المراجعة الداخلية قسم المشتريات

[nina]

السلام عليكم

هل يمكنكم مساعدتي في الخطوات المتبعة لمراجعة المشتريات في المؤسسة وكيف يتم دلك

الاسئلة او الوثائق المستعملة اواي معلومة تفيدني

جزاكم الله كل الخير

[aeo20050@gmail.com]

شكرا لكم 

[ghassan1985]

يتم تنفيذ التدقيق الميداني وفق الاجراءات التالية:

1.    دراسة و الاطلاع على جميع المعلومات قبل البدء بالتنفيذ وتشمل ما يلي:

‌أ.       دراسة مهام القسم او الادارة  او البرنامج المراد التدقيق عليه.

‌ب.  دراسة الخطة السنوية للقسم او الادارة او البرنامج المراد التدقيق عليه.

‌ج.    دراسة اهداف القسم او الادارة  او البرنامج المراد التدقيق عليه.

‌د.      دراسة اساليب التدقيق المناسبه لتنفيذ المهمة.

‌ه.   تحديد المعلومات و الادلة المطلوبة.

‌و.     تحديد اي معلومات اخرى ذات علاقة بالمهمة.

 

2.    جمع المعلومات و الادلة.

‌أ.       يتم في هذه الخطوة تحديد نوع التدقيق المستخدم و العينات و الادلة المطلوبة التي يتم التدقيق عليها وذلك وفقا لتقدير المدقق وضمن الظروف التي يعمل بها.

‌ب.  طرق جمع الادلة و البيانات:

·        الملاحظة	·        المقارنات
·        اجراء التحليلات	·        المقابلات
·        التفحص	·        التفتيش
·        الزيارات الميدانية

‌ج.    يجب ان تكون الادلة و البيانات التي يتم جمعها كافية و يمكن الاعتماد عليها وذات علاقة بالمهمة ومفيدة.

·        تعمل وحدة الرقابة على جمع الادلة من الوثائق لغايات التحقق من الاجراءات.

3.    الاجراءات العامة لتنفيذ عمليات التدقيق

يتم تطبيق اجراءات التدقيق على الوثائق و السجلات و اجراءات العمل المتبعة ليتم فحصها وتشمل الاجراءات ما يلي:

‌أ.       اشعار الوحدة التنظيمية المراد التدقيق عليها بتنفيذ عمليات التدقيق و تحديد فتره التدقيق من خلال اشعار التدقيق.

‌ب.  اجراء التاكد من تنفيذ الوحدة التنظيمية من تنفيذ المهام الموكلة اليهم من خلال استبيان التحقق.

‌ج.    اجراء التاكد من تنفيذ الوحدة التنظيمية لبنود الخطة السنوية وفقا للاطار السنوي.

‌د.      اجراء التاكد من الالتزام باحكام الانظمة و التعليمات و والادلة الاجرائية التي تضبط العمل.

‌ه.   اجراء مقارنات الفترة الحالية مع فترات سابقة او التقديرات او التوقعات.

‌و.     اجراء اختبارات للعمليات التي تقوم بها الوحدة التنظيمية.

‌ز.     اتخاذ اي اجراءات تفيد عملية التدقيق.

4.    الملاحظات و النتائج:

يتم استخلاص النتائج بعد تنفيذ عمليات التدقيق ( الاجراءات العامة ) و وفقا لما يراه المدقق و يحصل عليه من ادلة، بحيث تحقق الغاية من المهمة، ويكون تقديمها وصياغتها بطريقة دقيقة حتى لا يساء فهمها وتشمل النتائج ما يلي:

‌أ.       الملاحظات: وهي بيانات ذات علاقة تبين الحقائق و تمثل النتائح التي توصل اليها المدقق اثناء اداءه للعمل، وتشكل الاساس التي بنيت عليها التوصيات.

