التخطيطات كما ستقوم بتنسيق المحاور.

1 افتح المصنف Five Year Sales.xls.

2 انتقل إلى ورقة "تقديرات المبيعات" واكتب القيم التالية.

الخلية

B4

C4

D4

E4

F4

القيمة

122

126

141

142

146

الخلية

B6

C6

D6

E6

F6

القيمة

308

312

311

299

303

يتم تحديث التخطيط ليوضح القيم الجديدة.

يمثل المحور (ص) محور "القيمة"، ويمثل المحور (س) محور "الفئة".

3 انقر بزر الماوس الأيمن فوق "محور القيمة" ثم انقر فوق "تنسيق محور".

يظهر مربع الحوار "تنسيق المحور".

4 من علامة التبويب "مقياس"، اكتب 500 في المربع "الحد الأدنى".

يتم إلغاء تحديد خانة الاختيار "تلقائي" عندما تقوم بتغيير القيم الافتراضية في خانتي "الحد الأدنى" و"الحد الأقصى". ولكي تستخدم القيمة الافتراضية، ما عليك سوى أن تقوم بتحديد خانة الاختيار "تلقائي" لاستعادة هذه القيمة.

5 وفي المربع "الحد الأقصى"، اكتب 2100 ثم انقر فوق "موافق".

يظهر التخطيط متضمنًا المحور الذي تم تحديثه.

احتفظ بهذا الملف مفتوحًا لاستخدامه في التمرين التالي.

إضافة خطوط شبكات وأسهم

يمكن أن تفيد خطوط الشبكات الأفقية والعمودية في تحديد قيمة كل علامة من علامات البيانات الموجودة بالتخطيط. يمكن استخدام الأسهم لتمييز علامة بيانات بعينها أو لجذب الانتباه إلى معلومات محددة داخل التخطيط.

يمكنك إضافة خطوط الشبكة لتتطابق مع القيم على أحد محوري التخطيط أو على كليهما. ويتم عرض خطوط الشبكة الرئيسية بكل فئة أساسية أو قيمة مقياس. ويتم عرض خطوط الشبكة الثانوية بكل فئة متوسطة أو قيمة مقياس. ويمكنك إضافة خطوط الشبكة باستخدام مربع الحوار "خيارات التخطيط".

وباستخدام شريط الأدوات "رسم"، يمكنك إضافة كائنات صور، كالخطوط أو الأسهم، إلى التخطيط. ويشير السهم الموضوع بشكل جيد إلى أهم البيانات الموجودة في التخطيط على نحو واضح.

ويمكنك كذلك إضافة صورة إلى ورقة العمل عن طريق النقر فوق "صورة" من القائمة "إدراج". سيؤدي ذلك إلى عرض قائمة فرعية تحتوي على العديد من المصادر التي يمكنك من خلالها اختيار إضافة صورة بما في ذلك الملف الموجود أو القصاصات الفنية.

وبعد الانتهاء من إضافة عنصر رسومي (صورة أو قصاصة فنية أو سهم أو خط، إلخ) إلى ورقة العمل، يمكنك تغيير موضع هذا العنصر الرسومي داخل ورقة العمل عن طريق سحبه إلى الموضع المطلوب. ويمكنك تغيير حجم الرسم من خلال النقر بزر الماوس الأيمن فوق الصورة ثم اختيار "تنسيق صورة" من القائمة المختصرة التي ستظهر. يمكنك أيضًا تغيير حجم رسم من خلال النقر فوق الصورة ثم سحب أحد المؤشرات التي تظهر فوق الرسم. ومع ذلك، فإن استخدام مربع الحوار "تنسيق صورة" يضمن عدم تغيير نسبة الارتفاع إلى العرض (أي العلاقة بين ارتفاع الصورة وعرضها).

ويرغب مدير المبيعات في جذب الانتباه إلى آثار حملات التسويق الجديدة. وستعمل إضافة خطوط الشبكة على تحديد تأثير مستويات الإيرادات الجديدة بمزيد من الوضوح. ويؤدي السهم إلى التأكيد على أعلى تغير في الإيرادات.

ستقوم في هذا التمرين بإضافة خطوط الشبكة إلى التخطيط إلى جانب إضافة سهم وتحريكه وحذفه.

1 انقر بزر الماوس الأيمن فوق "ناحية التخطيط"، ثم انقر فوق "خيارات التخطيط".

يظهر مربع الحوار "خيارات التخطيط".

2 من المقطع "محور (ص) للقيمة" الموجود بعلامة التبويب "خطوط الشبكة"، حدد خانة الاختيار "خطوط شبكة ثانوية"، ثم انقر فوق "موافق".

يظهر التخطيط مع خطوط شبكة أفقية رئيسية وثانوية.

3 انقر فوق الزر "رسم" الموجود بشريط الأدوات "قياسي".

يظهر شريط الأدوات "رسم".

4 انقر فوق الزر "سهم". وانقر فوق ناحية فارغة من التخطيط، واسحب مؤشر الماوس إلى قمة أطول عمود في التخطيط، ثم انقر في موضع بعيد عن التخطيط.

يظهر السهم في التخطيط.

هام

عندما تقوم بتحديد التخطيط أو أي عنصر من عناصره يحتوي على كائنات صور، سينتقل التخطيط إلى المقدمة، مما يجعل كائنات الصور تبدو كأنها مختفية. ولإعادة كائنات الصور إلى المقدمة، ما عليك إلا أن تنقر خارج التخطيط (أي تقوم بإلغاء تحديده) أو أي عنصر من عناصره.

5 انقر فوق السهم لتحديده ثم قم بسحبه بحيث يشير إلى قمة العمود الأوسط في التخطيط.

6 من شريط الأدوات "رسم" انقر فوق الزر "مربع نص".

7 انقر فوق ناحية فارغة من التخطيط عند ذيل السهم، واسحب لرسم مربع نص مستطيل الشكل.

إذا لم يكن مربع النص بالحجم الكافي، يمكنك سحب مؤشرات تغيير الحجم لتكبيره.

8 في مربع النص، اكتب أكبر زيادة متوقعة!

يظهر النص داخل مربع النص.

9 على شريط الأدوات "قياسي" انقر فوق الزر "رسم".

يختفي شريط الأدوات "رسم".

10 احفظ المصنف.

احتفظ بهذا الملف مفتوحًا لاستخدامه في التمرين التالي.

معاينة التخطيطات وطباعتها

يمكنك معاينة تخطيطات Excel وطباعتها بنفس طريقة معاينة أوراق العمل وطباعتها. وبغض النظر عن كون التخطيط مضمن داخل ورقة العمل أو يشغل ورقة عمل منفصلة، سيقوم الأمر "معاينة قبل الطباعة" بعرض التخطيط بالشكل الذي سيظهر عند الطباعة، مما يسمح لك بالتحقق من مظهره قبل إعطاء الأمر بالطباعة.

يظهر الأمران "إعداد" و"طباعة" على هيئة أزرار أعلى الإطار "معاينة قبل الطباعة". كما يظهر رقم الصفحة الحالية وإجمالي عدد الصفحات في الزاوية السفلية اليمنى من الإطار. وللتكبير أو التصغير، انقر فوق الصفحة التي تتم معاينتها. ولإغلاق الإطار "معاينة"، انقر فوق الزر "إغلاق".

وعندما تصبح مستعدًا للطباعة، يمكنك تحديد طباعة المصنف بالكامل أو ورقة فردية في مصنف أو نطاق محدد من البيانات أو تخطيط محدد. وإذا كان التخطيط يظهر ككائن داخل ورقة العمل وكنت تريد طباعة نطاق محدد من البيانات، تأكد من تحديد الخلايا التي تشتمل على التخطيط. أما إذا كان التخطيط يظهر ككائن داخل ورقة العمل وكنت تريد طباعة التخطيط فقط، قم بتحديد التخطيط قبل اختيار الأمر "طباعة". وإذا كان التخطيط داخل ورقة تخطيط، ما عليك إلا أن تقوم بالانتقال إلى هذه الورقة واختيار الأمر "طباعة".

هام

يجب توفر طابعة لديك لإكمال التمرين التالي.

تقوم في هذا التمرين بمعاينة التخطيطات وطباعتها.

1 انقر فوق ناحية فارغة بورقة العمل "تقديرات المبيعات"، ثم انقر فوق الزر "معاينة قبل الطباعة" من شريط الأدوات "قياسي".

تظهر ورقة العمل والتخطيط المضمن داخل الإطار "معاينة".

2 انقر فوق الزر "طباعة" الموجود على شريط الأدوات "معاينة".

يظهر مربع الحوار "طباعة"، ويتم إغلاق الإطار "معاينة".

3 راجع إعدادات الطباعة الخاصة بك، ثم انقر فوق "موافق" لطباعة التخطيط.

4 انقر فوق ناحية فارغة بالتخطيط، ثم انقر فوق الزر "معاينة قبل الطباعة".

لن يظهر سوى التخطيط بالإطار "معاينة".

5 انقر فوق الزر "إغلاق".

6 بعد تحديد التخطيط، انقر فوق "طباعة" من القائمة "ملف".

7 راجع إعدادات الطباعة الخاصة بك، ثم انقر فوق "موافق" لطباعة التخطيط.

ملخص الدرس

تعلمت في هذا الدرس كيف تقوم باستخدام "معالج التخطيطات" لإنشاء التخطيطات. كما تعلمت كيفية تحريك التخطيطات وعناصرها، وتغيير أحجامها وتحريرها وتنسيقها وحذفها. وفي النهاية، تعلمت كيفية تنظيم بيانات التخطيط وتحديثها، وتعلمت تخصيص التخطيطات بإضافة كائنات صور، إلى جانب معاينة التخطيطات وطباعتها.

إذا كنت ترغب في المتابعة والانتقال إلى دروس أخرى، قم بإجراء ما يلي:

■ قم بحفظ كافة المصنفات المفتوحة ثم أغلقها.

أما إذا كنت لا ترغب في المتابعة والانتقال إلى دروس أخرى:

1 قم بحفظ كافة المصنفات المفتوحة ثم أغلقها.

2 انقر فوق الزر "إغلاق" في الزاوية العلوية اليمنى من إطار Excel.

الامتحان القصير

1 ما هي الأنواع الخمسة من التخطيطات التي يمكنك إنشاؤها باستخدام "معالج التخطيطات"؟

2 كيف يمكنك تحريك تخطيط في ورقة عمل؟

3 كيف يمكنك نقل عناصر فردية داخل أحد التخطيطات؟

4 كيف يمكنك تنسيق محور بأحد التخطيطات؟

5 كيف يمكنك تغيير عنوان تخطيط؟

6 كيف يمكنك تغيير نوع تخطيط؟

التمارين الشاملة

التمرين 1: افتح المصنف Five Year Sales.xls. في ورقة العمل "سجل المصروفات"، قم بتغيير التخطيط الدائري إلى التخطيط الدائري المجوف مع مقارنة النسبة المئوية للمصروفات المخصصة لكل فئة من عام 1997 إلى 2001. قم بعرض تلميحات الشاشة لترى ما هي السنة التي تمثلها الحلقة الخارجية.

هام

يجب الانتهاء من "التمرين 1" حتى تستطيع إكمال "التمرين 2". في حين أنك لن تحتاج إلى إكمال "التمرين 1" لكي تكمل التمارين من 3 إلى 5.

التمرين 2: باستخدام نفس المصنف الذي استخدمته في التمرين 1 من التمارين الشاملة، قم بتحريك وسيلة الإيضاح إلى الجانب الأيمن من التخطيط. قم بتغيير عنوان التخطيط إلى تخصيص التكلفة، 1997-2001. وقم بإضافة مربع نص إلى التخطيط لتوضيح أي الحلقات التي تمثل أي سنة. قم بمعاينة التخطيط وطباعته.

التمرين 3: في هذا الدرس، قمنا بتضمين خطوط الشبكة الثانوية والرئيسية الخاصة بـ "محور (ص) للقيمة" في تخطيط لورقة العمل Five Year Sales. هل كانت خطوط الشبكة الرئيسية والثانوية الخاصة بـ "محور (س) للفئة" في هذا التخطيط مفيدة؟ علل لإجابتك؟ ما هي أنواع التخطيطات التي عادة ما تكون فيها خطوط الشبكة للمحور (س) مفيدة؟

التمرين 4: في ورقة العمل Five Year Sales، قمنا بسحب مقطع من التخطيط الدائري لسجل المصروفات عن باقي مقاطع التخطيط الدائري. ويشار إلى ذلك عادةّ باسم "عرض مُجزّأ." هل هناك طريقة "لتجزئة" التخطيط الدائري بأكمله دون الحاجة إلى سحب كل مكوّن من مكوناته على حدة بعد الانتهاء من إنشاء ذلك التخطيط؟ قم باستكشاف أنواع التخطيطات في Excel، أو استخدم ملفات "تعليمات" في تطبيق Excel للعثور على الإجابة.

