إدارة النقد:
الهدف:
الهدف من هذه السياسة هو وضع تعليمات وإرشادات وضوابط على عملية إدارة النقد داخل الشركة.
السياسة:
1.1. تقع على دائرة المالية والمحاسبة مسؤولية تعيين مدير خزينة ليكون المسؤول النهائي عن كافة النشاطات المتعلقة بالخزينة، بما فيه إدارة النقد داخل الشركة.
1.2. تشمل هذه النشاطات على سبيل المثال لا الحصر ما يلي:
1.2.1. إدارة رصيد النقد بشكل يومي بما في ذلك أرصدة العملات الأجنبية.
2.2.1. إدارة إجمالي الوضع النقدي للشركة.
3.2.1. مراقبة كفاية راس مال الشركة وترتيباتها البنكية.
4.2.1. تحديد المتطلبات النقدية / الفائض ضمن المدى قصير الأجل.
5.2.1. مراجعة الفوائد البنكية المدينة / الدائنة.
6.2.1. مراقبة التسهيلات والفوائد والدفعات الرأسمالية طويلة الأجل.
7.2.1. تحديد فرص تقليل فترة التحصيل النقدي زيادة قترة الدفع للذمم الدائنة.
8.2.1. تحديد فرص لإدارة النقد بشكل أكثر كفاءة وفاعلية..
3.1. يتعين على مدير الخزينة إعداد تقارير شهرية دورية وتقديمها للمدير العام. وتشمل هذه التقارير، على سبيل المثال لا الحصر:
1.3.1. التكاليف البنكية والمصاريف.
2.3.1.وضعية البنوك.
3.3.1. تقرير التحصيل.
4.3.1. تقرير التحوط، ضد العملات الأجنبية وأسعار الفوائد.
02الهدف:
إن الهدف من هذه السياسة هو وضع تعليمات وإرشادات للاحتفاظ بنظام مركزي كفوء وفعال لإدارة النقد في الشركة وتحديد ضوابط مناسبة لحماية النقد.
السياسة:
1.2. الاحتفاظ بكافة الحسابات البنكية باسم الشركة.
2.2. يتعين موافقة الإدارة على فتح أو تغيير أو إغلاق الحسابات البنكية بشكل مسبق (بما فيها التسهيلات البنكية) وفق قائمة تفويض الصلاحيات.
3.2. اعتبار كافة الحسابات البنكية التي ليس لها حركات وتعاملات لمدة تزيد على ستة أشهر "حسابات معلقة" ويتم إبلاغها لمدير الخزينة.
4.2. يتحمل مدير الخزينة في كل شركة مسؤولية الاحتفاظ ببطاقات توقيع بنكية وتحديثها.
5.2. تنطبق هذه السياسة على كافة واجبات معالجة النقد المتعلقة بفتح حسابات بنكية وحماية النقد.
6.2 هيكلة الحسابات البنكية.
1.6.2. يتعين على كل شركة الاحتفاظ بهيكل الحسابات البنكي الموضح أدناه بموجب توجيهات مالية المجموعة.
1.1.6.2 . حسابات أخرى مطلوب فتحها نتيجة ظهور احتياجات عمل تتطلب الموافقة المسبقة من مالية المجموعة.
2.6.2. يجب أن يضمن هيكل الحسابات البنكية الفصل المناسب في المهام بين ضوابط الواجبات المتعلقة بالإحتفاظ بالنفقات النقدية والمقبوضات والقروض وحسابات التوفير ومسك الحسابات والسجلات.
3.6.2. حسابات التحصيل: يستعمل هذه الحساب لتحصيل المبالغ، وإنشاء تحويلات واردة وصادرة. ويستعمل لتمويل كافة الحسابات الأخرى.
1.3.6.2. يجوز للشركة الاستفادة من أكثر من حساب تحصيل نتيجة احتياجات عمل محددة ومتطلبات العملاء. وفي هذه الحالة، من المطلوب الاحتفاظ بحساب تحصيل رئيسيي واحد ويكون رصيد بقية الحسابات تصفر دورياً.
4.6.2.حساب نفقات مراقبة. يستعمل هذا الحسابلدفع مصاريف تشغيلية ورأسمالية. ويكون رصيده صفر، ويتم تمويله بصورة تلقائية من قبل حساب التحصيل الرئيسي. يجب أن تتم كافة النفقات من هذا الحساب البنكي.
1.4.6.2. فقط متطلبات بنكية مقيدة (تسوية كتاب اعتماد) أو حسابات الرواتب والسلف قد تتطلب استعمال بنك بديل
.حساب استثمار (اختياري). يستعمل هذا الحساب لتحريك المبالغ الفائضة لتحقيق صافي المركزالنقدي المتوقع. يتم بعدئذٍ استثمار المبالغ الفائضة.
