مراجعة حسابات العملاء بالشركات

[محمود عواد إبراهيم]

الذمـــم المــــدينة

عـــــام

1- تحقق من وجود مصادقات دورية لحسابات العملاء ( كل ثلاثة أشهر مثلاً ..) تلك المصادقات التي تعتبر أهم ألية لضبط حسابات العملاء والمبيعات الآجلة .

2- أستفسر عن وجود فولدرات / بطاقات تسهيلات ائتمانية للعملاء محدداً بها مبلغ الائتمان الممنوح للعميل ومدة الائتمان الممنوحة له ، وذلك بعد دراسة وضع العميل المالي وموقفه مع البنوك ووضعه الفني والتكنولوجي بحيث يتناسب مبلغ ومدة الائتمان مع وضع العميل & كما ويجب تحديث تلك الفولدرات دورياً بناء على الإستعلام عن العميل دورياً & مما يكون له أكبر الأثر في منع الديون المشكوك في تحصيلها والديون المعدومة .

3- متابعة الإجراءات التي تمت مع العملاء المتوقفين وهل تم رفع قضايا على رافضي الدفع منهم .

4- التحقق من وجـود تعليمات واضحة خاصة بألية تكـوين مخصص الديون المشكوك في تحصيلها ( مرور عام على رصيد العميل بدون سداد مثلاً ) ، مطابقة الأرصدة المتوقفة من فترة طويلة مع المخصص للوقوف على مدى كفايته .

5- التحقق من وجود تعليمات محددة خاصة بألية إعتماد الديون المعدومة & وفي حالة عدم وجود مثل تلك التعليمات يتعين مراجعة كـامل المبالغ المسجلة كديون معدومة ( بنسبة 100 % ) ويتعين ان تكون جميع الأرصدة التي تم إعدامها موافق عليها من المكرم / رئيس مجلس الإدارة أو المكرم / المدير العام .

6- ضرورة وجود صندوق بالمركز الرئيسي لتلقي شكاوى العملاء ويكتب عليه بوضوح " صندوق شكاوى وإقتراحات العملاء " وترسل تلك الشكاوى مباشرة إلى المكرمين / رئيس مجلس الإدارة والمدير العام مما يعكس لدى العميل إهتمام الشركة به وبإقتراحاته وشكاواه .

7- ضرورة وجود تعليمات واضحة خاصة بالخصم المسموح به على فواتير المبيعات محدداً بها صلاحيات وحدود إعتماد ذلك .

8- هل توجد بالشركة إدارة مبيعات خارجية من خلال مناديب المبيعات أم ان البيع يتم فقط من خلال فروع البيع .

الإجراءات المرحلية

1- استوفي النقاط الواردة أعلاه في بند عام بدقة .

2- أحصل على كشف بأعمار الذمم المدينة ثم طابق مجموعه مع مجموع الذمم في الأستاذ العام .

3- أختر عينة من هذا الكشف ثم قم بما يلي :

· أرسل مصادقات مباشرة لهذه العينة حسب نموذج المصادقات وفي حالة وجود مصادقات مرسلة حديثة من قبل الإدارة المالية يكتفى بها .

· جهز بياناً بها يظهر الرصيد ومبلغ الرد والفروقات .

· راجع الفروقات مع حساب العميل وتحر عن اسبابها وحلولها .

· إذا لم تصل إليك ردودعلى المصادقات تابع التسديدات اللاحقة على الرصيد للفترة بعد تاريخ المصادقة .

4- من كشف أعمار الذمم راجع عينة منها مستنديا مع حسابات الذمم للتأكد من صحة أعمار الذمم وأفحص الفواتير المتعلقة بها .

5- لعينة الذمم اعلاه خصص خانة لكتابة التحصيلات اللاحقة عليها من واقع إيصالات القبض ولاحق عينة من هذه الإيصالات إلى كشف البنك أو حساب الصندوق .

6- جهز كشفاً بالذمم التي مضى على إستحقاقها مدة 6 أشهر فأكثر وناقش مع قسم محاسبة الذمم أسباب عدم تحصيلها .

7- إختر عينة من كشف الذمم أعلاه وأطبع كشف حساب لها وراجعها كالتالي :

- أسم العميل ، ورقم حسابه . - رصيده . - حد الائتمان الممنوح له .

- مدة السداد الممنوحة له . - التسديدات اللاحقة .

وبالرجوع إلى طلب التسهيلات الائتمانية المعتمد لكل عميل راجع البيانات أعلاه مع حساب العميل وتأكد من إتباع التعليمات بهذا الخصوص ودون ملاحظاتك .