التمرين 5: معظم الشركات لديها شعار — وهو الشيء المميز لها أمام العملاء عن باقي الشركات. ولتكون هذه الشعارات فعالة، يجب أن يراها العملاء في أكبر عدد ممكن من المواضع. وتتضمن هذه المواضع أية أوراق عمل قد تنتجها الشركة لتوفرها للعملاء أو لحاملي الأسهم أو لشركاء العمل. كيف يمكنك إدراج شعار موجود لديك في ورقة عمل؟

[وائل مراد]

الدرس 7

تنفيذ العمليات الحسابية الأساسية

بعد الانتهاء من هذا الدرس ستتمكن من القيام بما يلي:

n إنشاء الصيغ.

n نسخ الصيغ.

n تحرير الصيغ.

n استخدام الدالة SUM والدالة جمع تلقائي.

n استخدام ميزة إدراج دالة.

n استخدام دالات التاريخ.

n استخدام مراجع الخلايا المطلقة والنسبية.

n استخدام الدالات الإحصائية الأساسية.

n استخدام متسلسلة مرقمة وميزة تعبئة تلقائية.

مع Microsoft® Excel يصبح من السهل عليك تنفيذ العمليات الحسابية العامة. كما يمكنك، فضلاُ عن إجراء عمليات الجمع والطرح والضرب والقسمة، حساب إجمالي مجموعة من القيم أو إيجاد متوسط هذه القيم. كما أن استخدام العمليات الحسابية الأساسية، يجعل بإمكانك التوصل إلى صافي قيمة الأرباح من خلال حساب أجور الموظفين على أساس ساعات العمل ومعدلات الرواتب التي يتقاضونها. وهذه العمليات الحسابية تمثل عدد قليل من العمليات الحسابية التي يمكن لبرنامج Excel القيام بها.

ففي منتجع Adventure Works، يقوم مدير الحجز حاليًا بإعداد تقرير حول معدلات الخلو السنوية للغرف. يقوم في البداية بمعرفة إجمالي عدد الليالي التي كانت فيها الغرف من كل نوع مشغولة. ثم يقوم بعد ذلك بحساب متوسط عدد الغرف المشغولة لكل ليلة. وفي النهاية يقوم بحساب معدل الإشغال لكل نوع من أنواع الغرف. وبالطبع تساعد نتائج هذه العمليات الحسابية على التخطيط الجيد للموسم القادم، فضلاً عن وضع الجدول المناسب لتجديد المقصورات والغرف في الفترات التي يقل فيها الضغط على المنتجع.

وأيضًا يقوم المحاسب في Adventure Works بحساب الدخل المكتسب من عائدات الإيجارات بالمنتجع للأنشطة المختلفة. وبالتالي، فإن وجود مثل هذه النتائج، يجعله قادرًا على حساب متوسط الدخل الذي يحصل عليه المنتجع من كل نوع من أنواع الأنشطة في كل شهر. بالإضافة ذلك ، يمكن لمنسقة الأنشطة استخدام هذه الحسابات للتخطيط لاستراتيجية الأنشطة للعام التالي.

ستتعلم من خلال هذا الدرس كيفية القيام بالعمليات الحسابية الأساسية في Excel باستخدام الصيغ والدالات. ستتعلم كيفية إنشاء الصيغ وتحريرها وعلامات العمليات الحسابية واستخدام دالات Excel المضمّنة.

لاستكمال الإجراءات الموجودة في هذا الدرس، يجب استخدام الملفات Lodging Usage.xls

وActivity Rentals.xls في المجلد Lesson07 في المجلد Practice والموجود على القرص الثابت لديك.

إنشاء الصيغ

الصيغة هي تعبير كتابي عن عملية حسابية تريد من برنامج Excel أن يقوم بتنفيذها. فعندما يتم إدخال صيغة معينة إلى خلية، يتم تخزين الصيغة داخليًا بينما تظهر النتيجة في الخلية.

والصيغة عبارة عن معادلة رياضية تتكون من عنصرين: المعاملات وعلامات العمليات الحسابية. يقوم المعامل بتعريف القيم التي سيتم استخدامها في العملية الحسابية. قد يكون المعامل قيمةً ثابتة أو صيغةً أخرى أو مرجعًا إلى خلية أو نطاقًا من الخلايا. في حين تقوم علامات العمليات الحسابية بتحديد العمليات الحسابية التي سيتم إجراؤها على القيم.

للسماح لبرنامج Excel بالتفريق بين الصيغ والبيانات، تبدأ جميع الصيغ بعلامة يساوي (=) أو علامة الجمع (+). لعرض صيغة معينة انقر فوق الخلية التي تحتوي على الصيغة. تظهر الصيغة في شريط الصيغة.

يمكنك استخدام أي من علامات العمليات الحسابية التالية في الصيغة.

العلامة

المعنى

^

الأُس

*

الضرب

/

القسمة

+

الجمع

-

الطرح

في حالة احتواء الصيغة على اثنين أو أكثر من العلامات، فليس من الضروري في هذه الحالة أن يتم تنفيذ العمليات الحسابية بالترتيب الذي تقرأ به الصيغة - أي من اليسار إلى اليمين. يتم تحديد الترتيب الذي يتم به تنفيذ العمليات الحسابية تبعًا لأولوية العلامة الحسابية وذلك كما هو مُحدد من خلال قواعد الرياضيات. فعلى سبيل المثال، يتم تنفيذ العملية الحسابية الأسية قبل أية عملية حسابية أخرى. ثم تأتي عمليتي الضرب والقسمة في المرتبة الثانية في قائمة الأولوية، ويتم تنفيذهما بشكل متعاقب من اليسار إلى اليمين. ثم يتم أخيرًا تنفيذ عمليات الجمع والطرح، ومن اليسار إلى اليمين أيضًا. ولنرى المعادلة التالية.

2 + 4 * 6 / 3 - 1 = 9

أولاً، يتم ضرب 4 × 6 ثم يتم قسمة النتيجة على 3. ثم يتم جمع 2 إلى النتيجة ثم يتم

طرح 1.

يتم تنفيذ العمليات الحسابية الموجودة داخل الأقواس قبل تلك الموجودة خارجها. يمكنك تخطي الأولوية الخاصة بتنفيذ علامة حسابية معينة عن طريق استخدام الأقواس. وعلى ذلك، فإن المعادلة التالية يتم حسابها بشكل مختلف عن المعادلة السابقة.

(2 + 4) * 6 / (3 - 1) = 18

ففي هذه الصيغة يتم جمع 2 + 4 أولاً ثم يتم ضرب النتيجة × 6. ثم أخيرًا تتم قسمة النتيجة على (3-1).

يتشابه إنشاء الصيغة مع إدخال النصوص والأرقام إلى الخلايا. في البداية، يجب تحديد الخلية التي تريد إظهار الصيغة بها ثم يمكنك استخدام إحدى طريقتين لإنشاء الصيغة.

في الطريقة الأولى، تقوم بكتابة الصيغة، مشتملة على عنوان الخلية والقيم الثابتة وعلامات العمليات الحسابية، داخل الخلية مباشرةً. لجعل الإدخال مفهوم على أنه صيغة، يجب بدء الإدخال بكتابة علامة يساوي (=).

أما في الطريقة الثانية، فتقوم بلصق المراجع الخاصة بخلية أو نطاق خلايا في "شريط الصيغة". ثم تقوم بعد ذلك بإتمام الصيغة بكتابة أية علامات أو قيم ثابتة أو أقواس.

أثناء الإنشاء تظهر الصيغة في "شريط الصيغة" وفي الخلية نفسها. بعد الانتهاء من إنشاء الصيغة تقوم الخلية بعرض نتيجة الصيغة بينما يقوم "شريط الصيغة" بعرض الصيغة نفسها.

عند الانتهاء من هذه العمليات، يكون مدير الحجز في Adventure Works قد تتبع عدد الغرف التي كانت مشغولة من مختلف الفئات في كل شهر خلال العام الماضي. وليتم حساب معدلات الإشغال، يجب أن يقوم بمعرفة إجمالي عدد الليالي المشغولة خلال كل شهر ويقوم بقسمة ذلك الإجمالي على عدد الغرف ثم يقوم في النهاية بقسمة تلك النتيجة على عدد الليالي في الشهر.

في هذا التدريب، تقوم بفتح ورقة عمل وتقوم بإنشاء صيغ أساسية فيها.

1 افتح المصنف Lodging Usage في المجلد Lesson03 داخل المجلد Part IV والموجود في المجلد Practice.

عند القيام بكتابة عنوان خلية في صيغة، فلن يؤثر استخدام الحروف الإنجليزية الكبيرة أو الصغيرة. فعلى سبيل المثال، يشير المرجع B8 وb8 إلى نفس الخلية.

2 انقر فوق الخلية C9 واكتب =C5+C6+C7.

عند كتابة مرجع كل خلية، يتم تحديد الخلية المشار إليها ويظهر إطار التحديد الخاص بها بلون مميز. يكون لون إطار التحديد هو نفسه اللون المستخدم في النص الذي يشير إلى مرجع الخلية.

3 اضغط مفتاح الإدخال (Enter).

يظهر مجموع الخلايا (908) في الخلية C9.

4 انقر فوق الخلية C13 واكتب = ثم انقر فوق الخلية C5.

تتم إضافة C5 إلى الصيغة. يتم ترميز الخلية التي تنقر فوقها بلون محدد ويصدر عنها إطار شاشة اسمية وامض.

5 اكتب/وانقر فوق الخلية A5 ثم انقر فوق الزر "إدخال" على "شريط الصيغة".

يقوم Excel بإكمال الصيغة وعرض نسبة الخلايا C5 وA5 (30.25).

6 قم بالتمرير لأسفل، عند الضرورة، وانقر فوق الخلية C21. انقر في "شريط الصيغة" واكتب =C13/31 ثم انقر فوق الزر "إدخال" على "شريط الصيغة".

يقوم Excel بحساب معدل الإشغال للشاليهات لشهر يناير (0.97581) وتظهر النتائج في الخلية C21.

7 من القائمة "تنسيق"، انقر فوق "خلايا".

8 انتقل إلى علامة التبويب "رقم" عند الضرورة وانقر فوق "نسبة مئوية" من القائمة "الفئة".

9 انقر فوق "موافق" لقبول الرقم الافتراضي للمنازل العشرية (2).

تظهر القيمة الموجودة في الخلية C21 كنسبة مئوية.

احتفظ بهذا الملف مفتوحًا لاستخدامه في التمرين التالي.

لحساب الصيغ في كافة أوراق العمل الموجودة داخل كافة المصنفات المفتوحة، اضغط المفتاح F9. لحساب الصيغ الموجودة في ورقة العمل النشطة فقط، اضغط Shift+F9.

تلميـح

تبعًا للإعدادات الافتراضية، يقوم Excel بحساب الصيغ تلقائيًا. لتغيير الوقت الذي يتم حساب الصيغة فيه، من القائمة "أدوات" انقر فوق "خيارات"، ومن علامة التبويب "حساب" حدد الخيار الذي ترغب فيه.

نسخ الصيغ

قد تجد في كثير من الأحيان أن نفس الصيغة مطلوبة في عدة خلايا متجاورة. فعلى سبيل المثال، إذا كانت لديك قائمة من العناصر ويشترك كل عنصر منها في إجمالي الدخل لسنة واحدة، فقد تحتاج إلى إضافة العناصر للحصول على إجمالي الدخل لتلك السنة. للحصول على إجمالي الدخل لعدة سنوات متتالية، يمكنك إنشاء صيغ لجمع الدخل الخاص بكل سنة.

ولحسن الحظ، يمكنك تجنب الإدخال المتكرر للصيغ فضلاً عن توفير الكثير من الوقت وذلك عن طريق نسخ إحدى الخلايا التي تحتوي على دالة مكتملة ولصقها في الخلايا الوجهة. يمكنك أيضًا استخدام المؤشر "تعبئة"، وهو المربع الصغير الموجود في الزاوية اليسرى السفلية من الخلية النشطة.

فعند تحديد خلية تحتوي على صيغة ثم سحب المؤشر "تعبئة"، يقوم Excel بتغيير مراجع الخلية لتتناسب مع المراجع الخاصة بالعمود أو الصف الذي تم نسخها إليه.

فإذا كان مدير الحجز لا يرغب في كتابة الصيغة نفسها مرات ومرات لحساب معدل الإشغال لكل نوع من الغرف لكل شهر. فيمكنه بدلاً من ذلك نسخ الصيغ لمواقع مختلفة.

تقوم في هذا التدريب بنسخ الصيغ في ورقة العمل.

1 انقر فوق الخلية C13، ومن القائمة "تحرير" انقر فوق "نسخ".

يظهر إطار شاشة اسمية وامض حول الخلية.

2 انقر فوق الخلية C14، ومن القائمة "تحرير" انقر فوق "لصق".

يتم لصق الصيغة في الخلية C14 ويظهر الزر "خيارات اللصق" إلى جوار الخلية.

3 كرر الخطوة 2 للخلايا C15 وC16.

4 انقر فوق الخلية C9 وقم بالإشارة إلى المؤشر "تعبئة".

لمزيد من المعلومات حول الزر "خيارات اللصق" راجع الدرس الثاني "تحرير أوراق العمل وتنسيقها".

لنسخ صيغة من خلية تقع إلى اليسار من خلية محددة، اضغط Ctrl+R. لنسخ صيغة من خلية تقع أعلى خلية محددة، اضغط Ctrl+D.

عند القيام بنسخ صيغة إلى خلية أخرى، يقوم Excel أيضًا بنسخ التنسيق إلى الخلية الأخرى.

يتحول مؤشر الماوس إلى مؤشر متقاطع حين يتم وضعه بالشكل الصحيح.

