المراقبة الداخلية للأصول الثابتة

[Abdelghaffar Abouelghait]

 المراقبة الداخلية للأصول الثابتة:

 

أهمية المراقبة الداخلية للأصول لثابتة:

 

الأصول الثابتة هي الأصول التي تحتفظ بها المنشأة بهدف الاستخدام وتحقيق الدخل وليس بغرض البيع أو التحوير، وفى العادة تظهر الأصول الثابتة في قائمة المركز المالي بقيمتها التاريخية ناقصا القيمة المخصصة للإهلاك، وليست قيمتها البيعية أو الاستبدالية.

ولذلك فالهدف الأساسي للمراقبة الداخلية للأصول الثابتة ليس فقط عملية الاحتياط ضد اختلاس أو الغش، إذا أن هذه الأصول بطبيعتها لا تتعرض بكثرة لمثل هذه الأخطار، وإنما الهدف الرئيسي يتمثل في للحصول على اكبر كفاية من استخدام هذه الأصول، بالإضافة إلى أن نفقات الصيانة والإهلاك لهذه الأصول تمثلان احد بنود الكبيرة في الحسابات الختامية، ولذلك يمكن تحديد نقاط المراقبة الداخلية للأصول الثابتة فيما يلي:

 

       ‌أ-          تحقيق الرقابة على عمليات شراء الأصول الثابتة.

    ‌ب-       تحقيق الكفاية القصوى عند استخدام هذه الأصول.

 

فيما يلي العناصر الأساسية لتحقيق لمراقبة الداخلية للأصول الثابتة:

 

أولا: تحديد مسئولية شراء أو إنشاء الأصول الثابتة:

 

1-    في هذه الحالة يتعين وجود لائحة خاصة لمشتريات الأصول الثابتة، يتحدد فيها سلطات وطرق الشراء ومن له حق اعتماد ذلك، وفى العادة يتم شراء الأصول الثابتة عن طريق إعداد مذكرة خاصة من دفتر مسلسل الأرقام ترسل إلى الحسابات لتتبع عملية الشراء، ونسخة أخرى إلى إدارة المشتريات، حيث يتم من خلال إدارة المشتريات تحديد إجراءات الشراء والاستلام والفحص والسداد.

 

2-    يتولى شخص مسئول تقرير عملية الاستغناء عن الأصول الثابتة ويتم ذلك عن طريق عمل محضر فحص موقع علية من لجنة فنية مسئولة عن معاينة الأصل وإعداد رائيها الفني عن حالة الأصل، وفى حالة لتقرير بعدم صلاحية الأصل يتم إعداد محضر فحص من دفتر مسلسل الأرقام ترسل صورة منة إلى إدارة الحسابات لمراقبة عملية الاستغناء عن الأصل.

 

3-    نظرا لان عملية الاستغناء عن الأصول الثابتة تتعرض لكثير من أوجه الاختلاس والتلاعب، لذلك يتطلب الأمر ضرورة فصل مسئولية تقرير الاستغناء عن الأصل عن مسئولية بيع الأصل عن عملية تحصيل قيمة الأصل المستغنى عنه، ومن أمثلة عمليات الغش عند بيع الأصول الثابتة، بيعها بسعر اقل من السعر المتفق علية مع المشترى أو الاستغناء عن اصل قديم ثم إعادة إصلاحه واعتباره اصل جديد.

 

4-    ضرورة وجود نظام لمراقبة الأصول الداخلة والخارجة من والى المنشأة، للتأكد من عدم خروج أي أصل إلا بأذن معتمد من شخص مسئول.

 

5-    يتعين تحديد عمليات الإضافات والإستبعادات من الأصول الثابتة طبقا لخطة زمنية يتم على أساسها إعداد التقارير اللازمة لمعرفة أي انحرافات أو فروق بين المصروفات الرأسمالية المخططة وبين الرأسمالية الفعلية واتخاذ العلاج المناسب.