الحسابات البنكية الأجنبية (اختياري).
6.6.2.الحساب التشغيلي – يتم فتح حساب تشغيلي لمكتب الفرع المحلي أو الشركة التابعة بحيث يمكن اقتطاع الشيكات بالعملة المحلية لدفع مصاريف الشركة التشغيلية والرأسمالية (بما فيها الرواتب / المنافع).
7.6.2. حساب المقبوضات – يجوز فتح حساب بعد الحصول على موافقة مدير الخزينة لتحصيل مقبوضات العملاء إذا ما طلبت الأنظمة المحلية ذلك. وخلاف ذلك، يجب تحويل مقبوضات العملاء لحساب التحصيل المحلي للشركة.
الحسابات الدائنة
8.6.2. تمثل هذه الحسابات التسهيلات التي يقدمها البنك وتستعمل لتمويل احتياجات الشركة المالية، وتشمل:
1.8.6.2. الجراي مدين– تستعمل لتمويل احتياجات قصيرة الأجل.
2.8.6.2. قروض دوارة - تستعمل لتمويل احتياجات قصيرة الأجل.
3.8.6.2. قروض طويلة الأجل - تستعمل لتمويل احتياجات طويلة الأجل.
7.2. إدارة العلاقات البنكية:
1.7.2. تحمل مدير الخزينة مسؤولية علاقات الشركة البنكية وعليه أن:
1.1.7.2. التفاوض بشأن الخدمات والرسوم والأتعاب مع البنك.
2.1.7.2. التنسيب بالبنك والنظام البنكي (المصرفي).
3.1.7.2. القيام بشكل دوري بإعادة تقييم أداء البنك والنظام البنكي واتخاذ إجراءات تصحيحية حسب ما تقتضيه الضرورة.
4.1.7.2.إقامة علاقات مع البنوك والحافظة عليها.
5.1.7.2. مراجعة الكشوفات الشهرية للتأكد وضمان تقيدها بشروط العلاقة.
. النفقات النقدية.
الهدف:
الهدف من هذه السياسة هو وضع تعليمات وإرشادات لمعالجة النفقات النقدية والتحقق، من خلال المراجعة والفصل الفعال للواجبات، أن المطالبات النقدية سارية المفعول وكاملة ومدققة ومسموح بها وفق سياسة الشركة.
السياسة:
1.4. يجب إبلاغ مدير الخزينة بكافة الدفعات المتوقعة لأغراض مراقبة التدفق النقدي.
2.4. يجب فصل واجبات النفقات النقدية حسب الأصول.
3.4. يجب حماية وتأمين شيكات النفقات من إساءة الائتمان وأن تكون صلاحية حيازة النقد مقصورعلىأشخاص مصرح لهم بذلك.
4.4. يجب توزيع نشاطات النفقات النقدية التالية على أشخاص مختلفين في الشركة:
1.4.4. الموافقة على الدفعات.
2.4.4. القيام بالدفعات.
3.4.4. تسجيل الدفعات.
5.4. يتم تخويل النفقات حسب قائمة تفويض الصلاحيات قبل القيام بدفعها.
6.4.يجب القيام فوراً بتسجيل النفقات في دفاتر الشركة.
مجال ونطاق النفقات النقدية.
7.4. تتم كافة النفقات المطلوب دفعها للمزودين ومعاملات رواتب الموظفين بموجب شيك أو حوالة إليكترونية بغض النظر عن قيمة المبلغ، حيث يضمن هذا مطابقة النظام والتقيد بضوابط الصلاحية قبل تحويل المبلغ.
8.4. يجب القيام بكافة الدفعات باستعمال شيك مرقم مسبقاً أو نموذج الحوالة البنكية.
9.4. يجب مراجعة النفقات مقابل الوثيقة الأصلية للتأكد من سريان مفعولها ودقتها والصلاحية المناسبة قبل النفقات.
1.9.4. تقوم دائرة المالية والمحاسبة بإلغاء كافة الوثائق المرفقة مع الدفعات.
05المقبوضات النقدية
الهدف:
الهدف من هذه السياسة هو وضع تعليمات وتوجيهات وضوابط على كافة النقد والشيكات الواردة للشركة وتسجيل المقبوضات النقدية وتفادي انحرافات الموجودات النقدية.
السياسة:
1.5. يجب حفظ كافة المقبوضات النقدية والشيكات في قاصة الشركة ومعالجتها خلال يوم عمل واحد.
2.5. يجب تأمين وحماية المقبوضات النقدية من إساءة الائتمان وحيازة النقد مقصور على أشخاص مصرح لهم بذلك.
3.5. يجب الفصل بين استلام النقد وتسجيله وتسوية الحسابات البنكية وإعداد الشيكات والتوقيع عليها لضمان رقابة داخلية مناسبة.