يمكنك استخدام المؤشر "تعبئة" لنسخ نص مباشرة من خلية لأخرى أو يمكنك استخدامه أيضًا لإكمال متسلسلة من السنوات أو التواريخ أو الأيام وهكذا. سوف تتعلم المزيد حول ميزات التعبئة لاحقًا في هذا الدرس.

5 قم بسحب المؤشر "تعبئة" إلى الخلية D9.

يتم نسخ الصيغة الموجودة بالخلية C9 إلى الخلية D9 ويظهر الزر "خيارات التعبئة التلقائية" إلى جوار الخلية.

6 انقر فوق الخلية D9 ولاحظ الصيغة الخاصة بها التي تظهر في "شريط الصيغة".

يتم نسخ الصيغة من الخلية C9 ويتم تعديل حرف العمود ليتناسب مع العمود الجديد

7 قم بالإشارة إلى المؤشر "تعبئة" في الخلية D9 واسحب المؤشر إلى الخلية N9.

يتم نسخ الصيغة إلى الخلايا من E9 إلى N9. يتم عرض إجمالي عدد الليالي المشغولة لكل شهر في الخلايا من E9 إلى N9.

8 احفظ ورقة العمل واتركها مفتوحة لتمرينات أخرى.

تحرير الصيغ

من السهل تحرير صيغة تم إنشاؤها بالفعل وبنفس الطريقة التي يتم بها تحرير محتويات أية خلية أخرى. حيث يمكنك:

■ أن تنقر نقرًا مزدوجًا فوق الخلية وتكتب التغييرات التي ترغب بها مباشرة داخل الخلية ثم تضغط مفتاح الإدخال (Enter).

أو

■ تقوم بالنقر فوق الخلية ثم النقر فوق "شريط الصيغة" وتكتب التغييرات التي ترغب بها ثم تنقر فوق الزر "إدخال" على "شريط الصيغة".

لحذف صيغة، انقر فوق الخلية واضغط مفتاح الحذف (Delete).

في حالة حذف صيغة أو تغييرها بدون قصد اضغط Ctrl+Z أو انقر فوق الزر "تراجع عن الكتابة" على شريط الأدوات "قياسي" للتراجع عن الإجراء السابق.

تقوم في هذا التمرين بمراجعة الصيغ وحذفها.

قم بعرض الشريحة رقم 4 من العرض التقديمي

03 Calculations، تحرير الصيغ.

1 افتح المصنف Activity Rentals في المجلد Lesson03 داخل المجلد Part IV والموجود في المجلد Practice.

2 انقر فوق الخلية O3 ثم انقر على يمين الصيغة في "شريط الصيغة".

تومض نقطة الإدراج عند نهاية الصيغة.

3 اضغط مفتاح مسافة للخلف (Backspace) ثلاث مرات، ثم انقر فوق الزر "إدخال".

يتم حذف مبلغ الإيجار، المعروض في الخلية O3، من الصيغة. تحسب الصيغة التي تمت مراجعتها إجمالي إيجارات زوارق الكياك على مدار العام.

4 قم بنسخ الصيغة إلى الخلايا من O4 إلى O17 باستخدام المؤشر "تعبئة" للخلية O3.

يقوم Excel بحساب وعرض إجمالي الإيجارات السنوية لكل نوع من أنواع المعدات.

5 انقر فوق الخلية O2 وقم بحذف النص الموجود واكتب الإيجارات السنوية ثم اضغط مفتاح الإدخال (Enter).

يتم استبدال التسمية القديمة بالتسمية الجديدة.

6 انقر فوق الخلية O17 واضغط مفتاح الحذف (Delete).

يتم حذف الصيغة والمحتويات من الخلية.

7 أغلق المصنف بدون حفظ التغييرات.

استخدام الدالة SUM والدالة جمع تلقائي

يُعد جمع نطاق من الخلايا هو أحد أكثر العمليات الحسابية استخدامًا في ورقة العمل. يمكنك جمع نطاق من الخلايا بإنشاء صيغة تحتوي على التسمية الخاصة بكل خلية تفصل بينها علامة الجمع (+). ولكن هناك طريقة أكثر سهولة لتحقيق نفس النتيجة وهي استخدام الدالة SUM.

الدالة هي صيغة محددة مسبقًا تقوم بتنفيذ عملية حسابية عادية أو معقدة. تتكون الدالة من مكونين: اسم الدالة و، في معظم الحالات، قائمة الوسائط. قائمة الوسائط، والتي تظهر بين الأقواس، تحتوي على البيانات التي تحتاج إليها الدالة للحصول على النتائج. وتبعًا لنوع الدالة، قد تكون الوسائط إما قيمة ثابتة أو مرجع خلية مفردة أو نطاق من الخلايا أو اسم نطاق أو حتى دالة أخرى. في حالة احتواء الدالة على عدة وسائط يتم الفصل بين الوسائط بفاصلة.

فعلى سبيل المثال، تقوم الدالة SUM بإضافة قيم أو نطاق من الخلايا. فتقوم أنت بإدخال نطاق الخلايا كوسيطة للدالة ويقوم Excel بحساب إجمالي النطاق. يكون الشكل النموذجي للخلية التي تقوم بحساب إجمالي نطاق الخلايا من B5 إلى B10 كالتالي.

(B5:B10)SUM=

وستتعلم المزيد حول دالات أخرى لاحقًا في هذا الدرس.

تُمثل الميزة "جمع تلقائي" في Excel طريقةً مختصرةً لإدخال دالات SUM للحصول على إجمالي نطاق من الخلايا. فعند النقر فوق الزر "جمع تلقائي" على شريط الأدوات "قياسي" يقوم Excel مباشرةً بالحصول على إجمالي الخلايا ووضعها أعلى الخلية التي تحتوي على الدالة أو إلى اليسار من الخلية.

في حالة وجود أية خلايا غير رقمية داخل نطاق الخلايا التي تريد حساب الإجمالي الخاص بها، يقوم "جمع تلقائي"، افتراضيًا، بحساب الإجمالي فقط من الخلية النشطة وحتى أول خلية غير رقمية. للتغلب على هذه المشكلة قم بتغيير الوسائط لتضمين نطاق الخلايا كاملاً أو قم بتحديد نطاق الخلايا التي تريد حساب الإجمالي الخاص بها فقط.

وبالطبع فإن مدير الحجز يعلم أن الميزة "جمع تلقائي" تُسهل عليه بشكل كبير إكمال العمليات الحسابية للإشغال. فيمكنه استخدام "جمع تلقائي" لحساب جميع الإجماليات التي يرغب في الحصول عليها.

تقوم في هذا التمرين باستخدام الميزة "جمع تلقائي" لحساب إجمالي نطاق من الخلايا.

1 عند الضرورة، يمكنك الرجوع إلى المصنف Lodging Usage المستخدم آنفًا في هذا الدرس.

2 انقر فوق الخلية C17 وانقر فوق الزر "جمع تلقائي" على شريط الأدوات "قياسي".

تظهر صيغة SUM في الخلية C17 و"شريط الصيغة" وتتم إحاطة نطاق الخلايا من C13 إلى C16 بإطار شاشة اسمية وامض.

3 اضغط مفتاح الإدخال (Enter).

يتم إدراج الصيغة في الخلية C18 ويتم عرض النتيجة (54.15).

4 انقر فوق الخلية O5 ثم انقر فوق "جمع تلقائي".

يتم عرض الصيغة SUM في الخلية O5 وفي "شريط الصيغة" وتتم إحاطة نطاق الخلايا من C5 إلى N5 بإطار شاشة اسمية وامض.

5 اضغط مفتاح الإدخال (Enter).

يتم إدخال الصيغة في الخلية O5 ويتم عرض النتيجة (2908).

6 احفظ المصنف واتركه مفتوحًا لتمرينات أخرى.

استخدام إدراج دالة

يمكنك إدراج دالة داخل خلية تمامًا كما يحدث عند إدراج أية صيغة عادية: وذلك بكتابة الدالة مباشرة داخل الخلية أو "شريط الصيغة". يقدم الزر "إدراج/دالة" خيارًا ثالثًا. يتيح لك مربع الحوار "وسائط الدالة" إمكانية إنشاء الصيغ التي تحتوي على دالات، من خلال قبول الوسائط والدالات الإضافية. تظهر أهمية مربع الحوار "وسائط الدالة" عند استخدام الصيغ التي تحتوي على أكثر من دالة كاستخدام دالة داخل دالة. يقوم مربع الحوار "إدراج دالة" بسرد جميع الدالات. يقوم مربع الحوار "وسائط الدالة" بسرد وسائط كل دالة ويقدم شرحًا لكل دالة ووسائطها والنتيجة الحسابية لكل دالة والصيغة الكلية.

ويمكن للمحاسب في Adventure Works استخدام الميزة "إدراج دالة" لحساب العائد السنوي من تأجير عدة أنواع مختلفة من الأجهزة والأدوات الرياضية.

تقوم في هذا التمرين باستخدام الميزة "إدراج دالة" لإدراج دالات في ورقة العمل.

1 افتح المصنف Activity Rentals في المجلد Lesson03 داخل المجلد Part IV والموجود في المجلد Practice.

2 انقر فوق الخلية O3 واضغط مفتاح الحذف (Delete).

يتم حذف الصيغة من الخلية.

3 انقر فوق الزر "إدراج دالة" الموجود على يسار "شريط الصيغة".

يتم فتح مربع الحوار "إدراج دالة"، كما هو مبين في الرسم التوضيحي بالصفحة التالية.

4 في القائمة "تحديد دالة"، انقر فوق SUM ثم انقر فوق "موافق".

يظهر مربع الحوار "وسائط الدالة" ويعرض حساب الدالة SUM لإجمالي الخلايا من C3 إلى N3.

5 في "شريط الصيغة"، انقر إلى يمين القوس الأخير واكتب *A3.

تقوم هذه الصيغة بحساب إجمالي عدد إيجارات زوارق الكياك في العام ثم تقوم بضرب الإجمالي في تكلفة كل إيجار.

6 انقر فوق "موافق" في مربع الحوار "وسائط الدالة".

يتم إغلاق مربع الحوار "وسائط الدالة" وتظهر نتيجة حساب العائدات (1995) في الخلية O3.

7 انقر فوق الخلية A20 ثم اكتب =COUNT ( وحدد الخلايا من A3 إلى A17

تظهر الخلايا من A3 إلى A17 كوسائط في الدالة COUNT.

8 اكتب القوس الأخير ) ثم اضغط مفتاح الإدخال (Enter).

يقوم Excel بحساب 15 إدخال رقمي في الخلايا من 3 إلى 17 في العمود A.

9 قم بحذف الإدخال الموجود بالخلية A20، ثم احفظ المصنف. اترك المصنف مفتوحًا لدرس آخر.

استخدام دالات التاريخ

تتيح لك دالات "التاريخ والوقت" في Excel استخدام الأوقات والتواريخ في الصيغ. لإجراء العمليات الحسابية على هذه القيم يقوم Excel بتحويل التاريخ أو الوقت إلى رقم تسلسلي. تقوم دالة التاريخ بإجراء التحويلات على أية مجموعة مكونة من سنة أو شهر أو يوم تقوم بإدخالها. كما تقوم دالة الوقت بتحويل المجموعة المكونة من الساعة والدقيقة والثانية التي يتم إدخالها.

تعتبر الدالتان NOW وTODAY من أكثر دالات التاريخ استخدامًا. تقوم الدالة NOW بتحويل التاريخ والوقت الذين تم إدخالهما في الدالة في ورقة عمل. في حين تقوم الدالة TODAY بتحويل التاريخ فقط. يتم تحديث التاريخ والوقت تلقائيًا في كل مرة تقوم فيها بفتح ورقة عمل تستخدم إحدى هاتين الدالتين.

فإذا رغب مدير الحجز في شهر مارس في تخطيط معدل الإشغال لفصل الشتاء والذي يبدأ في الأول من نوفمبر ويستمر حتى نهاية شهر فبراير. فهو هنا يحتاج إلى تأكيد عدد الأيام في ذلك الموسم.

تقوم في هذا التمرين باستخدام دالات التاريخ لحساب الفترة الزمنية بين تاريخين مختلفين.

1 انتقل إلى المصنف Lodging Usage.

2 انقر فوق الخلية A20 وانقر فوق الزر "إدراج دالة".

3 حدد DATE من القائمة "تحديد دالة:" وانقر فوق "موافق".

يتم فتح مربع الحوار "وسائط الدالة".

4 في المربع "Year" اكتب 2004.

5 في المربع "Month" اكتب 02.

6 في المربع "Day" اكتب 29.

يظهر الرقم التسلسلي للتاريخ 02/29/2004 مثل نتيجة الصيغة أسفل مربع الحوار "وسائط الدالة".

7 انقر على يمين الدالة في"شريط الصيغة" واكتب علامة الطرح (-).

8 من القائمة "دالات" الموجودة إلى يسار "شريط الصيغة" انقر فوق "Date".

يتم فتح مربع الحوار "وسائط الدالة".

يتم الاستفادة من دالات التاريخ بشكل أكبر عندما تكون وسائط الدالة عبارة عن صيغ، بدلاً من قيم ثابتة.

9 في المربعات "Year" و"Month" و"Day"، اكتب التاريخ 11/01/2003 وانقر فوق "موافق".