 

6-    عمل الدراسات اللازمة لمواعيد وتكاليف الصيانة الدورية حتى لا يتخذ من هذا البند من بنود المصروفات وسيلة للتلاعب والإختلاس.

 

7-    ضرورة تحديد سياسة معينة للتفرقة بين المصروفات الرأسمالية والإيرادية، وعند استخدام المنشأة لأكثر من اصل ثابت، يفضل استخدام حساب مراقبة إجمالي الأصول الثابتة وحسابات فرعية لكل اصل على حده. 

 

ثانيا: إمساك سجل الأصول الثابتة:  

 

يلزم إعداد سجل تحليلي لأنواع الأصول الثابتة التي تمتلكها المنشأة، وعن طريق هذا السجل يمكن بيان المعلومات لخاصة بتاريخ شراء الأصل ورقمه ومواصفاته ومكان التركيب، واسم المورد، وتكلفة الأصل، وعمره الإنتاجي ومعدل الإهلاك، ومخصص الإهلاك السنوي والرصيد والقيمة التخريدية للأصل ولذلك يفيد هذا السجل في النواحي التالية:

 

 ‌أ-          تسهيل احتساب الإهلاك لكل اصل من الأصول الثابتة على حدة.

‌ب-       متابعة ما يطرأ على الأصول الثابتة من تطورات سواء بالنسبة للإضافات أو الإستبعادات.

‌ج-        إجراء القيود المحاسبية اللازمة سواء عند نهاية الفترة المالية بالنسبة لقيود الإهلاك أو عند التصرف في الأصل بالبيع أو الإزالة أو الاستبدال.

‌د-         الحصول على بيانات مفيدة عند التفكير في استبدال الأصل القديم بأصل جديد، وتسهيل عملية اتخاذ القرار.

‌ه-          تسهيل عملية احتساب الإهلاك على أساس القيمة الاستبدالية عند الرغبة في ذلك.

 

ثالثا: المطابقة الدورية والإجراءات العامة: 

 

1-    قد يمسك لكل مجموعة من الأصول الثابتة المتجانسة بطاقات معينة يظهر فيها رصيد أول المدة والإضافات والإستبعادات أثناء الفترة، ورصيد أخر المدة لكل اصل على حده، وهذه البطاقات تمثل أستاذ فرعى الأصول الثابتة يتم مطابقة مجموعها مع حساب مراقبة الأصول الثابتة في دفتر الأستاذ العام، على أن يقوم بهذه المطابقة شخص مسئول بخلاف الشخص الذي يقوم بعملية الشراء أو البيع أو الاحتفاظ بعهدة الأصول الثابت أو سجلاتها.

 

2-    يتم تكوين لجنة خاصة لجرد الأصول الثابتة جردا فعليا مفاجئاً ودوريا على الطبيعة للتأكد من وجودها والتعرف على حالاتها ومطابقة نتيجة الجرد الفعلي على سجلات الأصول الثابتة.

 

3-    بالنسبة للأصول التي تم إهلاكها دفتريا ومازالت تعمل في الإنتاج يراعى أن تقدر لها قيم تذكيرية لمراقبتها فعليا.

 

4-    يتم التامين على الأصول الثابتة المختلفة كالمباني والآلات والسيارات ضد الأخطار العامة، مع ملاحظة أن يتم تقدير قيمة التامين لكل اصل من الأصول على أساس قيمتها الاستبدالية.

 

5-    في حالة وجود قسم للمراجعة لداخلية يتم إعداد التقارير الدورية الخاصة بملاحظات الأصول الثابتة من حيث حالتها واستخدامها، بالإضافة إلى التأكد من تطبيق وسائل الحماية اللازمة للمحافظة على الأصول الثابتة ضد السرقة والتلاعب.

 

[accountancy4all]

https://accountancy4all.blogspot.com/2023/04/dispense.html