8- أطبع حساب الديون المعدومة وتحقق من وجود إعتماد على كل مبلغ من المكرم/ رئيس مجلس الإدارة او المكرم/ المدير العام ، وإدرس جميع المبالغ المسجلة بالحساب على سبيل الحصر .

الإجراءات النهائية

1- قم بإرسال مصادقات للذمم كما في 30/11 أو 31/12 لعينة منها ثم جهز ملخصاً للردود ووضح فيه ما يلي :

- أسم العميل ورقم حسابه - رصيده بتاريخ المصادقة - تاريخ المصادقة

- مبلغ الرد وتاريخ الرد - الفروقات وملاحظاتك .

2- تحرى عن الفروقات وراجعها مع حساب العميل وجهز التسوية بذلك .

3- راجع مستندياً حركة حساب الذمم التي لم يصل منها ردود وراجعها مع الفواتير والمراسلات حتى تصل إلى قناعة بصحة الرصيد .

4- للفترة من تاريخ المصادقة حتى نهاية السنة جهز تسوية لعينة من أرصدة الذمم المدينة كالتالي : رصيد 31/12 = الرصيد في تاريخ المصادقة + المبيعات بعد تاريخ المصادقة حتى 31/12 – التسديدات خلال ذات الفترة & ثم طابق الرصيد بالتسوية مع الرصيد في ميزان الذمم .

5- جهز بيان بالذمم التي لم يصل منها ردود وأرسل خطاباً ثانياً لهم ( إذا كان ذلك ضرورياً ) .

6- أطبع حساب الديون المعدومة وتحقق من وجود إعتماد على كل مبلغ من المكرم/ رئيس مجلس الإدارة او المكرم/ المدير العام وأستكمل مراجعة البنود التي لم يتم دراستها خلال العام بحيث تدرس جميع بنود الحساب .

7- أطبع حساب مخصص الديون المشكوك في تحصيلها وتحقق من مدى كفايته من خلال مقارنته بمجموع ارصدة الذمم المتوقفة ، وراجع عينة منه مستندياً .

8- تحقق من عدم إجراء أي عمليات مقاصة بين أحد حسابات العملاء مع أحد الحسابات الدائنة إلا لأسباب مقبولة وباعتماد من المسئول .

التحــليل المــــالي

1- معدل دوران الذمم المدينة = صافي المبيعات الآجلة / متوسط الذمم المدينة = ... مرة

ويلاحظ ان متوسط الذمم بالنسبة يجب ان يشمل مخصص الديون المشكوك في تحصيلها .

ويقيس هذا المعدل عدد المرات التي تتحول فيه حسابات الذمم إلى نقدية ، وكلما زاد دل على كفاءة الشركة في إدارة تلك الحسابات وكذلك كفاءة مسئولي التحصيل بها والعكس صحيح .

2- متوسط فترة التحصيل = ( إجمالي الذمم المدينة / صافي المبيعات الآجلة ) × 360 = - يوم

وحتى تكون النسبة دقيقة يجب إستبعاد المبيعات غير العادية لبعض العملاء ، ويتم مقارنة تلك الفترة بمتوسط فترة الائتمان الممنوحة للعملاء وكلما قلت عنها كان ذلك مؤشر جيد .

ويتم مقارنة تلك المعدلات بالمعدل في السنوات الماضية & وبالشركات المماثلة إن امكن ذلك .

[محمد عبد الرحمن السيد]

جزاك الله خيرا استاذ محمود على هذا التفصيل الجميل واحب ان اضيف بعد اذنك بالنسبة للشركات الصغيرة والمصانع الصغير خصوصاً والتى تتسم بكثرة الفواتير للعميل الواحد مع صغير قيمة الفاتورة من حيث المبلغ فى هذة الحالة يتم الاهتمام بعمل ملف لكل عميل على حدى به صورة من الفواتيرالخاصة به موقعة منه او من ينوب عنة وعمل المصادقة بصفة دورية (كشف حساب شهري للعميل) وانتظار رد العميل والسعى فى طلب رده فى حالة وجود اختلاف لان دائما ما يكون مشاكل هولاء العملاء فى عدم استلام الفواتير او ضياع الفواتير او حتى عدم امسكاهم دفاتر منتظمة للعلم فهولاء العملاء كثر وبالتالى يحتاج المحاسب للحنكة فى التعامل معهم وللاسف لايستطيع المحاسب تطبيق المعايير التى ذكرتها فى هذة الحالات .

والله اعلم

[momoe]

لكن يجب الانتباه الى موضوع خطير جداً عن تدقيق حسابات العملاء الا وهي المرتجعات يضيق الوقت لي لشرحها الآن ولكن وعد مني انني سوف اشرح الموضوع بالتفصيل بالمرة المقبلة