يظهر إجمالي عدد الأيام (120) بين التاريخين 11/1/2003 و2/29/2004 في الخلية. وتكون قراءة الصيغة كالتالي:

(2003,11,1)-DATE(2004,2,29)=DATE

10 في "شريط الصيغة"، انقر فوق دالة التاريخ الأولى.

يظهر تلميح شاشة شارحًا كل عنصر في هذا الجزء من الصيغة.

11 انقر فوق السنة في تلميح الشاشة لتحديد الرقم ثم اكتب 2005.

12 في "شريط الصيغة"، انقر إلى يمين الصيغة.

13 اضغط مفتاح المسافة للخلف (Backspace) 15 مرة لإزالة دالة التاريخ الثانية.

14 اكتب (TODAY) ثم اضغط مفتاح الإدخال (Enter).

يظهر إجمالي عدد الأيام التي تقع بين 2/29/2005 والتاريخ الحالي في الخلية.

15 أغلق المصنف بدون حفظ التغييرات.

تلميـح

لحساب عدد الأيام الموجودة بين تاريخين موجودين بالفعل في خلايا في ورقة العمل بطريقة أسرع، قم ببساطة بطرح إحدى الخليتين من الأخرى. فعلى سبيل المثال، إذا كانت الخلية A1 تحتوي على التاريخ 11/1/2003 وتحتوي الخلية A2 على التاريخ 2/29/2004، فيمكن حساب عدد الأيام التي تقع بينهما بالصيغة التالية.

=A2-A1

تأكد من اختيار تنسيق الأرقام للخلية التي تحتوي على هذه الصيغة. وإلا، فسوف يقوم Excel بعرض النتيجة بنفس تنسيق الخلايا المستخدمة في العملية الحسابية (في هذه الحالة، يكون التنسيق كتاريخ).

استخدام مراجع الخلايا المطلقة والنسبية

في برنامج Excel يمكنك الرجوع إلى خلايا أخرى بشكل نسبي أو مطلق. المرجع المطلق يشير إلى عنوان خلية مُحددة. المرجع النسبي يشير إلى خلية تمثل عددًا محددًا من الأعمدة والصفوف من الخلية التي تحتوي على المرجع.

غالبًا ما يتم استخدام مراجع الخلية بشكل متكرر مع الصيغ. تبعًا للإعدادات الافتراضية، تكون مراجع الخلايا نسبية، حتى لو كانت الصيغة تحتوي على حرف الصف ورقم العمود للخلية الهدف، أي التي يتم الرجوع إليها. فمثلاً، عند إدخال

(C4,C5)SUM=

في الخلية C6 تكون القيمة الناتجة في الخلية C6 هي C4 + C5. وفي حالة نسخ هذه الصيغة إلى الخلية D6 تظهر الصيغة في الخلية D6 كالتالي:

(D4,D5)SUM=

وتكون القيمة الناتجة في الخلية D6 هي D4 + D5. يقوم Excel تلقائيًا بضبط مراجع الخلية حسب مواقعها الجديدة، وهذا هو سبب تسميتها بالمراجع "النسبية" أي نسبة إلى تلك المواقع.

ومع هذا، ففي بعض الحالات تحتاج إلى استخدام مراجع خلايا لا تتغير بنسخها من موقع لآخر. فعلى سبيل المثال، قد تشير صيغة إلى خلية تحتوي على سعر فائدة يتم تخزينه دائمًا في خلية محددة. ومن الممكن أن يحتوي مرجع الخلية على مرجع مطلق للصف فقط دون العمود والعكس. لجعل مرجع الخلية مطلقًا، اكتب رمز الدولار ($) قبل مرجع العمود أو الصف أو قبل كليهما.

فمثلاً، يمثل $C$1 مرجعًا مطلقًا إلى الخلية C1. أما المرجع $C1 يعتبر مرجعًا مطلقًا للعمود C في حين يكون المرجع نسبيًا إلى الصف 1. أما المرجع C$1 يعتبر مرجعًا نسبيًا للعمود C في حين يكون المرجع مطلقًا إلى الصف 1.

تلميـح

باستخدام المراجع ثلاثية الأبعاد يمكنك إنشاء ارتباطات والرجوع إلى خلايا في أوراق عمل ومصنفات أخرى. ويمكن أن يكون هذا النوع من المراجع أيضًا مطلقًا أو نسبيًا.

يواجه مدير الحجز في Adventure Works مشكلة في نسخ الصيغ في ورقة العمل التي تقوم بحساب متوسطات بسيطة. وبرغم ذلك، فباستخدام مجموعات من الخلايا المطلقة والنسبية يمكنه تكرار الصيغ لحساب المتوسطات الضرورية.

تقوم في هذا التمرين باستخدام المراجع المطلقة والنسبية لإنشاء الصيغ ونسخها.

1 قم بفتح المصنف Lodging Usage الذي قمت باستخدامه في بداية هذا الدرس.

2 انقر نقرًا مزدوجًا فوق الخلية C13.

3 اكتب علامة الدولار ($) قبل A في مرجع الخلية A5 واضغط مفتاح الإدخال (Enter).

تكون قراء الصيغة =C5/$A5.

4 قم بنسخ الصيغة الموجودة بالخلية C13 إلى الخلية D13 وانقر فوق الخلية D13 عند الضرورة لتحديدها.

تكون قراءة الصيغة الموجودة بالخلية D13 هي =D5/$A5. ولما كان مرجع العمود إلى الخلية A5 مطلقًا، أصبح لا يتغير عند نسخ الصيغة. يعتبر المرجع إلى الخلية الأولى في الصيغة نسبيًا بأكمله.

5 قم بنسخ الصيغة الموجودة بالخلية C13 إلى الخلية C14 وانقر فوق الخلية C14.

تكون قراءة الصيغة الموجودة بالخلية C14 هي =C6/$A6. ولما كان المرجع إلى العمود A مطلقًا، أصبح لا يتغير عند نسخ الصيغة. بينما يتم تحديث قيمة الصف عند نسخ الصيغة، لأن مرجع الصف لا يزال نسبيًا. يعتبر المرجع إلى الخلية الأولى نسبيًا بأكمله.

6 باستخدام "مؤشر تعبئة" قم بنسخ الصيغة لاستكمال جدول متوسط عدد الليالي المشغولة للغرفة (من الخلية C13 إلى N16).

7 احفظ المصنف وأغلقه.

استخدام الدالات الإحصائية الأساسية

يوفر برنامج Excel المئات من الدالات يختص العديد منها بمهام محددة أو بأشخاص في وظائف معينة. وقد يجد الكثير من الناس أن استخدامهم للدالات الإحصائية لا يعدو أن ينحصر في زوج من الدالات يُستخدم بشكل متكرر بل وعلى الدوام، في الوقت الذي يرون أنه لن يكون لديهم سبب يومًا ما لاستخدام أيٍ من تلك الدالات العديدة الأخرى. يعرض الجدول التالي لدالات Excel الأساسية وأكثرها استخدامًا.

الدالة

المعنى

مثال

Sum

تقوم بحساب إجمالي الوسائط الرقمية.

=SUM(B5:B10)

Average

تقوم بحساب متوسط الوسائط الرقمية (وسيلة حسابية).

=AVERAGE(B5:B10)

Count

داخل قائمة الوسائط، تقوم فقط بحساب الخلايا التي تحتوي على أرقام.

=COUNT(B5:B10)

Min

ينتج عنها أصغر رقم داخل الوسائط.

=MIN(B5:B10)

Max

ينتج عنها أكبر رقم داخل الوسائط.

=MAX(B5:B10)

تتعلم مديرة الأنشطة في Adventure Works الدالات الموجودة ببرنامج Excel التي قد تساعدها على وضع استراتيجية للأنشطة للعام القادم.

تقوم في هذا التمرين بإنشاء الصيغ باستخدام الدالات AVERAGE وMIN وMAX.

1 في المصنف Activity Rentals، انقر فوق الخلية A20 عند الضرورة وانقر فوق الزر "إدراج/دالة".

2 انقر فوق AVERAGE من القائمة "تحديد دالة" ثم انقر فوق "موافق".

3 في المربع "Number 1"، انقر فوق الزر "طي مربع الحوار".

يتم طي مربع الحوار "وسائط الدالة" ليتيح لك تحديد نطاق الخلايا الذي تريد حساب المتوسط الخاص به.

4 حدد الخلايا من C15 إلى N15 وانقر فوق الزر "توسيع مربع الحوار" في مربع الحوار "وسائط الدالة".

يظهر مربع الحوار "وسائط الدالة" ويعرض الدالة AVERAGE كاملة.

5 في مربع الحوار "وسائط الدالة"، انقر فوق "موافق".

يظهر متوسط عدد المناظير الثنائية المؤجّرة في الشهر (16) في الخلية A20.

6 انقر في "شريط الصيغة" وحدد الكلمة AVERAGE.

7 انقر فوق السهم للأسفل الخاص بالدالات الموجود على يسار "شريط الصيغة" (والذي يعرض الآن النص AVERAGE)، ثم انقر فوق MAX.

يتم فتح مربع الحوار "وسائط الدالة" موجودًا به آخر نطاق تم استخدامه.

تلميـح

في حالة نسيانك لبناء جملة الدالة التي ترغب في استخدامها، قم بكتابة = ثم اسم الدالة في خلية ثم اضغط Ctrl+A. يظهر مربع الحوار "وسائط الدالة" وبذلك يمكنك إدخال وسائط الدالة.

8 في مربع الحوار "وسائط الدالة"، انقر فوق "موافق".

يظهر أكبر عدد من المناظير الثنائية التي تم تأجيرها في شهر ما (25) في الخلية A22.

9 انقر فوق الخلية A24 واكتب =MIN(C15:N15)، واضغط مفتاح الإدخال (Enter).

يظهر أقل عدد من المناظير الثنائية التي تم تأجيرها في شهر ما (9) في الخلية A24.

10 قم بحذف الإدخالات الموجودة في الخلايا A20 وA24.

احتفظ بهذا الملف مفتوحًا لاستخدامه في التمرين التالي.

استخدام متسلسلة مرقمة وميزة تعبئة تلقائية

عند إدخال بيانات خاصة بمتسلسلة أو نقش، يوفر لك Excel وقتك وذلك بإكمال المتسلسلة.

فعند قيامك بإدخال متسلسلة من الأرقام أو أيام الأسبوع أو شهور السنة أو أية متسلسلة أخرى، فلن تجد نفسك في حاجة لإدخال كافة عناصر المتسلسلة. فقط قم بكتابة أول عنصر أو عنصرين من السلسلة واستخدم تعبئة تلقائية لإكمال السلسلة.

فعل سبيل المثال، إذا رغبت في إدخال أيام الأسبوع في ورقة عمل، اكتب السبت (أو أي يوم من أيام الأسبوع تريد أن تبدأ به) واستخدم "تعبئة تلقائية" لإدخال بقية الأيام. إذا رغبت في إدخال يوم وترك يوم، قم بكتابة السبت في الخلية الأولى والاثنين في الخلية الثانية ثم قم باستخدام "تعبئة تلقائية" لإكمال السلسلة.

من الميزات الجديدة التي يحتوي عليها الإصدار الحالي من Excel هو الزر "خيارات التعبئة التلقائية" الذي يظهر بجانب البيانات التي تقوم بإضافتها إلى ورقة العمل باستخدام "تعبئة تلقائية" أو "تعبئة المتسلسلة". فيما يشبه إلى حد كبير الزر "خيارات اللصق"، يؤدي النقر فوق الزر "خيارات التعبئة التلقائية" إلى ظهور قائمة بالإجراءات التي يستطيع Excel اتخاذها فيما يتعلق بالخلايا التي تأثرت بعملية التعبئة. يلخص الجدول التالي الخيارات المتوفرة في القائمة:

الخيار

الإجراء

نسخ خلايا

يقوم بنسخ محتويات الخلايا المحددة إلى الخلايا المُشار إليها في عملية التعبئة.

تعبئة المتسلسلة

تعبئة الخلايا المُشار إليها في عملية التعبئة بالعناصر التالية في السلسلة.

تعبئة التنسيقات فقط

نسخ تنسيق الخلية المحددة إلى الخلايا المُشار إليها في عملية التعبئة بدون إدخال أية قيم في الخلايا الهدف.

تعبئة بدون تنسيق

تعبئة الخلايا المُشار إليها في عملية التعبئة بالعناصر التالية لها في المتسلسلة مع تجاهل أية تنسيقات يتم تطبيقها على الخلايا المصدر.

تعبئة <نوع السلسلة>

يتغير هذا الخيار تبعًا لنوع السلسلة التي يقوم Excel بتتبعها، وله نفس تأثير الخيار "تعبئة السلسلة". لا يظهر هذا الخيار في حالة استخدام سلسلة لا يمكن التعرف عليها.

تلميـح

في حالة عدم ظهور الزر "خيارات التعبئة التلقائية"، يمكنك تشغيل الميزة بالنقر فوق "خيارات" من القائمة "أدوات". في مربع الحوار الذي يظهر، انقر فوق علامة التبويب تحرير ثم حدد خانة الاختيار "إظهار أزرار خيارات اللصق".

تقوم في هذا التمرين باستخدام "تعبئة تلقائية" لتعبئة خلايا في ورقة عمل.

1 في المصنف Activity Rentals، انقر فوق علامة تبويب الورقة "ورقة2".

