مقدمة عن إدارة المعلومات Introduction for management Information

[Bishara]

مقدمة لادارة المعلومات Introduction for management Information

البيانات تختلف عن المعلومات : الأدارة تحتاج لمعلومات ذات العلاقة والتي على اساسها يتم وضع القرارات المدراء ينظرون للمحاسبين كمصدر لتزودهم بالمعلومات الضرورية . عادة يكون من المساعدة تحليل هذه المعلومات بالكميات والأرقام . التصنيف مفيد لنشاط الأدراة بين مستوى الأستراتيجية ومستوى التخطيط ومستوى التشغيلي .
المقدمة

البيانات والمعلومات Data and Information

المعلومات تختلف عن البيانات مع ان المصللح يستعمل غالبا على انهما نفس المعني في حياتنا اليومية . ولكن من المهم ان نفرق بين المصطلحات ونفهم الفرق بينهما

التعريق : ان كلمة بيانات تعني الحقائق . البيانات تحتوى على أرقام ، احرف ، رموز، حقائق خام، أحداث ، عمليات والتي يتم تسجيلها ولكن لم يتم معالجتها حتى تكون مفيدة لاتخاذ القرارات . عادة لا تكون البيانات مفيدة ولكن المعلومات تكون مفيدة ومهمة جدا .

لذلك تكون المعادلة لتوضيح الفرق : البيانات + معني = معلومات

تعريف المعلومات : المعلومات هي بيانات تم معالجتها في هيئة او شكل ذو معنى لشخص الذي سوف يقوم بستعمالها لتحسين نوعية إتخااذ القرارت . على سبيل المثال في محاسبة التكاليف في النظام المحاسبي يقوم بتدوين مجموعة من الحقائق (بيانات ) عن المواد الخام ، الوقت ، المصاريف ، وغير من العمليات المحاسبية هذه الحقائق يتم تصنيفها وتلخيصها ومعالجتها ليتم تكوين الحسابات ، والتي يتم تنظيمها وإستخلاص التقارير منها وارسالها للأدارة لتخطيط والرقابة على نشاطات الوحدة الأقتصادية .
لاحظ ان البيانات يتم معالجتها وتحويلها الي معلومات بعض التفاصيل يتم إستبعادها وأستبدالها بملخص موجز يكون من السهل توضيحه . أن إعداد الحسابات يهتم لاقصى حد لتبادل التفاصيل من أجل سهولة الفهم . أن الجدال حول شكل ومحتويات الحسابات المنشورة يدور حول مدى بعض هذه النظريات التلخيص قد تظهر النتائج المالية بطريقة سهلة للفهم تكون حقيقة وعادلة Accurate and Fair .
ترحيل او معالجة البيانات Data Processing
ترحيل البيانات ( معالجة البيانات ) هو تحويل هذه البيانت الي معلومات كما يلي :

إدخال البيانات Input Data- =< معالجة البيانت يدوي او أليا - Processing –Manually or by Machine = الناتج معلومات Output Information
أن معالجة البيانات يمكن مشاهدته كنظام وهو يوصل بين بيئة البيانات والمعلومات .

إحتياجات إدارة المعلومات The Management of Information requirement

مثل المواد الخام والتي يمكن تحويلها لمنتج جيد او سئ كذلك البيانات الخام يمكن معالجتها وتحويلها لمعلومات جيدة ومفيدة او العكس هنا سوف نوضح كيفية تصنيف المعلومات على انها معلومات صالحة اوغير صالحة . أن المعلومات الجيدة هي معلومات مفيدة وذات قيمة لمستخدميها . مفيدة لمستلمها ومستخدمها يستطيع الأعتماد عليها والمساعدة في إتخاذ القرارات أن أساسيات المعلومات النوعية الجيدة يجب ان تكون :

1. كاملة Complete
2. وثيقة الصلة Relevant
3. وقتيه/ في حينه Timely
4. دقيقه كما هو مطلوب As accurate as is required
5. مفهومه Understandable
6. ذو مغزى Significant
7. توصل لذو العلاقة Communicated to the right person
8. ترسل عبر القنوات الرسمة Communicated via an appropriate channel

