الإجراءات الرقابية على شراء وبيع الموجودات الثابتة

[أبو الثلاثة]

- الإجراءات الرقابية على شراء الموجودات الثابتة

1- فـي حـالـة حـاجـة الـقـســم أو الإدارة لـشــراء بـنـد مـن بـنـود الـمـوجــودات الثابتة يحرر مذكرة تفيد ذلك .

2- تحول المذكـرة لمـديـر الإدارة أو لـمـديـر القـسـم لتـحـديـد مصـدر الـشـراء (شـــراء مـحـلــي أو شراء داخلي) ثم تقدر قيمتها تقديراً مبدئياً تمهيداً لاعتماده من الإدارة العليا وفي ضوء الصلاحيات .

3- يتحدد تبعاً لمصدر الشراء ما إذا كان سيتم فتح اعتماد وفي هذه الحالة ستتخذ إجراءات فتح اعتماد طبقاً للتعليمات المنظمة لذلك أو الشراء من السوق المحلي فيحرر أمر الشراء من أصل وثلاثة صور توزع كالآتي :-

يرسل للمورد الأصل والصورة الأولى .

صورة : للحسابات .

صورة: للإدارة أو القسم الطالب .

صورة : تحفظ في الملف .

4- يحتفظ المورد بأصل أم الشراء بينما ترد الصورة الأولى مرفقة بفاتورة الشراء للقسم حيث يتم استلام الأصل وتحرير سند استلام يوقع من مندوب القسم الطالب بما يفيد صلاحيته ومطابقته للمواصفات المطلوبة .

5- الصورة المخصصة للحسابات من مذكرة الشراء وأمر الشراء وسند الاستلام وهذه المستندات المعززة لصرف قيمة شراء الموجودات الثابتة وذلك بعد توقيعها واعتمادها من صاحب الصلاحية .

6- يحرر طلب وصرف مواد عند تسليم الأصول المشتراة للقسم الطالب ويعتبر تاريخ هذا السند هو تاريخ احتساب الاستهلاك ما لم يحتاج الأصل الى تركيب حيث يعتبر تاريخ بداية الإستهلاك هو تاريخ التشغيل الاقتصادي للأصل .

7- يتم إدراج الأصـل كـأحد بنـود سجـل المـوجـودات الـثابـتـة مـن واقـع سـنـد طلب وصرف المواد المشار اليه .

8- يتم ترقـيـم الأصـل الثابــت برقــم مـمـيز بحـيـث يـتـم إعـطـاء حـروف لـلـقـسم والــفـــرع أو الموقع .

9- يتم تخصيص الأرقام التالية لأصناف الموجودات الثابتة :-

مباني : 101 – 150

أثاث ومفروشات : 151 – 500

أجهزة مكتبية : 501 – 700

آلات ومعدات : 701 – 1000

عدد وأدوات : 1001 – 1300

سيارات صغيرة : 1301 – 1500

سيارات كبيرة : 1501 – 1700

ويتم توزيع الأرقام المعطاة للصنف بين مراكز التكلفة للفرع الواحد إن وجدت .

- الإجراءات المحاسبية لشراء الموجودات الثابتة :- .

1- يقوم القسم أو الإدارة بشراء الموجودات الثابتة إما من السوق المحلي أو الخارجي وفي حالة الاستيراد يتخذ بشأن فتح الاعتماد نفس إجراءات الشراء حتى وصول الموجودات المشتراة الى القسم .

2- يتم استلام الموجودات الثابتة المشتراة أو الواردة للقسم ويحرر عنها سند سند استلام ، وتتخذ إجراءات الرقابة الداخلية للمشتريات ثم تتولى الحسابات تجميع الصور المخصصة له من أمر الشراء وسند الاستلام للأصل وأصل الفاتورة المعتمدة ، وبموجب المستندات المذكورة تحرر الحسابات سند القيد الآتي :-

من حـ / الموجودات الثابتة

إلى حـ / البنك أو المورد أو الاعتماد المستندي .

3- يتم متابعة تركيب الموجودات التي تحتاج إلى تركيب ، ويتم عمل محضر عند انتهاء تركيبها ويحدد تاريخ بداية التشغيل الاقتصادي لـهـا الذي يعتبر هو نفسه تاريخ بدء سريان قسط استلامها .

- إجراءات بيع الموجودات الثابتة :-

2- في حالة تقدير الاستغناء عن أحد بنود الموجودات الثابتة ، يتم إعداد مذكرة من قبل الموظف المستخدم لهذا البند ويوقعها من قبل مديره الذي يقوم بدوره بالموافقة عليها بعد التحقق من صحة مبررات الاستغناء عن الأصل ثم يرفعها إلى المدير المالي للاعتماد إذا كانت صافي القيمة الدفترية للأصل أقل من (500) ريال يعتمدها المدير المالي ، وفي حالة أن صافي القيمة أكثر من (500) ريال يرفعها للإدارة العليا للاعتماد .

3- في حالة الموافقة يتم إعداد كشف بالموجودات المطلوب التخلص منها وقيمتها الدفترية الإجمالية والصافية .

4- تقرر الإدارة العليا طريقة البيع طبقاً للحالة ويعطي التخويل للمسئول للتصرف .

5- في حال إتمام البيع يحرر مدير القسم أو الإدارة مذكرة يتم بموجبها قبول قيمة المبيعات نقداً أو شيك ويحرر سند قبض بالقيمة الموردة ويرفق مع مذكرة المدير لتسليم الأصول المباعة بموجب محضر تسليم بعد حسب الحالة على أن يكون يوضح أنها مباعة .

6- تنظم الحسابات سند قيد بمبلغ الإستهلاكات عن الفترة من بداية العام الحالي حتى تاريخ البيع ويجري القيد الآتي :-

×× من حـ / استهلاك الموجودات الثابتة .

×× إلى حـ / مجمع استهلاك للموجودات الثابتة .

7- يتم إجراء القيوم الدفترية اللازمة لإلغاء الأصل من الدفاتر وكذلك اثبات نتيجة البيع من ربح أو خسارة كالآتي :-

- في حالة الربح :-

من مذكورين

من حـ / البنك أو الصندوق .

إلى حـ / مجمع إهلاك الأصل .

من مذكورين

من حـ / الموجودات الثابتة (تكلفة الأصل) .

إلى حـ / أرباح بيع موجودات ثابتة .

إثبات بيع الأصل وإقفال مجمع استهلاكه .

- في حالة الخسارة :-

من مذكورين

×× حـ / الصندوق أو البنك

×× حـ / مجمع الإهلاك .

×× حـ / خسارة بيع موجودات ثابتة .

×× إلى حـ / الأصول أو الموجودات الثابتة .

إثبات بيع الأصل وإقفال مجمع إهلاكه .

8- ينبغي اعتماد سندات القيود الخاصة بالموجودات الثابتة من رئيس أو مسئول الحسابات ومدير القسم أو الإدارة .

9- يتم فحص فروق بيع الموجودات الثابتة للتأكد من أنها لا تتضمن فروق ناتجة عن عدم كفاية أقساط الاستهلاك السابق احتسابها للأصل أو المبالغة فيه ، وتعدل فروق أقساط الإستهلاك كأرباح أو خسائر تظهر في حـ / الأرباح والخسائر ويعالج الفرق المتبقي كربح أو خسارة رأس مالية .