2 انقر فوق الخلية B1 اكتب يناير ثم اضغط مفتاح الإدخال (Enter).

3 حدد الخلايا من B1 إلى M6.

4 من القائمة "تحرير" قم بالإشارة إلى "تعبئة" ثم انقر فوق "سلسلة".

يظهر مربع الحوار "متسلسلة".

5 في المقطع "النوع"، انقر فوق الخيار "تعبئة تلقائية"، ثم انقر فوق "موافق".

يتم تعبئة شهور السنة في الصف 1.

6 انقر فوق الخلية A2 واكتب 1st ثم اضغط مفتاح الإدخال (Enter).

7 تنتقل نقطة الإدخال إلى الخلية A3.

8 اكتب 3rd ثم اضغط مفتاح الإدخال (Enter).

9 حدد النطاق من A2 إلى A3 وقم بسحب المؤشر "تعبئة" إلى الأسفل حتى الخلية A17.

يتم تعبئة العمود بأرقام أيام فردية.

تلميـح

يشتمل برنامج Excel على ميزة أخرى لتوفير الوقت تدعى "إكمال تلقائي". تقوم خاصية الإكمال التلقائي بإكمال الإدخالات النصية عندما تقوم بكتابتها في عمود. في حالة مشابهة الحروف القليلة الأولى التي تقوم بكتابتها لإدخال سابق في العمود، يقوم Excel بإكمال الإدخال. يمكنك تعطيل الإكمال التلقائي بالنقر فوق "خيارات" من القائمة "أدوات" ثم النقر فوق علامة التبويب "تحرير" وإلغاء تحديد خانة الاختيار "تمكين الإكمال التلقائي لقيم الخلايا".

ملخص الدرس

لقد قمتَ في هذا الدرس بتعلم كيفية إنشاء الصيغ ونسخها وتحريرها. فضلاً عن تعلم كيفية استخدام الجمع التلقائي وإدراج دالة واستخدام دالات التاريخ بالإضافة إلى الدالات الإحصائية الأساسية ومراجع الخلايا المطلقة والنسبية. وأخيرًا، تعلمت استخدام التعبئة التلقائية عند التعامل مع المتسلسلات الرقمية.

إذا كنت ترغب في المتابعة والانتقال إلى دروس أخرى قم بإجراء ما يلي:

■ قم بإغلاق المصنف "Activity Rentals" وحفظ التغييرات.

إذا كنت لا ترغب في المتابعة والانتقال إلى دروس أخرى:

1 قم بإغلاق المصنف "Activity Rentals" وحفظ التغييرات.

2 انقر فوق الزر "إغلاق" في الزاوية العلوية اليمنى من إطار Excel.

الامتحان القصير

1 كيف يمكنك إدخال صيغة ما في إحدى الخلايا؟

2 ما هي أسرع الطرق لحساب إجمالي قيم أحد الأعمدة؟

3 كيف يمكنك نسخ صيغة ما إلى نطاق من خلايا متجاورة؟

4 ما الطريقتان اللتان يمكنك استخدامهما لتحرير صيغة ما في خلية؟

التمارين الشاملة

التمرين 1: افتح المصنف Lodging Usage.xls وقم بنسخ الصيغة الموجودة في الخلية O5 إلى نطاق الخلايا من O6 إلى O9. ثم أكمل الصف الخاص بالقيم الإجمالية في الجدول التالي. قم بإنشاء صيغة لإحصاء متوسط عدد ليالي الإشغال في كل نوع من الغرف على مدار السنة. وأخيرًا، قم بإحصاء معدلات الإشغال واحسب متوسط معدل الإشغال لكل نوع من الغرف على مدار السنة.

التمرين 2: افتح المصنف Activity Rentals.xls واستكمل الجدول الموجود في ورقة العمل "الإيجارات الشهرية". قم باحتساب إجمالي عدد الإيجارات كل شهر والدخل السنوي الناتج لكل نوع من أنواع المعدات، بالإضافة إلى إجمالي الدخل السنوي. استخدم الدالة NOW لعرض التاريخ والوقت الحاليين في الخلية A1. في "ورقة2"، استخدم "تعبئة تلقائية" لاستبدال قائمة الأيام الفردية بقائمة السنوات التي تبدأ بسنة 2000 وتنتهي بسنة 2015.

التمرين 3: لقد قمنا في هذا الدرس، بكتابة الدالة COUNT. هل يمكن إدخال هذه الدالة من خلال مربع الحوار "إدراج دالة"؟ وإذا تمكنا من ذلك، ما هي فئة الدالات التي تندرج تحتها هذه الدالة؟ راجع الفئات الأخرى المتاحة بمربع الحوار "إدراج دالة". ما هي الفئة الأكثر استخدامًا بالنسبة لك؟

التمرين 4: لقد قمنا في هذا الدرس بشرح كيفية حساب عدد الأيام الموجودة بين يومين عن طريق إدخال تاريخيهما في صيغة تقوم بطرح أحد التاريخين من الآخر. هل هناك دالة يمكنها القيام بذلك تلقائيًا؟ هل توجد طريقة لاحتساب عدد أيام العمل بين تاريخين (بدون احتساب عطلات نهاية الأسبوع)؟ استكشف الفئة "التاريخ والوقت" في مربع الحوار "إدراج دالة" أو استخدم ملفات "تعليمات" في تطبيق Excel للبحث عن إجابات لهذه الأسئلة وكتابة ملخص عن نتائج البحث.

التمرين 5: لقد تناولنا باختصار في هذا الدرس الزر الجديد "خيارات التعبئة التلقائية" والذي يظهر حينما تقوم بتعبئة الخلايا. ارجع للمصنف Activity Rentals وقم بإعادة الخطوات "تعبئة تلقائية" و"تعبئة المتسلسلة"، ولكن استكشف هذه المرة استخدام الخيارات المتاحة من خلال الزر "خيارات التعبئة التلقائية". صف، باختصار، كيف يمكن الاستفادة من هذه الخيارات.

[وائل مراد]

الدرس الثامن

الدرس 8

استخدام الدالات الأساسية المالية والمنطقية

بعد الانتهاء من هذا الدرس، ستتمكن من القيام بما يلي:

n استخدام الدالة PMT للتكهن بدفعات القروض.

n احتساب الفائدة التراكمية.

n احتساب قيمة الاستثمار.

n استخدام الدالة IF.

يعتبر Microsoft® Excel أحد الأدوات القيمة جدًا في أداء الحسابات المالية. فيمكنك بسهولة استخدام الدالات الأساسية لاحتساب الدفعات الشهرية لأحد القروض أو حساب القيمة المستحقة للاستثمار أو تعيين قيمة خلية بمقارنة قيم خليتين أخريين. كما يمكنك باستخدام الدالات المالية المتقدمة احتساب معدل عائد الاستثمار أو احتساب معدل استهلاك القرض أو الرهن بمضي الزمن أو تتبع إهلاك أحد الأصول.

ستستخدم في هذا الدرس الدالة PMT لاحتساب دفعات القروض واحتساب الفائدة التراكمية التي يتم دفعها على القرض باستخدام الدالة CUMIPMT، وحساب القيمة المستقبلية لاستثمار دوري باستخدام الدالة FV. وأخيرًا، ستقوم بمقارنة خيارات الاستثمار باستخدام الدالة IF.

تقوم المديرة المالية في Adventure Works بالموازنة بين الخيارات المتاحة لتمويل التجديدات القادمة للشاليهات. وقد قدم سمسار الرهن العقاري سيناريوهين محتملين للقرض، لكن المستشار المالي اقترح تبني الاستثمارات قصيرة المدى. تستطيع المديرة المالية، باستخدام الدالات المالية والمنطقية ببرنامج Excel، احتساب قيم الدفعات والفائدة التراكمية المدفوعة والقيمة المستقبلية لتحديد خيار التمويل الأكثر فعالية من حيث التكلفة.

لاستكمال إجراءات هذا الدرس، فأنت بحاجة لاستخدام الملف Financing.xls في المجلد Lesson08 بالمجلد Practice الموجود على القرص الثابت لديك.

استخدام الدالة PMT للتكهن بدفعات القروض

تقوم دالة الدفعات (PMT) باحتساب دفعات القروض التي يتم دفعها بشكل ثابت ومتسلسل وبمعدل فائدة ثابت. وتقوم دالة القيمة المستقبلية (FV) باحتساب قيمة استثمار على أساس ودائع ثابتة ومتسلسلة وبمعدل فائدة ثابت. وتتمم هذه الدالات عمل بعضها البعض. حيث توفر لك الدالة PMT دفعات القرض المطلوب من المقترض سدادها، بينما تعرض الدالة FV الدخل الناتج عن استثمار أو قرض بفائدة. وتكون بنية هذه الدالات متشابهة.

تتطلب الدالة PMT البنية التالية.

PMT(rate, nper, pv, fv, type)

ويشرح الجدول التالي معنى كل واحدة من هذه الوسائط.

الوسيطة

الشرح

Rate

هي معدل الفائدة لكل فترة من فترات الدفع. فإذا كنت تقوم بحساب دفعات شهرية، يجب تقسيم معدل الفائدة السنوي على العدد 12. وعندما تقوم باحتساب دفعات نصف شهرية، قم بتقسيم المعدل السنوي على العدد 24.

Nper

إجمالي عدد دفعات القرض. إذا تم إصدار القرض لعدد من السنوات وكان سداد القرض يتم علـى دفعـات شهرية، يمكنك إدخـال عـدد الدفعـات بالصـورة 12*<عدد السنوات>.

Pv

القيمة الحالية (الأساسية) للقرض.

Fv

قيمة القرض بعد سداد كل الدفعات. بصفة عامة، تكون هذه القيمة صفرًا، فإذا تم حذف هذا المتغير، يفترض البرنامج أن قيمته هي صفر.

Type

توقيت دفعات القرض. إذا كان القرض مستحقـًا في نهاية مدة الدفع، استخدم القيمة الافتراضية وهي صفر. أما إذا كان الدفع مستحقـًا في بداية المدة قم بتعيين القيمة إلى 1.

قامت المديرة المالية في Adventure Works بتضييق نطاق خياراتها إلى قرضين اثنين محتملين. وتقوم باستخدام دالة الدفعات بتحديد قيمة الدفعة الشهرية لكل قرض على أساس أجل كل قرض ومعدل الفائدة المحدد له.

في هذا التمرين، تقوم باستخدام الدالة PMT لاحتساب دفعات أحد القروض.

1 افتح المصنف Financing من المجلد Lesson08من داخل المجلدPractice.

2 من الورقة "قروض"، انقر فوق الخلية B10، ثم انقر فوق "دالة" من القائمة "إدراج".

يظهر مربع الحوار "إدراج دالة"، كما هو مبين في الرسم التوضيحي بالصفحة التالية.

3 في القائمة "أو تحديد فئة"، انقر فوق "مالية".

تعرض القائمة "تحديد دالة" الدالات المالية المتاحة.

4 في القائمة "تحديد دالة"، قم بالتمرير للأسفل إذا اقتضت الضرورة، ثم انقر فوق PMT. بعد ذلك انقر فوق "موافق".

يظهر مربع الحوار "وسائط الدالة".

لست مضطرًا لاستخدام الزر "طي الحوار" لإضافة عناوين الخلايا إلى إحدى الدالات. يمكنك كتابتها مباشرةً في المربعات المناسبة من مربع الحوار "وسائط الدالة" إن كنت تفضل ذلك، أو قم فقط بسحب مربع الحوار بعيدًا، عند الضرورة، ثم انقر فوق إحدى الخلايا لتحديدها.

5 في المربع Rate، انقر فوق الزر "طي الحوار" وانقر فوق الخلية B6، ثم اضغط مفتاح الإدخال (Enter) وانقر فوق المربع "توسيع الحوار".

6 في المربع Rate، اكتب /12 إلى يمين B6.

يجب أن تقوم بتقسيم معدل الفائدة السنوي على العدد 12 عند احتساب الدفعة الشهرية.

7 في المربع Nper، انقر فوق الزر "طي الحوار" وانقر فوق الخلية B8، ثم اضغط مفتاح الإدخال (Enter) وانقر فوق المربع "توسيع الحوار".

8 في المربع Pv، انقر فوق الزر "طي الحوار" وانقر فوق الخلية B4، ثم اضغط مفتاح الإدخال (Enter) أو انقر فوق الزر "توسيع الحوار".

حيث أنه من المفترض أن تكون هذه الدفعات مصروفات، تكون النتيجة التي تعرضها الدالة PMT قيمة سالبة.

9 انقر فوق "موافق".

تظهر قيمة الدفعة الشهرية $4,354.88 في الخلية B10.

10 قم بنسخ الصيغة الموجودة بالخلية B10 إلى الخلية C10.

تظهر قيمة الدفعة الشهرية $3,485.89 في الخلية C10.

11 قم بحفظ المصنف بالاسم الحالي له.

احتفظ بهذا الملف مفتوحًا لاستخدامه في التمرين التالي.

احتساب الفائدة التراكمية

في أغلب الأحيان، يكون احتساب إجمالي قيمة الفائدة المدفوعة لسلسلة من دفعات القرض ضروريًا للأغراض الضريبية أو المحاسبية. تقوم الدالة CUMIPMT الموجودة ببرنامج Excel بأداء هذه المهمة بالنيابة عنك.