‌ب.  الاراء و الاستنتاجات: وهي ملخص تقييم المدقق للانشطة التي تم التدقيق عليها و النتائج التي تم اكتشافها.

‌ج.    انجازات الوحدة التنظيمية للمهام الموكله اليهم.

‌د.      المعلومات الخاصة بالمهمة: وذلك لوصف الوحدات التنظيمية و الانشطة التي تقوم بها.

5.    التوصيات

يتم وضع التوصيات بناءاً على النتائج والملاحظات التي تم التوصل اليها من قبل المدقق وكلما دعت الضرورة لذلك و تتعلق التوصيات بما يلي:

‌أ.       امكانية التحسين وتعزيز الاداء

‌ب.  التعبير عن الرضى عن الاداء

‌ج.    وضع اجراءات تصحيحية مطلوب القيام بها لتصحيح او تعزيز الاداء

‌د.      امور تتطلب المزيد من الرقابة و المتابعة

‌ه.   توجيها للوحدة التنظيمية تمكنها من تحقيق النتائج المرجوة

‌و.     اي توصيات ذات علاقة بالمهمة.

6.    كتابة التقرير و تبليغ نتائج المهمة

عند الانتهاء من تنفيذ التدقيق كتابه تقرير وتبيليغ نتائج المهمه التي شملها التدقيق ويجب ان يشتمل التقرير على اهداف المهمة و نطاقها و اسلوب التدقيق و الادلة التي حصل عليها المدقق و اجراءات العمل و النتائج و التوصيات المقدمة واي امور اخرى يراها المدقق ضرورية.

7.    المصادقة على التقرير المهمة

قبل اصدار التقرير يتم مراجعته والمصادقة عليه من قبل رئيس قسم التدقيق والرقابة ومدير وحدة الرقابة الداخلية وتحديد الجهات التي يوزع عليها التقرير.

يتم تبليغ المهمة من خلال نموذج معتمد لهذه الغاية و رفع التقرير الى كل من:

‌أ.       المدير التنفيذي او رئيس مجلس الادارة حسب الوضع التنظيمي للشركة

‌ب.  نسخة الى الوحدة التنظيمية التي تم التدقيق عليها

‌ج.    نسخة الى اي جهة ذات علاقة بتنفيذ التوصيات

‌د.      نسخة تبقى في وحدة الرقابة الداخلية للمتابعة.

8.    الحصول على رد من قبل الادارة العليا حول التقرير

من الضروري الحصول على رد من قبل الادارة العليا حول نتائج التدقيق و التوصيات المقدمة، ويمكن مناقشتها من خلال اجتماعات مع الاطراف ذات العلاقة، او عرض التوصيات و النتائج، للتوصل الى اتفاق حول النتائج وخطة عمل مقترحة لتحسين العمليات.

9.    متابعة التوصيات ومراقبة نتائج المهمة

يتم متابعة التوصيات ومراقبة النتائج و التحقق من الاجراءا المتخذة وانه تم تطبيقها تطبيقا فعالاً وتحديد اذا كانت ادارة الديوان قد تتحمل مخاطر عدم اتخاذ الاجراءات التصحية و اعادة النظر بها،  ويتم ذلك من خلال:

‌أ.       توجية الملاحظات والتوصيات المتعلقة بمهمة التدقيق الى الادارة المسؤولة او الشخص المسؤول لاتخاذ الاجراءات لتصحيح الوضع القائم.

‌ب.  تلقي ردود الادارة المسؤولة في الفترة الزمنية المحددة.

‌ج.    اتخاذ اجراءت رقابية لمنع تكرار والكشف عن الوضع الحالي.

‌د.      تبليغ الادارة بتنفيذ التوصيات

 

 

 

هذه خطوات عامة يمكنك الاعتماد عليها 

[Ahmed Mohmed Shalan]

بارك الله فيك استاذ غسان هذا الموضوع القيم ياليت ملف dpf  مع التحية