4.5. عدم استعمال المقبوضات النقدية لدفع مصاريف أو صرف شيكات شخصية أو شيكات الشركة.
5.5. تطلب دائرة المالية والحسابات من كافة العملاء تظهير شيكاتهم إلى "المستفيد الأول فقط" و"وبالحساب فقط).
1.5.5. يتحمل أمين الصندوق الرئيسي مسؤولية مراجعة كافة الشيكات المستلمة وتجيير الشيكات غير المظهرة.
6. الودائع النقدية.
الهدف:
الهدف من هذه السياسة هو وضع ضوابط نقدية صارمة وإيداع كافة النقد الوارد من أجل التقليل من/ وإزالة إساءة الائتمان لموجودات الشركة النقدية.
السياسة:
1.6. يجب مطابقة وإيداع كافة النقد الوارد بشكل يومي.
2.6. يتعين على أمين الصندوق الرئيسي مراجعة كافة الشيكات للتأكد من صحة إسم المستفيد له والتاريخ والتوقيع قبل القيام بالإيداع.
3.6. يتم ضمان/تأمين جميع الموظفين القائمين على إيداع ومعالجة النقد بمبلغ تحدده دائرة المالية والمحاسبة، مع الأخذ بالاعتبار أعلى نقد متوفر مسموح به في أي يوم معين.
ترحيل النقدية
الهدف:
من سياسة الشركة الاحتفاظ في سجل الأستاذ العام بكافة المعاملات المتعلقة بالنقد وشبه النقد بشكل كامل ودقيق.
السياسة:
1.7. تتم معالجة كافة المعاملات النقدية والمحاسبة عليها حسب الأصول وخلال يوم عمل واحد.
2.7. يتم تنفيذ وتطبيق إجراءات محاسبية لضمان دقة المبالغ، وأرقام الحسابات في دفتر الأستاذ العام والوقت المناسب للقيد.
8. إدارة المصروفات النثرية
الهدف:
الهدف من هذه السياسة هو تحويل مصاريف طارئة غير مباشرة خارج بيئة مراقبة الرواتب/المشتريات/ الذمم الدائنة العادية، وتوفير وتزويد تعليمات وتوجيهات للاحتفاظ بنظام منسجم وفعال للسلف النقدية والمصاريف النثرية (المبالغ النقدية الصغيرة) للشركة وتوضيح ضوابط مناسبة لحماية النقد.
السياسة:
1.8. يجب وضع ضوابط وإجراءات مناسبة للتحقق من السلف مقابل مبالغ النفقات / صندوق المصروفات النثرية وأنه سيتم استعمالها فقط لمعالجة نفقات محددة لا يمكن دفعها بشيكات بصورة مريحة أو اقتصادية.
2.8. يجب دفع متفرقات ونفقات أخرى غير مباشرة ضمن حد صندوق المصروفات النثرية حسب ما تحدده الإدارة وذلك من خلال السلف النقدية الصغيرة، ويشمل:
1.2.8. مشتريات متفرقة.
2.2.8. سلف عمل موافق عليها للموظفين (أقل من سقف المبالغ النقدية الصغيرة).
3.2.8. رسوم للحكومة.
4.2.8. رسوم ضيافة.
5.2.8. رسوم صيانة.
6.2.8. مصاريف طارئة أخرى حسب ما تراه الإدارة مناسباً.
3.8. يجب أن تكون كافة طلبات صندوق المصروفات النثرية ضمن سقف الدفعات النقدية من هذا الصندوق.
4.8. تكون دائرة المالية والمحاسبة مسؤولة عن وضع وإدارة صندوق المصروفات النثرية. ويشمل هذا على تقييم موقع سلفة الصرفيات النثرية للمبالغ النقدية الصغيرة والأرصدة المطلوبة بناءً على متطلبات العمليات. ومن الممكن تفويض مسؤوليات معينة حيث الضرورة لأعضاء من دائرة المالية والمحاسبة أو من بعهدتهم المبالغ النقدية الصغيرة.
عند إنخفضرصيد صندوق المصروفات النثرية إلى 20% من قيمة السقف المحدد (الحد الأدنى للصندوق حسب ما يحدده مدير الخزينة)، يتعين على أمين الصندوق تزويد دائرة المالية والمحاسبة بتسوية نفقات صندوق المصروفات النثرية حتى تاريخه، مع مسائل معلقة غير مسوية من المبالغ النقدية الصغيرة.
6.8. يكون مدير الخزينة مسؤولاً عن مراقبة رصيد صندوق المصروفات النثرية والإيداع في الصندوق وزيادة /تقليل سقف النقد في الصندوق.
7.8. طلبات صندوق المصروفات النثرية.