تتطلب الدالة CUMIPMT البنية التالية.

CUMIPMT(rate, nper, pv, start_period, end_period, type)

ويشرح الجدول التالي معنى كل واحدة من هذه الوسائط.

الوسيطة

الشرح

Rate

هي معدل الفائدة لكل فترة من فترات الدفع. فإذا كنت تقوم بحساب دفعات شهرية، يجب تقسيم معدل الفائدة السنوي على العدد 12. وعندما تقوم باحتساب دفعات نصف شهرية، قم بتقسيم المعدل السنوي على العدد 24.

Nper

إجمالي عدد دفعات القرض. إذا تم إصدار القرض لعدد من السنوات وكان سداد القرض يتم على دفعات شهرية، يمكنك إدخال عدد الدفعات بالصورة 12*<عدد السنوات>.

Pv

القيمة الحالية (الأساسية) للقرض.

Start_period

فترة الدفع الأولى في الحساب. يتم ترقيم فترة الدفع الأولى في سلسلة الدفعات بالرقم 1. ويمكن أن يبدأ الحساب بأية فترة دفع.

End_period

فترة الدفع الأخيرة في الحساب. يمكن أن تكون هذه القيمة أية قيمة أكبر من قيمة Start_period. وتعادل قيمة الفترة النهائية في أية سلسلة إجمالي عدد الدفعات.

Type

توقيت دفعات القرض. إذا كان القرض مستحقـًا في نهاية مدة الدفع، استخدم القيمة الافتراضية وهي صفر. أما إذا كان الدفع مستحقـًا في بداية المدة قم بتعيين القيمة إلى 1.

تلميح

تعتبر الدالة CUMIPMT جزءًا من Analysis Toolpak في برنامج Excel. إذا كانت Analysis Toolpak مثبتـة على الكمبيوتر الخاص بك، فسوف تظهر على القائمة "وظائف إضافية" من القائمة "أدوات". أما إذا لم تكن Analysis Toolpak مثبتة لديك، قم بتثبيتها من القرص المضغوط الخاص بتثبيت Microsoft Office XP أو Microsoft Excel 2002 قبل متابعة القراءة.

ترغب المديرة المالية في Adventure Works في مقارنة إجمالي مبلغ الفائدة المدفوعة لكل قرض من القروض المعروضة.

في هذا التمرين، تقوم بتنشيط Analysis Toolpak، ثم تستخدم الدالة CUMIPMT لاحتساب إجمالي الفائدة المدفوعة لقرض.

1 من القائمة "أدوات" انقر فوق "وظائف إضافية".

يظهر مربع الحوار "الوظائف الإضافية".

قد تختلف قائمة الوظائف الإضافية المتاحة لديك عن القائمة المعروضة هنا.

2 من القائمة "الوظائف الإضافية المتوفرة:"، انقر فوق خانة الاختيار

"Analysis Toolpak"، ثم انقر فوق "موافق".

يقوم برنامج Excel بتنشيط Analysis Toolpak. لقد أصبحت الآن دالات Analysis Toolpak متاحة.

3 انقر فوق الخلية B12، ثم انقر فوق الزر "إدراج دالة" الموجود على يسار "شريط الصيغة".

يظهر مربع الحوار "إدراج دالة".

4 من القائمة "أو تحديد فئة"، انقر فوق "مالية" عند الضرورة.

تعرض القائمة "تحديد دالة" الدالات المالية المتاحة.

5 من القائمة "تحديد دالة"، انقر فوق CUMIPMT ثم انقر فوق "موافق".

يظهر مربع الحوار "وسائط الدالة".

6 انقر في المربع Rate، ثم انقر فوق الخلية B6.

7 في المربع Rate، اكتب /12 إلى يمين B6.

8 انقر في المربع Nper، ثم انقر فوق الخلية B8.

9 انقر في المربع Pv، ثم اكتب B4.

10 في المربع Start_period، اكتب 1.

11 في المربع End_period، اكتب 48.

ستقوم هذه الصيغة باحتساب الفائدة التراكمية المدفوعة في الفترة الواقعة بين فترة الدفع الأولى وفترة الدفع الأخيرة اللتين تم تحديدهما. في هذه الحالة، تقوم باحتساب الفائدة التراكمية لفترة القرض بالكامل، لذا، فأنت تبدأ بفترة الدفع الأولى (1) وتنتهي بفترة الدفع النهائية (48).

12 قم بالتمرير للأسفل في مربع الحوار "وسائط الدالة"، ثم اكتب "0" في المربع Type.

سيفترض برنامج Excel أن كل دفعة مستحقة في نهاية فترة الدفع الخاصة بها.

13 انقر فوق "موافق".

تظهر قيمة الفائدة التي يتم دفعها طوال فترة القرض "الخيار A" وهي ($34,034.36) في الخلية B12.

14 قم بنسخ الصيغة الموجودة بالخلية B12 إلى الخلية C12.

تظهر قيمة الفائدة التي يتم دفعها طوال فترة القرض "الخيار B" وهي ($32,555.86) في الخلية C12.

15 قم بحفظ المصنف بالاسم الحالي له.

احتفظ بهذا الملف مفتوحًا لاستخدامه في التمرين التالي.

احتساب قيمة استثمار

تقوم دالة القيمة المستقبلية (FV) باحتساب قيمة استثمار على أساس دفعات ثابتة متسلسلة ودورية وبمعدل فائدة ثابت. تتطلب الدالة FV البنية التالية.

FV(rate,Nper,Pmt,Pv,Type)

ويشرح الجدول التالي معنى كل واحدة من هذه الوسائط.

الوسيطة

الشرح

Rate

هي معدل الفائدة لكل فترة من فترات الدفع. فإذا كنت تقوم بحساب ودائع شهرية، يتعين عليك تقسيم معدل الفائدة السنوي على العدد 12. وعندما تقوم باحتساب ودائع نصف شهرية، تقوم بتقسيم المعدل السنوي على العدد 24.

Nper

إجمالي عدد الودائع.

Pmt

المبلغ الذي يتم إيداعه في كل فترة.

Pv

القيمة الحالية أو قيمة المبلغ الإجمالي لسلسلة الودائع في هذه اللحظة. افتراضيًا، يكون هذا المبلغ "0"، ويتم استخدام الوسيطة Pmt.

Type

توقيت الودائع. إذا كانت الوديعة مستحقة في نهاية مدة الدفع، استخدم القيمة الافتراضية وهي "0". أما إذا كانت الوديعة مستحقة في بداية مدة الدفع، قم بتعيين القيمة إلى 1.

كبديل عن القروض التقليدية، اقترح المستشار المالي على Adventure Works أن تقوم بتمويل التجديدات المخططة للشاليه من خلال استثمار قصير المدى بإيراد سنوي. تقوم المديرة المالية بتقييم القيمة المستقبلية للاستثمار.

في هذا التمرين، تقوم باحتساب القيمة المستقبلية لاستثمار.

1 في المصنف Financing، انقر فوق علامة تبويب الورقة "استثمارات".

2 انقر فوق الخلية B10، عند الضرورة، ثم انقر فوق الزر "إدراج دالة" من "شريط الصيغة".

يظهر مربع الحوار "إدراج دالة".

3 من القائمة "أو تحديد فئة"، انقر فوق "مالية" عند الضرورة.

تعرض القائمة "تحديد دالة" الدالات المالية المتاحة.

4 في القائمة "تحديد دالة"، انقر فوق FV، ثم انقر فوق "موافق".

يظهر مربع الحوار "وسائط الدالة".

5 انقر فوق الخلية B4 لإدراج مرجع هذه الخلية في المربع Rate.

6 في المربع Rate، اكتب /12 إلى يمين B4.

7 انقر في المربع Nper، ثم انقر فوق الخلية B6.

8 انقر في المربع Pmt، ثم انقر فوق الخلية B8.

9 انقر فوق "موافق" في مربع الحوار "وسائط الدالة".

تظهر القيمة المستقبلية للاستثمار ($125,133.70) في الخلية B10.

10 قم بحفظ المصنف بالاسم الحالي له.

احتفظ بهذا الملف مفتوحًا لاستخدامه في التمرين التالي.

استخدام الدالة IF

افترض أنك تقوم بالمفاضلة بين قرض يعرض عليك معدل فائدة 9% إذا زادت القيمة الأساسية للقرض عن 20.000$ وبين معدل فائدة 10% إذا كانت القيمة الأساسية للقرض أقل من 20.000$. يمكنك استخدام الدالة IF لإنشاء صيغة تقوم بتضمين هذه القاعدة عند حساب دفعات أو فائدة للعديد من المبالغ الأساسية.

عند استخدامك للدالة IF، فأنت تقوم بإنشاء صيغة شرطية. يتم تحديد نتيجة الصيغة الشرطية بوضع شرط خاص أو إجابة لسؤال منطقي.

يتضمن برنامج Excel ثلاث دالات تقوم باحتساب النتائج بناءً على الشروط. الدالتان الأخريان هما COUNTIF و SUMIF.

تتطلب الدالة IF البنية التالية.

IF(Logical_test, Value_if_true, Value_if_false)

ويشرح الجدول التالي معنى كل واحدة من هذه الوسائط.

الوسيطة

الشرح

Logical_test

التعبير الذي يتم تقييمه على أساس الصحة أو الخطأ.

Value_if_true

القيمة التي تحصل عليها إذا كان تعبير logical_test (الاختبار المنطقي) صحيحًا.

Value_if_false

القيمة التي تحصل عليها إذا كان تعبير logical_test (الاختبار المنطقي) غير صحيح.

إن Logical_test (الاختبار المنطقي) هو تعبير يتم تقييمه على أساس الصحة أو الخطأ. وإليك أحد أمثلة الاختبارات المنطقية

D5>20000

باستخدام هذا الاختبار، يقوم برنامج Excel بمقارنة القيمة في الخلية D5 مع القيمة الإحصائية 20000. فإذا كانت القيمة الموجودة في الخلية D5 أكبر من 20000، يكون الاختبار صحيحًا، وتكون نتيجة الصيغة هي Value_if_true (القيمة إذا كان الاختبار المنطقي صحيحًا). أما إذا كانت القيمة في الخلية D5 أقل من 20000، يكون الاختبار المنطقي خاطئـًا، وتكون نتيجة الصيغة هي Value_if_false (القيمة إذا كان الاختبار المنطقي خطأ). باستخدام الدالة IF تكون بنية مثل هذه الصيغة هي

=IF(D5>20000,0.10,0.09)

علمت المديرة المالية في Adventure Works أن الاستثمار الذي تدرسه يقدم العديد من خيارات الدفع الشهرية بمعدل فائدة مختلف نسبيًا. فتقوم بإنشاء صيغة لحساب القيمة المستقبلية للاستثمار على مستويات مختلفة من الدفع.

في هذا التمرين، تستخدم الدالة IF لتقييم خيارات الاستثمار المتاحة.

1 انقر فوق الخلية B4 واضغط مفتاح الحذف (Delete).

2 من "شريط الصيغة"، انقر فوق الزر "إدراج دالة".

يظهر مربع الحوار "إدراج دالة".

3 من القائمة "أو تحديد فئة"، انقر فوق "منطقية".

تعرض القائمة "تحديد دالة" الدالات المنطقية المتاحة.

4 من القائمة "تحديد دالة"، انقر فوق IF ثم انقر فوق "موافق".

يظهر مربع الحوار "وسائط الدالة".

5 في المربع Logical_test، اكتب B8<=-10000.

6 في المربع Value_if_true، اكتب 8.25%.

7 في المربع Value_if_false، اكتب 9.10% وانقر فوق "موافق".

يظهر معدل الفائدة المطبق (8.25%) في الخلية B4. يقوم برنامج Excel بإعادة احتساب القيمة المستقبلية للاستثمار.

8 انقر فوق الخلية B8 واكتب 8500- ثم اضغط مفتاح الإدخال (Enter).

يقوم برنامج Excel بإعادة احتساب معدل الفائدة، وتظهر القيمة المستقبلية المحدثة للاستثمار وهي ($106,363.65) في الخلية B10.

ملخص الدرس

في هذا الدرس، تعلمت كيفية استخدام الدالات المالية ببرنامج Excel للتكهن بدفعات أحد القروض واحتساب الفائدة التراكمية المدفوعة واحتساب القيمة المستقبلية لاستثمار. كما تعلمت كيفية استخدام الدالة المنطقية IF لتنفيذ الحسابات المبنية على وضع شرط معين.

إذا كنت ترغب في المتابعة والانتقال إلى دروس أخرى، قم بإجراء ما يلي:

■ قم بحفظ تغييراتك في المصنف Financing وقم بإغلاق المصنف.

أما إذا كنت لا ترغب في المتابعة والانتقال إلى دروس أخرى:

1 قم بحفظ تغييراتك في المصنف Financing وقم بإغلاق المصنف.

2 انقر فوق الزر "إغلاق" في الزاوية العلوية اليمنى من إطار Excel.