كذلك يمكن إضافة ثلاث صفات مميزة للمعلومات :

1. المعلومات الجيدة تفرض الثقة في نفوس المستخدم
2. المعلومات المفيدة هي المعلومات التي تكون قيمتها أعلى من تكلفت الحصول عليها
3. إذا كانت المعلومات غير دقيقه ان الأحتمالات ومستوى عدم الدقه يكون معروف

النقطة الأخيرة لها تأثير على جميع النقاط المذكوره على سبيل المثال يجب ان تكون دقيقة وكاملة كما هو مطلوب ومحتمل بدون اضافة تكاليف تكون أكثر واكبر من قيمة المعلومة .

الأتصالات عبر القنوات المناسبة Communication via appropriate channel

1. المحادثة Conversations
2. المكالمات التلفونية Telephone Calls
3. عبر شاشات الكمبيوتر VDU-Computer Screen
4. البريد الألكتروني Electronic Mail
5. التقارير المكتوبة Written Report
6. الأتصالات البردية Postal Communication
7. بالفاكس Facsimile by Fax
8. عبر المودم – الكمبيوتر Modem “ Computer Links “

القنوات المناسبة يعتمد على العناصر والعوامل التالية قبل إرسالها :

• طبيعة المعلومات
• مدى أحتياج المستخدم والسرعة المطلوبه
• في أي شكل يحتاجها المستخدم
• أي القنوات التي تحفز المستخدم
• جغرافيا – إلى أي مدى ممكن لهذه المعلومات أن تسافر
• تكلفة هذه الأتصالات


بعض الأمثلة في كيفية إيصال المعلومات

1. حريق شب في مخزن : معلومات واضحه تحويلها فورا باستخدام إنذرات الحريق الداخلية والخارجية واستعمال التلفونات للأتصال
2. ماكينة قطع : اصبحت سيئة عدلت الأسلاك وتنتج محتويات منتج اقل جودة – مشغل الماكينة يتحدث شفويا مع المراقب فورا لشرح العيوب لصيانة وتصحيح العيب
3. أمين الصندوق : يرحل قيد المصاريف النثرية والتي لم يتم أعتمادها من المسئول المناسب ان افضل وسيلة هنا الأتصال وتوصيل المعلومة الي اكير من شخص داخليا كما هو محتاج في هذه القضية هي المذكرة ولكن قبل كتابة المذكرة والتأثير على سلوكيات الأشخاص يجب تقديرها . أنه من الأفضل عادة مقابلة الأشخاص فرديا اولا وشرح سياسة الشركة لهم قبل عمل المذكرة .
4. فرع الشركة في بلد يحتاج لأرسال ملخص نائج الفرع للمكتب الرئيسي للتجميع أن الفاكس مهم عندما يحتاج لأرسال معلومات سريعة من مكان بعيد او من خلال الرسائل الألكترونية عبر الخطوط الهاتف .
5. موظف يستقبل طلبات عبر الهاتف يحتاج لمعرفة توفر البضاعة قبل قبول طلب الزبون . افضل السبل لتوصيل المعلومة هو تزويد الموظف لوحة مفاتيح وشاشة VDU – Visual Display Units - موصوله مع الحاسوب يسمح له بالأطلاع على مستوى المخزون وتوفر هذه السلعة المطلوبة

تلخيص :

يجب علينا أن نتذكر ان المعلومات هي بيانات تم معالجتها بطريقة معينة ولتصبح ذات معني الي الشخص المستلم لها . ان عملية المعالجة تتم في دائرة في القسم يعني تتم يدويا او آليا .

