معالجة البيانات في اطار علم المحاسبة

[ليث محمد كاظم]

بسم الله الحمن الرحيم

معالجة البيانات في اطار علمالمحاسبة

تعرف المعلوماتعلى أنها : " البيانات التي تمت معالجتها لتصبح بشكل أكثر نفعا للمستقبل والتي لهاقيمة في الأستخدام الحالي أو في اتخاذ قرارات مستقبلية " .

إن علاقةالمعلومات بالبيانات مثل علاقة المواد الخام بالمنتج النهائي ، حيث بعد إضافةمهارات صناعية على المادة تتحول إلى منتج نهائي بالضبط يحصل على البيانات التي بعداستخدام مهارات معينة غالبا ما تكون باستخدام الحاسب لتتحول تلك البيانات بعدهالمعلومات تخزن في الحاسب الآلي .

تسمى عملية معالجة البيانات باستخدامالحاسب بالمعالجة الإلكترونية والتي تعالج فيها البيانات فترتبها أو تبوبها أوتعالجها حسابيا أو غير ذلك من المعالجات مما يشكل المعلومات والتي إما أن تخزنفيشكل تراكمها المعرفة أو إما أن يعاد معالجتها كتغذية راجعة .

من هنا يتضحلدينا أهمية المعلومات في اتخاذ القرارات ، حيث أن متخذ القرار إذا أراد حل مشكلةمعينة فانه يلجأ إلى تعريفها ثم تطوير بدائل الحلول لها ، ومن ثم جمع المعلومات لكلبديل المعلومات التي يجمعها قد يكون في حالة تأكد منها أو في حالة المخاطرة أو فيحالة عدم التأكد من المعلومات التي لديه .

أصبح علم الحاسوب وعلم المحاسبةمتلازمان ومتكاملان بسبب أن المحاسبة علم إجتماعي يتأثر بالمتغيرات الإجتماعية التيتطرأ عبر الأزمنة ومن أهم هذه المتغيرات المؤثرة هي تطورات تكنولوجيا المعلوماتوالإتصالات ، وحتى يقوم المحاسبون بمهامهم بدقة وملاءمة عليهم إسناد أعمالهمللحاسوب بما فيه من برمجيات محاسبية معالجة لبيانات المعاملات المالية وبنوكالمعلومات المحاسبية الحافظة .

نظام المعلومات المحاسبية يحتوي على مكوناتوعناصر عدة من أهمها البرمجيات المحاسبية وبنوك المعلومات المحاسبية ، يهدف هذاالنظام لمعالجة البيانات المالية المدخلة من خلال برمجياته المحاسبية ليتم إستخراجالمعلومات المحاسبية التي تكون على شكل تقارير ووثائق وقوائم مالية نهائية تقدملجميع المستفيدين من هذا النظام .

المعاملات المالية التي تحدث في منشآتالأعمال تتميز بالتكرار الإجرائي المستمر مما أعطاها صفة الدوران في الأعمالوالمهمات عبر الفترات المحاسبية للمنشأة ، فكان لدينا دورة الإيرادات والنفقاتوالإنتاج والمالية ودورة الإقرار المالي التي يتمخض عنها التقارير المحاسبية التيتمثل مخرجات نظام المعلومات المحاسبية ، وللحاسوب دور كبير جدا خلال هذه الدوراتالتشغيلة تحت ظل نظام المعلومات المحاسبية .

منشآت الأعمال في حاجة كبيرةلنظام معلوماتي في مجال محاسبة الموردين والعملاء والموظفين والحكومة مما يدفعإداراتها لنـزعات تطويرية لمثل ذلك النظام نتتهي بمشكلة الإختيار من بين بديلتطويرها في المنشأة أو الحصول على إستشارات من شركات متخصصة ، وفي كلا البديلين تمرعملية التطوير هذه لمراحل تبدأ بالتخطيط لهذا النظام المعلوماتي المحاسبي لمعرفةجدواه الإقتصادية والتشغيلية والقانونية ، ومن ثم تحليله وتصميمه وتنفيذه وتشغيلهوصيانته ، وهنا تبرز أهمية التفاهم الفني بين الإدارة والمحاسبة وقسم الحاسب الآليمن أجل الحصول على نظام معلوماتي محاسبي يلبي متطلباته على أكمل وجه ، وليتحقق هذاالتفاهم على فرق التطوير المعرفة بأصول المحاسبة وعلى المحاسبون والإدارة المعرفةبتكنولوجيا المعلومات وإمكانياتها التقنية .

بنك المعلومات المحاسبية يمثلتكنولوجيا ضرورية لحفظ المعلومات المحاسبية لإسترجاعها المستقبلي بهدف المساعدة فيإتخاذ القرارات الإستراتيجية والتكتيكية والتشغيلبية ، هذا البنك عبارة عن جداول (ملفات معاملات) مترابطة تعطي ميزات من أهمها منع التكرار في حفظ البياناتوالمعلومات وسهولة الإسترجاع والتحديث والإلغاء والإضافة وغير ذلك من عمليات معالجة، ويمكن الإستفادة من تكنولوجيا الإتصالات في إدارة هذا البنك عن بعد سلكيا أولاسلكيا .

المحاسب المثالي وجمشيد من البرمجيات المحاسبية (العربية) المعالجة لبيانات المعاملات ، وبرنامج إنستانت المحاسبي من البرمجيات المستوردةلمعالجة بيانات المعاملات ، و برنامج المايكروسوفت إكسيل يمثل برنامجا على شكلجداول إلكترونية يستخدم بشكل واسع في تنفيذ أوراق العمل المحاسبية وإستخدامالإقترانات المالية والمحاسبية والإحصائية لأغراض المعالجة للبيانات .