الامتحان القصير

1 ما الذي تقوم الدالة CUMIPMT باحتسابه؟

2 ما الوظيفة التي يمكنك استخدامها لمقارنة قيمة خليتين؟

3 ما الطريقتان اللتان يمكنك من خلالهما إضافة عناوين الخلايا إلى إحدى الدالات؟

4 ما هي الوسائط المطلوبة للدالة PMT؟

5 إذا استخدمت الدالة PMT وحصلت على عدد سالب، فما معنى هذا؟

التمارين الشاملة

التمرين 1: قم باحتساب الدفعات الشهرية والفائدة التراكمية لقرض مقداره 100000 دولار أمريكي لمدة 20 عامًا وبمعدل فائدة سنوية 8%. استخدم الدالة IF للإشارة إلى أن معدل الفائدة لقرض مدته 30 عامًا هو 7.5%.

التمرين 2: قم باحتساب القيمة المستقبلية لعدد 24 دفعة شهرية بمقدار 500 دولار في كلٍ منها وبمعدل فائدة سنوي 6.5%.

التمرين 3: قم باحتساب الدفعات الشهرية لقرض شراء منزل بمبلغ 150000 دولارًا يتم دفعه على مدى 30 عامًا وبنسبة فائدة سنوية 6%. قارن ذلك بالدفعات الشهرية لنفس المنزل مع قرض لمدة 15 عامًا بنسبة 5%. ما الفرق بينهما في الدفعات الشهرية؟ وما الفرق في الفائدة التراكمية؟

التمرين 4: تتضمن العديد من المهام في هذا الدرس تطوير صيغ الدالات التي قد تكون مفيدة في حساب قيم القرض. وحيث أن حسابات القروض تعتبر من الاحتياجات الشائعة للعديد من مستخدمي برنامج Excel، فإن برنامج Excel يوفر قالبًا جاهزًا يمكنك استخدامه. قم بإنشاء ورقة عمل جديدة باستخدام هذا القالب ثم قم باستكشاف الدالات التي يتم استخدامها داخل ورقة العمل هذه. ما هي الدالات التي استخدمتها في هذا الدرس ويتم استخدامها في ورقة العمل كذلك؟

التمرين 5: قم باحتساب القيمة المستقبلية لاستثمارك إذا ساهمت بمبلغ 100 دولار شهريًا لمدة خمس سنوات مقبلة في حساب بفائدة 3%. قم باحتساب القيمة المستقبلية لاستثمار تساهم فيه بمقدار 50 دولارًا شهريًا فقط لمدة 5 سنوات وبفائدة 6%. أي الحسابين سيكون أفضل في نهاية مدة الخمس سنوات؟

[وائل مراد]

الدرس 9

استخدام جداول البيانات مع الإنترنت

بعد الانتهاء من هذا الدرس ستتمكن من القيام بما يلي:

n إنشاء الارتباطات التشعبية وتحريرها في أوراق العمل.

n حفظ أوراق العمل والمصنفات كصفحات ويب.

n إرسال المصنفات عبر البريد الإلكتروني.

n إضافة التعليقات لخلايا المصنف.

n عرض التعليقات وتحريرها.

يسهل عليك برنامج Microsoft® Excel مشاركة البيانات الخاصة بك مع الآخرين باستخدام الإنترنت. كما يمكنك إرسال مصنفات Excel عبر البريد الإلكتروني. ويمكنك أيضًا حفظ ملفات Excel كصفحات ويب ليتم عرضها من خلال مستعرض الويب حتى بواسطة الأشخاص الذين ليس لديهم برنامج Excel. ويمكنك كذلك تحسين ورقة العمل الخاصة بك باستخدام الارتباطات التشعبية للإشارة إلى ملفات أو صفحات ويب ذات صلة بمحتوى ورقة العمل. وأخيرًا يمكنك أنت وزملاؤك تحسين بيانات المصنف عن طريق إضافة التعليقات التي توفر رؤية أوضح لأسباب تحسن المبيعات في يوم معين أو إمكانية توقف بيع منتج في السوق.

تتعلم في هذا الدرس كيفية استخدام برنامج Excel مع الإنترنت. وستقوم بإدراج الارتباطات التشعبية وتعديلها في ورقة العمل كما ستقوم بحفظ المصنف كصفحة ويب وإرساله عبر البريد الإلكتروني. وستتعلم أيضًا في هذا الدرس كيفية إدارة التعليقات والتعامل معها في خلايا المصنف.

يقوم قسم الموارد البشرية في Adventure Works بجمع معلومات ليتم نشرها على شبكة الإنترانت الخاصة بالشركة. حيث تقوم السيدة التي تشغل منصب المساعد الإداري بتجميع قائمة بالموارد المباشرة والمفيدة وإنشاء جدول بمواعيد إجازات الشركة باستخدام برنامج Excel.

لاستكمال الإجراءات المدرجة بهذا الدرس، أنت في حاجة لاستخدام الملف Intranet.xls الموجود في المجلد Lesson09 بالمجلد Practice الموجود على القرص الثابت لديك.

إنشاء الارتباطات التشعبية وتحريرها

يعد الارتباط التشعبي عبارة عن صورة أو مجموعة من الأحرف المتسلسلة التي تقوم بفتح ملف آخر أو صفحة ويب عند النقر فوقه. يمكن أن يكون الملف أو صفحة الويب الهدف موجودة على الويب أو الإنترانت أو على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. عادة ما يظهر نص الارتباط التشعبي مسطرًا وبلون مختلف عن النص الذي يحيط به.

يسهل عليك برنامج Excel تضمين الارتباطات التشعبية في خلايا ورقة العمل. يظهر الارتباط التشعبي في الخلية كنص أزرق مسطر. وعندما تشير إلى الارتباط التشعبي، سَيظهر تلميح الشاشة موضحًا الارتباط أو محددًا موقع الملف.

يستخدم العديد من أفراد فريق العمل في Adventure Works برامج Microsoft Office في أداء أعمالهم اليومية، لذا ترغب السيدة التي تشغل منصب المساعد الإداري في إضافة الارتباط الخاص بموقع Office إلى قائمة الموارد المباشرة الخاصة بها.

هام

يجب أن يتوافر لديك اتصال بالإنترنت حتى تستكمل هذا التمرين. وإذا كنت في حاجة لإنشاء هذا الاتصال يدويًا، فيجب أن تقوم بذلك قبل بدء التمرين.

تقوم في هذا التمرين بإنشاء ارتباط تشعبي في ورقة عمل وتحريره مع اختبار هذا الارتباط وإزالته.

1 افتح المصنف Intranet من المجلد Lesson09 بداخل المجلد Practice.

2 انقر فوق الخلية A4.

3 على شريط الأدوات "قياسي"، انقر فوق الزر "إدراج ارتباط تشعبي".

يظهر مربع الحوار "إدراج ارتباط تشعبي".

لإدراج ارتباط تشعبي بدون استخدام زر شريط الأدوات، انقر فوق الخلية التي ترغب إدراج الارتباط بها ثم اضغط مفاتيح Ctrl+K من لوحة المفاتيح.

لأنك تقوم بكتابة عنوان إنترنت، يتم إضافة http:// تلقائيًا للعنوان.

4 في المربع "النص المطلوب عرضه"، اكتب Microsoft.

5 في المربع "العنوان"، اكتب www.microsoft.com، ثم انقر فوق "موافق".

سيظهر الارتباط التشعبي في الخلية A4.

يمكنك أيضًا تحرير نص الارتباط التشعبي باستخدام "شريط الصيغة" مباشرة. قم بتحديد الخلية التي تحتوي على الارتباط التشعبي مستخدمًا إحدى الطرق الآتية: (1) انقر فوق خلية مجاورة واستخدم مفاتيح الأسهم لتحديد الخلية، أو (2) انقر فوق الخلية واضغط باستمرار زر الماوس حتى يتم تحديد الخلية، أو (3) اضغط باستمرار مفتاح التحكم (Ctrl) أثناء قيامك بالنقر فوق الخلية. ثم انقر بداخل "شريط الصيغة" لتحرير نص الارتباط التشعبي.

6 أشر إلى الخلية التي تحتوي على الارتباط التشعبي.

سيظهر تلميح الشاشة الافتراضي موضحًا عنوان الارتباط التشعبي بالكامل وموفرًا بعض الإرشادات لتتبع الارتباط التشعبي أو تحديد الخلية.

7 انقر فوق الارتباط التشعبي.

يتم فتح مستعرض الويب ويتم الاتصال بموقع Microsoft.

8 من شريط المهام، انقر فوق الزر Excel للعودة مرة أخرى للمصنف. انقر بزر الماوس الأيمن فوق الخلية A4 ثم انقر فوق "تحرير ارتباط تشعبي".

9 في المربع "النص المطلوب عرضه"، انقر إلى يمين الكلمة Microsoft واضغط مفتاح المسافة ثم اكتبOffice.

10 في المربع "العنوان"، انقر إلى يمين الارتباط التشعبي www.microsoft.com ثم اكتب /office.

قد لا تحتاج إلى كتابة خط مائل عكسي في URL. إذا كان الخط المائل العكسي موجودًا بالفعل بعد العنوان

www.microsoft.com، فلن تحتاج إلى كتابة خط مائل عكسي آخر.

11 انقر فوق الزر "تلميح الشاشة".

يظهر مربع الحوار "تعيين تلميح الشاشة للارتباط التشعبي".

12 انقر بداخل المربع "نص تلميح الشاشة"، واكتب صفحة Microsoft Office الرئيسية، ثم انقر فوق "موافق".

يتم إغلاق مربع الحوار "تعيين تلميح الشاشة للارتباط التشعبي". عندما تشير إلى الارتباط التشعبي، سيظهر تلميح الشاشة متضمنًا الكلمات الآتية: صفحة

Microsoft Office الرئيسية.

يسمح لك مربع الحوار هذا بكتابة النص الذي تريد ظهوره عندما يمر مؤشر الماوس فوق الارتباط التشعبي.

13 في مربع الحوار "تحرير ارتباط تشعبي"، انقر فوق "موافق".

سيظهر الارتباط التشعبي الذي تم تحديثه في الخلية A4.

14 أشر إلى الارتباط التشعبي.

يظهر تلميح الشاشة الذي تم تحريره.

15 انقر فوق الارتباط التشعبي.

يتم فتح مستعرض الويب ويتم الاتصال بموقع Microsoft Office.

16 أغلق كلتا حالتي المستعرض ثم عد مرة أخرى لورقة العمل.

17 انقر بزر الماوس الأيمن فوق الارتباط التشعبي ثم انقر فوق "إزالة الارتباط التشعبي".

سيبقى النص في الخلية A4 ولكن سيتم إزالة الارتباط التشعبي.

18 احفظ المصنف.

احتفظ بهذا الملف مفتوحًا لاستخدامه في التمرين التالي.

استخدام معاينة صفحة ويب

قبل قيامك بحفظ ورقة العمل أو المصنف كصفحة ويب، يمكنك استخدام "معاينة صفحة ويب" لعرض الصفحة كما ستظهر تمامًا عند عرضها في المستعرض. لمعاينة ورقة العمل كصفحة ويب، من القائمة "ملف" انقر فوق "معاينة صفحة ويب". يتم فتح ورقة العمل كصفحة ويب في المستعرض الافتراضي الخاص بك.

حفظ أوراق العمل والمصنفات كصفحات ويب

من خلال حفظ ورقة العمل أو المصنف كصفحة ويب، يمكنك إنشاء ملف بسرعة بحيث يمكن عرضه في مستعرض الويب بدون استخدام برنامج Excel. عندما تقوم بحفظ الملف كصفحة ويب، يستخدم برنامج Excel لغة ترميز النص التشعبي (HTML) لتنسيق البيانات لعرضها في مستعرض ويب.

قبل قيامك بحفظ ورقة العمل كصفحة ويب، تأكد من حفظ الملف على القرص.

تستعد السيدة التي تشغل منصب المساعد الإداري في Adventure Works لإنشاء صفحات ويب من ورقتي العمل الخاصتين بالارتباطات والإجازات اللتان قامت بإنشائهما مسبقًا.

تقوم في هذا التمرين بحفظ ورقة عمل ومصنف كصفحة ويب.

1 من القائمة "ملف"، انقر فوق "حفظ باسم".

يظهر مربع الحوار "حفظ باسم".

2 انقر فوق السهم للأسفل "حفظ بنوع" ثم انقر فوق "صفحة ويب".

سيتغير مربع الحوار "حفظ باسم" ليعرض خيارات خاصة بحفظ تنسيق صفحة ويب.

3 انقر فوق الخيار "تحديد: ورقة".

4 في المربع "اسم الملف"، قم بتحديد النص الحالي ثم اكتب Links.htm، ثم انقر فوق "حفظ".

سيقوم برنامج Excel بحفظ ورقة العمل كملف بتنسيق HTML.

5 من القائمة "ملف"، انقر فوق "حفظ باسم".

يظهر مربع الحوار "حفظ باسم".

6 انقر فوق السهم للأسفل "حفظ بنوع" ثم انقر فوق "صفحة ويب".

7 انقر فوق الخيار "المصنف بأكمله"، إذا كان ذلك ضروريًا، ثم انقر فوق "حفظ".

يقوم برنامج Excel بحفظ المصنف بأكمله (باسمIntranet) كملف بتنسيق HTML. يتم أيضًا إنشاء مجلد بنفس الاسم الذي يحمله الملف. يحتوي هذا المجلد على أية ملفات مرتبطة والتي تكون لازمة لعمل صفحة الويب.

8 قم بإغلاق المصنف.