أن عملية المعالجة للبيانات قد تحتوي على :

1. تصنيف Classification
2. ترتيب Sorting
3. تجميع Calculating
4. تلخيص Summarizing
5. يفسر Interpreting
6. تحديث Updating
7. تدمير Destroying

دور المهارات الكمي في تحليل معلومات النشاط The role of quantitative techniques in the analysis of Business information

ان المعلومات التجارية مرهونه بالعناصر المشكوك فيها على سبيل المثال إذا حدث تغير على سعر تم تحميله لوحدة لينخفض من 5 إلى 4.5 فانه ليس واضح كم عدد الوحدات المباعة سوف يرتفع . أن المهارات الكمي تساعد المحاسب لتعامل مع المشاكل المشكوك فيها . أن قانون الأحتمالات يمكن دراسته وتحديد إحتمالات التوزيع ( التوزيع الطبيعي ) والتي يمكن تطبيقها على وضع المنشأة في إدارة الظروف المشكوك فيها .


قيمة المعلومات Value of Information

أن قيمة نتائج المعلومات من العمليات او النشاط من قبل متخذي القرار الذين يستخدمون هذه المعلومات لتحسين الربحية بعض الأمثلة :


1. تخفيظ التكاليف الغير ضرورية Reducing unnecessary cost

أن دراسة والتحقيق في اسباب متغيرات التكاليف ممكن أن يؤدي لاستبعاد التكاليف الغير مناسبة

2. تطبيق فنون تسويقية أفضل Adopting better Marketing Strategies

أن تحليل المبيعات بالمنتج عبر قنوات نقاط البيع ممكن ان يقود إهتمام الأدارة الي هذه المنتجات والمواقع والتي تظهر أعلى الأرباح المميزة ، الدراسات التسويقية تساعد المدراء على إتخاذ القرارات على نوعية المنتج الذي يهتم به الزبائن كثيرا .
3. تحليل افضل مساقات التكاليف Better analysis of “ Cost Drivers”

أن التفاصيل المعلوماتية عن أسباب التكاليف والعوامل التي تقود لها بأستعمال ما يعرف ABC - Activity Based Costing تمكن من وضع موازنه أكثر واقعية
4. تحسين التقنيات Optimizing Techniques

المعلومات من إبحاث التشغيلية مثل Liner Programming او مايعرف بالمسار الحرج Critical Path analysis نافعة إذا استطاعت المصادر النادرة ليتم تطبيقها لتحقيق اكثر ربحية . المعلومات لا قيمة لها إذا لم تستعمل . ولا قيمة لها إذا كانت معروفة . من اجل المساعدة في قيمة المعلومات الأسئلة التالية يجب ان تسأل :

• من هو مستخدم المعلمومات ؟
• ما هو الغرض من إستعمالها ؟
• كم عادة تستخدم ؟
• كم مرة تم تزويدها ولكم لم تستخدم ؟
• ما الذي تم تحقيقه من إستعمالها ؟
• هل هناك مصادر اخرى لهذه المعلومات ؟

أنه ملاحظ بازدياد أن المعلومات لها قيمة مثل المصادر الأستراتيجية .

تكلفة المعلومات The Cost of Information
أن تكلفة المعلومات يمكن صنيفها الي 3 عنوانين عامة :

تكلفة تصميم وتشغيل النظام Designing and setting up the system الذي ينتج المعلومات وهي تحتوى على الأتي :

• تصميم النظام System Design
• التجربة Testing
• تكلفة راس مال المعدات Capital Cost of Equipment
• التركيب Installation
• التمرين Training


تكلفة التشغيل اليومية Day-to-day running Cost لنظام الذي يزودنا بالمعلومات :

• رواتب الموظفين Staff Salaries
• توريدات Supplies
• اسعار التلفون ، الأتصالات Telephone Charges

تكلفة التخزين Storage Costs Including

• تكلفة المعدات Hardware Costs
• تكلفة المساحات Space cost
• تكلفة إسترجاع المعلومات retrieval Cost


جميع الوحدات الأقتصادية تنتج بيانات والتي يجب تحويلها ومعالجتها إلى معلومات مفيدة ويتم إيصالها إلى المستخدمين بأقل الأسعار الممكنه