منالمواضيع الحيوية في مجال المعلوماتية هو الرقابة والتدقيق والأمن المستند للحاسبالآلي ، فالحاسوب يستخدم في سبيل تحقيق الرقابة على مستوى منشأة الأعمال من خلالالتقارير الرقابية الممتعلقة بالموظفين والآلات وغيرها للتأكد من أن الأهداف المخططلها يتم تحقيقها بأقل الإنحرافات السلبية ، أما التدقيق المستند للحاسب فهو يعنيإستخدام برمجيات التدقيق في إختيار عينات إحصائية لتدقيقها وخصوصا من خلال المحاكاةلواقع المنشأة المهني ، وهنا يكون متطلبا من المدقق لنظام المعلومات المحاسبية أنيشارك في عمليات التطوير لهذا النظام وبالتالي عليه فهم تقنيات التطوير للماشركةالإيجابية في الوصول لنظام معلوماتي محاسبي خال من الخلل ، أما الأمن فهو قد يكونأمنا على البرمجيات وبنوك المعلومات من خلال وضع إجراءات تلغي مخاطر الإختراقللسرية وخصوصا عند تراسل المعلومات محليا أو دوليا والتي منها تشفير المعلوماتالمتراسلة بين المرسل والمستقبل ، أما الأمن المادي فيحتاج إلى تكنولوجيا محوسبةأمنية تحد من المخاطر الطبيعية كالحرائق ومن المخاطر الغير طبيعية كالسّرقات .

حالة خاصة : المخزون

من المعلوم أن مطور أيحل مالي يجب أن يتسم بالموضوعية الشديدة و التعمق في دراسة المشاكل التي تواجهه وأحد أهم المشاكل المعاصرة التي تواجه المطور هو تطوير أنظمة تتسم بالإجرائية والتسلسل المنطقي المبرر و أيضاً أتباع الأطر العامة التي يقوم عليها علم المحاسبةبشكل عام

مشكلة المخزون بالنسبة لمطور الحلول المالية تأخذ أكثر من بعد و هيمشكلة ذات أبعاد مختلفة فهذه المشكلة تأخذ أبعاد تتعلق بعلم البرمجة و أخرى تأخذأبعاد تتعلق بعلم المحاسبة و التكامل بين علم البرمجة و علم المحاسبة يجب أن يتواجدللوصول إلى أقصى كفاءة ممكنة للحل المالي

المشكلة الرئيسية التي تواجه أي مطورلأنظمة الحلول المالية هي نظام الرقابة المخزنية و طرق تسعير المخزون

هل سيتمأستخدام نظام الجردالمستمر أم نظام الجرد الدوري ؟

هل سيتم التسعير بناءاً علىسعر التكلفة أم سعر التكلفة أو سعر السوق أيهما أقل ؟

أي الطرق التي ستستخدملتسعير المخزون تحت طريقة سعر التكلفة و هي fifo – lifo – wa/ma – si ؟

ما هيالمعالجة السليمة للأحداث المحاسبية التي تمت بصلة لسنوات مالية سابقة خاصةبالمخزون ؟

كيف ستتم معالجة التعديلات السالبة و الموجبة تحت طرق التسعيرالمختلفة ؟

كيف ستتم معالجة المردودات في ظل طرق التسعير المختلفة ؟

ما هيالمعايير التي تحدد الملامح الرئيسية للرقابة المالية الفعالة على أرصدة الحساباتالمتعلقة بالعمليات التشغيلية ذات الصلة بالمخزون و الرقابة الكمية على حسابالمخزون في ظل أستخدام نظامي الجرد الدوري و الجرد المستمر ؟

أسئلة محاسبيةكثيرة تبحث عن إجابات و لكن قبل ذلك هناك اسئلة موجهة في الأساس إلى هؤلاءالمحاسبين الذين يريدون التعمق أكثر في هذه المشكلة و يريدون حلاً لمشكلة الرقابةالمخزنية و في نفس الوقت يريدون أن يعرفوا ما هي أدواتهم التي تمكنهم من أداء تلكالمهمة بنجاح...

أما بالنسبة للمطورين فهناك اسئلة تبحث عن اجوبة موضحة للمشكلةو أنعكاساتها على الأرباح و الخسائر في نهاية السنة المالية و ما هي المعايير التييجب التقيد بها عند تصميم الحلول التي تراقب على المخزون

والجواب الاولي عن هذاالسؤال هو إن التصميم السليم القائم على أسس علمية موضوعية يؤدي في النهاية إلىتقارير مالية منضبطة و ذات كفاءة عالية و أيضاً تمكن مطور الحل المالي من المنافسةفي سوق الحلول المالية بتقديمه حلولاً مالية تعتمد على قواعد يمكن الأعتمادعليها

كل ما نستطيع البدء به هو إجراء عمليات أختبارية لكيفية أكتشاف الأختلافاتبين الرصيد الفعلي و الرصيد الدفتري و ما هي الأدوات المتاحة للمحاسب و التي تعطيهأدوات فعالة يمكن أستخدامها لأكتشاف السرقات و الأهمال و ما إلى ذلك من أمور قدتحدث في النشاط الأقتصادي بشكل عام .

انظمة الجرد المختلفة

1- نظامالجرد الدوري بتسعير fifo

2- نظام الجرد الدوري بتسعير lifo

3- نظام الجردالدوري بتسعير wa

4- نظام الجرد المستمر بتسعير fifo

5- نظام الجرد المستمربتسعير lifo