إذا قمت بفتح الملف Links.htm في برنامج Excel، فلن يتم تشغيل مستعرض الويب الخاص بك. سيتم عرضه في ورقة عمل Excel.

9 افتح "مستكشف Windows"، وتنقل حتى تصل إلى المجلد Lesson09 في المجلد Practice ثم انقر نقرًا مزدوجًا فوق الملف Links.htm لفتحه.

تظهر ورقة العمل "ارتباطات" في مستعرض الويب الخاص بك، كما هو موضح في الرسم التوضيحي الموجود بالصفحة التالية.

10 من "مستكشف Windows"، افتح الملف "Intranet.htm".

يظهر المصنف Intranet في مستعرض الويب الخاص بك وتكون ورقة العمل "ارتباطات" في المقدمة.

11 في أسفل الصفحة، انقر فوق الارتباط "الإجازات".

تظهر ورقة العمل "الإجازات".

12 قم بإغلاق كل من إطاريّ مستعرض الويب.

تلميح

سيتمكن الآخرون افتراضيًا من عرض أوراق العمل التي قمت بحفظها كصفحات ويب، إلا أنهم لن يتمكنوا من تحريرها. للسماح للآخرين بتحرير أوراق العمل، استخدم الخيار "إضافة التفاعل" من مربع الحوار "حفظ باسم".

إرسال المصنفات عبر البريد الإلكتروني

يوفر لك برنامج Excel خيارين لإرسال مصنف عبر البريد الإلكتروني. يمكنك إرسال ورقة عمل أو مصنف في نص رسالة البريد الإلكتروني دون إغلاق برنامج Excel أو يمكنك إرسال ملف Excel كمرفق برسالة بريد إلكتروني.

تريد السيدة التي تشغل منصب المساعد الإداري في Adventure Works إرسال محتويات المصنف Intranet لمدير قسم الموارد البشرية للتصديق عليها قبل نشرها على الإنترانت.

هام

يجب أن يتوافر لديك اتصال بالإنترنت حتى تستكمل هذا التمرين. وإذا كنت في حاجة لإنشاء هذا الاتصال يدويًا، فيجب أن تقوم بذلك قبل بدء التمرين.

في هذا التمرين، ستقوم بإرسال ورقة العمل لنفسك ثم فتح الملف من برنامج البريد الإلكتروني الخاص بك.

1 افتح المصنف Intranet.

يمكنك أيضًا النقر فوق الزر "بريد إلكتروني" من شريط الأدوات "قياسي" والذي سيعرض خيار إرسال المصنف بأكمله كمرفق أو إرسال المصنف كنص الرسالة الأساسي.

2 من القائمة "ملف"، قم بالإشارة إلى "إرسال إلى" ثم انقر فوق "مستلم البريد". إذا ظهر "مساعد Office" يسألك عما إذا كنت تريد إرسال المصنف كمرفق أو كنص الرسالة، انقر فوق الخيار "إرسال الورقة الحالية كنص الرسالة الأساسي".

سيظهر نموذج رأس البريد الإلكتروني.

إذا تم إعداد برنامج البريد الإلكتروني الخاص بك لتخزين الرسائل لإرسالها في وقت لاحق، فسيقوم برنامج Excel بعرض مربع رسالة لتذكيرك بذلك.

3 في المربع "إلى"، اكتب عنوان البريد الإلكتروني الخاص بك ثم انقر فوق الزر "إرسال هذه الورقة".

سيقوم برنامج Excel بإرسال الرسالة وإغلاق رأس البريد الإلكتروني.

4 ابدأ برنامج البريد الإلكتروني الخاص بك وتحقق من وجود رسائل جديدة.

5 قم بفتح الرسالة التي أرسلتها.

ستظهر ورقة عمل Excel في نص الرسالة.

6 قم بإغلاق الرسالة ثم عد إلى ورقة العمل.

7 من القائمة "ملف"، قم بالإشارة إلى "إرسال إلى" ثم انقر فوق "مستلم البريد (كمرفق)".

سيظهر نموذج رسالة البريد الإلكتروني متضمنًا ملف Excel كمرفق بالرسالة.

8 في المربع "إلى" اكتب عنوان البريد الإلكتروني الخاص بك ثم انقر فوق "إرسال".

9 قم بإغلاق المصنف.

10 انتقل إلى برنامج البريد الإلكتروني الخاص بك وتحقق من وجود رسائل جديدة.

11 قم بفتح الرسالة التي أرسلتها، ثم انقر نقرًا مزدوجًا فوق المرفق.

سيتم فتح المصنف في برنامج Excel.

12 قم بإغلاق رسالة البريد الإلكتروني ولكن احتفظ بالمصنف مفتوحًا للتمرين التالي.

إدارة التعليقات

يسهل برنامج Excel عليك وعلى زملائك إضافة تعليقات لخلايا المصنف، وبالتالي إضافة المزيد من التوضيحات لبيانات الخلية. فعلى سبيل المثال، إذا ارتفعت مبيعات المعدات المؤجرة على نحو استثنائي ليوم معين، يمكن للمديرة القائمة بالعمل إضافة تعليق للخلية التي تسجل بها مبيعات ذلك اليوم تذكر فيه أن مجموعتين كبيرتين قامتا بزيارة المنتجع بشكل استثنائي وهما السبب في ذلك التفاوت.

عند إضافة تعليق لخلية، تظهر علامة في الزاوية العلوية اليسرى للخلية. عندما يمر مؤشر الماوس فوق خلية تحتوي على تعليق، يظهر التعليق في مربع بجانب الخلية مع اسم المستخدم الذي تم تسجيل دخوله على جهاز الكمبيوتر وقت إدراج التعليق.

تلميح

قد لا يكون الاسم المسند للتعليق هو اسم الشخص الذي قام بإنشاء التعليق بالفعل. إن فرض عناصر تحكم في الوصول، مثل طلب أسماء الحساب وكلمات المرور من المستخدمين عند دخولهم على جهاز الكمبيوتر، يمكن أن يساعد في عملية تتبع الأشخاص الذين قاموا بإدراج تعليق أو إجراء تغيير.

تتوافر جميع الأدوات التي تستخدمها في إدراج التعليقات أو تحريرها أو حذفها أو التنقل بينها بالإضافة إلى إظهارها أو إخفائها في شريط الأدوات "مراجعة". لفتح شريط الأدوات "مراجعة"، أشر إلى "أشرطة أدوات" من القائمة "عرض" ثم انقر فوق "مراجعة" أو انقر بزر الماوس الأيمن فوق منطقة شريط الأدوات ثم انقر فوق "مراجعة" من القائمة المنبثقة.

يمكنك إضافة تعليق للخلية بواسطة النقر فوق الخلية ثم النقر فوق "تعليق" من القائمة "إدراج". فور القيام بذلك، ستظهر العلامة الخاصة بالتعليق في الخلية وسيظهر مربع تعليق بجانب الخلية. يمكنك كتابة التعليق في المربع وعند الانتهاء من ذلك انقر فوق خلية أخرى لإغلاق المربع الخاص بالتحرير. عندما تقوم بتحريك مؤشر الماوس فوق الخلية التي تحتوي على تعليق، سيظهر التعليق بجانب الخلية.

إذا أردت ظهور التعليق طوال مدة فتح المصنف، انقر بزر الماوس الأيمن فوق الخلية التي تحتوي على التعليق ثم انقر فوق "إظهار التعليق" من القائمة المختصرة التي ستظهر. ويمكنك إخفاء التعليق بالنقر فوق "إخفاء التعليق" أو حذف التعليق بالنقر فوق "حذف التعليق" أو فتح التعليق لتحريره بالنقر فوق "تحرير تعليق" من نفس القائمة.

في هذا التمرين، سوف تقوم بإضافة تعليق لخلية. ثم ستقوم بمراجعة التعليق وحذفه.

1 من المصنف Intranet، انتقل إلى ورقة العمل "الإجازات" وانقر فوق الخلية B6.

2 من القائمة "إدراج"، انقر فوق "تعليق".

عندما يقوم شخص آخر غير المستخدم الأصلي بتحرير تعليق، سيتم وضع علامة لهذا الإدخال باسم المستخدم الجديد وسيتم إضافته للتعليق الأصلي.

يظهر حقل التعليق.

3 في حقل التعليق، اكتب العبارة تمت إضافة هذا التاريخ لإطالة عطلة نهاية الأسبوع، ثم انقر فوق الخلية B7.

ستظهر علامة تعليق حمراء في الزاوية العلوية اليسرى للخلية B6.

4 قم بتحريك مؤشر الماوس فوق الخلية B6.

سيظهر التعليق الخاص بالخلية B6.

5 انقر بزر الماوس الأيمن فوق الخلية B6 ثم من القائمة المختصرة التي ستظهر، انقر فوق "تحرير تعليق".

سيتم وضع رأس المؤشر في نهاية التعليق الموجود حاليًا.

6 انقر نقرًا مزدوجًا فوق كلمة التاريخ الموجودة في التعليق لتحديدها ثم اكتب: التاريخ ويوم الاثنين التالي.

تم تحرير التعليق الموجود ليتضمن العبارة الجديدة.

7 انقر بزر الماوس الأيمن فوق الخلية B6 ثم من القائمة المختصرة التي ستظهر، انقر فوق "حذف التعليق".

يتم حذف التعليق من الخلية B6.

ملخص الدرس

لقد تعلمت في هذا الدرس كيفية إنشاء الارتباطات التشعبية وتحريرها في ورقة العمل وحفظ أوراق العمل والمصنفات كصفحات ويب وإرسال المعلومات الموجودة في المصنف باستخدام البريد الإلكتروني. لقد تعلمت أيضًا كيفية إضافة التعليقات للخلايا الموجودة في ورقة العمل وتحريرها.

إذا كنت ترغب في المتابعة والانتقال إلى دروس أخرى قم بإجراء ما يلي:

■ حفظ كافة المصنفات المفتوحة وإغلاقها.

إذا كنت لا ترغب في المتابعة والانتقال إلى دروس أخرى قم بإجراء ما يلي:

1 حفظ كافة المصنفات المفتوحة وإغلاقها.

2 انقر فوق الزر "إغلاق" في الزاوية العلوية اليمنى من إطار Excel.

الامتحان القصير

1 ما الطريقتان اللتان يمكنك استخدامهما لإدراج ارتباط تشعبي في خلية تم تحديدها بإحدى ورقات العمل؟

2 كيف يمكنك إرسال مصنف عبر البريد الإلكتروني؟

3 كيف يمكنك حفظ مصنف أو ورقة عمل كصفحة ويب؟

4 كيف يمكنك تحرير نص ارتباط تشعبي دون استخدام القائمة المختصرة؟

5 كيف يمكنك تحرير ارتباط تشعبي في خلية بإحدى أوراق العمل؟

التمارين الشاملة

التمرين 1: افتح المصنف Intranet.xls. من ورقة العمل "ارتباطات"، قم بإنشاء ارتباط تشعبي إلى ملف على القرص الثابت لديك. قم بتحرير نص الارتباط التشعبي ثم قم بإضافة "تلميح شاشة" وصفي. قم بمعاينة المصنف كصفحة ويب ثم قم بحفظ ورقة العمل "ارتباطات" كصفحة ويب. قم بإغلاق المصنف وافتح صفحة الويب "ارتباطات" على مستعرض الويب لديك.

هام

لكي تستكمل التمرين 2 من التمارين الشاملة، يجب أن يتوافر لديك اتصال بالإنترنت. وإذا كنت في حاجة لإنشاء هذا الاتصال يدويًا، فيجب أن تقوم بذلك قبل بدء التمرين.

التمرين 2: قم بفتح المصنف Intranet.xls وقم بإزالة الارتباط التشعبي الذي أضفته إلى ورقة العمل "ارتباطات". قم بإرسال المصنف إلى أحد شركائك في الفصل الدراسي في نص رسالة بريد إلكتروني.

التمرين 3: افتح شريط الأدوات "مراجعة". استخدم الزر "تعليق جديد" لإدراج تعليق جديد إلى الخلية B11. اكتب هل ينبغي علينا إضافة يوم آخر هنا لإطالة فترة عطلة نهاية الأسبوع؟ انقر فوق الخلية B6 ثم قم بإدراج تعليق. اكتب أفضل ألا أحصل على عطلة هذا اليوم وأفضل الحصول على يوم آخر في أعياد الكريسماس. استخدم شريط الأدوات "مراجعة" وقم بالانتقال إلى التعليق التالي.

التمرين 4: في هذا الدرس، قمنا بإنشاء ارتباط تشعبي إلى موقع ويب. هل من الممكن إنشاء ارتباط تشعبي إلى مكان آخر داخل ورقة العمل أو لورقة عمل أخرى على القرص الثابت لديك؟ قم باستكشاف مربع الحوار "إدراج ارتباط تشعبي" أو استخدم الملفات "تعليمات" ببرنامج Excel للعثور على إجابة هذا السؤال.

التمرين 5: إذا كنت قد زرت موقع ويب مؤخرًا، هل توجد طريقة سريعة لإنشاء ارتباط تشعبي لهذه الصفحة دون الحاجة لكتابة النص بأكمله للوصول إلى الصفحة الخاصة التي تريد إنشاء ارتباط لها؟ قم باستكشاف مربع الحوار "إدراج ارتباط تشعبي" أو استخدم الملفات "تعليمات" ببرنامج Excel للعثور على إجابة هذا السؤال.