1.7.8. يجب الحصول على موافقة رؤساء الأقسام على طلبات دفع سلف العمل لمستوى حد صندوق المصروفات النثرية.
1.1.7.8. في حال تجاوز هذا المبلغ ، فيجب أن يتقدم الموظف بطلب سلفة موظف.
8.8. عهدة صندوق المصروفات النثرية.
1.8.8. يجب أن يتم الفصل بين وظائف إدارة النقد وتسجيل النقد وعهدة النقد.
2.8.8. يجب توفير ضوابط مادية مناسبة لحماية النقد (مثل استعمال آلات تسجيل نقد، قاصات،...الخ).
3.8.8. يجب كفالة تأمين الأشخاص الذين يتعاملون بالنقد حسب الأصول وفق ما يراه المراقب المالي.
4.8.8. عدم خلط المبالغ والتحصيلات الشخصية للشخص المسوؤل عن الصندوق مع صندوق المصروفات النثرية.
9.8 .تسجيل وصرف صندوق المصروفات النثرية.
1.9.8.استخدام المبالغ للنفقات المسموح بها فقط والتي تتطلب موافقات حسب معيار استعمال صندوق المصروفات النثرية.
2.9.8. يقوم أمين الصندوق وبشكل يومي بإعداد والاحتفاظ بملخص نفقات صندوق المصروفات النثرية بكل الدفعات.
3.9.8. يجب إعادة المقبوضات والنقد غير المستعمل إلى صندوق المصروفات النثرية خلال يومين عمل من عودة الموظف إلى الموقع المحفوظ به صندوق المصروفات النثرية.
4.9.8. يجب إقفال كافة معاملات صندوق المصروفات النثرية المصرفية في نهاية السنة.
10.8. متابعة صندوق المصروفات النثرية.
1.10.8. يجب إعلام دائرة المالية والمحاسبة والمدير العام بأي ضياع للمبالغ ناجم عن إهمال أو قصور أو سرقة وإعلام شركة التأمين بذلك.
2.10.8. تقع على عاتق دائرة المالية والمحاسبة مسؤولية مراجعة طبيعة معاملات صندوق المصروفات النثرية، وتسوية الأرصدة النقدية مقابل مصاريف وترحيل القيود في النظام
يتعين على دائرة المالية والمحاسبة التحقق من أي تناقضات والعمل على تحصيل كافة المبالغ المفقودة الناجمة عن إهمال أو قصور أو سرقة.
4.10.8. تعين على المراقب المالي توثيق الممارسات التي لا تتقيد بسياسة الشركة وإرسال مذكرة لمدير الدائرة المعنية.
1.4.10.8. أي فروقات غير مفسٌرة يتم اقتطاعها من راتب أمين صندوق المصاريف النثرية في الشهر التالي.
9. إدارة المبالغ الفائضة.
الهدف:
الهدف من هذه السياسة هو وضع ثوابت عند استثمار الأرصدة النقدية الفائضة.
السياسة:
1.9. يجب استثمار المبالغ الفائضة حسب الأصول للمحافظة على أصل المبلغ، وضمان السيولة، زيادة الفوائد وتقليل الخطر حسب سياسة استثمار الشركة الموافق عليها من قبل مجلس الإدارة.
1.1.9. يجب إيداع النقد الفائض في حساب استثمار الشركة وإدارته من قبل مدير الخزينة بما يحقق أفضل فائدة الشركةويواجه الأوضاع النقدية المستقبلية المتوقعة.
2.9. تتمثل الأهداف الأساسية لبرامج استثمارات الشركة في:
1.2.9. سلامة وحماية المبالغ المستثمرة.
2.2.9. سيولة استثمارات كافية لتحقيق متطلبات التدفق النقدي.
3.2.9. تحقيق وإحراز أعلى نسبة عائد على الإستثمار في السوق بما يتوافق مع الأهداف الموضحة أعلاه.
3.9. ودائع تحت الطلب / لأحل.
1.3.9. يكون مدير الخزينة هو المسؤول عن إدارة ودائع تحت الطلب / لأجل.
2.3.9. يجب وضع النقد الفائض غير المستخدم في عمليات التشغيل كودائع لأجل، بناءً على السيولة النقدية.
3.3.9. يتعين على دائرة المالية والمحاسبة / مدير الخزينة تنسيق الجهود لتقييم وبحث وتحليل معدلات الفائدة المعروضة للودائع لأجل / للودائع تحت الطلب لضمان تلقي الشركة أفضل المعدلات في السوق وحصوله على أعلى نسب عائد متوفرة.
4.3.9. يتعين على الإدارة الموافقة على كافة الودائع لأجل / الودائع تحت الطلب وذلك حسب قائمة تفويض الصلاحيات.
مع تحياتي..........الموضوع منقول للفائدة...
